Cómo completar 70 tareas en un día: la vida en los rastreadores de tareas es una buena vida

Traté de realizar tareas sistemáticamente, probablemente, unas 20-25 veces. Y cada intento falló, según tengo entendido, por dos razones.

Primero, para reservar tiempo para la gestión de tareas, debe comprender por qué se hace esto.
Empiezas a liderar tareas, pasas tiempo en él, haces menos tareas, todo comienza a acumularse, ¿en nombre de qué?

Es difícil realizar cualquier trabajo cuando no entiendes por qué. "Racionalizar la vida" no es el objetivo más adecuado, ya que "racionalizar la vida" es un fenómeno bastante vago. Pero "reducir el nivel de ansiedad disminuyendo el nivel de incertidumbre" es un objetivo mucho más concreto y mejor, en el que se puede pasar una hora al día.

En segundo lugar, todas las metodologías que leí describen inmediatamente el estado final del proceso. "Debe tomar ToDoIst, desglosarlo por proyecto, integrarlo con el calendario, hacer revisiones semanales de tareas, priorizarlas ..." Es difícil comenzar a hacerlo de inmediato. Al igual que en el desarrollo de software, creo que debe usar el método jpeg progresivo de forma iterativa.

Por lo tanto, pasaré por mis "iteraciones", y tal vez de la misma manera te sea útil. Después de todo, ¿por qué no hay razón para usar las vacaciones de mayo para ir a trabajar usando el nuevo (relativamente) paradigma?

Y cómo llegué a esto se puede leer aquí .

Trello, un par de listas

Creamos solo 4 listas, utilizamos la aplicación de escritorio y móvil.



Listas:

• Casos: escriba todas las tareas que se le ocurran. Y escriba tan pronto como les venga a la mente. "Tirar la basura" es una tarea. "Lavar los platos" es una tarea. "Asignar una reunión de planificación" es una tarea. Bueno, y así sucesivamente. Incluso las cosas más obvias y / o importantes pueden olvidarse si algo inesperado sucedió o simplemente tuvo un día difícil.
• Casos para hoy: todas las tardes transfiero los asuntos del tablero Casos al tablero Casos para hoy. Si en la noche algunos de los asuntos permanecerán allí, esto es normal, más sobre eso a continuación. Con el tiempo, comienza a comprender cuántas tareas pueden estar en la lista, de modo que la mayoría de ellas se pueden realizar en el día programado.
• Hecho hoy Este foro es la principal forma de reducir la ansiedad "No he hecho nada hoy" y una buena manera de seguir reflexionando sobre la autoorganización. Estoy escribiendo aquí todas las tareas que hice hoy, ni siquiera de la lista de las planeadas. "Llamé a Vasya sobre los documentos", escribió. "Me pidieron que firmara los papeles", escribió. "Discutimos el acuerdo con Anton", escribió. Por lo tanto, al final del día comprenderá en qué realmente pasó el tiempo y lo que no pudo hacer de estas tareas solo por cumplir el plan.
• Hecho: una lista de todas las tareas completadas. Al principio o al final del día, los cambio de "Hecho hoy" a "Finalizar". De hecho, esta es una basura en la que simplemente puede encontrar las tareas completadas y, por lo tanto, necesita una limpieza regular.

Trello, el "mini calendario"

En algún momento, queda claro que algunas tareas tienen un límite de tiempo preciso, y no desea olvidarse de ellas durante una semana, para no planificar nada más para este momento. Siempre ha sido difícil con el calendario, así que agregué algunos tableros con los nombres "Casos para el lunes", "Casos para el martes", etc., en los que comencé a poner las cosas atadas al tiempo.



Entonces cuando me preguntan: "¿Podemos hablar el jueves a las 16:00?" - Solo voy a la pizarra correspondiente y veo lo que hemos escrito allí para este momento. Y no debemos olvidar transferir tareas entre las listas a tiempo durante la semana: por ejemplo, "asuntos del jueves" con el inicio del jueves, en "asuntos de hoy".

¿Por qué no un calendario? Para mí es terriblemente difícil usar dos utilidades al mismo tiempo. Si usa un calendario para esto, tendré que entrar en él, completarlo, entrar regularmente para verificar si he olvidado algo ...

En este punto, fui a las fronteras de Trello. El principal problema era que se registraban más de 50 tareas por día, y había un gran grupo de casos satisfechos vinculados tanto a la lista general como a las listas vinculadas a los días. ¿Cómo entender que ya he escrito la tarea que necesito hacer? Los dobles comenzaron a aparecer. ¿Cómo priorizar todas las tareas para uno de los proyectos al mismo tiempo? ¿Cómo dar a otras personas la oportunidad de ver sus planes de calendario?

Necesitaba un sistema que, manteniendo una relativa facilidad:

1. Podría agrupar tareas en proyectos.
2. Tenga un enlace de calendario (complete mañana) y transfiéralo automáticamente a tareas para hoy, con el inicio del día.
3. Integrado con Google Calendar.

Aquí volví a ToDoist, y en esta etapa resultó ser la solución más adecuada.

