Había
una vez
en una conferencia y hablé sobre la experiencia de acelerar el trabajo de los programadores. A todos les gustó, muchos querían repetir esta experiencia en casa. Comenzaron a hacer preguntas, tanto metodológicas como técnicas, sobre la optimización de su propio sistema de gestión de tareas.
Luego fui a otra conferencia y me lo dijo de nuevo. Nuevamente lleno de preguntas, quemado con el deseo de cambiar algo.
Respondí: pf, ¿cuál es el problema? Sois programadores, ¡tómalo y hazlo! Agregue una medición de tareas, el sistema correcto de prioridades, consideración de competencias, etc.
Pero, curiosamente, casi nadie se apresuró a cambiar su sistema. Ahora, al participar en varios proyectos para acelerar los equipos, sigo preguntándome: maldición, ¿cuál es el problema? Escribí sobre todo, qué y cómo hacerlo. Por ejemplo, en
"1C, no te enfermes" . Pero no, están sentados, no están haciendo nada, solo dicen: queremos acelerar, queremos ganar más dinero, queremos progresar.
En general, estaba molesto y decidí hacer este sistema yo mismo. Resultó la gestión de tareas de Flowcon. Me apresuro a presumir, ¿tal vez esto te empuje a cambiar tu sistema?
La gestión de tareas en Flowcon es dos en uno: configuración para la plataforma 1C y servicio en la nube. Pueden trabajar tanto en parejas como por separado. La configuración puede y debe ponerse en cualquier otro sistema de información corporativo utilizado en la empresa. Porque las tareas aisladas de los datos son mucho menos efectivas.
La configuración está creciendo como una bola de nieve, en el buen sentido. Cuanto más lejos, más útil y funcional es. Lo usamos nosotros mismos y lo enriquecemos constantemente con nuevas ideas, tanto las nuestras como las de los usuarios.
Metodología
La diferencia clave entre la gestión de tareas de Flowcon es que es una configuración implementada utilizando la metodología. Esta no es otra solución en la que "puede personalizar sus procesos de negocio".
Probablemente conozca una verdad simple: el problema está en el proceso y no en su automatización.
Llevamos varios años desarrollando una metodología para gestionar tareas y proyectos, que mejora la eficiencia del trabajo. Y en la automatización interna, cuando trabajaban en fábricas, y en el desarrollo de productos en masa, y en proyectos de implementación para clientes externos.
Esta técnica se convirtió en la base de Flowcon, y la configuración de gestión de tareas simplemente automatiza su aplicación.
En consecuencia, quiero advertir a aquellos que desean repetir mi camino: si es fundamentalmente importante para usted trabajar de la forma en que está acostumbrado, entonces tales soluciones pueden no ser adecuadas para usted. ¿Quizás por eso nadie está modificando su sistema?
Algo, por supuesto, funcionará, puede volverse más transparente, más simple o más interesante, pero no obtendrá lo más importante: mejorar la eficiencia.
Si su eficiencia no está creciendo, o no se mide en absoluto (la evaluación "sí, todo parece normal" no es una medida), entonces el problema está en el proceso, en la técnica de gestión de tareas. ¿Cuál es entonces el punto de tomar o crear otra solución, adaptarla a sus procesos y obtener el mismo resultado?
Así que prepárate para el cambio. De lo contrario, la decepción te espera: la eficiencia no crecerá.
El objetivo principal de Flowcon es aumentar la eficiencia, tanto como técnica y como sistema automatizado.
Una breve historia de la técnica Flowcon.
Una breve historia de la técnica Flowcon no es tan corta, ya que duró más de 10 años. Pero tratamos de acortar tanto como pudimos; aquí hay
un artículo .
El proceso
El proceso de mover la tarea es muy simple, consta de tres participantes: el iniciador, el responsable y el ejecutor. En nuestra práctica, este es el caso más común.
