En este artículo compartiré con ustedes una descripción general de las tendencias en el campo de la gestión y documentación de documentos. El material se basa en experiencias y observaciones personales, datos de fuentes abiertas, publicaciones de proveedores.
Born-digital est mort! Vive le "nacido en línea"!
Historia de documentos desde dinosaurios hasta "nacidos en línea"
Érase una vez, cuando las computadoras se estaban convirtiendo en parte del flujo de trabajo diario, y el software apenas comenzaba a mejorar en el reconocimiento de documentos escaneados, la humanidad comenzó a convertir activamente documentos en papel a formato digital.
Luego vino una nueva era. Todos los documentos, laborales y personales, nacieron en computadoras, pero aún se imprimieron en papel. Esto continuó hasta que el concepto de "sin papel" apareció en el horizonte, que fue diseñado para aumentar el ritmo del flujo de trabajo, que se pasó gradualmente a los hombros de un software especial.
Al mismo tiempo, observamos cómo, con la penetración generalizada de Internet, llegó el momento del "nacimiento digital", que se indicó no solo por el hecho de la aparición de materiales creados en el entorno digital para el entorno digital, sino también por los usuarios que se volcaron hacia el consumo de contenido relevante.
La definición de "nacido digital" se refiere a materiales que se crean en formato digital, en contraste con aquellos que pasan por la transformación de formato analógico a digital. Más a menudo, este término se aplica a bibliotecas y procesos electrónicos en organizaciones relacionadas con el almacenamiento de datos y la propiedad intelectual. Sin embargo, con el desarrollo de la tecnología, el concepto de "nacido digital" también comenzó a aplicarse al contenido digital para consumo privado (libros electrónicos, música, etc.). Otros términos que se aplican a dicho contenido son "nativamente digital", "digital primero" o "digital exclusivo".
- Per. Wikipedia
Además, en el contexto de "nacido digital", se distingue "digital para imprimir", pero, en mi opinión, el verdadero "nacido digital" debe considerarse como "nacido para ser / vivir / permanecer digital" y determinarse a través del ciclo de vida de la información.
El último paso hacia la transformación digital fue la transición de "nacido digital" a "nacido en línea", que comenzó hace varios años y continúa a un ritmo cada vez mayor en todo el mundo. En la carrera por un usuario empresarial, gigantes como Microsoft y Google ofrecieron una experiencia completamente "en línea" con formatos de documentos familiares. Aquí estoy hablando de Microsoft Office 365 y Google G Suite (estamos familiarizados con él a través de Google Docs, Sheets, Slides).
Desde este lugar comenzaré la historia sobre las tendencias en el trabajo con documentos y documentación.
Fortalecimiento de tendencias
Migración de usuarios a servicios web
El proceso de cambiar a herramientas en línea para trabajar con documentos es cada vez más intenso.
El cambio de los usuarios a las herramientas en línea es un hecho consumado. Solo resta agregar que a medida que servicios como Microsoft Office 365 y Google G Suite se vuelven más funcionales y más accesibles, el proceso de cambiar a herramientas en línea para trabajar con documentos se vuelve más intenso. La era de "nacido en línea" promete prolongarse durante mucho tiempo.
Funcionalidad de versionado de documentos
Si hasta hace poco solo los programadores hablaban sobre el control de versiones, ahora casi todos los campos profesionales tienen sus propias herramientas que admiten el control de versiones de los documentos almacenados.
Muchos servicios populares de gestión de documentos en línea admiten el control de versiones. Esto es lo mejor que hace que el proceso de edición de documentos sea cualitativamente inalcanzable para la mayoría de los programas de escritorio. Al aprender a aprovechar esta característica, siempre tendrá acceso a los datos históricos en la forma que necesite y no se ahogará en un número infinito de archivos "_final".
