Si viene a la CFI hoy por cualquier pregunta, se pasa mucho tiempo esperando: mientras el empleado ingresa información de diferentes documentos en los formularios requeridos, marca, envía algunas solicitudes ... E imagine un gran futuro: también viene a la CFI, le das un pasaporte, se escanea y luego ocurre la magia: el robot de software analiza todo, envía instantáneamente solicitudes a diferentes bases de datos, agrega las respuestas y después de unos minutos da el resultado / respuesta / ayuda / nuevo documento, registrándolo simultáneamente en los anales.
Digamos sueños de pipa? Pero, ¿por qué irrealizable? Las tecnologías adecuadas están listas y prácticamente probadas. Esta es una RPA (Automatización Robótica de Procesos). El término apareció en 2012 gracias a la empresa Blue Prism. Se convirtió en pionera en el campo de la automatización de los servicios de gestión de operaciones de oficina hace 17 años. Es cierto que en ese momento esta idea no se tomó en serio y las grandes empresas la consideraron más utópica que real.
Pero todo eso cambió con la llegada de los sistemas de inteligencia artificial. Cambiaron radicalmente la actitud hacia RPA.
RPA hoy
Los sistemas RPA modernos pueden automatizar total o parcialmente el trabajo que anteriormente tenía que hacerse manualmente. Tomemos, por ejemplo, la oficina operativa de un gran banco: 200 personas más de la mitad de su tiempo de trabajo simplemente ingresan los detalles de los clientes en el programa y transfieren datos de un sistema a otro, imprimen todo tipo de recibos, facturas, certificados. Y toda esta rutina primitiva puede ser automatizada.
Según GVR (Grand View Research, Inc.), para 2025, se espera que las empresas gasten $ 3.11 mil millones en tecnología RPA.
Inversión en varias industrias, Grand View Research¿Qué puede hacer un robot, por ejemplo, en servicios minoristas, financieros y de seguros?
- Abrir y cerrar aplicaciones y sistemas de cliente web y correo electrónico (incluidos archivos adjuntos)
- Moverse dentro de las aplicaciones (ERP, CRM, etc.)
- Crea y mueve archivos y carpetas
- Seguir enlaces y emular clics de botón
- Transición automática entre aplicaciones
- Rellene y copie formularios
- Descargue datos de fuentes externas a la interfaz del programa y directamente a la base de datos
- Compara y verifica datos, realiza cálculos matemáticos
- Trabaja en lógica compleja con condiciones y bucles
- Reconocer texto (PDF / DOC / XLS)
- Realizar validación cruzada multinivel de datos ingresados por personas
- Chatea con clientes en mensajería instantánea usando bots de chat
- Utilice análisis predictivos para administrar decisiones basadas en estadísticas y minería de datos.
Suena bien, pero ¿qué pasa con los ejemplos de la vida?
Automatización del proceso de cumplimentación de solicitudes de préstamo a personas jurídicas.
Antes de la introducción del sistema RPA, en el proceso de solicitud de un préstamo para personas jurídicas en uno de los bancos rusos más grandes, era necesario recopilar y estructurar datos de hasta 9 sistemas diferentes. Los empleados simplemente copiaron y pegaron manualmente la información en archivos de Excel. Y 53 personas se dedicaron a este trabajo altamente intelectual. Y luego otras 6 personas verificaron manualmente la información ingresada en busca de errores. Según las estadísticas bancarias, el 20% de los empleados del primer grupo cometieron 1-2 errores por día. Al mismo tiempo, al menos uno de los examinadores también perdió uno o dos errores inadvertidos todos los días.
Cuando se introdujo el RPA en este departamento, 30 de 53 personas fueron transferidas a otras tareas, y la cantidad de errores al completar las solicitudes disminuyó entre 10 y 15 veces.
Automatización de la introducción de información en el sistema de ayuda.
Para uno de nuestros clientes, calculamos un proyecto piloto para automatizar la entrada de datos de escaneos de documentos en el sistema de referencia de información.
