Hemos escrito varias veces sobre cómo nuestras tecnologías ayudan a
varias organizaciones e incluso a
estados completos a procesar información de cualquier tipo de documento e ingresar datos en los sistemas de contabilidad. Hoy le diremos cómo
se implementó
ABBYY FlexiCapture en una de las compañías de energía más grandes de Rusia. Por conveniencia, lo llamamos la "Gran Compañía".
Imagínese como un contador regular. Entendemos que esto no es fácil, pero aún así lo intentamos. Todos los días recibe una gran cantidad de facturas en papel, facturas, certificados, etc. Y especialmente mucho, los días previos a la presentación de informes. Todos los detalles y montos deben verificarse, reimprimirse e ingresarse de manera rápida y cuidadosa en el sistema de contabilidad, realizar transacciones manualmente y enviar documentos al archivo, para que luego puedan presentarse a auditores internos, el servicio de impuestos, las autoridades de regulación de tarifas y otros para su verificación. ¿Es dificil? Pero esta es una práctica comercial de larga data que existe en muchas empresas. Junto con la Gran Compañía, simplificamos este trabajo minucioso y lo hicimos más conveniente. Si está interesado en cómo fue, bienvenido a cat.
The Big Company en Moscú tiene muchas sucursales. La compañía compra muchos equipos y servicios para la actividad económica: alrededor de 2000 compras por año. El papeleo en cada unidad que inicia la adquisición es realizado por empleados especiales, curadores de contratos.
¿Cómo es la ejecución de los contratos en una gran empresa? Cuando los curadores firman un acuerdo, reciben muchos documentos importantes en papel de las contrapartes: hojas de ruta, certificados de servicio, facturas, certificados, etc. Por lo general, el curador escanea los documentos comerciales y luego los escanea al pedido en el sistema de gestión de recursos empresariales. El controlador financiero verifica manualmente todos los datos. Después de eso, el curador lleva los documentos originales al departamento de contabilidad. O un servicio de mensajería hace esto, y luego mover los documentos puede llevar más tiempo, desde unas pocas horas hasta un par de días.
Y todo estaría bien, pero en la Gran Compañía, como en muchas otras compañías:
- Los trabajos se pueden enviar a contabilidad varios días antes de informar. Entonces los contadores tienen que pasar la noche y dormir en el lugar de trabajo. Es necesario verificar manualmente si todas las cuentas, facturas, etc. se completan correctamente. Luego, si todo está correcto, el empleado vuelve a imprimir los datos en el sistema de contabilidad y realiza contabilizaciones. Al mismo tiempo, el 90% del tiempo del contador está reimprimiendo datos: detalles, montos, fechas, números de artículos, etc. Debido a esto, existe el riesgo de cometer un error.
- Los documentos ya pueden venir con errores. Y a veces no hay suficientes cuentas o certificados. A veces esto se aclara en los últimos días antes de informar. Debido a esto, el momento de la aprobación de los documentos puede retrasarse.
- Después de la contabilización, los contadores almacenan facturas, facturas y actos en archivos separados en papel y electrónicos. ¿Por qué esto está causando dificultades? Cuando la próxima auditoría estatal o fiscal se refiere a la contabilidad, los empleados tienen que buscar documentos durante mucho tiempo.
Como antes, el esquema contable en la Gran Compañía se parecía a:
Big Company fue la primera en la industria energética en decidir reconstruir y simplificar este esquema para cerrar tratos y presentar informes más rápido, para evaluar mejor los cambios del mercado durante las compras y planificar su estrategia financiera. Solo, solo, cambiar el esquema de trabajo de contabilidad establecido desde hace mucho tiempo no fue fácil, por lo que la compañía decidió transformarlo junto con su socio, ABBYY.
