Gestionar la continuidad del negocio con ClearView

Después de leer el titular, muchos probablemente pensaron que este material no era para ellos. ¡Pero tómate tu tiempo para cerrar la página! Recuerde el famoso apagón en Moscú que ocurrió hace más de 10 años debido a un accidente en una subestación en Chagino. Al director de una gran editorial le sorprendió exactamente cuando se publicó la revista. Hasta la hora X solo quedaban 3 días, ¡y luego el colapso energético!

Business Continuity (NL) es la capacidad de la compañía para planificar y responder a incidentes y situaciones de emergencia para mantener sus procesos comerciales al nivel óptimo. En la sociedad moderna, el NB no solo es posible, sino que también debe ser capaz de gestionarlo de manera efectiva. En esta publicación hablaré sobre la plataforma ClearView, que fue creada para automatizar la gestión de todo el ciclo de vida del NB.

En lugar de unirse

Volvamos al ejemplo de la editorial: la banal falta de electricidad paralizó la oficina editorial en el momento más inoportuno (sin embargo, no podría haber una adecuada). Los empleados de la editorial podían ver al general, caminando nerviosamente de un lado a otro del corredor y contando mentalmente las pérdidas y pérdidas por no cumplir con los plazos para imprimir la revista. La solución, por supuesto, se encontró, pero el liderazgo quemó muchas células nerviosas. Los expertos del departamento de TI eliminaron dos servidores clave, equipos de conmutación y todas las computadoras editoriales, junto con el personal editorial de la Región de Moscú, y allí se acostaron y entregaron la revista para los días de insomnio.

Pero este caso se ha convertido en un material educativo muy valioso para la administración del editor: compraron un potente generador diesel y un suministro semanal de combustible para él; incluido en la lista de personal del "ingeniero diesel" y condujo el cableado de emergencia desde el generador hasta los paneles de energía que sirven a la sala de servidores, la oficina editorial y el departamento de preimpresión; compiló instrucciones relevantes para negocios y servicios de TI para actuar en tales situaciones.
Este ejemplo muestra muy claramente cómo un caso puede interrumpir la continuidad del negocio, y está claro que es mejor ocuparse de superar tales situaciones de emergencia de antemano. Así ahorras nervios y dinero.

Ahora veamos cómo y cómo nos ayuda la plataforma ClearView.

¿Qué tareas se pueden automatizar?

Detengámonos con más detalle en aquellas etapas que son fáciles de automatizar.

Planes de recursos

Al analizar el impacto de las amenazas en los negocios, podemos ingresar automáticamente esta información en la sección correspondiente del plan de recursos. Enumera los procesos que necesitan un recurso o sitio en particular. Para cada recurso, puede calcular automáticamente los parámetros RTO / RPO: los valores mínimos para todos los procesos que dependen de este recurso.

Planes de sitio

En ellos definimos:

1. la cantidad de empleados que usan este sitio como lugar de trabajo de respaldo en caso de emergencia (Recuperación del área de trabajo - WAR);
2. El número de empleados que pueden usarlo como un lugar de trabajo alternativo en modo normal.

Con esta información, podemos planificar el trabajo de la empresa en modo normal y de emergencia.

Para esto necesitamos:

• haga una lista de lo que se necesita para restaurar recursos o un sitio;
• designar responsabilidad para acciones de recuperación específicas;
• prepare una lista de trabajo que realizará el equipo de emergencia.

Ayuda para actualizar planes

El sistema de automatización y control NB le permite planificar de acuerdo con una plantilla única y pre-creada. Los empleados que trabajan en diferentes departamentos y que participan en diferentes procesos crearán planes uniformes, lo que les permite a los colegas entenderse mejor y compartir de manera efectiva la experiencia de planificación.

El programa ayuda a los usuarios a planificar toda la información necesaria. Cada elemento puede recibir explicaciones: lo que se indica en un campo en particular, por qué se utilizará esta información. Y, por supuesto, el empleado puede agregar cualquier útil, en su opinión, "Viejo".

Del mismo modo que un plan elaborado en papel de forma clara y precisa ayuda a actuar de manera más efectiva en la vida real, una descripción estructurada de las acciones en caso de emergencia ayudará a tomar medidas rápidas y precisas para restaurar el negocio. Además, es más fácil hacer correcciones a un plan de acción claro y bien estructurado, y trabajar con un documento "hermoso" es más fácil y más agradable.