El iniciador es el que establece la tarea. Puede ser un cliente interno, como el contador principal, o un jefe, o una persona puede establecer una tarea para sí mismo. El responsable es el coordinador que distribuye las tareas. Tal vez el jefe de la unidad, o el líder del equipo, o simplemente un coordinador, tales cargos también ocurren.
El contratista es quien implementa directamente lo que está escrito en la tarea. El contratista es seleccionado por el responsable.
Por supuesto, todos estos roles pueden ser desempeñados por una sola persona, básicamente yo mismo hago esto porque Yo uso la botella para mí. Para no perder mucho tiempo eligiéndonos, adjuntamos botones rápidos.
Ciclo de vida de la tarea
En la técnica Flowcon, el ciclo de vida de una tarea es crítico. Para cada uno de ellos, en cualquier momento, debe quedar claro quién debe hacer qué y qué. Contrata, ejecuta, verifica el resultado, nombra a un artista, etc.
El ciclo de vida se ve así:
1. El iniciador crea una tarea, indica a la persona responsable, escribe lo que quiere;
2. La persona responsable tiene dos opciones: aceptar la tarea para el trabajo o enviarla para su revisión si la declaración no es adecuada:
3. En cualquier momento, hasta que la tarea haya pasado todo el ciclo, el iniciador puede cancelarla;
4. Si la persona responsable envía la tarea para su revisión, el iniciador puede reunirse con él o cancelar la tarea:
5. Cuando la tarea es finalmente aceptada en el trabajo, es necesario nombrar a un albacea; esto es responsabilidad de la persona responsable;
6. El contratista no tiene muchas opciones: solo puede realizar la tarea
7. Cuando el contratista ha terminado, la tarea vuela al iniciador, que tiene dos opciones razonables para la acción:
8. Si el resultado se adapta al iniciador, entonces finaliza el ciclo de vida de la tarea. Si algo está mal, entonces la tarea se devuelve al ejecutante.
Se conserva la historia del cambio de estado, es decir, el ciclo de vida de la tarea:
Se necesita un historial para evaluar la pérdida de tiempo en las etapas de aprobación y correlacionarlo con el tiempo de entrega en los informes relevantes.
El estado actual de la tarea se muestra como un documento:
Entonces, en forma de una lista de todas las tareas:
Gestión regular
Fundamentalmente, la tarea puede ser de tres maneras:
1. Alguien necesita una solución;
2. Se debe realizar;
3. Debes olvidarte de eso.
Hablaremos más sobre la implementación, pero por ahora, sobre la toma de decisiones. Admisión al trabajo, nombramiento de un albacea, aclaración de la declaración, verificación del resultado, revisión: todas estas son condiciones en las que alguien tiene que tomar algún tipo de decisión.
La técnica Flowcon dice que las decisiones deben tomarse lo más rápido posible, porque mientras no haya solución, la tarea depende de la sección correspondiente del ciclo de vida.
Para no atormentar a los usuarios, dividimos la lista de tareas en tres secciones principales: tomar una decisión, completar y solo una lista de todas las tareas.
En la pestaña "En el trabajo", se recopilan todas las tareas para las cuales el usuario actual del sistema debe tomar una decisión:
La belleza es que no tienes que buscar nada. Entré en la forma de una lista de tareas e inmediatamente vi dónde necesita su solución. Lo esparció todo y emprendió la ejecución. La lista normal de toma de decisiones está vacía.
Pero la botella no sería una botella si no controlara la toma de decisiones. Hay un estándar de tiempo para cada tipo de solución en la configuración de Flowcon:
Está claro que en la vida real no se puede describir a todos los usuarios con el mismo estándar: ¿alguien realmente no puede tomar una decisión en una hora? Por lo tanto, es posible establecer números individuales en la extensión de usuario:
En consecuencia, en la lista "Tomar una decisión" se muestra el tiempo de respuesta para que la persona no se preocupe:
Parámetros de tarea
Parámetros de la tarea: esta es una evaluación en puntos, urgencia / importancia y fecha límite:
La evaluación de la tarea en puntos es lo más importante. En la metodología Flowcon, toda una sección está dedicada a esto, por lo que no la repetiré.
