Hola En contacto con especialistas de Sberbank Leasing. Una gran parte de nuestro trabajo está relacionado con los documentos, por lo que nos interesa mejorar constantemente nuestro sistema de gestión de documentos COURT. Hasta hace poco, francamente, no era la mejor asistente y requería mucho tiempo y esfuerzo. No había un único depósito electrónico, escaneo automático y verificación de documentos, así como el control de la disponibilidad de originales en el archivo.
No había una solución preparada que pudiera resolver los tres problemas en el mercado, por lo que comenzamos a trabajar en nuestro propio proyecto "Electronic DOC.office". Hablaremos sobre lo que sucedió en esta publicación.
En qué consiste nuestra solución
En resumen, nuestro TRIBUNAL es un proyecto personalizado en el que varios sistemas de información están interconectados: Navision, IBM Filenet y el conjunto de soluciones ABBYY.
Navision es nuestro sistema ERP clave en el que se registran todos los procesos: desde la coordinación de notas oficiales hasta la formación de documentos internos. Todos los empleados de la empresa trabajan desde Navision, desde la secretaría hasta los servicios financieros. Desarrollamos y apoyamos a Navision por nuestra cuenta, tenemos un gran equipo de especialistas.
IBM Filenet es nuestro repositorio de documentos en el que se generan todos los archivos electrónicos.
Dossier de proyectoEl paquete de soluciones ABBYY está diseñado para el reconocimiento de documentos. Incluye un subsistema de reconocimiento de datos y un subsistema de entrada de información (o una estación de escaneo). Durante mucho tiempo nos hemos asociado con ABBYY y, si evaluamos el mercado, este sería el único candidato suficientemente funcional que podría hacer frente a nuestros requisitos.
Aquí hay un breve algoritmo de la "oficina electrónica de DOC":
- A través de ABBYY, los gerentes escanean documentos. Hay un relleno de su estructura atributiva.
- Los documentos y la estructura atributiva completa se almacenan en el repositorio electrónico de Filenet.
- Los documentos y la atribución se muestran en Navision.
Diablo en detalle
El esquema general de trabajo es bastante simple. Pero para que nuestro sistema judicial sea conveniente, tuvimos que mejorar todos los procesos de trabajo clave. Describiremos todo en orden.
Crear y completar una tarjeta de contraparte
Creación rápida de tarjetas. Ahora es suficiente ingresar el TIN o PSRN en la tarjeta, y toda la otra información se completa automáticamente. Esto acelera el trabajo, ayuda a evitar la introducción de datos incorrectos y la duplicación de tarjetas.
Acuerdo de arrendamiento donde es posible el llenado automático de campo
Responsabilidad personal Ahora, a cada cliente en el sistema se le asigna un gerente que es responsable de la relevancia de los datos y documentos. Esto ayuda a evitar la confusión de datos y a recibir información oportuna sobre los contratistas.
Formación de expedientes de clientes y proveedores.
Dossier único. Ha aparecido una estructura de expediente único para cada contraparte (cliente, proveedor, garante) que está disponible para uso general. Además, todos los documentos descargados son fáciles de identificar y encontrar en el almacenamiento electrónico. No más caos.
Reducción del flujo de trabajo en papel. Antes de la introducción del nuevo sistema, gastamos grandes cantidades en enviar y almacenar archivos en papel. En una nueva etapa, abandonamos algunos de los documentos en papel a favor de las copias escaneadas.
Ventana de escaneo ABBYYControl del período de validez de los documentos. Anteriormente, no sabíamos con certeza si los documentos cargados por nosotros eran relevantes. Ahora los documentos caducados se resaltan en rojo.
Escaneo de documentos
Estándares para la calidad de los escaneos y un formato único. El sistema ABBYY contiene requisitos para el formato y la calidad de las copias escaneadas de documentos.
Documentos de costura rápida. Hemos simplificado los requisitos para unir la documentación del contrato, y el proceso de escaneo ahora no lleva un cuarto de hora, sino solo tres minutos. Subir documentos al dossier también es mucho más rápido que antes.
Formación de la documentación del contrato.
Automatización Ahora, los empleados deben realizar la cantidad mínima de revisiones a los contratos y las tarjetas de proyecto, el sistema hará la mayor parte del trabajo.
Navegación conveniente. Una estructura ordenada conveniente para los empleados apareció en los documentos del proyecto.
Rellene rápidamente los campos. El desarrollo del sistema Navision y el refinamiento de las plantillas para la documentación contractual nos permitieron reducir el tiempo que lleva completar los campos después de que se descarga el contrato.
Verificación de documentos firmados
Codificación automática de barras. La introducción de esta función excluyó la verificación de datos "manual". El sistema compara documentos y genera resultados de verificación en solo tres minutos.
Trabajar con el archivo electrónico de documentos.
Búsqueda rápida y carga de documentos. Si antes había una tarea para descargar todos los contratos durante un período determinado, entonces era necesario descargar cada documento manualmente. Ahora, gracias a la descarga masiva, el sistema hace todo por sí mismo.
Ventana de comparación de documentos
Cola de aprobaciónVer documentos archivados en línea. Para familiarizarse con un documento de archivo, solo encuéntrelo en el sistema. El archivo electrónico almacena todos los documentos del proyecto creados desde el comienzo de la empresa hasta el lanzamiento del proyecto.
Almacenamiento de documentos en un archivo en papel.
Proceso de registro de documentos rápido. Una vez más, el sistema de codificación de barras ayuda; también se tiene en cuenta en el archivo en papel.
Inventario electrónico de documentos. En lugar del inventario habitual en papel, presentamos su contraparte electrónica. Puede interactuar con los empleados de archivo sobre documentos a través del sistema Navision. También desarrollamos un registro de contratos firmados para controlar el suministro de documentación al archivo.
¿Y qué?
Hemos esbozado un cierto número de mejoras diferentes que funcionan muy bien para nosotros. Esperamos que nuestras ideas lo ayuden a mejorar su propio sistema judicial.
Hasta ahora, estamos rastreando la aparición de nuevas versiones de los sistemas incluidos en nuestro TRIBUNAL, y estamos tratando de presentarlos de inmediato. También estamos integrando dos nuevos sistemas grandes en Filenet: en un futuro cercano, los almacenes electrónicos funcionarán no solo con Navision, sino también con otros sistemas implementados.
Estaremos encantados de responder sus preguntas sobre los sistemas de gestión de documentos y su mejora en los comentarios.