Apenas dicho que hecho
El equipo de especialistas de
ABBYY introdujo la plataforma universal
ABBYY FlexiCapture para el procesamiento inteligente de información en Big Company y estableció:
- Descripciones flexibles (plantillas de extracción de datos) para procesar documentos. Sobre lo que es y por qué es necesario, hablamos en detalle sobre Habré aquí y aquí . "Big Company" procesa con la ayuda de una solución más de 30 tipos de documentos (por ejemplo, un certificado de equipo instalado o un certificado de honorarios de agente) y extrae de ellos más de 50 atributos (número de documento, monto total con IVA, nombre del comprador, vendedor, contratista, cantidad de bienes y etc.);
- conector para verificar y cargar datos, que conectaba ABBYY FlexiCapture, SAP y OpenText. Gracias al conector, se hizo posible verificar automáticamente los datos del pedido y el contrato de varios directorios. Hablaremos de esto a continuación;
- exportación de documentos a un archivo electrónico basado en OpenText. Ahora todos los escaneos de documentos se almacenan en un solo lugar;
- Borradores de entradas de contabilidad en SAP ERP con enlaces para escanear documentos.
Luego, los empleados de ABBYY y Big Company desarrollaron un formulario de búsqueda para que el contador pueda encontrar cuentas importantes por cualquier atributo en el archivo electrónico en segundos y proporcionarlas para inspecciones fiscales.
La búsqueda es posible según 26 criterios diferentes (se puede hacer clic en la imagen):
Después de que Big Company probó con éxito todo el sistema, se puso en funcionamiento. Todo el proyecto, incluyendo aprobación, aclaración y refinamiento, se implementó en 10 meses.
El esquema de trabajo después de la introducción de ABBYY FlexiCapture en la Gran Compañía:
¿Te parece que nada ha cambiado? Sí, el proceso de negocio se ha mantenido igual, es solo que la máquina ahora realiza la mayoría de las funciones.
Publicación hecha!
¿Cómo están las cosas ahora? Supongamos que el curador del contrato recibe un conjunto de documentos primarios sobre un acuerdo para el suministro de bombas para una central térmica o, por ejemplo, la construcción de redes de calefacción. El especialista ya no necesita verificar la integridad y el contenido de los documentos, llamar al servicio de mensajería y enviar los documentos originales al departamento de contabilidad. El curador simplemente escanea el conjunto firmado de documentos primarios, y luego la tecnología retoma el asunto.
Usando un sistema de escaneo en red, un empleado envía escaneos en formato TIFF o PDF a su carpeta activa o al correo. Luego abre la estación web de entrada ABBYY FlexiCapture y selecciona el tipo de conjunto de documentos para procesar. Por ejemplo, "compra de obras / servicios con honorarios de agente", "recibo de recursos materiales y técnicos (MTR)" o "contabilidad de propiedades".
El tipo y la cantidad de tipos de documentos y datos necesarios que el sistema debe clasificar, reconocer y verificar depende del tipo de kit.
El curador descarga escaneos para su reconocimiento. El sistema verifica automáticamente la disponibilidad de todos los documentos, el contenido de cada documento y el servidor reconoce los detalles: la fecha del contrato, el monto, la dirección, el TIN, KPP y otros datos. Por cierto, Big Company es la primera compañía energética en Rusia en utilizar este enfoque.
Si el curador no descargó todos los documentos o algunos datos no están indicados en alguna hoja de ruta, el sistema lo nota e inmediatamente le pide al empleado que corrija el error:
El sistema jura y solicita agregar los documentos faltantes (en lo sucesivo, se puede hacer clic en las capturas de pantalla):
El sistema notó que el documento ha caducado:
Por lo tanto, el empleado ya no necesita determinar si el documento se ejecuta correctamente. Si todo está correcto, entonces directamente en la estación web de entrada, la mayoría de las verificaciones de datos se realizan automáticamente. Simplemente ingrese el número de pedido especificado en SAP ERP. Después de esto, los datos reconocidos se comparan con la información procesada en SAP: TIN y punto de control de la contraparte, números y cantidades del contrato, IVA, nomenclatura de productos o servicios. El procesamiento y la verificación de un documento lleva solo un par de minutos.
