Manejo de incendios como parte del trabajo del líder

Este artículo trata sobre la gestión de riesgos, no sobre el trabajo duro de un bombero, como su nombre podría sugerir. Sin embargo, esta imagen me parece cercana cuando hablo de la gestión de riesgos, porque las consecuencias de un control inadecuado pueden ser, a veces, no menos dramáticas.



Ahora, durante la sobre disponibilidad de información, si lo desea, puede encontrar cientos de artículos sobre este tema, sin embargo, en el ámbito de la gestión todavía hay personas que hacen la vista gorda ante cosas obvias y continúan desperdiciando tiempo, dinero y sus propias fuerzas. Este artículo es mi intento de transmitir el "qué y cómo" en un lenguaje claro.

Fuego invisible

Los incendios forestales repentinamente encendidos dieron a las competencias de orientación dinámicas y entretenimientos únicos.

Primero, presénteme. Alexey Trishin, gerente de proyectos en una gran compañía de TI. El titular de los certificados PMP, PRINCE2, ITIL y varios otros. Trabajar con riesgos es uno de los puntos clave de mi trabajo.

¿Con qué frecuencia tiene situaciones en las que está haciendo algún tipo de tarea amplia, le ha dedicado mucho tiempo y, a medida que se acerca al final, siente una creciente inseguridad? Por ejemplo, prepare un sitio para el cliente. Implemente una nueva solución no probada. O migre de dos centros de datos a un tercero. Y cada vez más me vienen a la mente frases: "con un escudo o en un escudo", "pan o desapareció", "no era". Cuando llegue el momento de la verdad, diga "ha pasado" y siéntase aliviado. O, por el contrario, golpeas tu mesa con molestia con tu puño, acompañando esta acción con palabras que son completamente opcionales aquí.

¿Pasa? Cada vez, esto sirve como un indicador de que no tienes suficiente control sobre el resultado de tu trabajo. En algún lugar agitaron una mano, en otro lugar no prestaron atención, y en algún lugar esperaban una oportunidad rusa. Sin embargo, puede surgir un problema sin importar cuánto creas en tu suerte.

Cada uno tiene un pequeño sabio galimatías en su cabeza, quien escribe minuciosamente todos sus errores y omisiones, y cuanto más se acerca la fecha límite, más datos se acumulan en su cuaderno negro. Y nos fijamos en cómo este pequeño libro está engordando, y la ansiedad comienza a crecer de manera constante.

El hecho es que, de hecho, al comenzar cualquier trabajo, YA estás en el epicentro de un "incendio". Es cierto que todavía no lo sabes. Tratemos de averiguar qué se puede hacer con esto.

Cuerpo de bomberos

¡En los Juegos Olímpicos, el equipo de nuestros alquimistas recibió oro!

De hecho, vale la pena entender que una persona no puede ser experta en todo, es por eso que trabajan en proyectos en equipo, y es mucho más difícil lograr un buen resultado solo. Cada persona tiene una visión del mundo, una cierta experiencia de vida y un conjunto de creencias, a través del prisma del cual mira el mundo. Todos evalúan la situación desde su punto de vista, lo que le permite tomar una imagen más completa y tomar la decisión correcta.

Hay una buena parábola sobre el elefante y los sabios ciegos. Cuenta cómo varios sabios decidieron sentir al elefante y cada uno estudió solo la parte del animal accesible para él. Uno dijo que el elefante parece una serpiente, sosteniéndolo por la trompa. El otro sostuvo su pierna e insistió en que parecía un árbol. El tercero sostenido por la cola y así sucesivamente. Al final, los sabios no pudieron ponerse de acuerdo y entender qué tipo de bestia es: un elefante.

Un hecho interesante es que cada uno de ellos tiene razón a su manera, solo vio la situación solo por su parte, negándose a aceptar información de su colega. Si sumaran sus observaciones, lo más probable es que puedan recopilar información completa. Ahora imagine que una persona vidente se unió al equipo de sabios ciegos, que vieron todo como es y les dijeron lo que realmente estaba sucediendo. Creo que en este caso nadie hubiera pensado en llamar a esta situación una parábola y sacar una lección de ella.

Así es en la gestión de riesgos. Diferentes personas cuando miran la misma situación pueden tener un punto de vista completamente diferente, pero ayudará a ver más detalles y tomar una mejor decisión.

