Lejos de las preocupaciones contables: así es como sueña el sueño de cualquier empresario individual que utilice el régimen fiscal simplificado. La combinación de la banca por Internet y la contabilidad en un servicio se convierte en una de las tareas más importantes de cada banco. Revelamos nuestras cartas sobre qué camino ha tomado nuestro equipo en esta dirección, qué puntos de dolor se han descubierto y cómo vamos a resolverlos.
Una parte importante de las pequeñas empresas en Rusia está formada por empresarios individuales en el USN 6% sin empleados. Pero los empresarios privados no están demasiado ansiosos por usar los servicios bancarios. Para ayudar a estas personas a automatizar los procesos relacionados con la contabilidad, los informes y los documentos de la manera más sencilla posible, hemos creado y estamos desarrollando el proyecto "My Accountancy 1C". Visualmente: esta es una pestaña separada en la página de la banca en línea de My Business, que gradualmente llenamos con nuevas y nuevas funciones útiles. Por el momento, el servicio le permite calcular y pagar todos los impuestos y contribuciones de empresarios individuales. En los últimos dos meses, varios cientos de clientes se han conectado al servicio. En las mejores tradiciones de la práctica de UX, llamamos activamente a los clientes, nos reunimos con ellos y recopilamos comentarios. Como resultado, hubo una comprensión de dónde desarrollarse más. Y aquí queremos compartir esta experiencia y visión del producto.
Primero, cómo funciona ahora. Para convertirse en un usuario del servicio "My Accountancy 1C", en el banco de Internet "My Business", el cliente debe ir a la pestaña "My Accountancy 1C" y hacer clic en el botón "Conectar". Todo lo que se necesita de la IP es indicar la dirección de correo electrónico donde llegará la notificación del registro exitoso en el servicio. Para cada cliente, se crea y ejecuta una instancia de la aplicación 1C: BusinessStart. Esta aplicación está vinculada a su cuenta bancaria personal en línea.
Después de una conexión exitosa con el servicio, se genera un extracto de los últimos 2 años de la actividad de la compañía, y la base impositiva se recrea sobre la base.
Para cada cliente, se lanza una aplicación completa "1C: BusinessStart" y se vincula al banco de Internet My Business. En la aplicación 1C, se procesa el estado de cuenta y se crea un evento fiscal para el cliente. De hecho, es un análogo de un recordatorio, pero en un formato más avanzado. El evento fiscal contiene información sobre cuándo y cómo pagar el impuesto y enviar informes, así como también cómo se calcula este impuesto. Cuando un cliente trabaja en el banco de Internet, ve recordatorios que se generan sobre la base de los datos descargados de la aplicación 1C. La visualización de estos recordatorios se puede posponer, y luego aparecerán nuevamente solo una semana antes del final del período de eventos fiscales. Las pancartas son pequeñas, no distraerán mucho de las tareas actuales. Pero al mismo tiempo notable, es bastante difícil pasarlos por alto.
Los comentarios de los primeros usuarios del servicio nos permitieron elaborar un mapa del desarrollo posterior de "My Accountancy 1C". Entre las principales áreas: informes, contabilidad transparente, gestión de documentos, cajas registradoras y restauración de la contabilidad.
Metodología de la contabilidad: se requiere programa educativo
Los empresarios que usan un sistema impositivo simplificado del 6% crean solo 13 eventos impositivos por año. Se pueden tener en cuenta muchos eventos. Los clientes, por regla general, no recuerdan los impuestos exactamente hasta que se les paga. Y solo entonces surgen preguntas como "¿por qué tantos?" Alguien ya pagó más en el período tributario anterior, alguien se registró recientemente y debe pagar una cantidad menor que la actual. Y comienzan las llamadas a la línea directa de soporte.
Estamos analizando varias opciones sobre cómo trabajar adecuadamente con un cliente, cómo explicar qué y cuándo pagar antes de que ocurra un evento fiscal. Para hacer esto, prepare un manual de capacitación grande y detallado: qué, cuándo y a quién debe pagar. Para mayor comodidad, colocamos fórmulas matemáticas para que el cliente pueda verificar todo con la ayuda de una calculadora. También trabajaremos en una sección separada de preguntas frecuentes que ayudará al cliente a determinar qué, cuándo y por qué debe pagar.
Informes: gracias, CEP!
Como descubrimos, los clientes no perciben la contabilidad por separado de la presentación de informes; para ellos es un servicio único. En otras palabras, el departamento de contabilidad debe formar todos los informes y declaraciones requeridos y enviarlos a las autoridades reguladoras. ¿Es lógico?
La formación de informes y declaraciones requeridas por la ley se realiza en el Apéndice 1C. Pero para que se envíen a las autoridades reguladoras, el cliente necesitará un certificado de firma electrónica calificada: CEP.
Conseguirlo es una tarea no trivial, ya que el cliente necesita recopilar documentos, completar una solicitud. Cuando nos comunicamos con los clientes, descubrimos que, en promedio, se tarda unos 20 minutos en conectarse: necesita encontrar su número de impuestos, número en el Fondo de Pensiones de Rusia, SNILS, e ingresar todo esto en los campos correspondientes. Hay algo en lo que pensar y algo que mejorar.
Por ejemplo, puede hacer la integración con servicios de terceros y extraer los datos necesarios automáticamente. Según la información disponible para el banco, es posible implementar el autocompletado de la mayoría de los campos; el cliente solo tendrá que verificar los datos. Actualmente nos estamos moviendo en esa dirección.