Esto es solo 1/5 de la lista completa de versiones de un documento. Esto no es necesarioSi hasta hace poco solo los programadores hablaban sobre el control de versiones, ahora casi todos los ámbitos profesionales tienen sus propias herramientas con soporte para el control de versiones de los documentos almacenados. Se encontró un lugar para tales opciones en herramientas para diseñadores, por ejemplo, en
Figma , en servicios de gráficos, por ejemplo, en
Lucidchart , incluso para administrar la documentación de ingeniería hay posibilidades similares, por ejemplo, una vez tuve la oportunidad de implementar
Vitro-CAD basado en Microsoft SharePoint, que tiene la funcionalidad de control de versiones de documentos y oportunidades de colaboración con documentos.
Por ejemplo, una de las versiones anteriores de este artículo se ve así en la interfaz de Google Docs.Puede encontrar opciones similares para administrar versiones de archivos, independientemente de su extensión y contenido, en Dropbox, OneDrive, Google Drive. Volví a guardar el archivo: recibí una nueva versión, simplemente.
SpiderOak ( Fuente )Beneficios potenciales de la aplicación:- Disminución en el número de archivos almacenados
- Más capacidades de control de cambios
- Transparencia de cambios al trabajar con un documento
- Acceso a todo el historial de revisión de documentos
Ejemplos de productos: Microsoft Office 365, Google Docs, SpiderOak, Dropbox, OneDrive
Ir al almacenamiento en la nube
Siguiendo esta tendencia, cada vez más empresas están transfiriendo datos de sus servidores de oficina a las nubes. Este enfoque proporciona la mejor experiencia en el uso de herramientas para la colaboración con documentos, facilita el intercambio de información, lo cual es especialmente cierto para las empresas distribuidas geográficamente. Una buena motivación para la migración a la nube puede ser la alta confiabilidad de almacenamiento y el control de calidad del acceso a los documentos.
SpiderOak ( Fuente )Beneficios potenciales de la aplicación:- Desvincularse de la infraestructura de la oficina local, trabajos y VPN
- Error al admitir el servidor local para el almacenamiento de archivos
- Aumentar la flexibilidad del control de acceso a datos.
- Disponibilidad de datos a través de Internet y plataformas móviles.
- Alta protección de pérdida de datos
- Costos de implementación y soporte
- Soporta Active Directory, SSO, MFA / TFA
Ejemplos de productos: Google Drive, Dropbox, SpiderOak, IDrive, Box
Mi punto es que almacenar archivos en una unidad de red en un servidor de oficina es una mala idea. No tiene que estar de acuerdo conmigo, pero, en mi opinión, almacenar datos en la nube enseña a los usuarios a tener cuidado con la calidad y la cantidad de información almacenada. No confíe en las personas que almacenan en la carpeta 40 versiones del documento llamado "final".Usando sistemas de gestión de documentos
Los sistemas de gestión de documentos que combinan las funciones de crear, almacenar, organizar y colaborar con datos y documentos son ampliamente utilizados en el entorno corporativo. Muchos servicios cuentan con soporte para flujos de trabajo automatizados relacionados con la documentación, como aprobación, aprobación, publicación, solicitudes de cambio y otros. Cabe destacar que los sistemas de gestión de proyectos ofrecen cada vez más funciones similares.
Ejemplo de portal sobre confluencia ( fuente )El uso de sistemas de gestión de documentación también está justificado dentro de proyectos individuales, cuando necesita proporcionar un cierto nivel de transparencia y accesibilidad a la información para muchos participantes. Por ejemplo, con Confluence, puede organizar una sección de preguntas frecuentes para los clientes, publicar documentación detallada para su producto o servicio, compartirla con clientes o colegas, mientras proporciona a todos el nivel de acceso necesario.
Beneficios potenciales de la implementación:- Estandarización y aceleración de procesos de flujo de trabajo.
- Aumentar la transparencia y la accesibilidad de la información.
- Simplificación del intercambio de información.
- Organización del almacenamiento de documentos y archivos de información.
