Era necesario tener tiempo para adaptar todos los sistemas de TI antes del final de la construcción de la tienda.En 2016, se decidió abrir una tienda en Kazajstán (en Almaty). En la lógica del grupo de empresas Adeo (estas son todas las tiendas de Leroy Merlin en todo el mundo), para cada nuevo país, debe crear una unidad de negocio separada con su propia infraestructura y todo. Por ejemplo, Ucrania es una unidad separada de cinco tiendas con todas sus propias divisiones, servicios y procesos de TI.
En Kazajstán, decidimos (por primera vez en la historia del desarrollo de la compañía) bifurcar la infraestructura rusa, expandiendo nuestros sistemas a una nueva región. Por qué Porque las compras, las cadenas de suministro, los servicios legales y financieros están centralizados. Los mercados están cerca. La legislación es estrecha, aunque tiene sus propias peculiaridades (cada departamento reveló diferencias por sí mismo con la ayuda de colegas del departamento legal). Esta es una Unión Aduanera Euroasiática. Teníamos 90 tiendas en Rusia, y era posible comprar en condiciones que los proveedores en Kazajstán simplemente no darían, y no hay tantos productores locales. Tenemos muchos procesos depurados, software de trabajo, etc.
Solo queda apretar ligeramente un par de sistemas de TI. Es un año y medio simple, porque no todo tuvo que ser reescrito, pero mucho, mucho. Comenzó con el hecho de que resulta necesario firmar acuerdos adicionales con 800 proveedores para que sus productos estén correctamente etiquetados y certificados si es necesario. Para que en Kazajstán puedan tenerse en cuenta correctamente, la etiqueta de precio debe imprimirse en consecuencia, y de acuerdo con la ley, el nombre de los productos debe estar en kazajo y ruso.
Aquí es donde las sorpresas acaban de comenzar.
Te contaré las cosas más importantes: en principio, hay cientos y miles de pequeños cambios detrás de estos procesos, pero puedes imaginar la escala tú mismo.
El personal
En Rusia, utilizamos el BOSS-Kadrovik, pero en Kazajstán simplemente no existe. Pero hay 1C ZUP KZ. Y allí están listos para apoyarlo. En realidad, no hay problemas para mantener registros de personal en 1C. Hay una integración difícil: enviamos datos de 1C a BOSS-Kadrovik, y luego a la empresa matriz en Francia. Hay un directorio internacional que administra cuentas. Cada país tiene su propio rango, y para Rusia es uno, y para Kazajstán, otro.
Kazajstán fue una continuación de Rusia con nosotros, pero la lógica de los registros individuales tuvo que ser trasladada a la lógica de los sistemas donde hay diferentes países. En consecuencia, de todos modos, los datos se recopilan centralmente en la Federación de Rusia y en nombre de los dos países. Las estadísticas generales sobre el personal (hombres y mujeres, el porcentaje de absentismo por enfermedad, etc.) se envían a Francia.
Todo estaría bien si no hubiera una Ley de Datos Personales. Tuve que acumular datos personales en el territorio de Kazajstán (aquí fue útil 1C) y luego enviárnoslos a nosotros y a Francia (de nosotros). Además, parte de los datos que no exceden la cantidad de datos locales almacenados nos quedan.
Parecería que en la etapa de planificación todo estaba pensado, los abogados hicieron comentarios, revisamos el esquema varias veces, funciona. Pero en la etapa de implementación, surgieron problemas, porque la base de prueba era de nombres aleatorios rusos. Y en el idioma kazajo hay caracteres que no están en ruso. BOSS-HR de nuestro lado comenzó a dañar los nombres. Tuve que cambiar la codificación a Unicode. Si crees que es una vez entrar en el archivo de configuración, y eso es todo, entonces puedo decir que has tenido mucha suerte en la vida.
Es decir, tuvimos tres alteraciones a gran escala:
- Presente una nueva instancia de 1C y aprenda a trabajar con ella, organice el soporte y el mantenimiento en el sitio.
- Integre el kazajo 1C con el ruso BOSS-Kadrovik (en particular, teniendo en cuenta las características internacionales de la documentación para la cual el Kadrovik no estaba destinado de la caja).
- Separe los catálogos de datos de los países y envíelos individualmente a Francia en el formato deseado para Francia.
