¿Cómo dejar de "escribir TK" y comenzar a trabajar?

Muchos de los que trabajan en agencias están familiarizados con la situación en la que las tareas establecidas por el cliente se formulan cada vez con menos precisión, incluso cuando se trata de tareas tan complejas como el desarrollo de software, el lanzamiento de campañas promocionales o la creación de desencadenar comunicaciones.

Aún más raro es la situación en la que el cliente deja suficiente tiempo para que la agencia realice una entrevista exhaustiva, prepare un informe de alta calidad, coordine la documentación necesaria, establezca tareas y llegue con calma al trabajo.


Fuente

De conocidos y amigos de la industria, escucho cada vez más la misma historia. Una empresa, por ejemplo, una agencia de marketing o un desarrollador de software, gana una licitación de marca de servicio conocida. La gerencia tiene grandes esperanzas para el nuevo contrato y, sin mirar atrás, arroja los mejores recursos de la agencia al proyecto. Por supuesto, para cada pequeña empresa, la cooperación con una gran marca es una oportunidad para afianzarse en el mercado, pero cuando pasa la primera euforia, llega el momento del trabajo real.

En este momento, los sueños de un futuro mejor se enfrentan a una realidad brutal en la que los gerentes de clientes requieren una reacción rápida como un rayo a cada tarea, el tiempo para desarrollar y aprobar tareas es un lujo inaceptable, la necesidad de coordinar los materiales del proyecto con un obstáculo desafortunado, y la falta de documentación del proyecto y los plazos adecuados le causarán migraña severa

En tales condiciones, los proyectos son más como una bola de nieve que se precipita desde una montaña, en la que todas las tareas se vuelven urgentes y ardientes, el cliente siempre está insatisfecho, configura la tarea "en la rodilla" y agrega tareas técnicas en su tiempo libre un mes después de que se complete el proyecto, por lo tanto que los gerentes prometieron proporcionar al cliente documentación de diseño. Al final, su equipo se desmotiva y comienza a cometer errores.

¿Qué hacer para no caer en tal situación y garantizar un alto ritmo de trabajo?

Hacer el proceso de producción claro

Para lograr el trabajo en equipo en situaciones difíciles donde la velocidad y la precisión de la reacción a las tareas entrantes afectan al máximo el resultado y la cantidad de recursos gastados en su producción, asegúrese de que todo el equipo sepa lo que está haciendo. Cada empleado involucrado en el trabajo en el proyecto debe comprender:

• cómo se construye la secuencia de trabajo desde el primer hasta el último paso;
• de qué es responsable;
• cómo el resultado de su trabajo afecta el resultado del trabajo de sus colegas y el proyecto en su conjunto;
• qué decisiones puede o no tomar por su cuenta;
• qué hacen y qué decisiones toman otros miembros del equipo.

Guiado por procesos listos para usar, el equipo pasará un mínimo de tiempo resolviendo problemas similares, presentará con mayor precisión el resultado final y responderá más rápidamente a las solicitudes de los clientes. El número de comunicaciones externas e internas disminuirá.

Especifique descripciones listas para usar en el proceso de trabajo: ayudarán a identificar “asesinos del tiempo” ocultos y se convertirán en la base para establecer un sistema de gestión de proyectos o ERP para un proyecto.

No tenemos procesos comerciales ya preparados, ¿qué hacer?

Si tiene una persona en el equipo con experiencia en el diseño o la descripción de procesos comerciales, pídale ayuda, permítale que le prepare los documentos más fáciles de entender y un par de diagramas para ellos (opcional, para procesos complejos) utilizando cualquiera de las anotaciones adecuadas (por ejemplo, soy un gran admirador de BPMN ).

Si no existe tal persona, guiada por los principios de SMART, describa paso a paso las acciones de cada empleado involucrado en el desempeño de tareas específicas. Debería obtener una lista de acciones, a partir de la cual está extremadamente claro quién es responsable de qué y cuál es el resultado de esta etapa (por ejemplo, un documento, código o el resultado de una determinada acción).


