TDMS es un conocido entorno orientado a objetos para almacenar y administrar una variedad de datos y procesos. Después de configurar objetos y procesos empresariales, puede aplicar el sistema TDMS en casi cualquier área temática. Una configuración es una descripción en el lenguaje TDMS de objetos de dominio, sus estados y reglas para administrar estos objetos. Luego, formamos la estructura de la empresa, asignamos derechos de acceso y roles, y como resultado obtenemos una configuración única.
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TDMS Fairway : configuraciones para diseñadores y gerentes de proyectos. Procesos comerciales TDMS Fairway se basa en PMBOK, como un conjunto de reglas de referencia para la gestión de proyectos, y respalda los procesos tradicionales para el desarrollo de estimaciones de diseño para GOST ruso.
Gestión de proyectos
La gestión de proyectos en el mundo moderno es reconocida como una disciplina científica. Las instituciones públicas y privadas de muchos países dedican su tiempo y recursos a estudiar métodos de gestión. Se está creando una variedad de organizaciones internacionales y regionales y comunidades de especialistas en gestión. Se ha acumulado una gran experiencia en la aplicación práctica de los conocimientos sobre gestión de proyectos, y el rápido desarrollo de la tecnología de la información en los últimos años tiene un efecto positivo en la difusión de estos conocimientos.
Existen muchos estándares y pautas para la gestión de proyectos. El más conocido es quizás el conjunto de reglas (o también es llamado el "conjunto de mejores prácticas") por PMBOK, Project Management Body Of Knowledge, en su quinta edición actual de 2013. Esta norma fundamental subyace a las directrices similares de diferentes países. Es publicado por el Instituto Americano de PMI.
El uso de PMBOK es voluntario, pero en los países desarrollados, casi todas las organizaciones de diseño e ingeniería reconocen el valor y la importancia de las metodologías y enfoques para organizar la gestión de proyectos de acuerdo con este estándar. Hay cursos especiales y exámenes de certificación para el conocimiento de PMBOK.
PMI Certified Engineer es un reconocido especialista en gestión de proyectos. Los costos de obtener dicho certificado son más que pagados por un alto nivel de competencia en la gestión de proyectos, decisiones efectivas tomadas y una organización hábil de las actividades del proyecto en cualquier campo comercial. Es por eso que en el entorno gerencial, se aprecia el conocimiento de uno de los estándares de gestión de proyectos y especialmente PMBOK.
Las organizaciones también se esfuerzan por utilizar las mejores prácticas en la gestión de proyectos en su trabajo; esto en el futuro aumentará su competitividad y efectividad.
Pero en el campo del diseño arquitectónico y de construcción, especialmente en organizaciones domésticas, los problemas de la gestión de proyectos tienen características, principalmente relacionadas con la experiencia de planificación en condiciones económicas anteriores: primero una economía planificada, luego un período de transición. Muchas grandes organizaciones de diseño en Rusia tienen más de medio siglo de historia. Sus procesos de gestión se basan en la experiencia de la generación de especialistas en edad. Como regla general, cada gran organización tenía su propio centro de cómputo, y su trabajo principal era el mantenimiento del calendario y la planificación de la red. Y con la situación de carga planificada en ese momento, las actividades de muchas empresas eran casi idénticas a las actividades de la planta de producción de documentación.
La tarea principal era cargar eficientemente los recursos. El desarrollo de la economía global ha llevado al hecho de que la eficiencia de organizaciones de diseño tan grandes ha disminuido a un nivel inaceptable debido a la velocidad de respuesta catastróficamente baja a las necesidades cambiantes del mercado.
Otro problema de organizaciones tan grandes son sus procesos de documentación únicos. Un intento de automatizar estos procesos lleva al hecho de que las organizaciones crean sus propios grupos de programadores de varios niveles de habilidad. Las soluciones resultantes, por regla general, satisfacen las necesidades de las organizaciones de diseño, pero solo por el momento.
Las tecnologías CAD están cambiando, las tecnologías BIM están llegando, los programadores se ven obligados a completar constantemente los sistemas de software. Dichos sistemas se basan en uno o dos programadores líderes y se vuelven obsoletos con el tiempo. Tenga en cuenta que ahora no estamos considerando una situación en la que los integradores de sistemas (empresas con muchos años de historia y experiencia) estén trabajando para crear un sistema único
Otro problema con sistemas únicos es la dificultad de intercambiar datos con otras organizaciones. Los diferentes esquemas de organización del almacenamiento de datos conducen al hecho de que se utilizan recursos adicionales durante la transferencia de datos y se gasta tiempo en la conversión de datos, explicación o documentación de los métodos de intercambio de datos, ejecución de varias regulaciones de intercambio de datos "únicas".