Según los detalles, TIN y PPC, puede seleccionar la empresa del directorio:
Si hay un error en la factura o la factura, no se saltará el documento para exportarlo al archivo. Por ejemplo, si el documento está compuesto incorrectamente o uno de los caracteres se reconoce incorrectamente, el sistema lo indicará y le pedirá al empleado que corrija todas las imprecisiones. Aquí hay un ejemplo:
El sistema descubrió que CJSC Vasilek no estaba incluido en la lista de proveedores de la Gran Compañía.
Esto permite a los empleados rastrear errores incluso antes de que el documento ingrese al departamento de contabilidad.
Si todas las comprobaciones se pasan con éxito, con un solo clic la copia escaneada del documento se envía al archivo electrónico de OpenText, y un enlace y una tarjeta con sus metadatos aparecen en SAP. El contador o curador siempre puede buscar en el archivo electrónico una lista de documentos para el pedido deseado e información sobre quién, en qué período de tiempo y con qué resultado procesó los documentos.
Petr Petrovich examinó el archivo electrónico, ...
... para ver quién subió los documentos para la orden No. 1111.
Después de cargar datos y escaneos de ABBYY FlexiCapture a SAP, aparece un borrador de publicación con datos precompletados y enlaces para escanear imágenes de documentos.
Proyecto de cableado:
Luego, el contador recibe una alerta por correo con un enlace al borrador terminado y los escaneos. El especialista ya no necesita sufrir con papel. Solo puede verificar en escaneos el monto total de la transacción, la presencia de un sello, una firma y una publicación. El contador ahora pasa menos de un minuto con ella.
Resumen del proyecto
- Utilizando las tecnologías ABBYY, Big Company simplificó y aceleró no solo la contabilidad, sino también el control financiero. Para hacer una publicación, los empleados ya no necesitan esperar al servicio de mensajería con los documentos originales, solo un clic para obtener un escaneo con datos ya verificados del archivo electrónico. Es cierto que todavía se necesita un documento en papel. Pero ahora se puede enviar a contabilidad más tarde. Cuando llegue allí, el empleado pondrá una marca en el sistema de contabilidad "Original recibido".
- Los empleados reciben inmediatamente todos los datos necesarios sobre la transacción de los escaneos, realizan transacciones oportunas y preparan todos los documentos para informar por adelantado. Ahora no tienen miedo de los controles internos o externos.
- Los contadores realizan transacciones financieras 3 veces más rápido, y Big Company cierra el período del informe 10 días antes.
- Todas las sucursales de Big Company almacenan documentos contables en un único archivo electrónico. Gracias a esto, puede encontrar cualquier factura, contrato o acto de trabajo realizado, así como cualquier atributo de ellos (cantidad, IVA, nomenclatura de productos o servicios) 4 veces más rápido que antes.
- La solución procesa más de 2.6 millones de páginas de documentos por año.
En lugar de una conclusión
Big Company ha estado utilizando
ABBYY FlexiCapture durante 2 años y ha recopilado estadísticas durante este tiempo. Resultó que los contadores realizan el 95% de las publicaciones sin realizar cambios en los borradores. Y esto significa que en el futuro tales transacciones se pueden omitir de forma completamente automática. Dio la casualidad de que este producto era en realidad el primer paso de la empresa en el camino hacia la introducción de elementos de "inteligencia artificial" en los procesos comerciales de la empresa: la Gran Empresa está desarrollando su propio programa.
Otras compañías rusas también automatizan el trabajo de contabilidad: lo hacen más simple y más conveniente. Por ejemplo, con la ayuda de las tecnologías ABBYY, el servicio de control financiero
Khlebprom recibe información comercial importante 2 veces más rápido y dedica un 20% menos de tiempo a encontrar las facturas y hojas de ruta necesarias. Las tecnologías inteligentes de procesamiento de información ayudan al personal de contabilidad de
Rust Holding a encontrar instantáneamente los documentos financieros necesarios durante las auditorías fiscales masivas. En 2019, los especialistas de la compañía planean procesar aproximadamente 10 millones de páginas de documentos.
Elizaveta Titarenko,
Editor de blog corporativo de ABBYY