La empresa se dedicaba a 5 empleados. Aproximadamente 5 millones de rublos al año se gastaron en pagar su trabajo, equipar trabajos y depreciar equipos. Durante el año, teniendo en cuenta las vacaciones, los días festivos y las bajas por enfermedad, se necesitaron aproximadamente 4.000 horas hombre para ingresar información en el sistema.
Los principales costos del robot son la compra de una licencia (generalmente comprada por un año) y servicios para el desarrollo y soporte técnico del sistema. Estimamos la implementación del robot en 600,000 rublos y solicitamos al cliente 3 meses para todo sobre todo. El paquete de licencia UiPath que cuesta aproximadamente 300,000 rublos al año se adapta perfectamente a esta tarea. Y para el mayor apoyo del cliente al robot, es suficiente gastar solo unos 30,000 rublos al mes. E incluso durante el desarrollo e implementación de RPA, fue necesario realizar manualmente un proceso robótico.
Como resultado, los costos totales de automatización fueron los siguientes: 600,000 + 300,000 + 270,000 = 1,170,000 rublos. Incluso si a esto le sumamos los gastos mencionados para la ejecución manual del proceso, el robot dará sus frutos en solo seis meses. En el primer año, el cliente ahorrará 46.5% (2 070 000 rublos), y en el segundo año, cuando necesite gastar solo en una licencia y soporte regular, los ahorros serán del 85.2% (3 795 000 rublos).
¿Qué hay detrás de la abreviatura RPA?
Ahora hablemos de lo que está oculto bajo el "capó" de las soluciones robóticas populares. Como regla general, se basan en un software que se adapta fácilmente a sus necesidades, que se conecta a través de la API e imita todas las acciones humanas necesarias. Aquí puede agregar bots de chat, un sistema para reconocer texto y voces humanas y otros elementos.
Cada uno de los módulos es un producto independiente, y todos ellos están controlados por una única plataforma que coordina el trabajo del RPA (este es un tipo de conductor responsable del desempeño armonioso y claro del trabajo de la orquesta). La plataforma puede lanzar robots a pedido o según un cronograma, brindarle al operador gráficos visuales sobre operaciones completadas con éxito o fallidas, así como generar informes detallados sobre el funcionamiento del sistema RPA.
Se puede construir una solución RPA tanto sobre la base de productos Open Source como utilizando software patentado para robótica. Y no se apresure a sacar conclusiones de que es imposible crear algo bueno basado en software libre. Aquí todo se decide por las calificaciones y la profesionalidad de los desarrolladores.
Y para ilustrar, aquí hay otro ejemplo.
¿Queso gratis solo en una trampa para ratones?
Un gran banco nos pidió que automatizáramos el proceso de generación de aplicaciones en el sistema interno de gestión de documentos con una gran cantidad de parámetros.
Los datos provienen de un archivo Excel externo, y después de la validación preliminar fue necesario ingresarlos en el sistema, completar todos los campos necesarios y rastrear el hecho de la formación exitosa de la aplicación. Todas las entradas incorrectas en el archivo deben haberse registrado en el diario electrónico.
Propusimos un paquete de software escrito en Java que contenía todas las bibliotecas necesarias para trabajar con el navegador. El paquete se descomprimió en la máquina de trabajo del operador y todo el sistema se controló a través de una interfaz web.
Con esta solución simple, pudimos acelerar el rendimiento de las operaciones de rutina en aproximadamente 8 veces. Y, lo más importante, la influencia del factor humano fue completamente descartada.
El costo de soportar tal solución se está acercando a cero, ya que este es un sistema interno de gestión de documentos y no se esperan cambios en el futuro cercano. Parece que solo automatizamos un pequeño tornillo en el enorme mecanismo de operaciones manuales monótonas, y los beneficios resultaron ser muy tangibles.
El zapatero no debe estar sin botas
Otro ejemplo de automatización es utilizar una solución de código abierto. Y el ejemplo no es el de otra persona, sino el nuestro.
Necesitábamos liberar a las personas de la necesidad de completar nuevas tarjetas de contraparte en el sistema ERP para no llevar la información a 50-70 campos cada vez. Le tomó 10 minutos para cada tarjeta, y no es de extrañar que en algún lugar se equivoque.
