Era 2013 Vine a trabajar en una de las compañías de desarrollo que creaba software para usuarios privados. Me contaron cosas diferentes, pero menos que nada esperaba ver lo que vi: 32 máquinas virtuales sobresalientes en el VDS indecentemente caro que se alquilaba en ese momento, tres licencias de Photoshop "gratuitas", 2 Corel, energía de telefonía IP paga y no utilizada, y así sucesivamente. En el primer mes "abarate" la infraestructura en 230 mil rublos, en el segundo en casi 150 (mil), luego terminó el heroísmo, comenzó la optimización y, como resultado, ahorramos medio millón durante seis meses.
La experiencia nos inspiró y comenzamos a buscar nuevas formas de ahorrar. Ahora trabajo en otro lugar (adivina dónde), así que con la conciencia tranquila puedo contar mi experiencia al mundo. Y usted comparte, ¡hagamos que la infraestructura de TI sea más barata y más eficiente!
"La última capa fue extraída con sus costos de servidores, licencias, activos de TI y tercerización", se quejó el director financiero y exigió la planificación y el presupuesto.1. Sé aburrido - plan y presupuesto
Presupuestar su entorno de TI para su empresa es aburrido, y la reconciliación es incluso peligrosa en algunos lugares. Pero el hecho de tener un presupuesto casi garantizado lo protege de:
- reducir los costos para el desarrollo del parque de hardware y software (aunque hay optimizaciones trimestrales, puede defender su posición allí)
- descontento del director financiero o contable al momento de la compra o alquiler del siguiente elemento de infraestructura
- enojo del gerente por gastos no planificados.
La presupuestación es necesaria no solo en las grandes empresas, literalmente en ninguna. Reúna los requisitos de software y hardware de todos los departamentos, calcule las capacidades requeridas, tenga en cuenta la dinámica de los cambios en la cantidad de empleados (por ejemplo, su centro de atención telefónica o soporte aumenta durante la temporada alta y disminuye durante la temporada libre), justifique los gastos y desarrolle un plan de presupuesto por períodos ( ideal - por meses). Por lo tanto, sabrá exactamente cuánto dinero recibirá por sus tareas intensivas en recursos y optimizará los costos.
2. Use el presupuesto correctamente
Una vez acordado y firmado el presupuesto, existe una tentación infernal para redistribuir los costos y, por ejemplo, aumentar todo el presupuesto en un servidor costoso en el que puede implementar todos los DevOps con monitoreo y puertas de enlace :-) En este caso, puede encontrarse en un modo de escasez de recursos para el resto tareas y obtener excesos. Por lo tanto, concéntrese únicamente en las necesidades reales y las tareas comerciales, para la solución de la potencia informática que se necesita.
3. Actualice el servidor a tiempo
Los servidores de hierro obsoletos, así como los virtuales, no aportan ningún beneficio a la organización: plantean preguntas en términos de seguridad, velocidad e inteligencia. Gasta más tiempo, esfuerzo y dinero para compensar la funcionalidad que falta, para eliminar problemas de seguridad y para acelerar algunos parches. Por lo tanto, actualice sus recursos virtuales y de hierro; por ejemplo, puede hacerlo ahora mismo con nuestra campaña
"Turbo VPS" , los precios no se avergüenzan de mostrar en Habré.
Por cierto, a menudo me he encontrado con situaciones en las que el servidor de hierro en la oficina era una solución completamente injustificada: la mayoría de las pequeñas y medianas empresas pueden resolver todos los problemas de capacidades virtuales y ahorrar mucho dinero.
