La comunicación dentro de la empresa es trabajo de todos

Una estrategia de comunicación interna bien pensada es la base de la alta productividad del equipo.

Imagine una reunión típica de todo el equipo: alguien toma notas y hace preguntas, alguien llega tarde y se sienta, enterrado en el teléfono. Si al mismo tiempo usted es un líder, probablemente sea desagradable para usted ver las pantallas de los teléfonos inteligentes iluminando los rostros de los empleados. Pero si usted es un trabajador simple y la información proporcionada no está relacionada con sus tareas diarias, es más fácil ignorarla. La situación descrita es solo un ejemplo de cómo se puede interrumpir la comunicación dentro de la empresa.

La comunicación interna es cualquier comunicación relacionada con el trabajo que ocurre dentro de una organización: desde anuncios generales hasta conversaciones entre colegas. Si ve la estrategia corporativa en la comunicación interna, en lugar de la responsabilidad de una persona o departamento específico, esto ayudará a la organización a eliminar algunos problemas estructurales y crear una cultura de confianza, transparencia y cohesión.

James Harter y Amy Adkins, del Instituto Gallup, escribieron en un artículo para Harvard Business Review : “A menudo, la comunicación es la base de una relación saludable, incluida la relación entre el empleado y el gerente. [La comunicación continua], en persona, por teléfono o electrónicamente, se asocia con un mayor nivel de compromiso ". Y cuanto mayor sea la participación, mejores serán las ganancias. El Instituto descubrió recientemente que las empresas con una alta participación de los empleados en los dividendos por acción están por delante de sus competidores en un 147%.

Y la buena noticia es que absolutamente todos pueden desempeñar un papel en la configuración de una cultura de comunicación abierta en el trabajo.

Traducido a Alconost


Autor de la imagen - Wanging Lee

Una buena estrategia de comunicación interna comienza con el liderazgo.

El departamento de recursos humanos y el personal de administración pueden comunicarse diariamente con los empleados, pero estos últimos esperan un flujo de información bidireccional con la administración. Las reuniones y boletines informativos de toda la empresa son convenientes cuando necesita hacer anuncios, pero si esta es la forma principal de contactar a los empleados, pueden sentirse alienados .

Todos quieren ser apreciados, por lo que cuando se trata de comunicación interna, lo más importante es la accesibilidad , la transparencia y la transparencia . En este caso, se deben tener en cuenta varias consideraciones.

Los grandes anuncios deben ser realizados primero por usted

Es poco probable que desee que los empleados se enteren de los principales eventos (por ejemplo, una fusión o un cambio de liderazgo) de una fuente externa (redes sociales, sitios de noticias, etc.) por primera vez. Si desarrolla un plan de alerta antes de cambios importantes, ayudará a mantener la confianza de los empleados y mejorará su respuesta. Un estudio de Slack Future of Work descubrió que los empleados valoran la transparencia: el 80% de los empleados quieren saber más sobre cómo los líderes toman decisiones.

Lista de correo personalización

Una carta bellamente diseñada es excelente, pero es igualmente importante pensar en el contenido: los mensajes deben ser concisos y fáciles de leer, con un mínimo de siglas y jerga. Cuando te sientes a escribir el texto del anuncio, trata de hacerlo un poco más personal. Hágase estas preguntas:

• ¿Qué es actualmente optimista sobre ti?
  
• ¿Cómo puedo agradecer a los empleados por su excelente trabajo?
  
• Recurra a su experiencia: ¿ha sucedido algo en su vida personal o profesional que pueda conectarse con este momento en la vida de la empresa?
  

Asegúrese de decir siempre cuándo y cómo los empleados pueden hacer preguntas y continuar la conversación.

Mejora tu sistema de gestión del conocimiento

¿Es fácil para los equipos encontrar la información que necesitan para trabajar? ¿Quizás se pierden documentos y registros de reuniones en carpetas de correo electrónico que ya comienzan a parecerse a las muñecas matryoshka? Si encontrar información y compartirla en una organización se convierte en un problema, puede valer la pena evaluar la efectividad del sistema de gestión del conocimiento utilizado.

Los líderes deben estar constantemente abiertos a la comunicación.

Si eres un líder, tienes una idea clara de los procesos de trabajo del equipo y estás listo para defenderlos. Además, tiene la oportunidad de mejorar la comunicación interna: para esto necesita estimular la retroalimentación y actuar de acuerdo con ella.

El autor más vendido Jacob Morgan en The Employee Experience Advantage dice esto: “Todavía hay lugares en el mundo donde los empleados no están invitados a dar su opinión, expresar ideas y no animarlos a compartir sus opiniones. A menudo, en tales organizaciones, cuando alguien habla, cae bajo la presión de la burocracia y las intrigas de la oficina ".

Si permanece abierto a la comunicación con los empleados, esto ayudará a todos a sentirse respetados y despertará el deseo de contribuir al éxito a largo plazo de la organización. Cómo se hace esto está abajo.

Reuniones regulares uno a uno

¿Cómo alentar a cada empleado para que brinde comentarios honestos? Averigüe qué enfoques funcionan, cuáles no y si hay algún obstáculo removible. Recuerde que las reuniones regulares son especialmente importantes para generar la confianza de los empleados introvertidos que se pueden pensar mejor fuera del trabajo grupal.

