El reclutamiento de hoy usa muchos canales para buscar y atraer candidatos. Al buscar especialistas altamente calificados, uno de los principales problemas es la alta competencia de los empleadores por cada candidato digno. Por lo tanto, para un reclutador moderno, las habilidades valiosas son la capacidad de atraer la atención de los candidatos, evaluar rápidamente las habilidades del candidato y conducirlo a través del proceso de selección lo más rápido posible. Puede aprender todo esto de los especialistas en ventas y ventas.
En este artículo, comparto mi visión de un embudo de contratación y ofrezco mis recomendaciones para una contratación más efectiva.
Sobre mi
Me llamo Igor Sheludko.
Soy emprendedor en el campo del desarrollo y ventas de software desde 2000. Tengo una educación técnica superior. Comencé mi carrera como programador, también dirigí pequeños equipos, participé tanto en el desarrollo de productos como en el desarrollo personalizado. He contratado repetidamente a profesionales de TI para mis equipos de desarrollo. Hace aproximadamente un año y medio, participé en la contratación comercial de especialistas en TI, es decir, no solo para mí y mis proyectos, sino a favor de empresas externas. Durante este tiempo, presenté varios cientos de candidatos para consideración de los empleadores y recibí comentarios sobre ellos. Como entiendo el desarrollo y la programación de software en varios idiomas, para muchas empresas también realicé un examen inicial de las calificaciones de los candidatos para complementar los CV de los candidatos con evidencia confiable de sus calificaciones. Esto ahorra tiempo tanto para el empleador como para el candidato, evitando reuniones innecesarias, entrevistas y tareas de prueba.
Embudo de contratación
Creo que ahora es difícil conocer a una persona que no entiende lo que es un embudo de ventas. El embudo de contratación es casi el mismo, solo que en lugar de compradores procesamos candidatos. Veamos cómo se ve un embudo de contratación (en mi opinión).
Como puede ver en la figura, el embudo se estrecha de arriba a abajo y consta de etapas, cada una de las cuales es un trapecio. Esto significa que hay más candidatos entrando desde arriba en cada etapa que saliendo desde abajo. La relación entre los que se van y los que entran se llama conversión del embudo o etapa. La conversión toma valores de "0" a "1". "0" significa que nadie ha salido en esta etapa. "1" significa que todos los que iniciaron sesión se desconectaron correctamente. La conversión de "0.5" significa que cada segundo candidato que ingresó a esta etapa pasó a la siguiente etapa de selección.
¿Dónde desaparecen los candidatos cuando la conversión de la etapa es menor que "1"? O pierden interés en usted y dejan de comunicarse con usted, o los considera "indignos" y les niega la transición a la siguiente etapa. Cada reclutador sueña que los candidatos mismos "no se caen" y la conversión dependía solo de los deseos del empleador. Sobre las medidas que puede tomar para mejorar la conversión y reducir el número de candidatos que se "caen" independientemente, escribo más.
En la figura anterior, el embudo grande son dos pequeños. Llamaré a estos embudos pequeños los embudos de búsqueda, y el embudo grande ubicado debajo de los embudos de búsqueda el embudo de selección. Los embudos de búsqueda son canales de búsqueda de candidatos para candidatos. Puede haber mucho más que dos. Dibujé dos, porque hay dos escenarios principales, diferentes entre sí, para buscar y atraer candidatos: búsqueda activa y colocación de vacantes.
Entonces, desde arriba tenemos un embudo de canales de búsqueda que forman un flujo de currículums de candidatos interesados. Es decir, aquellos candidatos que ya están familiarizados con su vacante están interesados y listos para continuar comunicándose con usted. A continuación, comienza el proceso de selección, que consta de varias etapas. En diferentes compañías, la selección es diferente, así que describí un esquema de selección generalizado. Lo principal es entender que la selección es una serie de etapas sucesivas, después de cada una de las cuales hay menos candidatos. O los rechazas, o ellos te rechazan a ti. Puede mejorar la conversión en las etapas de selección sin perder la calidad de los candidatos si reduce el número de quienes lo rechazan. Además, hablaré mucho sobre cómo se puede lograr esto.