Ejemplos de productos: Confluence ,
HotDocs ,
Microsoft SharePointLa demanda de servicios móviles está creciendo
Si tiene un sistema de gestión de documentos, o almacena documentos en la nube, o crea y edita documentos en línea, sería bueno tener acceso a todo desde su teléfono inteligente. A pesar de que el teléfono inteligente no es la plataforma más ergonómica para el trabajo, la capacidad de participar en los procesos de trabajo y permanecer móvil es muy demandada en el mundo moderno.
Nuevos horizontes
Documentos basados en datos
Un nuevo nivel de organización del trabajo con datos clave, cuyo seguimiento es crítico para el negocio y tomar decisiones basadas en él.
Con el crecimiento del volumen y la cantidad de fuentes de datos, la empresa comenzó a darse cuenta de que se necesitan nuevas herramientas para la producción, visualización y uso diario de datos complejos en la toma de decisiones. Herramientas que ayudarán a minimizar el intervalo de tiempo entre el momento en que se reciben los datos y el momento en que los datos serán procesados, interpretados y utilizados por personas.
El hecho de que los líderes en el campo del desarrollo de software, como Google y Microsoft ya hayan ofrecido a las empresas soluciones asequibles en este sentido en este segmento, habla de la demanda actual del mercado para dicha funcionalidad.
Plantilla de informe de datos de Google Analytics en Google Data StudioPuede interactuar con el contenido de documentos, presentaciones, paneles al mismo tiempo que sus colegas, mientras accede a datos históricos, administra contenido y diagramas, filtra resultados sin habilidades de análisis de datos, conocimientos de SQL, habilidades de programación o acceso directo a bases de datos. .
Aunque la aparente facilidad de implementación de tales soluciones puede ser engañosa, para aprovechar al máximo las herramientas, es necesario resolver el problema de recopilar y preparar datos para su uso.
Beneficios potenciales de la implementación:- Crear un entorno interactivo para trabajar con datos.
- Reduce el tiempo de acceso a datos
- Organización de un entorno de gestión empresarial basado en datos.
Ejemplos de productos: Google Data Studio ,
Microsoft Power BIBlockchain para almacenar y garantizar la autenticidad de los datos
A pesar del hecho de que la tecnología blockchain, a raíz de los eventos negativos que persiguen a los pioneros de la nueva criptoeconomía, se ha convertido en una víctima de la depresión del mercado, cada vez más empresas están mirando a los beneficios y oportunidades que los productos blockchain pueden aportar a sus productos. Existen servicios de red completos para el almacenamiento de datos distribuidos, que, por supuesto, no pueden proporcionar un nivel tan rico de funcionalidad como el software en la nube "clásico", pero tienen una serie de otras ventajas.
Por ejemplo, un alto nivel de garantía de la autenticidad de los datos almacenados es la principal cadena de bloques en acción, un alto nivel de independencia de la infraestructura de un proveedor o empresa en particular, un nivel de seguridad de acceso a datos sin precedentes. Incluso algunas compañías reconocidas en el mercado, como SpiderOak, están introduciendo blockchain para resolver tales problemas.
Los intentos separados a nivel de experimento también aparecen en el área de almacenamiento de big data cuando se usa blockchain.
Beneficios potenciales de la implementación:- Máximas garantías de autenticidad de los datos almacenados.
- Un nivel de seguridad de acceso a datos sin precedentes.
- P2P puede proporcionar acceso a archivos de alta velocidad.
- La distribución de pares en todo el mundo proporcionará una alta disponibilidad de datos donde sea que se encuentre.
- Costo extremadamente bajo (alrededor de $ 2 por terabyte)
Ejemplos de productos: Storj ,
Sia ,
SpiderOakEn conclusión
Me gustaría decir que no importa qué tan rápido implementen nuevas herramientas y técnicas para trabajar con la documentación, en el 99% de los casos es un juego para ponerse al día. Cada solución y producto implementado siempre tiene una serie de ventajas y desventajas, que para diferentes empresas pueden tener diferentes pesos. Enfoque el uso de nuevas herramientas, habiéndose respondido previamente a sí mismo preguntas sobre qué funcionalidad necesita para el trabajo y de qué puede negarse de manera segura.
Bono para aquellos que han leído hasta el final