Planifica reuniones estratégicamente

De hecho, a muchos no les gustan las reuniones de equipo ; Sin embargo, una conversación personal es la mejor manera de tomar una decisión. Por lo tanto, antes de planificar una reunión, compile y publique su agenda (esto ayudará a cumplir con el cronograma) y también brinde a los participantes la información necesaria para la preparación preliminar. Y después de la reunión, envíe una carta con una lista de acciones y notas hechas durante la discusión.

Enviar ideas debe ser fácil

Ed Kathmul, cofundador de Pixar Studios, nos habló de una curiosa tendencia que notó a medida que la empresa crecía: los empleados comenzaron a tener miedo de dar ideas . Kathmul sospechaba que la causa del miedo era el alto estándar establecido por el estudio, así como una estructura jerárquica en expansión.

Se las arregló para eliminar la influencia de la jerarquía en las sesiones de lluvia de ideas de Pixar, y los miembros del equipo nuevamente comenzaron a expresar en voz baja sus propios pensamientos, sin importar en qué posición se encontraran. Al darle a todos la oportunidad de compartir ideas libremente, aumenta la seguridad psicológica , demuestra que valora la visión de los miembros del equipo, y tal vez algunas de las propuestas eventualmente “disparen”.

Rinde homenaje a un trabajo bien hecho

Acostúmbrese a no escatimar en comentarios positivos . Al reconocer los méritos de alguien en un documento común o en un sitio de trabajo conjunto, le mostrará al empleado que es especialmente apreciado: gracias a esta "documentación", los equipos entienden mejor el trabajo de los demás y la alta gerencia se entera de los éxitos.

Todos pueden participar en la formación de una cultura de intercambio de información transparente.

Usted representa a la empresa como un empleado; esta parece ser una tarea responsable y difícil, y por una buena razón. Esto es lo que dice Rita Lingyuan Meng , profesora asociada de relaciones públicas de la Universidad de Florida: “La actitud de los empleados hacia su lugar de trabajo y sus declaraciones públicas a menudo inspiran más confianza y forman la base de cómo los interesados ​​externos ven a la empresa. Por lo tanto, creemos que la sólida reputación positiva de la organización se construye desde adentro ".

Cuando todo está bien contigo, todo está bien con la compañía. A continuación se presentan algunas formas de ayudar a construir una cultura de transparencia e intercambio de información.

Hablar honestamente sobre lo agradable y lo desagradable.

¿Sientes apoyo o parece que nadie te necesita? ¿En qué proyectos te gusta trabajar? Tiene derecho a tener una conversación honesta con su gerente sobre el trabajo. Alison Green de la revista Slate , autora de Managing to Change the World , recomienda trabajar con un gerente para crear un sistema de comunicación que sea aceptable para ambos: “Una vez que se define dicho sistema, asuma la responsabilidad de que funcione: por ejemplo, si el jefe cancela reunión, debe tomar la iniciativa y elegir una fecha diferente ".

Esfuércese por la claridad y la coherencia en el trabajo diario.

La comunicación interna es el intercambio de información a todos los niveles, incluso con respecto a los asuntos diarios discutidos con colegas en el departamento. Aquí hay algunos consejos para ayudar a su equipo a avanzar en la dirección correcta:

• Documente decisiones y procesos en recursos compartidos, por ejemplo, en un sitio de colaboración o en una carpeta a la que cualquiera pueda acceder fácilmente.
  
• Si desea compilar listas de verificación y desarrollar otros materiales para la gestión de proyectos, comparta los frutos de su pasión con sus colegas: no dude en crear y publicar documentos que ayuden a coordinar el trabajo en equipo e informar a sus miembros de manera oportuna.
  
• ¿Acabo de terminar un proyecto? Piense en lo que salió bien y lo que no, y pídales a sus colegas que den su opinión sincera; esto ayuda a mejorar.
  
• Reserve tiempo para proyectos que requieran atención total. Si tienen fechas específicas, planifique por separado las horas de trabajo en su calendario e infórmeles a sus compañeros de equipo.
  

Comparte tu experiencia

¿Qué habilidades y visión únicas puede ofrecer a sus colegas? No sea modesto: si encuentra habilidades o conocimientos que pueden ser útiles para otros, intente compartirlos en el blog interno, en el boletín informativo, en las presentaciones del almuerzo o en el sitio de colaboración. Al compartir conocimientos, no solo respalda su desarrollo profesional, sino que también fortalece el equipo y mejora la atmósfera de trabajo: es importante para muchos ser parte de un equipo o comunidad , y el intercambio de información ayuda a superar la fragmentación de las unidades y aumentar la cohesión.

La comunicación dentro de la empresa es trabajo de todos

En general, se acepta que el departamento de recursos humanos o el departamento de comunicaciones es responsable de la comunicación interna, pero la contribución de todos es importante aquí. En última instancia, construir una cultura de confianza, transparencia y respeto en el lugar de trabajo se reduce a cómo los empleados comparten información y se comunican entre sí.

Sobre el traductor

El artículo fue traducido por Alconost.

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