Un poco de matemática y lógica
La conversión general del embudo es el producto de las conversiones de las etapas del embudo. Esto es obvio, pero no todos lo entienden de inmediato.
Un ejemplo:
Para simplificar, supongamos que en el embudo de selección hay 3 etapas: estudiar las habilidades de los candidatos indicados en el currículum, la entrevista y la tarea de prueba. Supongamos que 10 candidatos ingresaron al embudo. En la primera etapa (estudio del currículum) dos se negaron y quedaron 8 candidatos. La conversión de la etapa es 0.8 (8/10). Luego, en la segunda etapa (entrevista) de 8 candidatos, quedaron 4, la conversión de la etapa fue de 0,5 (4/8). En la tercera etapa (tarea de prueba) de 4 candidatos, quedaba 1, la conversión de la etapa fue de 0.25 (1/4).
La conversión total del embudo es 1/10 = 0.1.
Multiplique las etapas de conversión 0.8 * 0.5 * 0.25 = 0.1.
Si necesitamos aumentar el número de especialistas contratados de uno a dos, entonces podemos enviar más candidatos para ingresar al embudo de selección o mejorar la conversión de las etapas de selección. Considera ambas opciones.
Un aumento en el número de candidatos en la entrada del embudo de selección es casi siempre un costo adicional en la búsqueda de candidatos. Para encontrar 20 candidatos en lugar de 10 y enviarlos a la entrada del embudo de selección, deberá trabajar al menos 2 veces o aumentar el presupuesto para publicar vacantes. También llevará más tiempo buscar el doble de candidatos. Este camino es más largo y más caro. Pero este no es el único problema. Más importante aún, no siempre es posible resolver el problema con costos adicionales. A veces sucede que simplemente no hay más candidatos necesarios en el mercado y los costos de búsqueda adicionales no lo ayudarán. En este caso, solo la contratación de la optimización del embudo lo ayudará.
Mejorar la conversión de etapas es el trabajo con candidatos existentes destinado a eliminar la salida independiente de candidatos del embudo de selección. Idealmente, debemos asegurarnos de que solo aquellos candidatos a quienes rechazamos se "caigan". Este camino es difícil porque requiere superación personal y cambios en los procesos de selección del empleador.
Trabajar en ti mismo siempre es difícil y, a veces, incluso doloroso. Pero así es como se logra la eficiencia de contratación: reduzca el costo de encontrar candidatos y aumente la velocidad de contratación. Encuentra, atrae y contrata buenos especialistas más rápido y más barato. Y este efecto es a largo plazo: una vez introducidos, los cambios útiles en los procesos de trabajo son útiles en el futuro.
Existe tal regla en las ventas: comienzan a optimizar el embudo desde las etapas más bajas (últimas). Para comprender la lógica de esta regla, volvamos a nuestro ejemplo.
Según la leyenda, íbamos a realizar 8 entrevistas y, como resultado, seleccionamos a cuatro candidatos a los que se les ofreció hacer una tarea de prueba. La tarea finalizada fue bien completada por un candidato, e hicieron una oferta, que él aceptó. No mencioné anteriormente, pero supongamos que de los cuatro candidatos, solo dos enviaron la tarea de prueba finalizada. Por lo tanto, dos candidatos más "se cayeron". Quizás simplemente no encontraron el tiempo suficiente para completar la tarea de prueba. O tal vez la tarea de prueba les pareció demasiado grande o poco interesante. Si cambiamos la tarea de prueba: hacerla menos amplia, más interesante o dar varias opciones para que las tareas elijan a un candidato, entonces seguramente lograremos más tareas y podremos elegir más de un candidato. Al cambiar el contenido del paso, podemos duplicar o triplicar la conversión.