Decidimos hacer esto: dejar que el empleado escanee el papel, luego el robot ejecutará la utilidad tesseract-ocr para reconocer los datos y luego completará los campos en el formulario web. Por cierto, puede mejorar la calidad de reconocimiento de esta utilidad utilizando una red neuronal. El robot inicia sesión en el sistema, abre la página deseada en el navegador y completa todos los campos. Le llevará medio minuto. Y si obtenemos los datos iniciales no en papel, sino en forma electrónica, entonces no puede perder el tiempo escaneando y verificando, el robot lo ejecutará y corregirá los errores.
Como resultado, nuestros empleados estaban increíblemente felices: solo tenían que verificar la exactitud de completar el formulario y asegurarse de que el robot no fallara.
El efecto de implementar RPA
¿Y cómo estimaría la efectividad de RPA? Esto ayudará a las estadísticas. Según una encuesta de
HFS Research , muchas empresas que han implementado la tecnología RPA han obtenido beneficios tangibles y ventajas competitivas.
Fuente: HFS Research, "INFORMACIÓN DE LOS ADOPTADORES ANTERIORES DE BPO DE AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ROBÓTICOS" y KPMG.Y según la información de ABBYY, la introducción de sus productos en RPA ha permitido a muchas organizaciones reducir significativamente los costos generales.
Fuente - Datos oficiales de ABBYY¿Cuáles son los beneficios de los procesos de rutina robótica?
- La velocidad del trabajo aumentará: se puede hacer más sin involucrar personal adicional.
- Rápido retorno de la inversión: el resultado es notable después de los primeros proyectos piloto (generalmente de 4 semanas).
- Escalado fácil después de las primeras implementaciones.
- Alta precisión: es mucho menos probable que ocurra el factor humano, ya que una persona solo verifica el funcionamiento de la máquina.
- Seguridad: confidencialidad del acceso a datos gestionados.
- Mejora de la calidad del servicio.
- Multitarea y flexibilidad de configuración para cualquier infraestructura de TI.
- Posicionamiento estratégico de la empresa: una buena forma de cambiar a tecnologías de IA.
- Desarrollo del personal y reducción de la rotación del personal: capacitación y transferencia a tareas más complejas (por ejemplo, al centro de competencia RPA recién formado, que apoyará y desarrollará el sistema)
Alguien dirá, "fue suave sobre el papel, pero se olvidaron de los barrancos". Comentario justo Como cualquier tecnología, RPA no es omnipotente y conlleva ciertos riesgos.
Riesgos y limitaciones de las soluciones RPA
La robotización
necesita soporte técnico para reconfigurar RPA cuando se producen cambios en la interfaz del sistema o en los procesos comerciales. Y este es un costo adicional.
Las RPA requieren
un sistema bien documentado y algoritmos de procesos comerciales. Es imposible el caos robótico, por lo que debe comenzar con la auditoría inicial de los procesos comerciales y su formalización.
Afortunadamente (o desafortunadamente), los robots aún no pueden reemplazar a una persona por completo. En cualquier caso, las personas son responsables del funcionamiento de la automatización. Por lo tanto, cuando implemente RPA, siempre tenga
a mano el "Plan B": cómo respaldar manualmente el trabajo de la empresa en caso de falla o finalización forzada del proceso robótico.
Confiar en los robots por completo y por completo no vale la pena: supervisar constantemente todo el proceso de robotización. Y es mejor nombrar a una
persona especialmente
capacitada que será la primera en responder a posibles problemas en el trabajo de la RPA. Para que analice de inmediato las razones y tome decisiones para minimizar las pérdidas financieras y de reputación.
La seguridad de la información es nuestro todo.
Los robots deben trabajar en un circuito de software cerrado para evitar la influencia del malware. Por ejemplo, un estafador puede cambiar el código del robot para que comience a transferir dinero a otros detalles. O para que el robot cometa errores intencionalmente en las solicitudes de préstamos: las ventas se mantendrán y la reputación de la empresa se convertirá en calumnia. Confíe
en los robots solo a profesionales y organizaciones confiables que puedan garantizar la seguridad de sus procesos comerciales después de la introducción de RPA.
