¿Qué es un sistema de informes ideal? ¿Es realista entender lo que está sucediendo en la empresa?

¿Cómo debería ser un sistema de informes ideal en un sistema de gestión de proyectos? ¿Es posible aportar beneficios reales a la empresa descargando algo del sistema de gestión, o serán siempre solo formalidades? ¿Es posible encontrar algo interesante y nuevo en los datos del sistema de control para la propia empresa?

Estoy particularmente preocupado por estos problemas. He estado trabajando en el sistema de gestión de YouGile durante los últimos dos años.

El problema clave de los informes es que la información en cualquier segmento de datos siempre estará incompleta, sin importar cómo la empresa intente marcar y registrar todo. El ejemplo más simple es mirar la lista de tareas completadas para las personas, y esto es cierto en el mejor de los casos solo en un 80%. No todas las tareas son fijas, no todas están marcadas como completadas, algunas métricas se distorsionan sistemáticamente.

Además, el requisito de informes de información incompleta es muy alto: los informes deben formar una comprensión objetiva de lo que está sucediendo.

Lo que finalmente hicimos después de estudiar este problema se encuentra a continuación en un breve video. Y debajo del corte, una descripción del proceso, cómo llegaron a esto.

Realidad

La realidad en las empresas es ligeramente peor que solo el 20% de incompletitud en cada informe específico. Por lo general, la situación es tal que, en general, "al menos en algún lugar", solo la mitad de las tareas están arregladas, y al mismo tiempo en diferentes lugares: en mensajería instantánea, en el correo, en conversaciones orales ...

Con el advenimiento de un sistema de gestión centralizado y la formación de al menos una cultura de establecimiento de objetivos, la situación mejora ligeramente, pero el sistema de información no puede ni debe convertirse en un sistema de control y contabilidad. Cuanto más estrictas sean las reglas sobre lo que debe registrarse en el sistema, más precisos serán los informes. Pero menos utilizará voluntariamente el sistema. El círculo de lucha por la transparencia se cierra.

¿Qué pasa con una empresa que desarrolla un sistema de gestión? ¿Cómo crear una imagen objetiva de lo que está sucediendo sin la condición de que toda la información se registre?

Nuestro historial de informes

Hace 2 años, comenzamos a hacer un sistema de gestión de proyectos con un enfoque en la comunicación. Estamos implementando un enfoque en el que cada tarea es un chat e intentamos ajustar los equipos a las actividades del proyecto a través de la comunicación. Ignorar informes. Creemos que dicha herramienta no afecta el uso del sistema, sino que solo repele al equipo real de una herramienta de planificación gratuita.

Hace 1,5 años, recibimos regularmente una serie de solicitudes de informes. La solicitud más común es una lista de tareas para las personas. Estamos comenzando a aprender cómo los informes son utilizados por nuestros clientes que se están mudando de otros sistemas. Entendemos que hay informes allí. En los sistemas más populares, puede obtener varios resúmenes diferentes: por personas, por tiempo, por finalización, por proyecto. PERO, hablando con los usuarios, resulta que nadie realmente lo usa. Las excepciones son solo casos de procesos inicialmente estrictamente regulados, como HelpDesk o BugTracker.

Hace 1 año : lanzamos una función como configurador, que le permite escribir sus propios scripts dentro del sistema. Incluyendo subir cualquier dato. De vez en cuando para grandes clientes, configuramos descargas directamente bajo sus solicitudes. Y ocurre una pequeña situación extraña, a veces las empresas logran obtener un beneficio real de la misma, nos dicen que descargan un montón de datos, los analizan y toman cualquier decisión. Y a veces se convierte en lastre que nadie usa.

Hace 8 meses : seguimos las solicitudes de los clientes y hacemos varios resúmenes como en la mayoría de los otros sistemas: una cinta de todos los eventos y un tablero especial con tareas para los empleados. La función rara vez se usa, pero quienes la usan están satisfechos y quieren más de esta información. Explican que les gustaría ver más detalles sobre uno u otro proceso.

Hace 5 meses, comenzamos a entregar de inmediato a todos los grandes clientes un sistema con todo tipo de informes sobre los scripts que se desarrollaron anteriormente. Hay muchos de ellos, son muy diferentes, pero no muy convenientes, ya que no hay interfaces normales. Pero al mismo tiempo, este enfoque es bastante adecuado para los clientes. Notamos una verdad muy simple: cuando hay muchos informes, por alguna razón comienzan a funcionar. Las empresas informan que pueden extraer información para tomar decisiones. Hay solicitudes de informes sobre vistas de proyectos de los empleados y la distribución de la atención del equipo.

Hace 3 semanas, una vez más estamos hablando con los clientes y llegamos a una conclusión simple: el número de informes desde diferentes ángulos se justifica por el hecho de que se puede crear algún tipo de comprensión solo si la imagen se ve desde muchos ángulos diferentes. Además, estas partes en diferentes situaciones pueden ser muy diferentes.

