En el siglo 20, la vida y el trabajo de las personas fueron de acuerdo al plan. En el trabajo (simplificando, puedes imaginar una planta), las personas tenían un plan claro para una semana, un mes o un año de anticipación. Simplificando: necesitas cortar 20 partes. Nadie vendrá y dirá que ahora es necesario recortar las partes 37, y además, escribir un artículo con pensamientos sobre por qué la forma de estas partes es solo esto, y preferiblemente ayer.
En la vida cotidiana, la gente tenía casi lo mismo: fuerza mayor era fuerza mayor real. No hay teléfonos celulares, un amigo no puede llamarlo y pedirle "venir con urgencia para ayudar a resolver el problema", vive en un lugar casi toda su vida ("moviéndose como un fuego") y generalmente pensó en ayudar a sus padres a "venir en diciembre por una semana".
En estas condiciones, se ha formado un código cultural donde te sientes satisfecho si has completado todas las tareas. Y eso fue real. No completar todas las tareas es una desviación de la norma.
Ahora todo es diferente. El intelecto se ha convertido en una herramienta de trabajo, y en los procesos de trabajo es necesario usarlo de varias formas. Un gerente moderno (especialmente un gerente superior) realiza docenas de tareas de varios tipos a lo largo del día. Y lo más importante, una persona no puede administrar la cantidad de "mensajes entrantes". Las nuevas tareas pueden cancelar las antiguas, cambiar su prioridad, cambiar la configuración misma de las tareas antiguas. En estas condiciones, es casi imposible formular un plan por adelantado y luego completarlo por etapas. No puede responder la tarea "tenemos una solicitud de impuestos urgente, debemos responder hoy, de lo contrario, una multa" para decir "planearé para la próxima semana".
¿Cómo vivir con él, para que haya tiempo para la vida fuera del trabajo? ¿Y es posible aplicar algún tipo de algoritmos de gestión de trabajo en la vida cotidiana? Hace 3 meses, cambié radicalmente todo el sistema de establecer metas y controlarlas. Quiero contarte cómo llegué a esto y qué sucedió al final. La obra tendrá dos partes: en la primera, un poco sobre, si puedo decirlo, ideología. Y el segundo es completamente sobre la práctica.
Me parece que el problema para nosotros no es que haya muchas más tareas. El problema es que nuestro código sociocultural todavía está configurado para realizar "todas las tareas planificadas para hoy". Nos preocupamos cuando los planes se rompen, nos preocupamos cuando no cumplimos con todo lo planeado. Al mismo tiempo, las escuelas y universidades aún operan dentro del marco del código anterior: hay un conjunto dado de lecciones, hay tareas de tarea bien planificadas y el niño tiene un modelo en su cabeza que sugiere que la vida seguirá siendo la misma. Si imagina la versión difícil, entonces, en realidad, en su lección de inglés comienzan a hablar sobre geografía, la segunda lección toma cuarenta y cinco horas en lugar de cuarenta minutos, la tercera lección se cancela y, en la cuarta a la mitad de la lección, su madre llama y le pide urgentemente que compre y traer a casa los comestibles.
Este código sociocultural hace esperar que sea posible cambiar la corriente entrante, y así es como organizar su vida, y la vida descrita anteriormente es anormal, porque no tiene un plan claro.
Este es el principal problema. Necesitamos darnos cuenta y aceptar que no podemos controlar la cantidad de mensajes entrantes, solo podemos controlar cómo nos relacionamos con esto y cómo procesamos realmente los mensajes entrantes.
No se preocupe por el hecho de que llegan más y más solicitudes de cambio de planes: ya no trabajamos en máquinas (con raras excepciones), las cartas no se envían mensualmente (sí, soy optimista) y un teléfono fijo se ha convertido en un anacronismo. Por lo tanto, es necesario cambiar el proceso de procesamiento de mensajes, y aceptar la vida actual tal como es, y darse cuenta de que el código sociocultural anterior no funciona.
¿Qué podemos hacer para que sea más fácil? Es muy difícil "hacer un buen sitio", pero con una tarea técnica clara (o al menos solo con una descripción más clara de la tarea) para lograr el resultado correcto (y de hecho, lograr al menos algún resultado) se vuelve mucho más fácil.