Reúna personas en un equipo, recoja personas con diferentes experiencias de vida. El verdadero "avistado" en el equipo puede no serlo, pero la "visión" colectiva ayudará con una mayor probabilidad de determinar qué tipo de elefante está frente a usted y cómo alimentarlo.

Hablaremos un poco más sobre las mismas herramientas que se pueden utilizar para gestionar adecuadamente los riesgos.

Palanca, pala y hacha

"¿Quiénes somos para resistir las fuerzas de la naturaleza?" Solo una mota de polvo en las afueras del universo.
- ..., Petrovich! ¡Toma una pala y quita la nieve!

En la gestión clásica de proyectos, todo comienza con un plan / estrategia de gestión de riesgos. Es allí donde se indica cómo se llevará a cabo la gestión de riesgos en el proyecto. Además, se pueden mencionar metodologías y herramientas específicas, roles de los participantes, categorías de riesgo y otros detalles que ayudan a formalizar el enfoque de gestión de riesgos. Este es un documento muy útil que puede responder muchas preguntas durante el proyecto, sin embargo, puede llevar mucho tiempo prepararlo, especialmente si no ha prestado suficiente atención a este problema antes.

En la práctica, a menudo tengo que usar un registro y un mapa de riesgos.

Registro de riesgos

El registro es una tableta ordinaria, en la que puede haber de tres a cuatro columnas a varias decenas, dependiendo del grado de elaboración de riesgos que sea necesario. Por ejemplo, puede mantenerlo en Excel, crear una página en un portal de SharePoint en su organización o incluso aprovechar las características de Project Server, si las hay. En la práctica, cualquier forma es adecuada, si solo esta herramienta realmente funcionó y se utilizó.

Un pequeño ejemplo (recortado de un proyecto real y ya cerrado) a continuación:



Para mayor comodidad, también puede agregar columnas que indiquen la fecha de identificación de los responsables del trabajo, agregar un comentario y una estrategia para responder al riesgo (aceptar, evitar, etc.), tipo de riesgo (amenaza / posibilidad), categoría, posible costo de influencia y muchos otros. atributos que quieres controlar.

En la gestión de proyectos, es necesario crear un registro de riesgos desde el principio. Por cierto, incluso en el caso de negocios, que se utiliza para una presentación de alto nivel del proyecto con una descripción de los beneficios esperados del proyecto, también deben indicarse los riesgos clave ya conocidos en esta etapa.

Ejemplo de riesgos en la etapa de planificación

Una vez acordado el inicio del proyecto, comienza la fase de planificación. Aquí, un buen gerente de proyecto comienza el trabajo más intensivo: necesita reunir un equipo de proyecto, identificar una lista de actividades, determinar correctamente las conexiones entre ellos (primero dibujar, luego componer), determinar cómo administrar el proyecto, preparar un cronograma de trabajo.

En esta etapa, se puede crear un número significativo de artefactos de gestión de proyectos, durante la preparación de los cuales se identifican muchos riesgos y, según lo desee, se cierran. Ejemplos de tales artefactos pueden ser un cronograma de trabajo, planes (o estrategias) para administrar riesgos, comunicaciones, calidad, una lista de requisitos del proyecto, requisitos de recursos, una descripción de un producto del proyecto, etc.

Veamos un ejemplo de los riesgos que se pueden identificar sobre la base de un solo límite de tiempo. Supongamos que tenemos un límite de tiempo de un mes para todo el proyecto. Las actividades organizadas, unidas, determinaron quién debería hacer qué y todo parece converger.

Sin embargo, también vale la pena asegurarse de que los miembros del equipo del proyecto no tengan, por ejemplo, salir en este momento. Porque de repente alguien que ya hace seis meses compró un boleto para un resort de playa e incluso por una prima impresionante, no acepta reprogramar sus vacaciones.

Y bueno, si este es su propio equipo, puede averiguar de antemano, aceptar y proporcionar un reemplazo al final. ¿Y si el punto de activación del riesgo está del lado del cliente? A menudo sucede que el cliente siente mucha menos responsabilidad y, al haberse caído con casos más prioritarios, pospondrá la aceptación varias veces seguidas en la última semana. Como resultado, el proyecto no se completará a tiempo.

Por lo tanto, al menos dos riesgos pueden destacarse y llevarse a otro trabajo:

Riesgo 1

Redacción El riesgo de que los miembros del equipo del proyecto estén de vacaciones durante la implementación del proyecto. Esto puede afectar el momento del proyecto.