4. Optimizar el trabajo de los usuarios comunes.
Anime a todos sus usuarios a
ahorrar electricidad utilizando la infraestructura con cuidado. Aquí hay ejemplos de desbordamientos típicos del lado del usuario:
- Instalación de aplicaciones innecesarias según el principio de "todo el departamento": se solicita a los usuarios que entreguen el software como un vecino, porque es necesario o simplemente forma una aplicación como "7 licencias de Photoshop para el departamento de diseño". Al mismo tiempo, cuatro trabajan en el departamento de diseño con Photoshop, y los tres restantes son máquinas de escribir, y lo usan una vez cada seis meses. En este caso, es mejor comprar 4 licencias y 1-2 tareas por año para resolver con la ayuda de colegas. Pero más a menudo esta historia sucede con el software de oficina (en particular, MS Office, que absolutamente todo el mundo necesita por completo). De hecho, la gran mayoría de los empleados pueden sobrevivir con editores de código abierto o Google Docs prácticos.
- Los usuarios utilizan recursos virtuales y consumen metódicamente todas las capacidades arrendadas; por ejemplo, a los probadores les gusta crear máquinas virtuales cargadas y se olvidan de al menos pagarlas, los desarrolladores tampoco desdeñan esto. La receta es simple: irse, extinguir a todos :-)
- Los usuarios usan los servidores de la compañía como un almacenamiento de archivos global: cargue fotos (en RAW), videos, cargue gigabytes de música, especialmente los inveterados, incluso pueden crear un pequeño servidor de juegos con capacidades de trabajo (condenamos tales en un portal corporativo de forma humorística, funcionó muy bien).
- Estimados empleados en todos los sentidos, arrastran software pirateado al trabajo, y aquí están, multas, problemas con la policía y los vendedores. Trabaje con los accesos y los políticos porque los arrastrarán de todos modos, incluso si va a enviar discursos llorosos en la cafetería corporativa y escribir carteles motivadores.
- Los usuarios consideran que tienen derecho a exigir cualquier herramienta que les sea conveniente. Entonces, en mi arsenal alquilaban Trello, Asana, Wrike, Basecamp y Bitrix24. Porque cada gerente de proyecto eligió un producto conveniente o familiar para su departamento. Como resultado, 5 soluciones de soporte, 5 etiquetas de precios diferentes, 5 cuentas, 5 mercados y ajustes diferentes, etc. No necesita integración, unificación y automatización de extremo a extremo: hemorroides cerebrales continuas. Como resultado, de acuerdo con el general, cerré el banco, elegí Asana, ayudé a migrar los datos, entrené a mis colegas feroces y ahorré bastante, incluyendo la fuerza y los nervios.
En general, negocie con los usuarios, capacítelos, lleve a cabo un programa educativo y procure facilitarlos tanto a ellos como a su trabajo. Al final, le agradecerán el pedido en los negocios y a los líderes, por reducir los costos. Bueno, probablemente ustedes, mis queridos profesionales de Habré, notaron que la solución a estos problemas no es más que la formación de seguridad de la información corporativa. Por esto, gracias especiales al administrador del sistema (no se lo agradecerá ...).
5. Combina soluciones en la nube y de escritorio
En general, basado en el hecho de que trabajo como proveedor de alojamiento y al final del artículo, tengo muchas ganas de contarle sobre la venta genial de capacidades de servidores para empresas de cualquier escala, tengo que agitar la bandera y gritar "¡Todos a las nubes!". Pero entonces pecaré contra mis calificaciones de ingeniería y pareceré un vendedor. Por lo tanto, le insto a que aborde el problema con prudencia y combine soluciones en la nube y de escritorio. Por ejemplo, puede alquilar un sistema CRM en la nube como servicio (SaaS) y, según el folleto, cuesta 1000 r. por usuario por mes - simples centavos (omitiré el problema de implementación, en Habré ya se trataba). Entonces, en tres años gastará 360 000 rublos por 10 empleados, por 4 - 480 000, por 5 - 600 000, etc. Al mismo tiempo, puede implementar CRM de escritorio pagando licencias competitivas (+100 a ahorros) por aproximadamente 250 mil rublos. y servirlo como el mismo photoshop. A veces, los beneficios en un período de 2 a 5 años son realmente impresionantes.