Mi mejor ejemplo, así que intentaré descomponer mis deseos. Entiendo claramente que esto no está sucediendo con el procesamiento de los planes de vida y trabajo: ahora es "malo", pero quiero que se vuelva "bueno".
¿Qué es "malo" y "bueno" en el nivel "alto" de descomposición?
Malo: me siento incómodo debido a la incertidumbre de que puedo hacer todo lo que prometí hacer a otras personas o a mí mismo, estoy molesto porque no puedo llegar a las cosas que he planeado durante mucho tiempo, porque tengo que posponerlas o por la quema tareas, o es demasiado difícil abordarlas; No puedo hacer todo lo que es interesante, porque el trabajo y la vida ocupan la mayor parte del tiempo, es malo porque no puedo dedicar tiempo a mi familia y descansar. Un punto separado: no estoy en un modo de cambio de contexto constante, desde el cual, en muchos aspectos, ocurre todo lo anterior.
Bien: no siento ansiedad, porque sé lo que haré en el futuro cercano, la ausencia de esta ansiedad me permite pasar mi tiempo libre mejor, no siento una sensación regular de cansancio (la palabra "constante" no me conviene, es solo regular), No tengo que contraerme ni cambiar a ninguna comunicación entrante.
En general, mucho de lo que describí anteriormente se puede describir con una frase simple: "reducción de la incertidumbre y la incertidumbre".
Por lo tanto, la tarea técnica es algo así como:
- Modificación del procesamiento de tareas entrantes, para que el contexto cambie.
- Trabaje con el sistema de configuración de tareas, para que al menos los asuntos e ideas actuales no se olviden y algún día se procesen.
- Resolviendo la previsibilidad del mañana.
Antes de cambiar cualquier cosa, debo entender qué puedo cambiar y qué no.
La tarea difícil y enorme es comprender y reconocer que no puedo cambiar la secuencia entrante en sí misma, y esta secuencia es parte de mi vida en la que terminé por mi propia voluntad; Las ventajas de tal vida son mayores que las desventajas.
Quizás usted, en el primer nivel de resolución del problema, debería pensar: ¿realmente quiere el lugar en la vida en que se encontró o quiere algo más? Y si crees que quieres algo más, entonces quizás valga la pena resolver exactamente esto con un psicólogo / psicoanalista / psicoterapeuta / gurú / llamarlos por cualquier nombre: esta pregunta es tan profunda y seria que no voy a ir aquí.
Entonces, estoy donde estoy, me gusta, tengo una compañía de 100 personas (siempre quise hacer negocios), hago un trabajo interesante (esto es interactuar con las personas, incluso para lograr objetivos de trabajo, y siempre me interesó "Ingeniería social" y tecnología), el negocio se basa en "resolver problemas" (y siempre me gustó ser un "solucionador"), me siento bien en casa. Me gusta aquí, con la excepción de los "efectos secundarios" enumerados en la parte "mala".
Dado el hecho de que me gusta este tipo de vida, no puedo cambiar (con la excepción de delegar tareas, como se describe a continuación) la transmisión entrante, pero puedo cambiar su procesamiento.
Como? Soy partidario del concepto de que es necesario ir de lo más pequeño a lo más grande: primero resuelva los problemas más dolorosos, al mismo tiempo que se pueden resolver con cambios simples, y pase a cambios más grandes.
Todos los cambios que hice se pueden reducir a tres direcciones; Los enumeraré de simples (para mí) cambios a complejos:
1. Procesamiento y guardado de tareas.Normalmente nunca podría (e incluso ahora no puedo) llevar diarios de papel, escribir y formular una tarea; es muy difícil para mí, y estar sentado en algún tipo de rastreador regularmente es muy difícil.
Acepté esto, y mi concepto básico era que las cosas que tengo en mi cabeza son las más importantes.
Las tareas de procesamiento tuvieron lugar en este modo:
- la tarea que recuerdo es completar cómo llegan las manos;
- la tarea entrante, si se realiza rápidamente, se completa tan pronto como se reciba, si se realiza durante mucho tiempo, promete que lo haré;
- Las tareas que olvidé solo se pueden hacer cuando se les recuerdan.
Una cierta cantidad de tiempo vivió con esto más o menos normalmente, hasta que las "tareas que olvidé" se convirtieron en un problema.
