¿Cansado de perder el tiempo descubriendo lo que está sucediendo en la empresa? ¿Se pierde información en los interminables chats grupales de WhatsApp? ¿Comunicación rota dentro del equipo? ¿El seguimiento de tus (no) ediciones completadas te hincha la cabeza? La carga sobre los empleados no está clara y, en general, ¿quién está haciendo qué ahora?
Si al menos dos de las preguntas anteriores puede responder afirmativamente, le preguntamos debajo de cat. Hablamos con el famoso estudio fotográfico de Moscú "
Bolshakova Studio " y compartieron su experiencia en la solución de problemas de gestión clásicos.
En este momento hay un video chat de 13 minutos. A continuación se muestra un resumen de la cita de la entrevista.
Breve información sobre el estudio.
Fundador - fotógrafo Ksenia Bolshakova.
Equipo - 8 personas + retocadores independientes.
El estudio ha existido durante 7 años.
Dirección: foto del sujeto, b2b.
Clientes: varios cientos. Famosos: Oriflame, Faberlic, MAC Cosmetics, Lady Collection, Bacardi, KFC, The Snow Queen, Stockman.
Algo de trabajo de estudioUna breve historia del problema.
Al principio, cuando el estudio constaba de solo un par de personas, usaban VK. Lo principal: allí era conveniente comunicarse y adjuntar archivos. A medida que el equipo creció, los chats se mudaron a WhatsApp, donde crearon un grupo para cada proyecto (para cada cliente).
"Cuando el número de grupos comienza a multiplicarse exponencialmente, se vuelve incómodo"
Con el mayor crecimiento del estudio, se reveló un nuevo problema. Se ha vuelto imposible hacer un seguimiento de lo que está sucediendo dentro de la empresa, qué están haciendo empleados específicos y qué están haciendo.
“Se comenzó a dedicar mucho tiempo a descubrir lo que está sucediendo, a encontrar información que se asiente en la cabeza de alguien. No hay un espacio común donde se pueda encontrar esta información ".
La compañía primero pensó que era hora de transferir todos los procesos a una sola plataforma para el trabajo, y Trello fue elegido como tal instrumento. Pero se enfrentaron a nuevos problemas. Había dos principales: acceso y comunicación.
“Una persona tenía acceso a todo lo que sucede en el tablero o a nada. Y quería que los empleados vieran solo lo que concierne solo a su parte del trabajo en esta etapa ”
Solución encontrada!
En el proceso de búsqueda de cientos de alternativas, el estudio eligió el sistema "YouGile". Se hizo más fácil casi de inmediato. En primer lugar, el equipo se mostró satisfecho con la oportunidad de llevar a cabo todos los procesos en una junta. Logramos esto al configurar el acceso a diferentes columnas para diferentes empleados: un grupo de fotógrafos solo ve sus columnas, los grupos de retocadores ven las suyas. Los gerentes ven y controlan todo el proceso.
La siguiente simplificación del trabajo se debió al hecho de que cada tarjeta es un proyecto y la ubicación de la tarjeta en una columna determinada indica el estado del trabajo. Un retocador puede ejecutar varios proyectos al mismo tiempo, de los cuales, por ejemplo, tres pueden estar funcionando en este momento y el cliente está revisando cuatro más. Y en cualquier momento aparece el cliente: "¡Tengo ediciones!". El gerente realiza cambios en la lista de verificación de la tarjeta, el retocador ingresa al sistema y en un solo lugar ve lo que necesita hacer. Y habiendo hecho todo el trabajo, puede en el chat incorporado en esta tarjeta informar sobre el final del trabajo. Anteriormente, el retocador tenía que copiar la lista de ediciones del chat a WhatsApp en algún lugar de sus notas y marcarlas allí.
“Ahora esto no es necesario, las listas de verificación están en YouGile, todos entienden en qué etapa se encuentra el trabajo. Además, en la tarjeta de tareas, tanto el gerente como el fotógrafo y los retocadores pueden comunicarse para aclararse mutuamente algunos puntos y todos los participantes en la tarjeta ven esta conversación. La información no se establece entre dos personas "
Como funciona el proceso
El estudio trabaja con clientes en una placa principal, que lógicamente se llama "PEDIDOS". También en el proyecto hay varias juntas más a las que solo la administración tiene acceso y en estas juntas se discuten cuestiones administrativas. Una junta separada con estándares de trabajo, juntas separadas para trabajar con finanzas, inventario de equipos, así como trabajar con clientes, lo que no afecta directamente el proceso de filmación.
Cada pedido del cliente, esta es una tarjeta separada en el tablero, pasa por un ciclo de siete etapas. Cada etapa es una columna separada. Hay siete de ellos:
Aplicación entrante »Esperando producto» Disparo »Retoque» Estudio »Comprobaciones de clientes» Entregado.
El procesoLos retocadores de esta cadena solo tienen acceso a dos columnas: "Retoque" y "Cheques de estudio". Cuando el retocador hace su trabajo, se da de baja en el chat y transfiere la tarea a la columna "Verificaciones del estudio".
“Solo mire esta columna para comprender de inmediato lo que está sucediendo en el proyecto. Y se ve claramente en qué etapa se encuentra cada uno de los proyectos ahora ”
En el chat dentro de cada tarjeta, los empleados del estudio discuten el proyecto, cargan archivos o enlaces necesarios. En la sección "Descripción" de la tarjeta, se ingresa TK, que indica el formato para enviar fotos, solicitudes básicas al retocador y fotos de referencia.