Si vamos un paso más allá, para una entrevista, aquí también tenemos oportunidades para la optimización. De los ocho invitados a una entrevista, seleccionamos a cuatro personas. Sin embargo, supongamos que no realizamos ocho entrevistas, sino menos, porque algunos de los candidatos no pudieron venir a la oficina. Si proponemos una opción de entrevista remota, por ejemplo, a través de Skype, entonces el número de entrevistas exitosas aumentará, digamos de 4 a 6. Sin embargo, a diferencia de la optimización de la etapa inferior, tendremos que realizar más reuniones y conversaciones. Es decir, para un mejor resultado, tendrá que hacer más esfuerzos y recursos. Y si no optimiza la etapa inferior, entonces seis candidatos a quienes se les ha dado una tarea de prueba difícil y larga no están obligados a convertirse en dos especialistas contratados.
Creo que no es necesario cumplir estrictamente con esta regla. Más apropiado, considero la optimización prioritaria de aquellas etapas donde la conversión más baja. En nuestro ejemplo, esto todavía resulta ser la etapa inferior (tarea de prueba).
Espero haberte convencido de que debes trabajar para aumentar la conversión del embudo de contratación. Si no te he convencido, y crees que antes que nada debes continuar buscando nuevos canales para encontrar candidatos, entonces no puedes seguir leyendo.
Embudos de búsqueda
El reclutador tiene un presupuesto para encontrar y atraer candidatos. Dependiendo del presupuesto, el reclutador utiliza varios canales. Los canales son de pago y gratuitos. Canales gratuitos: esto, por ejemplo, pregunta a tus amigos, escribe una publicación en tu página en las redes sociales, etc. Los canales pagos son cuando paga para colocar su vacante en algún lugar o compra acceso a la base de datos de currículums y contactos de posibles candidatos. Por lo tanto, los canales pagos se pagan porque tienen una capacidad mucho mayor y es casi seguro que pueda encontrar a alguien adecuado. Si no hubiera candidatos adecuados, nadie pagaría. Involucrar a una agencia de contratación en el proceso de búsqueda también es un canal pago. Los canales pagos generalmente le permiten encontrar rápidamente un cierto número de candidatos, pero además del dinero, lo más probable es que también deba dedicar su tiempo al proceso de búsqueda.
No importa qué canales y en qué cantidad use, al final le darán un resumen de los candidatos interesados. Es decir, aquellos candidatos que ya están familiarizados con su vacante y están listos para continuar comunicándose con usted.
La herramienta principal que afecta a cualquier embudo de búsqueda es el texto que describe su vacante, que publica o envía junto con la oferta de trabajo. Considera un ejemplo.
Supongamos que pagó por el acceso a una base de datos de currículums (por ejemplo, hh) y encontró 100 currículums de candidatos adecuados para usted. Para atraerlos a participar en una selección adicional, debe enviarles sugerencias o llamar con una oferta para considerar su vacante. Personalmente, nunca llamo de inmediato. Normalmente envío ofertas al correo electrónico indicado en el currículum y luego, al día siguiente, llamo a los candidatos que no respondieron al correo electrónico. En la conversación, me presento, informo que envié una oferta por correo electrónico y me pregunté si el candidato había visto mi mensaje. Si el candidato está ocupado y no está listo para hablar por teléfono ahora, entonces la conversación termina. Si el candidato está listo para comunicarse más, entonces nos ocuparemos de la situación, por qué no vio mi mensaje, si está interesado en mi propuesta, cuando esté listo para llamar por teléfono durante 15-20 minutos para aclarar la información en el currículum, qué métodos de confirmación de habilidades son convenientes para él. Por lo tanto, lo primero que contacta un candidato es el texto de descripción de su trabajo. Esta es la primera herramienta de la que depende la conversión del embudo de búsqueda y todo el embudo de contratación.