Cualquier tecnología que reemplace a una persona se convierte en un objeto de ludismo. Por lo tanto, prepárese para el hecho de que
al principio muchos de sus empleados y colegas se opondrán a las ideas de automatización, o incluso las sabotearán. Por un lado, para ellos la automatización es una oportunidad para encontrar un nuevo puesto para sí mismos, para ascender en la carrera profesional. Sin embargo, el progreso no se detiene, y algunas profesiones desaparecen con el tiempo. Se puede suponer que en el futuro previsible ya no habrá operadores de bases de datos, operadores financieros, operadores telefónicos, especialistas en nómina, controladores financieros, gerentes de cuentas, secretarios de registro de visitantes, especialistas de soporte técnico de primera línea, etc.
Finalmente, si (o cuando) comienza a robotizar procesos en su organización, también necesitará crear su propio centro de competencia RPA.
¿Cómo abordar la implementación de RPA?
Al final, queremos dar algunos consejos que nosotros - no, no sufrimos, pero de todos modos sacamos a la luz, basados en nuestra experiencia y la experiencia de nuestros clientes, quienes implementaron RPA por su cuenta.
Pasos de implementación
En primer lugar, incluso antes de la auditoría inicial, cuente el dinero: ¿cuánto ahorrará en robótica? Elija la solución técnica adecuada, calcule el ROI, dibuje gráficos hermosos. Y solo después de eso, haga negocios con números específicos. Y no te olvides de pintar todos los artículos que la RPA traerá a la empresa. Por lo general, dicho plan funciona a la perfección y el negocio está de acuerdo.
Entonces debe comprender qué procesos se automatizarán de manera más efectiva. Siéntase libre de involucrar a otras compañías para análisis y consultas: la vista lateral será más amplia y más objetiva. Dichas compañías tienen una amplia experiencia en la implementación de dichos sistemas, y la mayoría tienen conjuntos de soluciones listas para usar, tal vez algo funcionará con modificaciones mínimas. Por ejemplo, a partir de soluciones preparadas, será posible "ensamblar" el sistema que necesita. Y costará mucho menos que diseñar desde cero.
Una vez decididas las herramientas, no se apresure de inmediato a automatizar todo en una fila. Comience con uno o dos proyectos piloto, luego saque conclusiones sobre los resultados y ajuste los planes futuros. Intente no automatizar todo el proceso, sino cada una de sus operaciones. Por lo tanto, será más fácil mantener la solución e implementarla en otros procesos de la empresa.
IS y pruebas ubicuas
¡No descuides la seguridad de la información! Cualquier proceso robótico debe aislarse lo más posible de la influencia externa y superponerse con herramientas de control y gestión. Asigne a la persona responsable del trabajo de la RPA y comience a seleccionar personas de ideas afines en su equipo.
Pruebe cualquier solución de robot muy meticulosamente. Incluso puede organizar pruebas de aceptación por equipos de otros proveedores, no por aquellos que desarrollaron su solución RPA.
¿Cómo vivir con RPA?
Nuevamente, no se olvide de las personas que pueden, y probablemente lo harán, percibir a los robots como competidores en la cadena alimentaria. Informe a los empleados de los departamentos en los que implementa RPA sobre las características del sistema, discuta el desarrollo profesional adicional de los empleados cuyo trabajo ahora realizará el robot. Traiga la idea: el objetivo principal de la robótica es hacer el trabajo más rápido y con mayor precisión, y no despedir a las personas. Si una persona de 9 a 18 años se dedicaba a una rutina aburrida, ahora tiene la oportunidad de realizar tareas más interesantes e intelectuales, para convertirse en un especialista en un nuevo campo.
Si cree que la robotización se arraigará en la empresa, invierta en la capacitación de sus propios especialistas en el soporte y desarrollo del sistema. Quizás a primera vista esto no sea obvio, pero a la larga será más barato y muchas veces más efectivo que contratar profesionales por separado.
Y el último consejo: cuando hagas robots, mantente atento a las tendencias mundiales. Y luego puedes resolver problemas cada vez más complejos.
Alexander Sadykov, Jefe Adjunto del Departamento de Pruebas de Infosistemas de Jet