Lista de verificación
Lista de verificación en la tareaLa parte más importante de la tarjeta para el estudio son las listas de verificación (subtareas). El encabezado de la lista de verificación es la fecha en que el cliente recibió los cambios. A medida que realiza cambios, el retocador los marca con marcas de verificación y este proceso también se visualiza visualmente en el tablero. No es necesario ingresar a la tarea para ver el progreso de la tarea.
Puede haber cualquier cantidad de listas de verificación, no se eliminan y siempre se puede ver todo el proceso de trabajo en un proyecto.
Lo que hace que YouGile sea útil
Ksenia
aprovecha la
ventaja del sistema de que puede ir a YouGile en cualquier momento, en cualquier parte del mundo y ver lo que sucede en el estudio. Anteriormente, para conocer los detalles, tenía que contactar al gerente e incluso a otros empleados. Ahora todo el panorama es claramente visible quién está haciendo qué y, en consecuencia, la carga de cada persona. Está claro de inmediato que un retocador, resulta, está sobrecargado, y el segundo está inactivo. No tienes que tenerlo todo en mente.
Hablando de "
todo en un solo lugar ". Los retocadores, por supuesto, son bienvenidos. Tienen la mayor cantidad de trabajo en el estudio: un montón de ediciones, información textual. Anteriormente, todo esto se extendía por salas de chat, correo, skype, etc. Ahora tienen todo en un solo lugar. Según la experiencia, el retocador recibe el mayor estrés del trabajo como resultado de un malentendido de lo que debe hacerse cuando no comprende las instrucciones o cuando todas estas pequeñas instrucciones están en diferentes lugares. Ahora todo está en un solo lugar, y si no hay información en la tarjeta, significa que no está en ningún otro lado.
Especialmente en la empresa tenga en cuenta la
posibilidad de comunicación en tareas . Anteriormente, todos los empleados se comunicaban con el gerente. Los fotógrafos y retocadores no se comunicaron entre sí. Pero en la mayoría de los casos, el gerente no puede responder de manera independiente las preguntas aclaratorias del retocador, hay mucho vocabulario específico. Y el gerente tuvo que traducir primero todo a su propio idioma, luego al idioma del fotógrafo y luego transferir todo de nuevo. Teléfono estropeado como es. Ahora todos están conectados a la tarjeta de chat y el retocador puede hacer preguntas directamente.
Se ha vuelto fácil presentar nuevas personas
"Al principio tenía miedo de conectar a una nueva persona con el nuevo sistema, me pareció que tendría que explicar mucho e introducir durante mucho tiempo y trabajamos a través de WhatsApp, pero un día después me di cuenta de que no, no puedo hacer eso. Inmediatamente comencé a presentar a una persona, incluso si entiendo que vino por una semana o en un proyecto, inmediatamente lo conecto a YouGile. Y por primera vez veo que una nueva herramienta, un nuevo software, no causa ninguna resistencia a las personas que nunca la han usado "
Durante la invitación de una nueva persona, se le puede ubicar inmediatamente en el grupo deseado, ya sea fotógrafo o retocador, y al ingresar al sistema verá inmediatamente solo a lo que tiene acceso. 3-5 minutos de explicación en Skype con una demostración en pantalla, y al día siguiente, los empleados se sorprenden: “¡Dios! Es genial, es genial, tienes una organización tan alta. ¡No vimos esto incluso en TsUM! Todo es muy conveniente, simple, lógico y muy fácil ".
Pero TSUM es famoso por sus enormes volúmenes de trabajo, y la mayoría de los profesionales involucrados en el campo de la fotografía temática de alguna manera han trabajado con él.
La ventaja clave del estudio fotográfico YouGile es la eficiencia de la comunicación. Porque antes de que hubiera muchos enlaces, se perdía mucho en diferentes chats, correos y otras formas de comunicación, y también: las comunicaciones se construían alrededor de personas en cuyas cabezas todo esto se resolvió. Ahora, las comunicaciones de la empresa se centran en el proyecto, la tarea actual, donde todos los empleados almacenan y complementan toda la información. Todos pueden entrar y ver el progreso del proyecto.
Video tutoriales
Canal de YouTube Yougile"Es fácil presentar una nueva persona al sistema, porque YouGile tiene varias lecciones de video comprensibles, que no se extienden con el tiempo. Porque es psicológicamente imposible ver el manual durante 40 minutos. Son cortos, 5-10 minutos, solo existe la esencia. Está claro, metódicamente, y para todos que alguien no entiende, simplemente puede soltar el enlace »
Apoyo
Por separado, el estudio fotográfico destaca el soporte rápido para YouGile. En la mayoría de los casos, la respuesta del servicio de asistencia se produce entre 20 y 40 minutos después de la llamada. Si algo no estaba claro en el video en el canal, siempre puede solicitar asistencia técnica.
Agradecimientos
Nosotros, el equipo de YouGile, agradecemos al estudio fotográfico Bolshakova por la entrevista y la oportunidad de compartir nuestra experiencia. En el futuro cercano presentaremos algunos casos más exitosos y no muy exitosos de implementación del sistema de gestión de proyectos. Por ejemplo, hay un ejemplo muy significativo de implementación en una planta rusa que fabrica grúas.