Catalogo de productos
En Kazajstán, se deben imprimir las etiquetas de precio y los recibos. Por extraño que parezca, deberían contener el nombre de los productos en kazajo. Para imprimir un cheque o etiqueta de precio, debe tener:
- Producto en stock.
- Traducción del nombre de este producto.
Para que el producto aparezca en el surtido, debe enviarse correctamente y tenerse en cuenta. Lo primero que tuve que hacer fue aprender a vender. En Rusia, el movimiento de mercancías entre un almacén y una tienda es simplemente movimiento dentro de un grupo de empresas. Para trasladar los productos a Kazajstán, debe venderlos. Debido a las reglas de precios de transferencia de la Unión Aduanera, es necesario venderlo a un precio no inferior al precio del mercado mayorista para no crear condiciones de competencia desiguales para el mercado minorista en Kazajstán.
Para vender productos de Rusia a Kazajstán, debe realizar una operación de exportación. Para realizar actividades de comercio exterior, debe volver a marcar el producto para que tenga los detalles necesarios para Kazajstán. Entre dichos detalles hay códigos aduaneros de TNVED.
Para vender productos en general en otro país, debe cumplir con las normas de etiquetado. Y para esto, necesita al menos escribir en el paquete todos los detalles relevantes en kazajo. Incluso en el trapeador debería haber una calcomanía con instrucciones (de una oración), y si ahora solo estaba en ruso, ahora se necesitaba en dos idiomas.
Cuando vuelva a leer el ambientador en el inodoro, piénselo. Busque el ícono de idioma KZ junto a RU.
Bienes - 35 mil. Proveedores: aproximadamente 800. Hemos firmado con cada uno un acuerdo adicional al acuerdo sobre el nuevo etiquetado de productos. Si no realizó este proceso, le explicaré que puede llevar un año, porque cada proveedor individual necesita explicar individualmente los requisitos de certificación y etiquetado. Y luego, después de una semana, vuelve a llamar para aclarar cómo hacerlo bien. Y una vez mas. Y mas A veces, el proveedor llamaba a los empleados de la tienda de Almaty para acordar la traducción en la etiqueta.
Alguien etiquetó la fiesta sin excepción, alguien miró el tipo de orden y, si la fiesta fue enviada a Kazajstán, luego colocó pegatinas adicionales.
Pegatinas adicionales son, en particular, una certificación adicional de que el producto pasa de acuerdo con las normas de Kazajstán. Afortunadamente, algunos productos de acuerdo con los estándares de certificación eran compatibles con los estándares rusos, y mostrar un certificado facilitaba la obtención de otro.
No funcionaba con todos, por lo que organizamos un proceso de etiquetado separado en nuestro almacén.
Afortunadamente, esto no es necesario para que nuestros propios productos no estén a la venta (ropa de trabajo, por ejemplo).
Surgieron problemas de propiedad intelectual: en algún lugar, las marcas estaban ocupadas y los proveedores cambiaron el nombre de los productos para exportación. Tampoco es el proceso más obvio y no instantáneo. Intentamos ayudar tanto como pudimos, pero no queríamos hacer todo el trabajo para nuestros proveedores.
Todos los productos de exportación deben pagar el IVA. Luego aprendimos cómo administrar monedas y diferentes tasas de IVA. Aprendimos a imprimir documentos para enviar autos desde el almacén para cruzar la frontera.
Envío de equipos para la tienda.Proveedores locales
No todo necesita ser transportado desde Rusia. Era necesario adaptar los procesos de adquisición de activos tanto básicos como no básicos. En algún lugar era más conveniente comprar un uniforme en el acto. Parte del equipo de TI fue comprado localmente. Varios productos del mercado local resultaron ser más baratos que durante el transporte (incluso teniendo en cuenta que en Rusia el pedido era de 90 tiendas, pero aquí, por una). Mirando un poco hacia adelante: había una variedad local que simplemente no se vendía en la Federación Rusa.
Tomó un contrato por separado para cada proveedor con una entidad legal: Leroy Merlin Kazakhstan LLP.
Se agregaron unos 35 proveedores más.
Adaptar los procesos de fijación de precios.
Se tuvieron que recalcular 35 mil bienes teniendo en cuenta los costos generales y los requisitos de precios de transferencia. Y como parte de nuestra política de precios. Anteriormente, solo consideramos los precios de los bienes por importación directa a Rusia, que no eran muchos.
Ahora, casi todos los productos de la nueva tienda pasaron por este proceso.