Y lo más importante, la automatización lo ayuda a crear las mejores prácticas al crear o actualizar planes. Cuando planificamos algo, siempre surgen muchas preguntas: qué información debe incluirse en el plan, cómo organizarlo, cuántos planes deberían ser, cuánto deberían ser, etc.

Con los años, la comunidad de expertos ya ha encontrado respuestas óptimas para la mayoría de ellos. Solo tiene que aprovechar su experiencia, lo que ayudará a que los planes sean lo más efectivos posible. ¡Noto que todas las soluciones recomendadas por el programa han sido probadas repetidamente por la práctica!

Integración con otros sistemas.

Para que sus planes ayuden a restaurar de manera rápida y eficiente el trabajo de la empresa, siempre deben contener información actualizada sobre los empleados involucrados, los sitios y los recursos necesarios.

Puede actualizar esta información manualmente: este método es conveniente cuando la cantidad de planes es pequeña. Su número máximo depende de la complejidad de los documentos, las calificaciones de los responsables, el número de partes involucradas en la restauración y otros factores.

Si no tiene un sistema para actualizar documentos automáticamente, puede hacerlo en modo semiautomático. Para hacer esto, coloque los archivos apropiados en el árbol de directorios. Y antes de eso, necesitan ingresar toda la información de origen y reunirla usando macros en las aplicaciones de Microsoft Office.

Pero, si se escriben varias docenas de planes, incluso este método llevará mucho tiempo. La fatiga, el descuido y el descuido conducirán a errores que fácilmente convertirán sus planes en papel de desecho inútil. Aquí ClearView vendrá al rescate. Se pueden configurar para recibir información relevante de otros sistemas de información. Por ejemplo, el nombre, la información de contacto, los puestos de los empleados mencionados en los planes pueden tomarse del sistema de información del departamento de personal; Información sobre equipos de TI: de CMDB; direcciones de correo electrónico válidas: del sistema de correo, etc.

Consistencia y automatización del ciclo de vida

Todos los documentos, como las personas, tienen un ciclo de vida específico. Se crean ("nacen"), se editan y coordinan ("crían" y "crecen") y se prueban periódicamente ("se someten a un examen médico y un examen médico").

Se entiende que los documentos significan elementos creados y existentes dentro de ClearView que corresponden a los planes del Banco Nacional, informes sobre el análisis del impacto en el negocio, planes de recursos, etc. Cada uno de estos elementos puede tener una estructura diversa, constar de muchas secciones y contener diferentes contenidos: texto, listas, tablas, imágenes e incluso mapas geográficos. Todo se hace aquí para que cualquier usuario reciba la información más detallada y precisa y la use con la mejor eficiencia.

Pero la conveniencia principal de ClearView, en mi opinión, se manifiesta de otra manera: el proceso de aprobación de documentos está integrado en la plataforma. El gerente responsable del documento, cuando otra persona le realiza cambios, recibe una notificación por correo electrónico de que necesita ingresar al sistema y coordinar el documento.

El sistema tiene en cuenta las dependencias de varios niveles: por ejemplo, el proceso de aprobación de un documento comienza con la aprobación de un responsable superior ("padre"), luego las notificaciones de los cambios llegan al responsable inferior ("hijas"). Y finalmente el documento es aprobado por su propietario. Se envían recordatorios y fechas límite a todos los participantes por correo electrónico. Y, si alguien no ha reaccionado antes del tiempo especificado, el sistema informa esto al líder superior.

Además de un recordatorio de la necesidad de aprobar los cambios, ClearView rastrea la fecha próxima de la revisión, y cada documento creado en el sistema debe tener dicho plazo. Acerca de su enfoque, ClearView advertirá al propietario y mostrará esta información en la pantalla de resumen del administrador, que puede iniciar el proceso de actualización si por alguna razón no se realizó.


Pantalla de administrador que muestra el estado actual de los documentos.

Formalización de los resultados BIA y RA

Es muy importante para cualquier líder saber qué daño causará esta o aquella emergencia a la empresa. Por lo tanto, para cada uno de ellos es necesario realizar un análisis por separado (BIA). Para esto, los especialistas que saben bien qué procesos y recursos comerciales son necesarios para que la empresa funcione, completan cuestionarios especiales. Dado que las preguntas en ellas pueden ser muy diferentes, en ClearView puede crear plantillas teniendo en cuenta las características específicas de los diferentes procesos empresariales.

