La matriz de Eisenhower es un método muy conocido para determinar prioridades. Por ejemplo, en el famoso libro de Stephen Covey, "Las siete habilidades de las personas altamente efectivas", se dedica un capítulo entero a la matriz.
Matrix es una herramienta de priorización de tareas. Fue inventado, dicen, por el 34º presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower. Priorizar con una matriz es simple y efectivo.
Hasta donde se sabe, tampoco está muy extendido entre nosotros, ya sea en el trabajo o la vida. La matriz de Eisenhower se ve así:
Cualquier tarea que deba realizarse cae en uno de los cuatro cuadrantes de la matriz. Realice en orden de arriba a abajo, de izquierda a derecha. Primero, urgente e importante, luego, urgente y no importante, luego no urgente e importante y, finalmente, no urgente ni importante.
El problema clave que enfrentan las personas cuando trabajan con la matriz de Eisenhower es la
clasificación de tareas por urgencia e importancia. Más precisamente, el principal problema es comprender qué urgencia e importancia son en general. Y sin comprender, la gente tira la matriz, después de jugar un día o dos. Tratemos de resolverlo.
Desafortunadamente, o afortunadamente, no hay criterios inequívocos. Cualquiera puede inventar sus propias reglas, pero no todos lo harán. Por lo tanto, haremos esto: le diré cómo determino la urgencia y la importancia, y usted decide por sí mismo si este enfoque le conviene o no. Bueno, inventa tus propias reglas.
Comencemos con urgencia, como Se le da prioridad.
¿Qué tarea se puede llamar urgente? No recuerdo dónde escuché este criterio, pero realmente me gustó por su simplicidad.
Una tarea urgente es aquella que después de la fecha límite ya no se puede hacer . Simple y claro.
Pero aplicar este enfoque a la vida no es fácil. Esa base de datos ha dejado de funcionar con el cliente. ¿Debo arreglarla con urgencia o no? Por el criterio - no, porque la base necesita ser levantada ahora, y mañana, y en una semana. Si intentas explicar el criterio de urgencia a alguien en una situación de crisis, entonces no saldrá nada bueno.
Por lo tanto, tomamos un criterio más suave.
Urgente: esto es cuando las pérdidas son altas porque la tarea no está resuelta . Tómese un descanso y piense cuán urgentes son las tareas que solíamos considerar como tales.
Desafortunadamente, muchos gerentes tienden a llamar a todo tareas urgentes. Desafortunadamente, no es que estén equivocados, sino el sistema de prioridad que deja de funcionar: todas las tareas tienen el mismo aspecto. Se hace difícil para el programador elegir.
La urgencia objetiva a menudo se encuentra en las tareas del cliente, por ejemplo, la caída de la base mencionada anteriormente. O en el patio es el 19 de octubre, y el cliente debe tomar el IVA, pero la declaración no se forma de ninguna manera. O, Dios no lo quiera, a fines de marzo, y no hay forma de calcular el impuesto a las ganancias. O las facturas no se imprimen, por una razón inexplicable, y hay tiempos de inactividad en el envío.
Tales tareas son urgentes porque satisfacen nuestro criterio: existen pérdidas reales por el hecho de que el problema no se resuelve. Y no es solo que sea así: un impuesto a las ganancias que no se entrega a tiempo amenaza con una multa grave.
Es importante poder separar los conceptos de "urgencia" y "fecha límite". Cualquier tarea tiene una fecha límite, de una forma u otra, incluso si no está indicada. Luego me adelanto un poco, los plazos se informarán en otro momento, pero quiero que entiendan: la
disponibilidad de la fecha límite no es urgente . Además de acercarse a la fecha límite, esto no es urgente.
La urgencia de la tarea no se correlaciona con la fecha límite. Por ejemplo, la fecha límite para completar una tarea puede no ser del tipo "fecha", sino "lo más rápido posible, ¡maldición!" Es decir, formalmente, no hay fecha límite. Pero la tarea, sin embargo, es urgente. O la tarea puede tener una fecha límite, mañana, pero todos entienden que fue realizada por una persona que no necesita una solución: transferirá la fecha límite a cualquier fecha a su primera solicitud. O el sistema está tan organizado que sin especificar una fecha límite no se puede ingresar la tarea.
La urgencia es un atributo separado de una tarea que caracteriza el contexto de su nacimiento y vida, y no designaciones gerenciales como "fecha límite" o "inclusión en el plan de este día".
Ahora sobre la importancia. De vuelta al clásico - Stephen Covey.
Describió las tareas importantes para el futuro . Una definición bastante simple, aunque no del todo clara. Intentemos descifrar.
Hay tareas de la solución de las cuales nada cambia fundamentalmente. Así que lo decidió, el cliente pagó el dinero y no hubo cambios significativos, ni usted ni el cliente. La solución a este problema no causó una avalancha de nuevos problemas, el proyecto de larga duración no comenzó, no se despidió a nadie y no se contrató a nadie, y no se resolvió algún problema opresivo del negocio del cliente.