Para establecer la fecha límite de la tarea o no, el iniciador decide. No tengo una recomendación definitiva sobre si una tarea necesita una fecha límite o no. Es importante entender lo que significa este término.
Lo único que quiero señalar es: todavía debe haber un cierto período, de lo contrario, el sistema de prioridad (ver más abajo) hará que la tarea nunca se resuelva. Por lo tanto, tenemos dos opciones en la configuración:
Un plazo razonable es un cierto plazo predeterminado que se establece para todas las tareas si el iniciador no ha indicado una fecha exacta. La casilla de verificación "Establecer siempre una fecha límite" es puramente de interfaz, levanta la bandera "Debe completarse antes de la fecha límite" en cada nueva tarea.
La urgencia y la importancia son prioridades según la matriz de Eisenhower. Al comprender que la opinión del iniciador y la persona responsable puede diferir, podemos priorizar a todos. Estos detalles no son obligatorios.
Sistema de prioridad
El sistema de prioridad es una de las partes más importantes de la botella. La metodología ha escrito mucho sobre por qué es importante maximizar la capacidad de elegir una tarea para el intérprete: la efectividad solo se beneficiará de esto y la persona no será atormentada.
Pensamos durante mucho tiempo cómo organizar un sistema de prioridades y llegamos a la solución más simple: resumir las estimaciones individuales de cada factor que afecta la prioridad. Ahora hay cinco factores (habrá más):
Simplemente coloca puntos de prioridad para cada factor, y el sistema observa la tarea y, si el factor está presente, los agrega a la cifra de prioridad general. Por ejemplo, si elige solo un factor: la urgencia del iniciador y le establece 2 puntos, entonces la tarea urgente tendrá prioridad 2, y no urgente: 0.
Diré un poco más sobre el estado del búfer. Un búfer es el período de tiempo desde la fecha en que se tomó la tarea para trabajar hasta la fecha límite. Por ejemplo, que sean 10 días.
En cualquier momento estamos en algún punto de este segmento. Ha pasado un día, significa menos del 10% del segmento. Pasaron tres días: 30%, etc.
En consecuencia, hay una cifra inversa: cuánto tiempo queda antes de la fecha límite. Si ha pasado un día, queda el 90%. Si han pasado tres días, queda el 70%, etc. Este es el estado del búfer.
Bueno, entonces todo es simple. En la configuración de prioridad, coloca un número llamado "Límite de estado del búfer": esta es la cantidad agregada a la prioridad cuando el estado del búfer es cero, es decir, la fecha límite para completar la tarea ha llegado. Y hasta que llegue la fecha límite, esta cifra se multiplica por el tiempo transcurrido.
Por ejemplo, le da una calificación de 10. Si ha pasado el 30% del tiempo, se agregará 3. a la prioridad. Si la tarea se acaba de establecer, se agregará 0. Si no queda tiempo, se agregarán 10.
Y si la fecha límite ya ha pasado, se agregarán más de 10. Por ejemplo, si ha pasado el 150% del tiempo, se agregará 15. Por lo tanto, no se perderá ninguna tarea ni se perderá.
La configuración de prioridad se almacena en el directorio de Configuración de cola. Como se trata de una referencia, está claro que puede tener tantas configuraciones como desee. El principal, que funciona de forma predeterminada, se especifica en la configuración de Flowcon. Para un artista en particular, puede anularlo en la extensión de usuario.
El punto principal que ponemos en el sistema de prioridades es la simplicidad. Ambas configuraciones y uso. El sistema de prioridad debe configurarse una vez, y durante mucho tiempo para olvidarse de él, funcionará solo.
Si las prioridades según la matriz de Eisenhower son estáticas, entonces, según el estado del búfer, son dinámicas. El sistema no olvidará que el tiempo se está ejecutando y moverá automáticamente las tareas en la cola para evitar demoras.