Por lo general, al compilar un informe sobre el análisis, surgen varias preguntas. Por ejemplo, qué información y en qué forma debe incluirse en el informe. ClearView implementa una metodología de informes lista para usar, y con su ayuda se puede hacer sin ninguna pregunta.

La primera parte del informe, que analiza el impacto comercial, describe qué hace una función comercial particular y en qué pasos consiste:

• lista de unidades de negocios consideradas por el análisis actual;
• Una lista de procesos clave que realiza una unidad de negocios
• períodos de tiempo o fechas de calendario cuando aumenta la importancia / importancia de la función en cuestión (estas pueden ser las fechas de preparación de informes, entrega de trabajo al cliente, fin del trimestre o recepción de mercancías en el almacén);
• Una lista de recursos que una unidad de negocios necesita para resolver problemas. Se recomienda que enumere solo los recursos críticos y no solo facilite el trabajo.

La segunda parte describe con más detalle los elementos de los procesos de negocio y el orden de su interacción:

• una lista de unidades de negocios que participan en este proceso de negocios;
• una lista de los momentos en que se requiere el máximo rendimiento y los plazos relacionados con el proceso en estudio;
• una lista de productos y servicios que admite este proceso comercial;
• Una lista de recursos utilizados por el proceso de negocio.
• para cada proceso de negocio, se debe indicar si se puede realizar de manera alternativa o en otra unidad;
• una lista de todos los servicios de Internet necesarios para completar el proceso comercial;
• una lista de dependencias en otras unidades comerciales que son necesarias para completar el proceso comercial;
• una lista de compañías externas de las cuales depende el trabajo de la unidad de negocios;
• Una lista de entradas importantes requeridas para la unidad de negocios
• Una lista de estrategias de continuidad que proporcionan los parámetros RTO necesarios para los procesos de negocio.

Finalmente, la tercera parte describe y evalúa las posibles amenazas que afectan la continuidad del negocio. También determina dónde puede continuar el trabajo de la organización y quién lo hará:

• una lista de oficinas de respaldo donde puede continuar llevando a cabo procesos comerciales;
• una tabla de crecimiento en la necesidad de empleados que trabajan a lo largo del tiempo cuando usan diferentes opciones para una estrategia de continuidad;
• una tabla de crecimiento de la demanda de recursos adicionales a lo largo del tiempo para cada oficina de respaldo;
• Una lista de amenazas que indican las probabilidades estimadas y el alcance del daño.

Evaluación de riesgos

Para mantener la continuidad del negocio, debe analizar constantemente las amenazas que enfrenta la empresa y tener planes de acción claros en caso de que surjan. Bajo “evaluación de riesgos” en ClearView, se entiende no solo su identificación y análisis, sino también el desarrollo de una estrategia para minimizarlos. Los riesgos en el programa se dividen en naturales, sociales y tecnológicos.

El programa nos ayuda a evaluar las amenazas primero y luego elegir las medidas de respuesta apropiadas.

Para realizar una evaluación, debe especificar un conjunto de probabilidad y la cantidad de daño de cada amenaza para cada paso específico del proceso comercial. El nivel de riesgo de una amenaza particular se calcula como el producto de la probabilidad de daño. A continuación, debemos elegir la estrategia óptima de reducción de riesgos de la lista a continuación.

Pero el proceso incorporado para eliminar las no conformidades permite no solo identificar los riesgos encontrados, sino también registrar las acciones realizadas, designar a los responsables de su eliminación y garantizar que se eliminen todas las no conformidades o se minimice su influencia. De esta manera, ClearView lo ayuda a cumplir con los requisitos de la norma ISO 22301 en términos de monitoreo, medición, análisis y evaluación.

Asistencia de prueba

En preparación para la prueba, es importante tener en cuenta muchos detalles. La ausencia de cada uno de ellos puede interrumpir la tarea, por lo que ClearView permite completar un cuestionario detallado.

La descripción de las pruebas planificadas tiene las siguientes secciones:

• Fondo;
  
• Objetivos;
  
• Lo que se incluye en el marco de prueba;
  
• Lo que va más allá de las pruebas;
  
• Guión
  
• Riesgos
  
• Participantes;
  
• Acciones preliminares;
  
• Agenda
  
• Observaciones y recomendaciones;
  
• Acciones después de la prueba;
  
• Estado de logro del objetivo;
  
• Informes, protocolos;
  
• Resumiendo
  

El sistema puede rastrear quién realiza qué pasos y cuánto tiempo tomó y el estado actual de la implementación.