Y hay una tarea del cliente, una vez resuelto, se obtiene un proyecto. Hay una tarea central de la etapa del proyecto, que la transfiere de la prueba a la operación. Existe la tarea de probar la hipótesis en el desarrollo arriesgado, después de resolver cuál tiene la primera versión, y finalmente puede mostrar su producto a los usuarios y obtener comentarios. Hay una tarea de la que depende la reputación del equipo o de toda su empresa. Hay una tarea por la cual juzgarán su promoción. Hay una tarea de la que depende su tarifa por hora.
Estas tareas son importantes. Algo depende de ellos. Y no solo "algo", sino concreto, comprensible y útil para usted "algo". No solo influyen en el futuro, sino que también le
dan forma .
Por ejemplo, estoy creando este material, que posteriormente se convertirá en un curso. Hasta que escriba el material, no habrá curso. No habrá curso, no habrá ventas. Escribiré un curso: todo sucederá. Escribir un curso es una tarea importante. En cambio, puedo distraerme con las tareas actuales: hacer algo por los clientes o lanzar la próxima versión. Quizás estas son tareas urgentes, pero no crean el futuro. Y el curso crea.
Esta es la importancia de la tarea. Todos lo entienden en secreto, pero este es el problema: la comprensión por sí sola no es suficiente. Cuando hablamos de elegir una tarea, notamos: si una persona decide qué tarea asumir, entonces se guía por sus propios criterios. ¿Y qué tipo de persona, en su sano juicio, asumirá una tarea importante por su propia voluntad?
Usted comprende: la
gran importancia es una gran responsabilidad . Independientemente de lo que pensemos sobre las personas, o sobre nosotros mismos, tratamos de evitar la responsabilidad. Por lo tanto, se pospondrá una tarea importante y el programador hará lo que quiera.
Para que las tareas importantes se realicen en primer lugar, es necesario ajustar el sistema de prioridad y ayudar al ejecutante con la elección. Y ahora ha llegado el momento en que estamos introduciendo el primer algoritmo en nuestro sistema de prioridades: determinaremos el orden de ejecución según la urgencia y la importancia.
Técnicamente, es muy simple. Es suficiente agregar dos campos a la tarea: urgencia e importancia, y organizar la cola de acuerdo con ellos. Por ejemplo, calcular la prioridad de la tarea en forma de figura. Si la tarea es urgente, agregue 2 unidades convencionales, si es importante: 1 unidad convencional.
La tarea total, no importante y no urgente tendrá una prioridad igual a cero. Urgente y no importante: 2. No urgente e importante: 1. Urgente e importante: 3. Ahora ordenamos la lista de tareas en orden descendente de prioridad y obtenemos el resultado: la secuencia correcta que refleja nuestra estrategia.
Las reglas para calcular los números de urgencia e importancia no son estrictas. Y, desafortunadamente, funcionan solo si la urgencia y la importancia se asignan a la tarea cuidadosamente, y no solo para que se hagan rápidamente.
Por ejemplo, a menudo se encuentra una situación en la que las tareas de los clientes son escritas por gerentes y ejecutadas por programadores. Los gerentes, habiendo entendido el sistema de prioridades, comienzan a esculpir la urgencia y la importancia de todas las tareas seguidas, especialmente cuando un programador específico no está asignado a un gerente o cliente. El deseo del gerente de avanzar su tarea al frente de la línea es comprensible, en general, pero por su deseo de obtener rápidamente tantos actos firmados como sea posible, niega todos sus esfuerzos para construir un sistema prioritario. Y realmente asusta a los programadores.
Hay varias soluciones a este problema.
Primero, más difícil: no permita que el gerente ponga urgencia e importancia. Deje que solo escriba la tarea. Si hay requisitos adicionales que pueden afectar la prioridad, permítale exponerlo en la descripción de la tarea. De hecho, de repente hay realmente urgente? El coordinador, el líder del equipo o el programador principal en este caso serán guiados por la información del gerente.
La segunda opción, más suave, es hacer dos evaluaciones de urgencia e importancia. Uno, del gerente, el segundo, de alguien que entiende algo, y calcula la prioridad final por la suma de las unidades convencionales. Un máximo de 3 unidades arbitrarias del gerente y un máximo de 3 del coordinador. El sistema de prioridades será más multifacético y equilibrado.
Bueno, no olvides la regla simple:
hay tareas en el mundo que no son urgentes ni importantes . Cuando aparecen reguladores como la urgencia y la importancia, la mano misma y alcanza a usarlos. Parece que falta algo cuando no se indican la urgencia y la importancia.
La falta de urgencia e importancia de la tarea es normal. Pero hay un problema: tal tarea, teóricamente, puede que nunca se cumpla si aparecen constantemente nuevas que tienen al menos una unidad de prioridad convencional. Cómo evitar tal situación, hablemos en otro momento.
Resumen- La matriz de Eisenhower es una herramienta simple para determinar prioridades;
- La prioridad se rige por dos atributos: urgencia e importancia;
- Una tarea urgente es aquella cuya pérdida por falla es alta;
- Una tarea importante es aquella que afecta el futuro;
- La urgencia prioriza la importancia;
- Hay tareas que no son urgentes ni importantes;
- Las prioridades solo funcionan con la determinación consciente de la urgencia y la importancia.