En general, un análisis del enfoque de las grandes organizaciones de diseño para la gestión del diseño nos permite concluir que se requieren altos costos generales para respaldar los procesos de gestión del diseño
Considere organizaciones de una escala diferente: oficinas de diseño de tamaño pequeño y mediano (hasta 40 trabajos). Las realidades económicas y la tendencia observada nos dicen que el futuro reside precisamente en tales empresas: dominar de manera rápida y eficiente más y más nuevas tecnologías tanto en gestión como en diseño.
Dichas organizaciones generalmente no usan costosas soluciones Primavera o SAP. Están buscando contrapartidas presupuestarias, pero en cualquier caso tienen que ajustar las soluciones encontradas a los estándares nacionales.
Además, tales organizaciones se forman precisamente debido al hecho de que las grandes organizaciones de diseño se están volviendo ineficaces. Los diseñadores jóvenes y proactivos no ven las perspectivas de generar ingresos adicionales con los métodos tradicionales de llevar a cabo negocios de diseño y ... crean nuevas organizaciones sin métodos obsoletos.
En estas nuevas organizaciones, los líderes se centraron inicialmente en el enfoque del proyecto, como se describe en PMBOK. Intentan estudiar y aplicar métodos modernos de gestión de proyectos. Tales líderes progresivos de organizaciones no están listos y no quieren gastar tiempo (y significativo) en cualquier mejora de programas únicos que no estén relacionados con la obtención de ganancias en actividades centrales.
En la situación descrita, las soluciones de gestión de proyectos específicas de la industria que implementan los principios PMBOK y tienen en cuenta los requisitos modernos de Rusia para la documentación y los proyectos tendrán demanda en el mercado de sistemas de gestión de proyectos. Especialmente si tienen un precio atractivo.
Creando Fairway TDMS
Actualmente, muchas organizaciones rusas utilizan ampliamente la plataforma TDMS nacional como un sistema de gestión de documentos electrónicos.
TDMS es un medio orientado a objetos para almacenar información sobre datos y procesos.
Esto le permite aplicar el sistema TDMS en casi cualquier área temática después de la llamada configuración. Una configuración es una descripción en el lenguaje TDMS de los objetos de dominio, los estados de estos objetos y las reglas sobre la base de qué objetos pueden cambiar sus estados. Este concepto también incluye la administración de derechos de acceso, roles de usuario, roles comerciales en la organización. El complejo produce la llamada configuración. La configuración TDMS es un complemento de software basado en la plataforma TDMS, que se desarrolla para una empresa específica y cubre los procesos comerciales existentes de esa empresa lo más ampliamente posible. Por lo tanto, para desarrollar la configuración, debe atraer a profesionales experimentados: administradores de tareas, arquitectos de sistemas, analistas, programadores.
En el proceso de trabajo en una variedad de tareas técnicas, surgió la idea de tomar los requisitos generales que las grandes organizaciones de diseño presentaron al sistema TDMS y combinarlos en una solución estándar.
En el proceso de trabajar en diferentes configuraciones, nuestros expertos se basaron en la metodología PMBOK, un conocido conjunto de reglas y mejores prácticas para la gestión de proyectos. Surgió una idea fructífera: crear una configuración TDMS inicialmente de acuerdo con los principios de PMBOK. En este caso, la solución de software corresponderá a los procesos ya descritos, adoptados entre los profesionales de gestión de proyectos.
Lo principal que se requirió durante el desarrollo del programa
TDMS Fairway fue el cumplimiento de las normas y reglas rusas. La norma era GOST R 21.1101-2013 "Requisitos básicos para la documentación del proyecto y de trabajo" y el Decreto Nº 87 "Sobre la composición de las secciones de la documentación del proyecto y los requisitos para su contenido".
Cómo funciona la calle TDMS
TDMS Fairway es una configuración TDMS configurada para admitir los procesos de documentación de diseño más solicitados para las etapas de diseño P y R.
La base del sistema son los objetos de información: documento, tarea, parte del proyecto, volumen, documento entrante, pedido y muchos otros.