Flujo de trabajo: lejos de papeles
Cuando nos comunicamos con los clientes, descubrimos que a veces requieren formas simples de documentos, y a los clientes les gustaría tener plantillas correctas garantizadas y completarlas directamente en el banco de Internet. Ahora estamos trabajando activamente para garantizar que los clientes tengan esa oportunidad. Para el sistema impositivo simplificado 6% y sistemas impositivos simples similares, estamos trabajando en un diseñador de documentos. La base se tomó de una selección de varios miles de formularios estándar que se encuentran en la aplicación 1C. Seleccionamos los formularios más comunes y permitimos que los clientes los completen en nuestro banco en línea.
Ya tenemos un servicio de facturación, pero, desafortunadamente, aún no está integrado con el servicio 1C-EDO. La integración permitirá a los clientes que utilizan EDI de banca por Internet enviar a sus contratistas documentos firmados con una firma electrónica calificada directamente en el Apéndice 1C, en forma electrónica.
Ahora solo una pequeña parte de nuestros clientes está conectada a 1C-EDO y aprovecha la gestión de documentos electrónicos, pero creemos que la popularidad de este servicio crecerá. Es mucho más conveniente y sencillo realizar un negocio vinculando la creación de documentos de cierre con la creación de órdenes de pago. Hice el pago: envíelo a través de 1C-EDO para que su departamento de contabilidad reciba estos documentos y cierre la operación. Según los planes, el diseñador de documentos aparecerá en nuestro banco en línea para fines de 2019.
Taquillas: tiempo para una máquina
Cuando nos comunicamos con los clientes, descubrimos que muchos de ellos trabajan con cajas registradoras y que necesitan la capacidad de ingresar datos "manualmente" en la contabilidad en línea. Dentro del marco de nuestro proyecto, los IP podrán trabajar con cajas registradoras, pero, desafortunadamente, tendrán que ir directamente a la aplicación 1C. La mayoría de los clientes no deberían tener dificultades, pero, sin embargo, hemos capacitado a la primera línea de personal de soporte: le dirán dónde y cuándo hacer clic, por ejemplo, para agregar un informe Z al Apéndice 1C.
De hecho, esto no es difícil: selecciona un evento fiscal, hace clic en el enlace "Editar en 1C", allí recae en los ingresos y crea un flujo de efectivo en ellos. Para hacer esto, debe eliminar el número de cheque, la cantidad del cheque y el nombre de la operación. El servicio hará un recuento automático de los ingresos, tendrá en cuenta que estos ingresos se realizaron a través de la caja y los informes del cliente estarán en orden. Nuestros planes futuros son automatizar la entrada manual.
Restaurando el historial contable: una sombra del pasado
Pensamos que, en primer lugar, nuestro proyecto atraerá a personas que se acaban de registrar como empresarios individuales. Pero en realidad, todo resultó de manera diferente. El servicio comenzó a ser utilizado por personas que llevan mucho tiempo involucradas en actividades empresariales. Y comenzar a informar "no desde cero" no es tan simple. Se planteó la cuestión de restaurar los informes que IP realizó en años anteriores.
Aquí planeamos desarrollar hacia actos de reconciliación automática. Hay 5 documentos que le permiten restaurar la contabilidad del cliente en un formato determinado y obtener toda la información que el impuesto conoce o quiere saber sobre el negocio de nuestro cliente. Como resultado, podremos enviar declaraciones que el cliente no haya enviado previamente y calcular correctamente el monto de las multas y multas en caso de falta de pago o pago parcial de impuestos.
Ahora estamos pensando activamente en cómo vincular las cosas en un solo escenario: cuando el cliente solo conecta al departamento de contabilidad, inmediatamente le emitimos un CEP y nos permite solicitar un informe de conciliación y documentos adicionales de las autoridades reguladoras. Y, lo más importante, haber recibido una respuesta de las autoridades reguladoras para crear los eventos fiscales necesarios para que el cliente los cierre.
¿Cómo va a funcionar? Al registrar una IP en el servicio, creamos la aplicación 1C y transferimos el extracto de la cuenta del cliente allí. Pero el extracto puede no cubrir todos los eventos fiscales, ya que contiene solo lo que sucedió directamente en nuestro banco. Si el cliente usa otras cuentas de liquidación con otros bancos, será necesario recopilar estados de cuenta de allí y cargarnos la solicitud 1C. Entonces podemos entender qué impuestos pagó. Luego, la aplicación “1C: BusinessStart” creará una tarea para que el cliente solicite un informe de reconciliación.
La siguiente etapa es la emisión de un certificado de firma electrónica calificado. Después de emitir el certificado, le pedimos al cliente que firme todos los documentos. El cliente verifica todas las solicitudes enviadas a las autoridades reguladoras y hace clic en "Aceptar". Después de un tiempo, una respuesta proviene de las autoridades reguladoras, se procesa en la "Contabilidad" y podemos suponer que ahora tenemos todos los datos para emitir correctamente las facturas de pago y presentar informes.
Lo principal es la retroalimentación
Cuando el desarrollo del servicio proviene de las necesidades del cliente, la condición más importante para la implementación de nuestros planes es la presencia de comentarios. En la primera etapa, entrevistamos a unas 100 personas, recibimos respuestas detalladas de ellos y, como resultado, planificamos tareas para actos de reconciliación y un diseñador de documentos. Más es más. Estamos buscando clientes que quieran participar en las pruebas. Si eres IP en el USN 6%, ¡únete!
Escriba sus preguntas y sugerencias en los comentarios, estaremos encantados de leerlas y sacar conclusiones.
Atentamente, el equipo "My Accounting 1C".