Cada tarea se asigna y el número en la cola se relata automáticamente. La cola está vinculada al ejecutor actual, es decir cada uno tiene el suyo.
El número actual en la cola y la prioridad se puede ver como una tarea:
Entonces, en la lista de tareas para la ejecución:
La lista de tareas, por supuesto, está ordenada por número en la cola. El contratista solo debe tomarlos en orden y hacerlo. Y si no lo hace, entonces la botella lo mostrará.
Informes
El contratista respeta el pedido, o no, es visible en el informe "Programa de desviaciones de la línea":
Cuando el ejecutor cierra la tarea como completada, el sistema recuerda en qué posición estaba en la cola. Bueno, y dibuja en el gráfico la cantidad de desviaciones para el período. La desviación es la diferencia entre la posición en la cola al momento del cierre y la unidad.
Como puede ver, tenemos un gran problema con Oksnosoft. Y cuando cruzaron hacia la botella y vieron, se agarraron la cabeza y comenzaron a corregirse; el horario se redujo.
El segundo informe es el Gráfico de rendimiento. Este es el informe más importante en el que habrá un aumento de video en la efectividad de los artistas. El gráfico muestra el número de puntos de tareas completadas, en relación con el período.
Por ejemplo, esto es lo que sucedió con nuestra efectividad:
Es claramente visible cuando nos fuimos de vacaciones: marzo y agosto, hubo un fallo en el total de puntos. Aunque, en general, la tendencia es positiva y muy impresionante.
Un informe igualmente importante, necesario, en primer lugar, para el coordinador todos los días es el "Control de los artistas intérpretes o ejecutantes".
Este informe está todo en una ventana. No es necesario tirar a nadie, preguntar quién trabaja cómo, quién ha hecho cuánto. Entré y miré.
Lo que es importante: la ejecución de tareas se divide por períodos para evitar la influencia de "brotes", por ejemplo, si el ejecutante cerró una tarea importante hoy y no ha hecho nada desde principios de mes. Aquí puede ver inmediatamente un mes, una semana y hoy. Una luz de fondo en rojo ayudará a comprender quién tiene una dinámica normal y quién tiene dificultades. Gran razón para hablar.
El número de informes crecerá, hasta ahora solo aquellos que no pueden prescindirse.
Calificaciones instantáneas
La dirección más importante en el desarrollo del sistema es la evaluación instantánea. Como sabemos qué tan rápido funcionan los artistas, cómo cumplen con la cola, cómo se ajustan a los plazos, podemos hacer predicciones. Por ejemplo, cuánto tiempo real llevará una tarea.
La funcionalidad de las estimaciones instantáneas aún no se ha completado, siempre que solo haya un parámetro: la velocidad actual, es decir, cuántos puntos realiza una persona por día.
Se puede ver en la forma de elección del artista:
La persona a cargo, al conocer la evaluación de la tarea, puede determinar de inmediato a quién es mejor confiarla, en función de la velocidad actual.
Comentarios
¿Qué es un sistema de gestión de tareas sin debate? También tenemos comentarios.
Los comentarios son jerárquicos, por lo tanto, está claro quién responde a quién y a quién. La contabilidad para leer los comentarios se mantiene, por lo tanto, aquellos con algo para leer se resaltan en negrita:
Colaboración
La técnica de la botella dice que las personas deberían colaborar. A menudo sucede que una persona ayuda a otra a resolver un problema. Es importante para nosotros que la contribución de cada uno se tenga en cuenta, por lo tanto, en la tarea podemos aclarar la lista de artistas y determinar para cada uno el coeficiente de participación laboral (KTU):
Los puntos para la tarea se dividirán entre los artistas, en proporción a KTU. Entonces, parece, más honesto.
Por cierto, mientras escribía un artículo, toda mi lista de tareas para tomar una decisión se volvió roja:
Por ahora, todo parece ser.