Cada objeto de información tiene propiedades (atributos) y acciones. Una de las propiedades es el estado del objeto de información. Es el estado el que determina los derechos de acceso de los diferentes empleados al objeto, así como una lista de posibles acciones con el objeto. Algunos objetos de información tienen la capacidad de crear y almacenar versiones de estos objetos. Por ejemplo, un documento que contiene el álbum OOS de protección ambiental para su edición puede tener una versión activa de 24. Pero tiene la oportunidad de ver, o incluso activar, cualquiera de las versiones anteriores. En algunos casos: trabajar en comentarios, hacer cambios, disputas varias con clientes y contratistas, es una función muy necesaria.
Puede notar que la mayoría de los otros sistemas de administración de datos funcionan de esta manera. Esto es realmente así. Pero TDMS Fairway tiene una diferencia significativa.
Este sistema de gestión de diseño contiene además plantillas de acciones típicas, nombres de piezas, estructuras de proyecto que son necesarias para los diseñadores rusos; esto es lo que distingue a TDMS Fairway de otros programas. Junto con TDMS Fairway, los diseñadores también reciben recomendaciones (métodos) para desarrollar documentación, realizar tareas típicas y respaldar los procesos más necesarios.
Hay tres subsistemas en TDMS Fairway:
1. Gestión documental organizacional y administrativa (ARD);
2. Flujo de trabajo técnico;
3. Archivo electrónico.
El módulo ARD admite, como en otros sistemas similares, los procesos básicos para crear, registrar y almacenar los siguientes tipos de documentos:
• Órdenes, órdenes;
• documentos entrantes;
• documentos salientes;
• Servicio y notas;
• Contratos.
El módulo de gestión de documentos técnicos gestiona estos tipos de documentos:
• documento del proyecto;
• Tarea para la implementación de diversas acciones de diseño;
• Acta de la reunión técnica;
• Permiso para hacer cambios;
• Proyecto, parte del proyecto;
• Hoja de ruta.
El archivo electrónico acumula todos los documentos creados en el módulo de gestión de documentos técnicos, así como todos los documentos que la organización desea mantener en el archivo electrónico para el futuro. Por ejemplo, archivos de papel viejos escaneados, o archivos en formato electrónico, acumulados en años anteriores y ubicados en varios servidores de archivos o, en el peor de los casos, en CD-ROM.
Para garantizar el trabajo de todos los diseñadores y empleados de la organización con las instalaciones necesarias, se creó un subsistema de trabajo con la mesa de personal en TMDS Fairway.
El responsable de la gestión del personal puede tener en cuenta todos los puestos, movimientos, reemplazos, hojas de tiempo de cada empleado.
Otra característica del sistema TMDS Fairway es la integración con AutoCAD, nanoCAD, KOMPAS, etc. En el sistema TMDS Fairway, existen comandos para usar el mecanismo de enlaces externos, de modo que es conveniente transferir tareas entre subcontratistas y para que todos los diseñadores puedan usar solo versiones actuales de documentos, dibujos y sustratos. También hay módulos adicionales para TMDS, las llamadas interfaces: Complementos para AutoCAD y nanoCAD, que hacen que trabajar con enlaces externos sea más conveniente.
El trabajo con archivos de dibujo se construye de la siguiente manera. Los dibujos se almacenan en objetos de información: documentos de proyectos, como en contenedores. Si el documento está en un estado que permite la edición, y los derechos del usuario permiten editar documentos, entonces el dibujo de la base de datos se copia a través de la red local desde el servidor de la base de datos (o desde el servidor de archivos) a la computadora del usuario.
Un documento en la base de datos está bloqueado para el resto. A partir de este momento, el dibujo se abre para editarlo en el programa necesario.
Después de hacer cambios y guardar el archivo en la computadora local, el usuario guarda los cambios en la base de datos. El objeto de información en este momento se libera (check-out) y todos los demás pueden trabajar con él de acuerdo con los procesos y los derechos de acceso. También debe comprender que mientras el objeto está bloqueado, todos los demás pueden leer los archivos del documento bloqueado, por ejemplo, cuando se usan como enlaces externos.