La conversión de su embudo de búsqueda también se ve afectada por su persistencia al tratar de contactar al candidato y su cultura de comunicación. Si envió un correo electrónico, llamó, pero no recibió una respuesta, puede intentar contactar al candidato de otras maneras. Puede enviar SMS o encontrar un candidato por número de teléfono en WhatsApp, Telegram, Viber, ICQ, etc. Para estos canales de comunicación vale la pena usar textos breves que describan la vacante. La cultura de la comunicación se manifiesta en el hecho de no ser intrusivo. Si transmitió al candidato un mensaje sobre la esencia de su vacante, se aseguró de que recibió su mensaje, pero luego no le responde, entonces no debe molestarlo con llamadas y mensajes. Lo más probable es que el candidato no estaba interesado en su vacante, y su perseverancia excesiva puede llevar a un deterioro en la reputación de su empresa como empleador.
Selección de embudo
Miremos la figura que representa las etapas del embudo de selección. Cada etapa es un contacto con el candidato y pasa un tiempo entre las etapas. Durante este tiempo, el candidato no espera, sino que se comunica con otros empleadores. Si otro empleador tiene un embudo más corto y el candidato se mueve más rápido, entonces llegarán a la oferta más rápido. El que es el primero en hacer una buena oferta al candidato es más probable que lo incluya en su equipo. Por lo tanto, lo primero que debe hacer para aumentar la conversión del embudo de selección es pensar mucho y reducir el número de etapas de selección.
Una práctica común es combinar las etapas de clarificación de la información y la evaluación inicial de competencias, la implementación de esta etapa combinada en un modo remoto (sin una reunión personal). Chatee con una persona por teléfono o Skype, puede pedirle que complete un cuestionario. Hacer esto es mucho más fácil que sacarlo para una reunión personal. Si insiste en una reunión personal en su oficina, asegúrese de perder una buena cantidad de buenos candidatos y empeorar su selección.
La segunda dirección para la optimización es reducir el número de entrevistas e implementarlas en un formato remoto. A menudo sucede que las regulaciones de la compañía implican 2-3 entrevistas con varios especialistas. Por ejemplo, para evaluar las habilidades técnicas y el idioma extranjero hablado. En tales casos, puede intentar organizar estas dos entrevistas en un momento adyacente para que el candidato llegue a su oficina una vez. O realice una de las entrevistas de forma remota.
Las tareas de prueba son uno de mis temas favoritos. Estoy convencido de que en el proceso de selección no hay práctica más perjudicial que una tarea de prueba antes de la entrevista. Muchas compañías anticuadas intentan dar elementos de prueba casi de inmediato, casi en la descripción del trabajo. Al mismo tiempo, obtienen una conversión del 10% o menos y no ven ningún problema en esto. Desde el punto de vista del reclutamiento moderno, este enfoque es extremadamente defectuoso. Para que el candidato quiera realizar su tarea de prueba, necesita hablar con un profesional de su empresa, obtener respuestas a sus preguntas sobre proyectos, tecnologías, herramientas y procesos de trabajo, y ver su interés en él. Después de esto, el candidato está mucho más motivado para hacer la tarea de prueba. Pero incluso en este caso, uno debe entender que el candidato pasa su tiempo personal en la tarea de prueba, que podría dedicar al tiempo libre, hablar con familiares y amigos, practicar deportes, etc. Debe entenderse que, en promedio, los candidatos pueden dedicar no más de 2-3 horas al día a su tarea de prueba. Por lo tanto, recomiendo elegir tal volumen y complejidad de la tarea de prueba para que el especialista promedio adecuado para usted pueda hacerlo en 2-3 horas. En mi experiencia, se está desarrollando una tendencia a abandonar las tareas de prueba. Ya, alrededor del 30-40% de las empresas no practican tareas de prueba, reemplazándolas por examinar el portafolio del candidato antes de la entrevista y una entrevista más profunda.