Esto se convirtió en un problema de dos maneras:
- Casi todos los días, llegaron las tareas olvidadas que la región tenía que hacer hoy (el duro que terminó con los alguaciles sobre el débito de dinero de la multa de la policía de tránsito antes de volar a los Estados Unidos y la urgente necesidad de averiguar si me dejarían volar).
- Un gran número de personas considera incorrecto preguntar sobre la solicitud y se la dejan a sí mismos. La gente se ofende de que hayas olvidado algo, si se trata de una solicitud personal y si se trata de una solicitud de trabajo, eventualmente se convierte en un incendio que debe hacerse hoy (ver párrafo uno).
Había algo que ver con esto.
No importa lo inusual que fuera, comencé a escribir todos los casos. Eso es todo Tuve la suerte de pensarlo yo mismo, pero en general, toda la idea es muy similar al concepto de
GTD .
El primer paso fue simplemente descargar todos los casos de mi cabeza al sistema más simple para mí. Resultó ser
Trello : la interfaz es muy rápida, el procedimiento de creación de tareas es mínimo en el tiempo, hay una aplicación simple en el teléfono (luego cambié a Todoist, pero más sobre eso en la segunda parte técnica).
Gracias a Dios, he estado haciendo gestión en TI de una forma u otra durante 10 años y entiendo que "crear una aplicación" está condenado, al igual que "ir al médico". Por lo tanto, comencé a dividir las tareas en tareas descompuestas en forma de acciones.
Entiendo claramente que soy una persona muy dependiente de una retroalimentación positiva, que puedo darme a mí mismo (si veo) en forma de una retroalimentación "ver cuánto ganó hoy". Por lo tanto, la tarea de "ir al médico" se convierte en las tareas de "elegir a qué médico ir", "elegir el momento en que puede ir al médico", "llamar y concertar una cita". Al mismo tiempo, no quiero esforzarme: cada una de las tareas se puede hacer en uno de los días de la semana y estar satisfecho de que ya haya pasado alguna etapa de la tarea.
Punto clave: descomposición de tareas y escritura de tareas en forma de acciones cortas.Mientras la tarea esté en su cabeza, mientras piensa que debe completarse en algún momento, no estará tranquilo.
Si aún no está grabado y lo olvidó, sufrirá cuando lo recuerde y recuerde que lo olvidó.
Esto se aplica a todos los asuntos, incluidos los del hogar: irme a trabajar y recordar que olvidé tirar la basura no es nada bueno.
Estas experiencias simplemente no son necesarias. Por lo tanto, comencé a registrar en general todos los casos.
El objetivo es, habiendo entrenado en sí mismo la descarga de todos (absolutamente todos) los casos en cualquier rastreador, el siguiente paso es comenzar a dejar de pensar en los casos registrados en su cabeza.
Cuando comprendes que todo lo que estabas pensando hacer está escrito y que tarde o temprano llegas allí, para mí personalmente la ansiedad desaparece.
Dejas de temblar porque a mitad del día recuerdas que querías cambiar las luces del pasillo, hablar con un empleado o escribir un documento (y apresurarte a escribirlo con urgencia).
Al minimizar el número de tareas olvidadas (en este contexto, no escritas), minimizo la ansiedad que ocurre cuando recuerdo estas tareas más olvidadas.
Es imposible escribir y recordar, pero si hubo 100 de esas tareas antes, en cierto momento hay 10 de ellas y hay menos "incidentes" de ansiedad.
Punto clave: escriba todo, todo, incluso si está seguro de que lo recordaremos.No recuerdo todo: no importa cuán estúpido suene, lo grabo todo para "pasear al perro".
¿Qué decidí de esta manera? La ansiedad por el hecho de que constantemente tenía miedo de olvidar algo disminuyó (clasifiqué los planes, las tareas de la promesa, etc.) en mi cabeza, y en general, el cambio adicional en mi cabeza sobre "pensar qué más podría prometer" desapareció.
2. Reactividad reducida.No podemos reducir el flujo entrante, pero podemos cambiar la forma en que reaccionamos ante él.
Siempre fui una persona reactiva y me drogué con esto, respondí de inmediato la solicitud de una persona de hacer algo por teléfono, traté de cumplir de inmediato la tarea planteada en la vida o en la vida cotidiana, en general fue lo más rápido posible, me sentí muy bien. Esto no es un problema, pero se convierte en un problema cuando una reacción similar se convierte en instinto. Dejas de distinguir dónde realmente necesitas en este momento y dónde la gente puede esperar.