Objetos de información: los documentos, como se mencionó anteriormente, son contenedores para archivos de cualquier tipo. No solo dibujos, sino también archivos gráficos, fotos, documentos de texto WORD, tablas EXCEL, etc. Después de que el archivo se extrae de la base de datos a la computadora del usuario (esta operación también se conoce como "check-in / check-out" "," Extracción / retorno ") se abre para editar en el programa deseado. Este mecanismo le permite almacenar cualquier tipo de archivo en contenedores de documentos. DWG y DOC para el desarrollo de documentación, XLS para cálculos, PDF para la formación de volúmenes de documentación, archivos de esquemas de cálculo, datos iniciales estimados, etc.
Puede intentar percibir la estructura del proyecto de una manera diferente: como un sistema de almacenamiento de archivos con carpetas inteligentes. El papel de las carpetas lo desempeñan los documentos del contenedor, cada uno con sus propios atributos. Quizás tal interpretación del mecanismo de trabajo de TDMS Fairway ayudará a comprender rápidamente la esencia del sistema y tomar una decisión sobre la implementación del sistema en la organización.
En conclusión, echemos un vistazo a algunos procesos importantes para diseñadores para los cuales puede usar el programa de gestión de procesos de diseño TDMS Fairway.
Ejemplos de procesos
El proceso de preparación de la documentación del proyecto.
Este es uno de los principales procesos para los que se creó TDMS Fairway. Para el diseño de proyectos de construcción de capital para fines no relacionados con la producción, se incluye un diagrama de flujo del desarrollo de la documentación en la entrega de
TDMS Fairway . La figura muestra un fragmento de este esquema, que incluye más de cien elementos separados.
El proceso general de trabajo es el siguiente.
- El proyecto está registrado en el sistema, se determinan las etapas a desarrollar (P, P o ambas juntas).
- El ISU completa los documentos, datos iniciales: términos de referencia, cronograma de desarrollo, especificaciones técnicas, permisos iniciales. A partir de este momento, cada diseñador que participa en el proyecto tiene la oportunidad de trabajar con estos documentos importantes. Si algunos de estos documentos no están disponibles al comienzo del trabajo (por ejemplo, aún no se han recibido las especificaciones), se pueden ingresar a medida que estén disponibles. Al mismo tiempo, se forma la próxima versión de los documentos y todos los diseñadores trabajan con ella. No es necesario gastar esfuerzo en difundir las versiones actuales entre el equipo del proyecto.
- El ISU (o su asistente) crea la estructura del proyecto de acuerdo con GOST R 21.1101-2013, agrega las subsecciones, partes y libros necesarios. Pero la persona responsable de parte del proyecto puede agregar las partes subyacentes; de esta manera, los libros se pueden agregar según sea necesario, en las etapas posteriores del desarrollo. En este caso, un equipo especial puede crear un documento actualizado "Composición del proyecto". Este documento está disponible para que los desarrolladores inserten documentación en sus volúmenes de desarrollo. La composición del proyecto se forma inicialmente y se almacena en el proyecto en formato DOC. Esto le permite usarlo de la manera más conveniente posible, por ejemplo, verificar e imprimir en formato PDF. Además, utilizando varios programas de procesamiento de PDF, puede crear fácilmente un álbum completo con portadas, títulos, la composición del proyecto, permisos para realizar cambios.
- El ISU (o sus asistentes) define las unidades responsables del desarrollo. Para hacer esto, selecciona a los responsables de cada una de las secciones del proyecto, o de cada conjunto de documentación de trabajo.
- La ISU (o sus asistentes) crean "Asignaciones de la ISU" y comienzan las secciones en el trabajo.
- La persona a cargo de la sección verifica la asignación, la lleva al trabajo, determina los artistas intérpretes o ejecutantes y les asigna a cada uno una "Tarea para el artista intérprete o ejecutante" con términos de control. Al mismo tiempo, se observa la regla general: la persona responsable subyacente no puede establecer los plazos para las tareas más allá de los plazos para las tareas superpuestas.
- Los artistas a su nivel realizan tareas para trabajar, desarrollan documentos (crean tarjetas de documentos y adjuntan archivos DWG o archivos de otros formatos necesarios para el desarrollo).
- Los artistas ingresan diariamente información sobre los costos laborales en sus tareas: ingresan el porcentaje de preparación de la tarea en un momento dado. , , .
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- Si se recibe una opinión experta negativa, o surgen otras razones, la ISU iniciará el procedimiento para realizar cambios en el proyecto, repitiendo los párrafos 4-12.
- Si la opinión de los expertos es positiva, la ISU envía el proyecto al archivo.