Beneficios en la gestión de incidentes NB

En el corazón de cada plan de apoyo al NB hay varias listas de acciones necesarias, por quién deben llevarse a cabo y por cuánto tiempo. Estas listas se pueden activar en cualquier momento para que los miembros del equipo de respuesta a crisis puedan interactuar de manera efectiva entre ellos.

Para mayor claridad, el estado de cada paso de la lista está marcado con el color correspondiente. Se proporcionan tres grados: "completado", "en progreso" y "en espera de ejecución". Los usuarios pueden cambiar entre su propia lista y la lista completa de acciones. Dependiendo del alcance de la autoridad, pueden observar el progreso de la restauración de un plan o todos los activados.

ClearView tiene una herramienta de colaboración que permite a todos los participantes compartir información sobre el progreso de la recuperación, sin importar dónde se encuentren. Por ejemplo, puede ser una descripción de gastos no planificados o informes sobre la condición de las víctimas. Esta información aparece en tiempo real y es visible para todos los participantes.

El módulo de notificación de incidentes ClearView le permite elegir una de las tres opciones para enviar notificaciones: SMS, mensaje de voz o correo electrónico. Las alertas se pueden enviar a diferentes grupos de usuarios.

¿Quién se beneficiará de la plataforma ClearView?

Para apreciar la utilidad de ClearView, puede consultar el estándar ampliamente utilizado, Sistemas de gestión de continuidad empresarial. Tiene las siguientes secciones:

• Términos de la organización
  
• Liderazgo
  
• Planificación;
  
• Apoyo;
  
• Actividad;
  
• Evaluación de desempeño;
  
• Mejora continua.
  

Considere en qué secciones ClearView será útil.

• Desde el punto de vista de la comprensión de los factores externos e internos que afectan el cumplimiento de los objetivos establecidos de la gestión de NB, el sistema de automatización ayuda a formalizar los riesgos y establecer sus criterios.
  
• En el campo del liderazgo, ClearView puede ser útil para recordatorios periódicos a los gerentes del trabajo en curso en el campo de la gestión de NB y la necesidad de participar en ellos. Esto contribuirá a la actualización continua y la mejora del proceso.
  
• Al planificar el NB, la utilidad del sistema tampoco plantea dudas. De hecho, para lograr este objetivo, el estándar requiere lo siguiente:
  
  • nombrar responsable;
    
  • determinar las acciones necesarias;
    
  • Identificar los recursos necesarios.
    
  
  Y todo esto y mucho más se tiene en cuenta convenientemente en el sistema de automatización.
• El "Soporte" incluye todos los problemas relacionados con el intercambio de información y la gestión de documentos. Son muy convenientes para realizar usando ClearView. El programa proporciona todas las herramientas necesarias para el intercambio interno y externo de información. Además, el sistema garantiza la disponibilidad y seguridad de la información, que también es muy importante.
  
• Una de las principales ventajas del sistema de automatización se manifiesta en la sección "Actividades". Aquí, los líderes de la organización deben establecer, configurar, implementar y mantener un proceso documentado formal de análisis de los impactos del negocio, evaluación de riesgos, procedimientos de gestión y continuar sus actividades en situaciones de emergencia. Fue para ayudar en estas tareas que este sistema fue creado originalmente.
  
• En la sección "Evaluación del desempeño", el estándar requiere llevarlo a cabo a intervalos planificados, con el registro obligatorio de los resultados del monitoreo y las mediciones. La automatización ayuda a realizar inspecciones oportunas y registrar con precisión sus resultados.
  
• En la sección Mejora continua, el estándar requiere, como mínimo, la identificación de no conformidades. La organización debe conservar la documentación:
  
  • Sobre la naturaleza de las no conformidades y todas las acciones tomadas,
    
  • Sobre los resultados de las acciones correctivas.
    
  
  

Observo que en ClearView, cada documento proporciona un mecanismo para identificar una discrepancia notada.

¡No olvide que ClearView no es un sistema automático y no hace nada sin intervención humana! Ninguna información y ninguna relación en los documentos aparecerán por sí mismas, no se creará ningún texto sin la participación de un especialista, no se sacarán conclusiones mecánicamente, sin involucrar a la mente.

Cualquiera, incluso el mejor sistema de automatización es solo una herramienta que, cuando se usa correctamente, puede facilitar la ejecución de tareas laboriosas, monótonas y repetitivas. Pero la primera vez deben ser realizados por una persona.

Konstantin Musatov, consultor de continuidad comercial, Jet Infosystems