Aquí hay un ejemplo simplificado de dicho proceso para preparar una plantilla de correo electrónico para su distribución:

• No menos de 5 días hábiles (período mínimo - 5 días, período recomendado - 10 días) antes del inicio de la campaña publicitaria, el Gerente de Proyecto envía la tarea al Email Marketer para desarrollar la plantilla y el diseño de la plantilla de correo electrónico;

La tarea para el desarrollo de una plantilla de correo electrónico contiene: párrafo 1, párrafo 2, párrafo N

• Un vendedor de correo electrónico, después de recibir una tarea dentro de 1 día hábil, verifica el diseño recibido y el contenido de la tarea:
• Si hay errores en el diseño o falta de materiales, el especialista en marketing por correo electrónico proporciona al gerente del proyecto información sobre los errores y le da recomendaciones para resolverlos;
• Si la verificación del diseño no reveló ningún defecto, vaya al paso 3
• Al menos 3 días antes del inicio planificado de la campaña, el comercializador de correo electrónico configura la plantilla para su distribución;
• Al menos 2 días antes del inicio planificado de la campaña, un especialista en marketing por correo electrónico está probando

Plan de prueba estándar: Cláusula 1, Cláusula 2, Cláusula N

• Según los resultados de la prueba, el vendedor del correo electrónico transfiere al gerente de proyecto información sobre los resultados de la prueba y el resultado de la tarea.

Es necesario estar preparado para el hecho de que no todos los procesos, especialmente los relacionados con el trabajo intelectual o las tareas creativas, se pueden describir de esta manera, pero, en mi experiencia, solo el 5-10% del trabajo no es susceptible o difícil de describir.

El criterio más importante en esta etapa es precisamente la disponibilidad de documentos listos para la percepción, porque debe presentarles a todos los miembros del equipo, responder preguntas, y esto debería tomar un mínimo de tiempo. ¡Y evita demasiados detalles!

Es demasiado tarde para que cambiemos algo

No importa en qué etapa se encuentre actualmente, si está parado frente a la línea detrás de la cual comienza "golpear y correr", o si ya ha cruzado esta línea. Cuanto más profundice en el proyecto, más sabrá sobre las características de trabajar con el cliente, los sistemas y el software utilizados, y los detalles de las tareas que se están resolviendo. Describa uno por uno los procesos y preséntelos gradualmente en el equipo. Durante un par de semanas, guiado por el principio de "suficiencia", puede hacer frente fácilmente a una descripción de 10-15 procesos, dedicando 1-1.5 horas al día a esta tarea.

Usa el sistema de gestión de proyectos

Basecamp , Jira , Slack y [ su sistema de gestión de proyectos favorito ]. Utilice cualquier sistema que le guste o que mejor se adapte a la naturaleza de su trabajo. El principal beneficio de la implementación exitosa de PMC (PM) es mejorar la eficiencia de la gestión y rastrear el estado de las tareas, así como acelerar el intercambio de información importante entre los miembros del equipo.

Diré algunas palabras sobre los servicios anteriores.

Campo base

Basecamp es más adecuado para equipos orientados a tareas para gerentes y comercializadores, tiene un costo extremadamente asequible y es muy adecuado para compartir tareas e información con un cliente, y la funcionalidad es lo más simple posible para la percepción.



Fuente: basecamp.com

Jira

Jira es más adecuado para desarrolladores, ya que admite muchas plantillas típicas de organización de proyectos. Aquí, para usted y las placas Kanban, y el Backlog del producto Scrum, y la gestión de tareas, y si las opciones estándar no le convienen, entonces Jira ofrece muchas opciones para ajustar los procesos y el espacio de trabajo. Pero le aconsejo que tenga cuidado, el sistema tiene un umbral de entrada alto y puede complicar la vida de un equipo sin experiencia. Al mismo tiempo, la política de precios de Atlassian no es la más democrática, pero puede probarla de forma gratuita.



Fuente: confluence.atlassian.com

Lea más sobre las características populares de los sistemas de gestión de documentación para proyectos en mi artículo " Tendencias en la gestión de documentos y el almacenamiento de datos para 2019 ".