Lanzamos el diseñador de informes. Tratamos de hacerlo para que pueda obtener cualquier cosa, pero al mismo tiempo mantener la interfaz simple.

¿Qué sistema de informes y resúmenes creamos en YouGile?

Comencemos con uno simple. Todo lo que está en el sistema se puede filtrar, ordenar y mostrar en una tabla. Descargue en formato Excel o configure el recibo regular por correo. Toda la información, por supuesto, cambia dinámicamente con los cambios en los proyectos.

La interfaz de informes se ve así:



Puede generar un informe utilizando 15 parámetros y configurar reglas de clasificación múltiple. Hay un par de parámetros inusuales: la fecha del último movimiento y la fecha del último mensaje. Por ejemplo, puede seleccionar y ver tareas para las que hubo la comunicación más activa. Si tenemos en cuenta que cada tarea es un chat separado y nos comunicamos mucho, entonces la descarga es muy interesante.

Como resultado, el informe parece una tabla con la capacidad de realizar múltiples clasificaciones.



Y aquí, francamente, no hay nada sobrenatural hasta ahora: solo un buen sistema flexible para recibir informes sobre tareas con interfaces accesibles. Sí, hay un par de parámetros interesantes y un sistema de informes programado. Pero una herramienta realmente poderosa para crear transparencia en la empresa es el "resumen".

Resumen

Los informes son todos iguales a los informes, pero las tareas no se muestran como una tabla con muchos parámetros, sino como una columna en el tablero. Es decir, junto con las columnas habituales, puede crear una columna especial en el tablero donde se muestran las tareas de acuerdo con los principios de filtrado dados de otros proyectos y tableros por períodos arbitrarios de tiempo. Las tareas en los boletines son de solo lectura, no se pueden cambiar, pero puede participar en el chat.

Aquí está el ejemplo más simple de varias de estas columnas:



Junto con el sistema de informes, dicha herramienta tenía muchas opciones de aplicación para crear una comprensión de lo que está sucediendo en la empresa. Puede crear paneles separados para la observación, puede agregar una lista de tareas urgentes del departamento vecino al panel de trabajo, puede mostrar todas las tareas importantes para usted, una columna para cada proyecto, etc.

Algunos casos de estudio

1. Queremos saber qué está haciendo el equipo

En una situación normal, tendríamos que cargar un informe sobre las tareas completadas y podríamos estar en nuevas tareas asignadas.

Ahora podemos hacer un resumen: en la primera columna, muestra las tareas completadas en los últimos 7 días, en la segunda columna todas las tareas nuevas en los últimos 7 días, en la tercera columna todas las tareas en las que hubo movimientos o diálogos durante los últimos 7 días, en la cuarta columna, todo lo que tiene más prioridad



Y, por supuesto, tal resumen está lejos de decirle a todos los equipos qué está haciendo el departamento. Pero después de observar la dinámica durante un par de semanas, definitivamente aparecerán conclusiones sobre dónde están los cuellos de botella en el proceso y las ideas sobre cómo mejorar el monitoreo.

2. Cómo entender quién está haciendo qué

En una situación normal, sería posible derivar todas las tareas abiertas para las personas.

Ahora puede hacer una columna separada para cada persona, mostrar todas sus tareas abiertas allí y ordenarlas por la fecha del último mensaje. En la parte superior están las tarjetas en las que hay una discusión activa. Si usted, por ejemplo, es un estudio fotográfico y tiene mensajes o archivos en todas las tareas, entonces este enfoque funcionará bien.



3. Cómo entender lo que el equipo decidió no hacer
En la primera columna, mostramos todas las tareas abiertas para el proyecto y elevamos las más antiguas a la parte superior. En el segundo, salida archivada, pero no marcada como completada.



Estos son los ejemplos más simples que se aplican incluso en equipos pequeños. Cuando se trata de una empresa de al menos 100 personas, hay secciones mucho más interesantes para diferentes departamentos, pero la imagen aún es bastante clara. Y lo más importante: todo esto sin esfuerzos adicionales de recopilación de datos. Un equipo puede trabajar como está acostumbrado, y al mismo tiempo sigue siendo posible crear una comprensión de lo que está sucediendo sin estar directamente en los procesos.

Conclusión práctica

Para crear una imagen objetiva de lo que sucedió en la empresa, dónde gastar recursos, evaluar los riesgos que le esperan a la empresa, es necesario generar muchos informes diferentes desde varios lados. Analice cuidadosamente, saque conclusiones y, si no hay suficiente información, genere nuevos informes y obsérvelos. Siempre lleva tiempo. Por ejemplo, una semana puede ver una columna con tareas de todos los proyectos por prioridad. Pero después de eso, se forma un sentimiento mágico de que entiendes lo que está sucediendo con la empresa sin una participación directa en el proceso.

En equipos grandes esto es más complicado, en equipos pequeños es más simple, pero de alguna manera el sistema de informes puede ser realmente una herramienta para la toma de decisiones.

PD A las 8.00 un pequeño fragmento de la discusión de informes en la fábrica para la producción de grúas de construcción.