Y viceversa, a menudo las tecnologías en la nube le permiten ahorrar en hardware, salarios de ingenieros, problemas de protección de datos (¡pero no ahorre en absoluto!) Y escalar. Los fondos en la nube son fáciles de conectar y desconectar, los costos en la nube no se ajustan a los costos de capital de la empresa; en general, hay muchas ventajas. Elija soluciones en la nube cuando esté justificado en términos de escalabilidad, velocidad y flexibilidad.
Considere, combine y elija combinaciones ganadoras: no daré una receta universal, son propias para cada negocio: alguien rechaza las nubes por completo, alguien construye todo el negocio en las nubes. Por cierto, nunca rechace las actualizaciones de software (incluso las pagas): por regla general, los desarrolladores de software de aplicaciones para empresas lanzan versiones más estables y funcionales.
Y otra regla para el software: deshacerse del software antiguo que aporta menos de lo que consume para mantenimiento y soporte. Ya existe un análogo en el mercado.
6. Evitar la duplicación de software
Ya he hablado sobre cinco sistemas de gestión de proyectos en mi zoológico de TI, pero lo pondré en un párrafo separado. Abandonaron cierto software, eligieron un nuevo software, no olviden dejar de pagar por el anterior, encontraron nuevos servicios de alojamiento, rescindirán el contrato con el antiguo proveedor si no hay consideraciones especiales. Realice un seguimiento de los perfiles de uso de software de los empleados y elimine el software no utilizado y duplicado.
Idealmente, si tiene un sistema para monitorear y analizar el software instalado, puede ver duplicados y problemas de trabajo automáticamente. Por cierto, este tipo de trabajo ayuda a la empresa a evitar la duplicación y la repetición de datos; a veces, la búsqueda del que se equivocó lleva demasiado tiempo.
7. Combine infraestructura de aplicaciones y periféricos.
Pero quién considera estos consumibles: cartuchos, unidades flash, papel, cargadores, UPS-shki, impresoras, etc. Discos de tubo. Pero en vano. Comience con papel e impresoras: analice los perfiles de impresión y cree una red de impresoras o MFP con acceso público; se sorprenderá de cuánto papel y cartuchos se ahorran y cuánto disminuirá el costo de imprimir una sola hoja. Y no, esto no es una travesura, es una optimización de un proceso importante. Nadie prohíbe escribir guías y ensayos en equipos de oficina, pero imprimir libros que son una pena comprar o que no quieren leer en la pantalla es demasiado.
A continuación, siempre tenga un stock de consumibles que compre a los proveedores con un descuento, de modo que, en caso de problemas con el equipo, no debe comprar exorbitantemente en la tienda de tecnología más cercana. Esté atento a la depreciación y al desgaste, mantenga registros y forme un fondo de reemplazo; por cierto, es bueno tener un fondo de reemplazo para equipos básicos de oficina. El hecho de que no sea elogiado por el tiempo de inactividad en el trabajo, también es una pérdida de dinero, especialmente en empresas comerciales y de servicios.
En cuanto a la infraestructura aplicada, hay dos ítems de costos principales: Internet y comunicación. Al elegir un proveedor, mire las ofertas de paquetes, lea las estrellas en las tarifas, preste atención a la calidad de la comunicación y el SLA. Algunos administradores deciden no molestarse y comprar, por ejemplo, telefonía IP en un paquete con una central telefónica virtual paga, que también recibe una suscripción mensual. No sea perezoso, compre solo tráfico y aprenda a trabajar con Asterisk: esto es lo mejor que se ha creado en el campo de PBX y una solución casi sin problemas para las tareas comerciales de pequeñas y medianas empresas (si tiene manos directas).