Tema actual en ToDoist

Bandeja de entrada



Escribo cualquier tarea entrante en la Bandeja de entrada, que trato de desmontar de inmediato. Bajo análisis se entiende:

• Determinar la fecha en que se completará la tarea (para tareas cortas, la mayoría de las veces configuro Hoy, y por la noche entiendo cuándo, de hecho, se puede hacer).
• Definición del proyecto al que se puede atribuir la tarea (para estadísticas y la capacidad de cambiar de alguna manera la prioridad de todas las tareas para el proyecto).

Las tareas que le vinieron a la mente y que no tiene que hacer en el futuro cercano van a los proyectos Personal sin categoría ("llevar portavasos en un automóvil") y Trabajo sin categoría ("piense en cuándo podemos organizar una sesión de estrategia de relaciones públicas"). En ToDoist, puede asignar tareas repetitivas: así que cada fin de semana tengo la tarea "Desmontar personal sin clasificar", y todos los lunes: "Desmontar trabajo sin clasificar".

Integración de calendario
ToDoist se integra perfectamente con Google-calendar, y en ambas direcciones. He compartido un calendario con mis colegas para que puedan ver cuándo definitivamente no pueden comunicarse conmigo.



Al mismo tiempo, las tareas del calendario también se transfieren en la dirección opuesta: puedo decir: "Serega, mira mi hora el viernes y escribe la reunión allí", que aparecerá tanto en el calendario como en ToDoist. Entonces, de hecho, comencé a usar el calendario y no necesito crear eventos en él.

Manejo de tareas entrantes no operacionales

No me apresuro a hacer tareas de inmediato, a excepción de aquellas tareas donde el fuego es obvio. “Necesitamos contactar urgentemente a la gerencia de ABC, porque el servidor está mintiendo, pero no hay respuesta de sus empleados”, obviamente una tarea ardiente que no se puede posponer, pero “Zhenya, ¿puedo llamarlo ahora para hablar sobre un nuevo proyecto” se convierte en Programe cuándo será posible hablar con X sobre Y ", lo que ya se convertirá en la tarea" Diga X que podemos hablar en ese momento "y la tarea" Hable con X sobre Y ", que ya tiene un límite de tiempo. Casi cualquier tarea entrante se transforma primero en "Plan ...".

Priorización de tareas
No se pueden completar todas las tareas incluidas en el día. Mirándome a mí mismo, me di cuenta de lo siguiente (cada número tendrá uno diferente, pero lo principal es llegar a conclusiones).

1. Por cada día tengo alrededor de 50-70 tareas registradas.
2. Cómodamente para mí (sin una sensación de fatiga total al final del día) puedo hacer hasta 30 tareas.
3. Después de haber realizado hasta 50 tareas, estaré cansado, pero sin crítica.
4. Puedo cerrar 70 tareas, pero después de eso apenas puedo salir de la "corriente de la adicción al trabajo", me quedaré dormido con dificultad y, en general, seré poco social.

En base a esto, decido qué hacer hoy. En ToDoist, hay una priorización de cada tarea, por lo que por la mañana elijo tareas críticas para realizar, y el resto lo realizo en función de las capacidades y los deseos. Todos los días transfiero alrededor de 40-20 tareas a lo siguiente: lo que es interesante: al mismo tiempo, 60-70 tareas se vuelven a hacer al día siguiente.

Estadísticas

En general, me gustaría entender cuánto tiempo llevó hoy hacer un trabajo relacionado con el negocio y cuáles. Para hacer esto, uso la aplicación RescueTime , que está en el teléfono, en la computadora portátil y en el Historial de ubicaciones de Google Maps (sí, no soy paranoico).





Vivimos fuera de la ciudad, por lo que el tiempo que pasamos en la carretera se puede utilizar para un buen uso. Ahora que no estoy cansado, estoy escuchando audiolibros en el camino para usar de alguna manera estos 40 minutos.

Todavía no agrego datos, creando un lago de datos personal peculiar; Llegará el momento. Llegaré a esto.

No habrá conclusión

1. La vida de una persona moderna es un gran flujo de tareas entrantes. No será posible reducirlo; uno debe aprender a controlar este flujo.
2. La mayoría de las preocupaciones provienen de la incertidumbre de la venida. Si entendemos lo que nos espera en los próximos días, habrá significativamente menos ansiedad.
3. Para esto, puede pasar tiempo organizando su día. Sé lo que sucederá hoy, lo que sucederá mañana, y no me olvido de las tareas que había olvidado antes.
4. El seguimiento de tareas no es un fin en sí mismo, sino, si lo desea, una forma de autoeducación. Las cosas que solían hacerse eran pereza o cosas que no se podían alcanzar con las manos, se vuelve mucho más fácil de hacer. Muchas personas (y yo entre ellas) en general, en general, se sienten mejor cuando las tareas se establecen desde el mundo exterior. El seguimiento de tareas es una forma de establecer tareas para usted y aprender a vivir sus deseos.
5. El trabajo no es un fin en sí mismo. El objetivo es organizar su horario de trabajo de tal manera que aparezca un tiempo libre predecible, en el que pueda tratar con usted, sus familias y sus intereses.

Si está interesado en mis ideas y pensamientos al respecto, puede leer el canal :-)