Nuestros lectores han recibido calurosamente nuestra
historia pasada sobre las características ocultas de Zimbra que pueden ser útiles para los usuarios de clientes web. En este sentido, continuaremos familiarizándolo con las características no más obvias pero extremadamente útiles del cliente web de Zimbra, que pueden ayudarlo a usted y a los empleados de sus empresas a aumentar la productividad laboral, así como a simplificar enormemente la comunicación dentro de la empresa.
Crea una reunión basada en la carta que recibiste
Una de las funciones más importantes de cualquier sistema de colaboración es el calendario comercial y el planificador diario, que se utilizan para planificar las horas de trabajo y programar citas y reuniones. Sin embargo, a pesar de la rica funcionalidad de Zimbra en términos de gestión de calendarios comerciales, a menudo muchas instrucciones llegan a los gerentes anticuados, en forma de correo electrónico con instrucciones de hacer algo o llegar a la oficina a la hora designada. Para evitar que se pierda este pedido, sería más razonable agregarlo a su horario inmediatamente después de la recepción. Pero, ¿puede hacerse esto rápidamente para no abrir la segunda pestaña y cambiar entre ellas en un intento de copiar el texto de la carta en el formulario para crear una reunión o tarea?
Especialmente para esto, en Zimbra existen las funciones "Crear una reunión" y "Crear una tarea", que se pueden encontrar en el menú emergente de cualquier correo electrónico. Después de hacer clic en el elemento "Crear una reunión", se creará una reunión automáticamente con el nombre repitiendo completamente el tema de la carta. Además, todos los participantes en la correspondencia se agregarán a esta reunión, y la descripción de la reunión se completará automáticamente con el texto de la carta seleccionada. Por lo tanto, el empleado solo tendrá que indicar el lugar y la hora de la reunión, y también, si lo desea, cambiar ligeramente su descripción y nombre si el tema y el texto de la carta no son adecuados para estos fines. Si había archivos adjuntos en la carta, también se adjuntan automáticamente a la reunión creada. Aproximadamente lo mismo sucederá al crear una tarea. Su nombre y descripción se completarán automáticamente en función del tema y el texto de la carta, y el usuario solo tendrá que completar las columnas vacías. Como resultado, la tarea aparecerá en el diario del usuario que la creó, independientemente de cuántas personas participen en la correspondencia.
Gracias a esta técnica, el empleado tiene la oportunidad de optimizar el tiempo dedicado a crear reuniones y tareas, lo que significa que tendrá tiempo para realizar más tareas durante la jornada laboral.
Agregar canales RSS a Zimbra
Muchos gerentes de negocios a menudo tienen que mirar a través de numerosas fuentes de noticias para mantenerse al tanto de varios eventos y noticias, ya sean noticias globales, federales, regionales o incluso corporativas. Sin embargo, si un empleado abre varias pestañas en un navegador para completar esta tarea y cambia constantemente entre ellas en busca de información útil, ¿lo más probable es que no pueda ver las noticias normalmente o trabajar normalmente? ¿Qué hacer en tales casos?
En tales casos, los buenos canales RSS antiguos, que, por regla general, contienen toda la información necesaria y no contienen imágenes ni anuncios, serán de gran ayuda. Gracias a esto, las fuentes RSS son mucho más fáciles de entender y permiten que los empleados que se ven obligados a controlar el flujo de información trabajen de manera más eficiente. Otra ventaja importante de RSS es que pueden agregarse directamente al cliente web de Zimbra y, debido a esto, puede ver los canales sin distraerse del correo del trabajo.
Para agregar una fuente RSS a Zimbra, debe hacer clic en el ícono de ajustes en el elemento "Carpetas de correo" y seleccionar "Nueva carpeta" en el menú emergente. Allí debe marcar la casilla "Suscribirse a RSS / ATOM feed" e indicar el enlace que contiene el RSS que necesita. Después de eso, tendrá una carpeta con la fuente RSS creada, en la que cada noticia se muestra como un correo electrónico separado.
Cambiar la vista de la correspondencia
En los últimos años, los clientes de correo electrónico han comenzado a mostrar conversaciones en forma de conversaciones. Gracias a esto, toda la correspondencia comercial se ve muy concisa y no hay sensación de desorden al verla. Además, dicha estructura de correspondencia le permite familiarizarse más convenientemente con su contenido y actualizar rápidamente el historial de la conversación. Sin embargo, cuando se lleva a cabo un diálogo entre tres o más personas, a menudo surgen situaciones en las que los diálogos se vuelven bastante ramificados y encontrar una carta separada en dicha correspondencia se vuelve extremadamente problemático.
En tales situaciones, puede ser útil cambiar a la forma clásica de mostrar correspondencia, en la que toda la correspondencia se muestra como mensajes separados, ordenados por fecha de recepción. A menudo, en este tipo de visualización de diálogo es mucho más fácil encontrar la carta que necesita, lo que implica un ahorro de tiempo significativo para el empleado que la está buscando. Además, para muchos usuarios, mostrar correspondencia en forma de mensajes separados puede ser mucho más conveniente y más familiar que mostrar en forma de conversaciones.
El cambio entre estos dos tipos de visualización se realiza en el menú desplegable "Ver" en la esquina superior derecha del correo entrante. Aquí no solo puede configurar el tipo de visualización “Por conversaciones” y “Por mensajes”, sino que también puede configurar otras opciones de visualización para el correo entrante. Por ejemplo, puede ordenar los mensajes por tamaño, asunto, archivo adjunto, etc. También puede ayudar a mejorar la productividad de los empleados con el correo electrónico.
¡Esperamos que estas características ayuden a aumentar la productividad y a sus empleados también!
Para todas las preguntas relacionadas con la Suite Zextras, puede contactar al representante de la compañía "Zextras" Katerina Triandafilidi por correo electrónico katerina@zextras.com