Influencia Debido al hecho de que la fecha límite es de un mes, y la licencia generalmente se toma por al menos dos semanas, cualquier licencia de un participante clave tendrá un grave impacto en el plazo. Yo pondría un alto impacto para empezar.

Probabilidad Si no hay entrada, utilice al menos la opinión subjetiva de "fuera de temporada", por ejemplo. Y poner un nivel adecuado. Aquí señalaría la probabilidad como baja.

Estado Todavía no hemos hecho nada, solo hemos identificado el riesgo, por lo que ponemos "Nuevo".

Comentario Aquí hay un registro de trabajo de riesgo. Escribimos "consultar con los miembros del equipo del proyecto" o "solicitar información al departamento de personal".

Todos, tan pronto como hemos solicitado información y estamos esperando una respuesta, cambiamos el estado a "En el trabajo" y estamos esperando la información de los colegas.

Riesgo 2

Redacción El riesgo de que la aceptación se demore debido a la ausencia o el empleo de un representante del cliente. Esto puede afectar el momento del proyecto.

Influencia Si retrasamos la fecha límite, entonces esto es ciertamente malo. Sin embargo, el retraso será claramente por iniciativa del cliente, y podemos esperar que no se apliquen sanciones en relación con el retraso. Para empezar, designaría no más alto que "Medio".

Probabilidad Merece la pena considerar factores adicionales, me parece. El interés del cliente, las condiciones de su trabajo. Para empezar, designaría la probabilidad "baja" de este riesgo, ya que el cliente recurrió a nosotros, por lo tanto, tiene una necesidad. Podemos esperar cierta participación y participación en el proyecto.

Estado Nuevo, solo lo determinamos.

Comentario De acuerdo con el cliente, por supuesto. Destaque en la etapa inicial que esperamos participar en la aceptación en tales fechas. Obtenga el consentimiento y, con la conciencia tranquila, continúe trabajando en el resto del proyecto.

Hay más riesgos, en realidad. Un especialista puede enfermarse, dejar de fumar. Se pueden imponer multas por pagos atrasados, y el cliente no continuará debilitando los plazos, ya que es más rentable para él retrasar el tiempo. El proveedor puede no cumplir con el tiempo de entrega del equipo, o el equipo puede ser defectuoso o no recibir lo que se ordenó.

Es necesario proporcionar todas las opciones importantes y elaborar una estrategia para responder a cada una de ellas.

Mapa de riesgos

A veces sucede que el registro de riesgos no es suficiente. El número de amenazas identificadas ha excedido durante mucho tiempo varias decenas o cientos, y no hay tiempo suficiente para controlarlo todo.

Para ayudar a tomar la decisión correcta, puede usar el mapa de riesgos, una visualización de todas las entradas del registro en forma de diagrama. Por lo tanto, al mirar la imagen, podemos identificar rápidamente aquellos puntos que realmente merecen atención.

A continuación se muestra un gráfico de ejemplo de otro proyecto (hecho en Excel). El impacto se encuentra en el eje de la abscisa, cuanto más a la derecha, más fuerte es la influencia en el proyecto. En el eje de ordenadas: la probabilidad (Probabilidad) del evento. R1 ... Rn: estos son los números de riesgo del registro, lo usamos como firma.

El fondo es tricolor: verde, amarillo, rojo y sintonizado para que quede claro en qué casos debemos prestar especial atención a los riesgos específicos. Como podemos ver, en el gráfico actual, los riesgos R9 y R13 están en la zona de peligro, por lo que la próxima vez se les dará mayor atención y control a estos dos riesgos.



Generalmente construyo el gráfico en una pestaña separada en el mismo archivo donde tengo el registro de riesgos.

Las primeras tres columnas son enlaces a otra pestaña para que los valores se sustituyan automáticamente. Las columnas D y E definen valores de riesgo digital para que el gráfico se construya correctamente. En las columnas G y H, como puede ver, tengo una tabla de correspondencia técnica intermedia para que VLOOKUP (en la versión rusa - VLOOKUP) pueda sustituir correctamente los valores.



En las celdas D4 y E4, eliminé la fórmula, ya que el riesgo se ha resuelto y cerrado, no tiene sentido mostrarlo en el gráfico.