Existe una opinión predominante entre los empleadores: es mejor dejar que los candidatos realicen tareas de prueba y se caigan, que asignaremos tiempo para que nuestros empleados responsables realicen entrevistas con candidatos poco prometedores. Considero que esta posición es incorrecta, porque deliberadamente coloca a los candidatos por debajo del empleador. Esto no es bueno tanto desde el punto de vista de la ética como desde el punto de vista del embudo de contratación. Para no perder el tiempo entrevistando a candidatos poco prometedores, es posible fortalecer la etapa inicial de evaluación de la competencia. Sobre los métodos de dicha evaluación, escribiré y publicaré un artículo separado en un futuro próximo. Las pruebas y los cuestionarios hacen un excelente trabajo al filtrar candidatos poco prometedores y no les toma mucho tiempo a los candidatos ni a los especialistas evaluadores del empleador. Como ejemplo, generalmente doy un examen para obtener una licencia de conducir. Este es un buen ejemplo de cómo construir un sistema de evaluación de habilidades con una gran cantidad de candidatos aprobados. Primero, se realiza una prueba de conocimiento teórico: 20 preguntas en 20 minutos. Luego, conducción práctica, cuyo análogo es para nosotros una entrevista detallada y en profundidad.
La entrevista final generalmente se realiza para familiarizarse con el gerente superior de la empresa. A menudo, las expectativas salariales se discuten en esta etapa. Personalmente, considero que es más ético discutir los salarios desde el principio, porque desde el punto de vista del candidato, no tiene sentido pasar tiempo pasando por las etapas de selección si la empresa no está lista para pagar tanto como el candidato quiere recibir. En consecuencia, una invitación a una entrevista significa el consentimiento del empleador con los reclamos del candidato. Muchas empresas de TI (más del 50%) ya no practican esta etapa de selección.
En la etapa de oferta, los candidatos se caen principalmente por tres razones.
- El empleador ofreció las condiciones peores de lo esperado por el candidato; esto sucede cuando al principio usted engañó al candidato con respecto a las condiciones de trabajo (por ejemplo, la posibilidad de trabajo remoto se discutió inicialmente y el trabajo se prescribió en la oferta).
- El candidato fue a renunciar a su trabajo actual y se le ofreció una mejora en las condiciones para que no renunciara. Tiene sentido decir esta situación al comienzo de la comunicación con el candidato. Si un candidato permite ese resultado, no debe considerarlo el candidato principal, a pesar de todas sus ventajas. Tiene sentido abastecerse de candidatos de reserva.
- Usted ha prescrito un período de reflexión lo suficientemente largo en la oferta, como resultado de lo cual el candidato fue con su oferta a otros empleadores para cubrir su precio. Esta situación se puede corregir fácilmente: indique en la oferta que su oferta es válida por un período de no más de tres días.Esto estimulará la decisión final del candidato. Es posible que tenga otros candidatos alternativos. ¿Cuál es el punto de esperar mucho tiempo por un candidato, si puede lograr que la oferta sea diferente?
A veces (muy raramente) sucede que el candidato "se cae" después de aceptar la oferta. La razón más común es que recibió una oferta más interesante en el intervalo entre aceptar una oferta e ir a trabajar. Quizás no se pueda hacer nada al respecto.Además, a veces hay situaciones en las que un candidato se niega a trabajar durante los primeros días hábiles. Una razón común para esto es un desajuste entre las expectativas del candidato y el mundo real. Para eliminar esta situación por culpa del empleador, vale la pena ser honesto con los candidatos desde el principio y no engañarlos.Resumen y conclusiones
Entonces, si ya tiene un cierto flujo de candidatos, pero no puede seleccionar y contratar al especialista que necesita, entonces tiene dos formas principales. En primer lugar, puede aumentar el presupuesto para la selección y conectar más canales de búsqueda. Y en segundo lugar, puede revisar el embudo de contratación y optimizar sus etapas para reducir el número de candidatos que lo rechazan. En esencia, debe ser más leal a los intereses y la conveniencia de los candidatos. Personalmente, soy partidario del segundo enfoque, ya que mejora sus procesos de selección y esto le da un efecto a largo plazo, no solo funciona para la vacante actual. Además, esto generalmente lleva a ahorrar tiempo y recursos gastados en la selección.