8. Documentar y crear instrucciones para los empleados.
Esto es pereza y es necesario. En primer lugar, será más fácil para usted trabajar, y en segundo lugar, la adaptación de los principiantes será perfecta. Finalmente, usted mismo sabrá que su infraestructura está actualizada, completa y en perfecto orden. Redacte instrucciones de seguridad, manuales breves para usuarios, preguntas frecuentes, describa las normas y reglamentos para el uso de equipos de oficina. Una instrucción materialmente existente es mucho más convincente que las palabras; siempre puedes referirte a ella. Por lo tanto, puede enviar un enlace a un documento con cualquier pregunta relevante y no aceptar el argumento "No se me advirtió". Entonces ahorras mucho dinero en eliminar errores.
9. Use los servicios de subcontratistas
Incluso si tiene un departamento de TI completo en su empresa o viceversa, una infraestructura pequeña, no es vergonzoso utilizar los servicios de subcontratistas. ¿Por qué no obtener los servicios de profesionales con clase que se especializan en algo complicado, por poco dinero, es decir, sin comprar un especialista en el personal? Subcontrate una parte de DevOps, servicios de impresión, administración de un sitio cargado, si tiene uno, soporte y un centro de llamadas. Su valor no caerá de esto, por el contrario, recibirá experiencia adicional en el campo de los contactos con contratistas externos.
Si su gerente cree que el outsourcing es costoso, solo explíquele cuánto tendrá que pagarle al especialista dedicado. Realmente funciona
10. No te involucres en el código abierto y tu desarrollo
Soy ingeniero, soy desarrollador en el pasado y realmente creo que es de código abierto lo que salva al mundo: qué son las bibliotecas, los sistemas de monitoreo, los sistemas de administración de servidores, etc. Pero si su empresa decide comprar código abierto CRM, ERP, ECM, etc. o el jefe de la reunión le grita que le robará la factura en la rodilla, salvará el barco y se dirigirá a los arrecifes. Aquí están los argumentos para enfrentar a un líder inspirado con una mirada ardiente:
- el código abierto es poco compatible si es un repositorio público o es muy costoso si es de código abierto de empresas (DBMS, suites de oficina, etc.): pagará literalmente por cada pregunta, solicitud y boleto;
- un especialista interno para implementar un producto interno de código abierto será muy costoso debido a su rareza;
- las mejoras de código abierto pueden verse severamente limitadas por el conocimiento, las habilidades o incluso la licencia;
- con el código abierto no se inicia durante mucho tiempo y será muy difícil adaptarlo a los procesos comerciales.
Huelga decir que el desarrollo propio es un evento muy largo y costoso. Desde mi propia experiencia, diré que lleva tres años trabajar en un prototipo que cumpla con los requisitos comerciales y la capacidad de permitir que los usuarios trabajen en él. Y luego, si tiene un buen equipo de programadores (puede ver los salarios en "Mi círculo", las conclusiones se le pedirán usted mismo).
Entonces seré banal y repetiré: considere todas las opciones.
Entonces, resumiré brevemente para asegurarme de no haber olvidado nada:
- cuente dinero: compare diferentes opciones, considere factores, compare;
- esforzarse por reducir el tiempo de mantenimiento y capacitación del usuario, reducir el riesgo de "interferencias tontas";
- intente consolidar e integrar tecnología: la arquitectura esbelta y la automatización de extremo a extremo deciden;
- invierta en el desarrollo de TI, no viva con tecnologías desactualizadas: absorberán dinero;
- correlacionar la demanda y el consumo de recursos de TI.
Puede preguntar: ¿por qué ahorrar el dinero de otra persona, ya que la oficina paga? La pregunta lógica! Pero su capacidad para optimizar costos y administrar activos de TI de manera efectiva es principalmente su experiencia y su perfil como profesional. Todos sabemos cómo hacer dulces con materiales improvisados :-)
RUVDS solo tiene una acción WOW como una excelente ocasión para actualizar las capacidades virtuales. Entra, mira, elige, queda muy poco hasta el 30 de abril.
Por lo demás, un
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