Por si acaso, adjunto una captura de pantalla de la configuración de fondo de mi gráfico para comprender cómo hacer un relleno de gradiente.



Y con esta opción, agrego accesos directos a los puntos en el diagrama. Se pueden superponer cuando los valores coinciden, así que ya lo muevo en diferentes direcciones manualmente.



Después de haber creado un gráfico una vez, puede continuar actualizándolo en un par de minutos y usarlo para informes semanales sobre el estado del proyecto, por ejemplo.

Extintor de incendios secreto

El componente clave que ayuda a garantizar la seguridad, creo que la comunicación.

Durante las reuniones o llamadas con los participantes del proyecto, con el cliente y otras partes interesadas, trato de dibujar y enfocarme en los factores y eventos que pueden afectar el proyecto, ya sea positivo o negativo.

A menudo, una persona, después de haber expresado algo en voz alta, cree que todos ya entienden de qué más hablar aquí. Sin embargo, es posible que otros ni siquiera hayan prestado atención a su comentario, y la frase no tiene el efecto necesario. Para garantizar que no se desperdicien comentarios valiosos, escuche y analice lo que escucha.

Déjame darte un pequeño ejemplo.

Configurando el equipo, hasta que la tarea se complete un día en un horario, una vez más me comunico con el ingeniero con la esperanza de escuchar que todo ha terminado.

- Hola, Kostya, ¿cómo te va con la afinación?
hola Esta bien Casi terminado Es cierto que quedaba un momento con la configuración, que todavía no está del todo claro cómo hacerlo.

En algún lugar aquí, en mis pensamientos, una luz roja comienza a encenderse: necesito comenzar la tarea con una comprensión de cómo se llevará a cabo el trabajo. Para un ingeniero en este caso, algunos de los ajustes son incomprensibles, esto significa que se requiere investigación adicional, pero puede retrasarse. Aclaro

- ¿Y qué tipo de escenario? Algo complicado?
- Sí, hay ... * una secuencia de detalles técnicos, que, lamentablemente, no entiendo *
- Ya veo (no). ¿Qué planeas hacer con esto?
"No lo sé todavía". Veré en Internet lo que escriben sobre eso ...
La luz ya está encendida.
- ... probablemente necesite contactar al fabricante, pregúnteles.

Todo, un semáforo. Un ingeniero pasará dos o tres horas buscando una solución, es probable que no encuentre una solución y nos veremos obligados a contactar al fabricante. Y dicho tratamiento puede prolongarse fácilmente durante varios días.

Estoy de acuerdo con el ingeniero en que volveré con él para recibir noticias en dos o tres horas, y si todavía no encuentra una solución, entonces corrijo el riesgo y analizo el horario de trabajo para determinar el margen de tiempo.

Momentos similares pueden surgir en cualquier diálogo. Por lo tanto, tome notas, detenga la conversación, aclare y, si es necesario, ingrese en el registro para seguir trabajando.

Tal vez sea un comentario tan pequeño que revelará una capa completa de problemas que solo están esperando por usted, sin haberse preparado lo suficiente, para comenzar la implementación.

Puede programar un tiempo separado para las reuniones para discutir los riesgos. Puede organizar reuniones dedicadas a este tema por completo. Puedes pensar por ti mismo, pero, sin embargo, es mejor con alguien. La discusión de riesgos es quizás el único tema que puede ser parte de cada una de sus reuniones y al mismo tiempo ser útil.

Resumen

Por cierto, incluso la capacidad de gestionar riesgos a nivel de PMI-RMP (Risk Management Professional) no podrá protegerlo al 100%.

De todos modos, a veces sucederán situaciones que son simplemente imposibles de controlar. Habrá problemas que podrían haberse evitado, pero esto no se ha hecho, ya que nadie simplemente los previó. Y también habrá problemas previstos, planeó una respuesta, pero todo salió completamente mal según lo planeado.

Es importante comprender que la gestión de riesgos es una habilidad. También puede y debe desarrollarse. La parte teórica se puede aprender de los estándares de gestión de proyectos (por ejemplo: PMBOK, PRINCE2) o tomando cursos especializados. La parte práctica, debe hacerlo usted mismo, todos los días.

Aprende lecciones, aprende de tus propios errores y los de los demás. Y luego el número de "incendios" se reducirá constantemente, y un resultado exitoso será mucho más factible. Buena suerte