El formato del artículo de revisión no permite considerar en profundidad los diversos métodos de desarrollo de documentos, la secuencia de asignación de tareas para el desarrollo efectivo del proyecto, los procesos de control normativo de la documentación. Estos procesos se analizarán con más detalle en artículos posteriores sobre TDMS Fairway y seminarios web sobre productos.Ahora veremos varios escenarios para usar TDMS Fairway en las organizaciones.Correspondencia con los clientes
Hay organizaciones que no están directamente involucradas en el desarrollo de la documentación, pero la están utilizando activamente. Se especializan, por ejemplo, en servicios en la industria del diseño y la construcción: cliente técnico, supervisión de campo, ingeniería, etc.En tales organizaciones, por regla general, es necesario comunicarse activamente con varios clientes y contratistas. TDMS Fairway se puede utilizar para procesar datos en contrapartes y para procesar y almacenar correspondencia y contratos entrantes y salientes.El trabajo con correspondencia entrante y saliente es compatible con casi todos los sistemas de gestión de documentos, desde gratuito hasta costoso. Pero TDMS Fairway se compara favorablemente con el hecho de que también puede almacenar convenientemente diseño y documentación de trabajo, y es muy fácil vincular un proyecto y correspondencia sobre él.Considere cómo puede usar TDMS Fairway en dichas organizaciones para trabajar con la correspondencia.- La oficina acepta el documento, crea una tarjeta de documento entrante, le aplica un escaneo del documento y se lo envía a la primera persona para que lo vea.
- Si la organización que envió el documento aún no está registrada en el registro de contrapartes, entonces el empleado administrativo ingresa a la organización en el registro.
- Después de la vista, el documento se registra y se envía a lo largo de la ruta de ejecución.
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Consideremos ahora las organizaciones que no desarrollan todos los conjuntos de documentación, pero utilizan la documentación acumulada durante muchos años en su trabajo actual. Estas pueden ser oficinas de diseño en fábricas, oficinas técnicas en grandes empresas, organizaciones que prestan servicios inmobiliarios. Dichas organizaciones también pueden usar TDMS Fairway para organizar un archivo electrónico y transferir documentos acumulados de almacenes de archivos estructurados a un archivo electrónico.Las acciones típicas en este caso son:1. Preparación del archivo de documentos para transferir al archivo:a.
Ordenar por secciones del proyecto.b.
Limpieza de archivos temporales, determinando la composición mínima requerida por archivo, por tipo de archivo.c.
Decida si desea guardar DWG y PDF en uno o en diferentes documentos.d.
Para los archivos en papel, se toma la decisión de guardar todas las páginas de la sección en un PDF o TIFF de varias páginas, o utilizar archivos PDF separados para cada hoja.2. Preparación de la calle TDMS:a.
Identificación de especialistas involucrados en la formación del archivo electrónico, su inclusión en el grupo de trabajo de ISUs y Archiveros.b.
Crear una plantilla de proyecto que incluya la mayor cantidad de partes, libros. Esto ayudará a crear fácilmente nuevos proyectos y eliminar subsecciones y libros innecesarios.c.
Crear una plantilla de tarea desde la GUI para crear el archivo: "Tarea A".3. Creación para cada proyecto de una tarjeta con atributos: Cliente, Código, Nombre, composición del proyecto:a.
En una parte del proyecto, cree la "tarea A" para sí mismo y transfiera el objeto al trabajo.b.
En cada sección (subsección, parte, libro, conjunto), cree un documento con el cifrado deseado y transfiéralo desde el antiguo almacenamiento de archivos. El número de documentos depende de las decisiones tomadas en el primer paso del proceso.4. Cierre la "Tarea A", acepte el trabajo y ejecute el comando de transferencia al archivo.5. Repita los pasos 3 y 4 hasta que se archiven todos los proyectos antiguos.Conclusión
Continuaremos hablando sobre las capacidades de TDMS Fairway para resolver problemas prácticos de diseñadores rusos. En particular, los requisitos para la transferencia de documentos electrónicos para su examen son cada vez más claros, están surgiendo los contornos de los enfoques estándar para las tecnologías de modelado de información en Rusia. Tales y similares temas nos presentan, como desarrolladores, con tareas muy interesantes y complejas. Los resolveremos y desarrollaremos juntos.
Dmitry Maslov, Gerente de Proyectos de Automatización Integrada, Magma-Computer LLC