Lo que es especialmente difícil: el costo de los bienes ha cambiado. En particular, el precio de venta de Rusia a Kazajstán. En particular, productos importados de Europa o China, también. Como resultado, acordamos nuevas reglas de cálculo.
Era importante tener en cuenta el requisito de precios de transferencia en ellos, para que el dinero no se cruzara de un país a otro.
Simplemente pensamos rodar el tenedor del bloque de cálculo de importación con un par de cambios, pero al final fue un gran proyecto con un equipo de financieros, abogados e incluso marketing.
Paralelamente, se estaba realizando la construcción, que impuso un límite de tiempo.
Observamos los informes y nos alegramos de poder escalar los recursos en nuestros equipos:
Tienda / pabellón debajo del jardín / jardín.Aquí está el piso de negociación y la línea de efectivo:
Luego:
AlmacénLuego:
AlmacénCasi antes de abrir:
Adaptación de procesos de calidad.
Como dije, se requería la certificación y el etiquetado de los productos de acuerdo con los requisitos de Kazajstán. Esto causó una pequeña cascada en el sistema de contabilidad de productos, su establecimiento en el surtido y las reglas del almacén. Era importante separar los productos que podrían enviarse a Kazajstán de los que aún no podían enviarse. Y estos pueden ser dos partes del mismo lote de pantallas de lámparas. Solo por las diferentes pegatinas en las cajas.
Y sería bueno si estas pantallas de lámparas no fueran una nomenclatura separada, sino que se tuvieran en cuenta como originales, para que no volviéramos a abastecer el almacén con los mismos productos.
Adaptación de los procesos de la cadena de suministro.
Era necesario formar documentos de envío en el almacén tras el envío para cruzar la frontera.
Como resultado, necesitábamos un tipo separado de almacén: un centro. Las mercancías se llevan del proveedor a un almacén en la Federación de Rusia y luego se envían (leen y venden) a Kazajstán. Era necesario separar las corrientes, por lo que fue muy conveniente. Luego las mercancías se envían a otro país.
Era necesario cambiar varios subsistemas y procesos de almacén. Estamos hablando de la adaptación de los sistemas contables financieros y de almacén.
Adaptación de los procesos contables.
Aquí fue necesario volver a ordenar todos los procesos. Estamos acostumbrados a trabajar con Sberbank y Raiffeisenbank, hubo procesos perfeccionados con ellos.
Las sorpresas comenzaron en cosas tan simples como el proceso de recolección. En Rusia, hacemos colecciones sin contacto en todas partes, esto es cuando hay una puerta de enlace segura. Por un lado, se le pone dinero, por otro lado (de otra habitación) los coleccionistas los sacan. Y en Kazajstán, simplemente no existe un proceso sin contacto como concepto. En el código cultural local, es imperativo que las personas se miren, incluso si lo hacen a través de vidrio blindado. Otro requisito del banco es una factura de billetes: debe colocar el dinero para billetes y monedas y tener en cuenta su número. No existe tal cosa en la Federación Rusa.
Tomó un banco de nómina separado. Hay - VTB, pero este no es el VTB que tenemos: es una entidad legal separada con su localización y sus propias características. La misma historia fue, por ejemplo, con Beeline: aquí trabajamos en Internet con ellos a menudo, y allí Beeline no proporciona servicios de Internet en absoluto. Entonces el banco no coincidió un poco con la API.
Los principales cambios son la adaptación al plan de cuentas en Kazajstán (mapeo de cuentas). Banco local en proceso de cobranza y adquisición.
Datos personales
Necesitaba mi propia base de clientes, ubicada en el centro de datos en Kazajstán (requisito de la Ley de datos personales). Después de todo lo anterior, creo que puedo decir: "Acabamos de abrir un centro de datos y continuamos", y esto no debería sorprenderlo mucho.
Con el descubrimiento y la integración, hubo dificultades en que cuando se lanzó el centro de datos, se necesitaba una comunicación constante con la empresa matriz, el departamento de TI "matriz" y el personal de seguridad. Y con el departamento ruso, también. Y esta es una diferencia de dos y tres horas. Cuando a las 9 am los colegas franceses encienden sus computadoras portátiles, en Kazajstán ya son las 1 o las 2 pm, depende de la temporada. Es decir, el trabajo continuó de una manera peculiar: todo lo externo se movió durante medio día, y el resto del tiempo, todo se almacenó en caché al día siguiente en las obras.