Holgura

Si su trabajo se basa principalmente en comunicaciones personales y de equipo continuas, entonces Slack será una buena ayuda para recopilar todos los chats internos y la correspondencia personal en un solo lugar. Además de esto, Slack tiene algunas características para organizar el seguimiento de tareas y crear hojas de tareas. Además, el sistema tiene capacidades ricas para la integración con varios servicios, existe una alta probabilidad de que encuentre su rastreador de tareas favorito u otra herramienta entre ellos. Los precios por usar el servicio dependen en gran medida del número de personas en su equipo, de cero a varios cientos de dólares al mes.



Fuente: slack.com

Escribir informes exhaustivos

Escriba y coordine con el cliente informes exhaustivos, incluso si encuentra resistencia. Si es posible, incluso intente ir un poco más allá del resumen para obtener la mayor cantidad de información posible del cliente sobre el resultado que espera recibir y, muy importante, cómo usará este resultado.

Por ejemplo, al desarrollar una campaña en la que el consumidor deja datos personales en la página de destino y luego cae en la cadena de comunicación de activación, puede perder fácilmente los datos que el cliente planeó usar para segmentar la audiencia de la campaña en las siguientes comunicaciones, pero se olvidó de informarle al respecto. Dichos datos pueden ser acciones del usuario en el sitio, interacciones del destinatario con cartas y promoción del cliente a lo largo de la cadena de activación. Aunque el error más común es más a menudo el contador perdido de Google Analytics o DoubleClick, que se recuerda al final de la campaña.

Otro punto importante en la preparación del informe: ¡un informe de alta calidad puede convertirse en una tarea funcional con menos esfuerzo!

Estandarizar los requisitos de contenido del proyecto

Si es posible, intente estandarizar los requisitos para los elementos individuales de los proyectos y tenerlos siempre a mano.

Por ejemplo, si recopila los mismos datos personales en los proyectos, formule la validación y las reglas de validación para este conjunto de datos a fin de no encontrarlo siempre. También puede hacerlo con la descripción de tareas funcionales.

Es posible que algunas partes de los requisitos que está tratando de elaborar ya existan, simplemente no lo sepa. A menudo, los enfoques para controlar la calidad y la composición de los datos recopilados ya se describen en la estrategia de CRM, regulada por las características del software utilizado (por ejemplo, CRM en el lado del cliente, que tiene una API), y los requisitos de seguridad y tecnologías utilizados han sido inventados por el cliente global de TI. Desafortunadamente, a menudo recuerdan esto o lo descubren accidentalmente un par de años después de comenzar a trabajar con un cliente.

Reemplazar términos de referencia con funcional

¿Cuál es la diferencia entre especificaciones técnicas y funcionales?

Los términos de referencia responden en detalle a la pregunta "cómo hacerlo" y requieren una cantidad exhaustiva de materiales preparados para preparar el documento, y por lo tanto, los costos de mano de obra para su preparación dependen directamente de la complejidad del proyecto. En la mayoría de los casos, sus colegas (por ejemplo, desarrolladores) no necesitan ese detalle de tareas para completar su trabajo.

La tarea funcional se limita a la respuesta a la pregunta "qué hacer / qué hacer" y se puede realizar de una manera completamente diferente, representando una combinación de diferentes materiales (texto, gráfico, documentación terminada, diseños de diseño y otros). Por lo general, la descripción mínima necesaria de la tarea cabe en 2-3 páginas contra 15-20 hojas de las especificaciones técnicas emitidas.

Si sus proyectos tienen muchas funcionalidades diversas, use herramientas modernas, por ejemplo, el Backlog de productos de Scrum lo ayudará a documentar rápidamente los nuevos requisitos para un producto / proyecto / servicio y administrarlos de manera efectiva.

Al mismo tiempo, el formato de la tarea funcional describe con precisión lo que está haciendo y deja a sus colegas margen de maniobra para lograr la tarea, y su preparación lleva mucho menos tiempo. Ahorrará 60-80% del tiempo para preparar la tarea, e incluso hasta 99% en proyectos simples (queda por cambiar el título del documento).

upd: Los comentarios apuntaban a la siguiente ilustración. El diagrama muestra convencionalmente cómo la transición del contenido de los documentos de uno a otro ahorrará tiempo y costos. Al mismo tiempo, trate de recordar que especialistas de diferentes niveles siempre participan en la preparación de la documentación, si las matemáticas convergen, es mejor pasar primero 8 horas en la preparación de la documentación, y luego 4 horas en el arquitecto del sistema.