El problema es que los sentimientos negativos también se generan a partir de esto: en primer lugar, si no tuve tiempo para hacer algo u olvidé lo que prometí reaccionar, nuevamente estaba muy molesto, pero esto no era crítico por separado. Esto se volvió crítico en el momento en que la cantidad de tareas a las que quería responder instintivamente al instante era más que las capacidades físicas para hacer esto.
Empecé a aprender a no responder de inmediato. Al principio era solo una solución puramente técnica: para cualquier solicitud entrante, "por favor hágalo", "por favor ayuda", "nos vemos", "lo llamamos", yo en lugar de reaccionar, e incluso en lugar de analizar cuándo hice esto, fue el primero la tarea es simplemente procesar esta solicitud entrante y planificar cuándo la ejecutaré. Es decir, lo primero en el rastreador no es la tarea de cumplir con lo que se le pidió, sino la tarea de "leer mañana lo que Vanya escribió en el telegrama y comprender si puedo hacerlo y cuándo lo haré, si puedo". Lo más difícil aquí es lidiar con los instintos: una gran cantidad de personas piden una reacción rápida por defecto, y si estás acostumbrado a vivir al ritmo de tal reacción, te sientes incómodo si no respondiste la solicitud de una persona de inmediato.
Pero ocurrió un milagro: resulta que 9 de cada 10 personas que piden hacer algo "ayer" bien pueden esperar hasta "mañana" cuando llegues a sus asuntos, si solo les dijiste que mañana llegarás a él. Esto, junto con el registro de los asuntos y el cumplimiento de las promesas de llegar allí, hace que la vida sea tan fácil que te parece que ahora estás viviendo de una manera estructurada (y tal vez esto sea así). Por supuesto, necesita mucha capacitación, pero, de hecho, en las condiciones en las que ha aceptado dicha regla, puede aprenderla rápidamente. Y esto resuelve enormemente los problemas de cambiar de contexto y no cumplir con los planes. Intento establecer todas las tareas nuevas para mañana, todas las solicitudes a las que reaccioné antes, también las puse para mañana, y ya mañana descubro qué se puede hacer y cuándo. Los planes para hoy son cada vez menos flotantes.
3. Priorización y fijación de cosas repentinas.Como dije al principio, reconocí por mí mismo que el flujo de tareas de cada día es más de lo que puedo cumplir. Aún queda un conjunto de tareas reactivas. Por lo tanto, cada mañana me ocupo de las tareas establecidas para hoy: cuáles realmente deben hacerse hoy, cuáles pueden transferirse a mañana por la mañana, para decidir cuándo deben hacerse, cuáles deben delegarse y cuáles pueden descartarse por completo. Pero este no es el final del asunto.
Una gran frustración ocurre cuando en la noche te das cuenta de que no has hecho cosas críticas por hoy. Pero con mayor frecuencia esto surge porque hoy han surgido cosas no planificadas, a las cuales, a pesar de los máximos esfuerzos para posponer la reacción, fue necesario responder hoy. Comencé a escribir todas las cosas que hice hoy, inmediatamente después de hacerlas. Y por la noche estaba mirando la lista de tareas completadas. El abogado vino a hablar, escribió, el cliente llamó, escribió. Ocurrió un accidente, al que es necesario responder, registrado. El servicio de automóviles llamó y dijo que el automóvil debía ser traído precisamente hoy para que fuera reparado el domingo, - escribió. Esto le permite comprender por qué no llegué a las tareas establecidas para hoy y no preocuparme por ello (si las tareas repentinas valieron la pena), y solucionar dónde podría procesar las tareas entrantes de manera menos reactiva (dígale al servicio que no puedo hacerlo y yo Traeré el auto solo mañana y descubriré lo que será posible hacer el domingo, incluso dándolo mañana). Trato de grabar absolutamente todo el trabajo completado, hasta "firmé dos documentos del departamento de contabilidad" y una breve conversación con un colega.
4. Delegación.El tema más difícil para mí. Y aquí estoy aún más contento de aceptar que dar consejos. Solo estoy aprendiendo cómo hacerlo bien.
El problema con la delegación es la organización de los procesos de delegación. Donde se construyen estos procesos, transferimos fácilmente las tareas. , , ( , ), ( , , ).
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