Dominio nacional
Por ley, necesita un sitio en un dominio local de segundo nivel. Es así de simple cuando ya tienes un centro de datos.
Es difícil que haya tenido que traducirse en un año. Esos mismos 35 mil productos y más páginas de categorías y páginas de información. Esta no es una copia rusa, es un sitio bilingüe completo. Afortunadamente, el frente de un sitio bilingüe después de Europa era una cosa estándar "lista para usar".
Trabajamos con contratistas traductores. Se llevaban bastante rápido, casi en medio año.
Adaptación de la infraestructura y servicios de TI.
Un Active Directory separado con relaciones de confianza, un grupo separado de direcciones de correo electrónico con un dominio nacional, una imagen de relleno separada con estándares corporativos, un procedimiento separado para emitir equipos de TI (su saldo) y su propio Wi-Fi de invitado en la tienda.
El proceso fue "un poco" complicado por el hecho de que nuestro primer AD fue construido hace 15 años, y tuvimos que jugar con los arqueólogos y revertir lo que se hizo allí. Como resultado, planteado desde cero.
Adaptación de soluciones en efectivo
El nuevo banco nos dio una nueva terminal y dijo que este erizo vivirá con nosotros. En el sentido, tuvimos que elegir una solución fiscal, y debemos elegir no solo eso, sino también del registro nacional de decisiones. Simplemente no podían traer los suyos de Rusia. Todavía había requisitos para el contenido del cheque, etc.
En general, integramos la nueva terminal en el sistema de caja. No sin bailar con una pandereta, por supuesto. Un resultado feliz: estos son los formularios de venta adaptados que el vendedor pasa al cliente para el pago:
Servicios
En mi plan, esto se llama “Adaptación de sistemas e integración de datos entre ellos, teniendo en cuenta diferentes monedas, diferentes tasas de IVA, datos adicionales en kazajo. Se utilizan instancias de sistema comunes e individuales ". Más simple: todos nuestros subsistemas deberían haber estado disponibles para Kazajstán. O planteamos nuevas instancias en paralelo o dejamos las generales, pero de alguna manera les enseñamos cómo administrar las monedas. En algún lugar, simplemente aserraron el signo del rublo, y todo se volvió compatible. Y en algún lugar reescribieron la lógica empresarial desde cero.
Incluso estas cosas tuvieron que ser localizadas:
Descubrimiento
El departamento comercial pasó mucho tiempo adaptando el surtido. Por lo que se destacó claramente, las alfombras están mucho más ampliamente representadas. En la apertura de la zona promocional, todos estábamos hechos de alfombras. Aquí puedes ver su borde:
Por cierto, en la misma apertura, encontramos una traducción: dado que todas las inscripciones dentro de la tienda también deben estar en kazajo por ley, también las enviamos a traductores. Y si vieron los productos y sabían para qué era exactamente esta traducción, entonces vinieron tarjetas cortas, que a menudo representan un corte de diferentes palabras, a partir de las cuales se ensamblan grandes bloques. Los mismos "instrumentos" para la navegación se tradujeron en palabras para instrumentos musicales. Casi llegó a la apertura. Sin contexto, resultó ser difícil.
Se abrieron alegremente, con actuaciones y fuegos artificiales, y todas esas características del código cultural que de repente se desaceleraron antes (como tener que reunirse en persona antes de firmar un contrato necesariamente) comenzaron a ayudar. Porque las vacaciones son algo muy importante. Vinieron a nosotros casi como un vecino de inauguración de la casa, percibiendo la tienda como parte de la ciudad.
Aquí hay un breve resumen de la cronología del proceso:
Un año antes de comenzar a dar a luz a una nueva unidad en la República de Sudáfrica, en Johannesburgo (lo llaman amablemente Yöburg, lo que nos hace asociaciones completamente diferentes). Lo terminaron un mes después que Kazajstán con todas las localizaciones, es decir, hay algo para comparar.
Bueno, entonces repetimos la misma marcha con la República de Bielorrusia. Apertura próximamente en Minsk. Y esto no es copiar y pegar, como muchos podrían pensar.
Por supuesto, por la precisión del proceso, debemos agradecer a nuestros analistas, arquitectos empresariales, desarrolladores, evaluadores y especialistas de todos los departamentos que previamente habían planificado las acciones necesarias para adaptar los procesos y sistemas. Hubo algunas sorpresas. También tuvimos costos no planificados, pero logramos mantener todo dentro del marco.