La práctica muestra que en el 99.9% de los casos, no hay especialistas en el lado del cliente que puedan evaluar objetivamente la calidad y el contenido de la tarea técnica.

Por lo tanto, si no hay una necesidad directa de una tarea técnica, deséchela.
Si no planea coordinar los términos de referencia con el cliente antes de comenzar a trabajar, rechácelo.

Ingrese la documentación ejecutiva

De hecho, este punto es una continuación lógica del pensamiento anterior. Cada vez que cierre un proyecto, haga un poco de trabajo para combinar los resúmenes, las tareas funcionales (si hubo más de una iteración), las tareas de desarrollo acumuladas y la documentación entrante y saliente.

Casi todos los sistemas de gestión de proyectos o ERP proporcionan la funcionalidad adecuada. Confluence (de Atlassian), Basecamp , Miscrosoft SharePoint : todas las soluciones son buenas. Su tarea principal es crear una base de conocimiento sobre proyectos sin gastar mucho tiempo en esto.

Consejos que a su gerencia no le gustan

Evalúe cuidadosamente la toxicidad del cliente al comienzo de la relación. No permita que lo manipulen, un "cliente a cualquier costo" puede costarle a una compañía buenos especialistas, causar grandes pérdidas y un alto costo para su reputación.

Una gran marca puede convertirse en un gran ancla para tu cuello.

Si ve que desde el principio el cliente construye relaciones en las que siempre es “rehén”, obligado a realizar un procesamiento no remunerado o hacer un trabajo gratuito, y la tasa de crecimiento de los volúmenes de trabajo inicialmente amenaza con exceder las capacidades de su equipo, haga sonar la alarma con urgencia. Tienes grandes problemas Y no piensen que la diversificación de negocios fue inventada por tontos. Los huesos de docenas de compañías, que se blanquean en los bancos de la historia, demuestran que al poner esperanzas en el negocio de un gran cliente, te colocas en una posición débil y dependiente. Casi no hay compañías en el mercado que realicen un trabajo tan único y posean tal conocimiento para volverse insustituible.

El peor cliente es el que más paga.

Preferiría tener 20 clientes pequeños que "idolatraran" mi empresa que uno que me limpiara los pies. Al mismo tiempo, cada uno de ellos no tendrá un valor crítico, lo que lo hace lo suficientemente estable como para hacer frente a situaciones de crisis. El peor cliente es el que más paga.

Bono para gerentes de proyecto

Vi a muchos gerentes de proyectos que sudan la sangría en los documentos durante varias horas, resaltan palabras individuales en negrita y cursiva, dan formato a las tablas y hacen títulos a las imágenes, organizan números, componen glosarios a partir de términos objetivamente comprensibles. Mis compañeros de clase pintaron sus diarios en la escuela primaria así.Nunca hagas eso. ¡Evite formatear documentos en exceso!

Conclusión

Bueno, eso es todo lo que quería decir en este artículo. Espero que para algunos de ustedes mi consejo sea lo suficientemente útil como para analizar de nuevo las cosas familiares, prevenir situaciones peligrosas o resolver problemas urgentes. Y, voy a ser sincero, "por la borda" hay muchos temas importantes que me gustaría discutir con usted en más detalle en los siguientes artículos.

Para que los fanáticos miren los artículos, les doy brevemente los pensamientos principales:

• Haga que el proceso de producción sea comprensible: permita que todos en el equipo comprendan su rol y tareas;
• Utilice un sistema de gestión de proyectos: la gestión de tareas debe ser simple y eficiente en el tiempo;
• Escriba informes exhaustivos: intente llevar la tarea un paso más allá;
• Estandarizar los requisitos de contenido del proyecto;
• Si no hay una necesidad directa de la tarea técnica: rechazarla, no haga trabajo innecesario;
• Ingrese la documentación ejecutiva: resuma el conocimiento después de completar el proyecto;
• Evitar clientes tóxicos;
• Evite el formateo excesivo de documentos.

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¡Buena suerte en el campo!