Misión imposible: cómo hacer su primer evento comercial en un país extranjero

A principios de mayo, celebramos una reunión en Dubai llamada " Ganar en el comercio minorista omnicanal ", que reunió el doble de participantes de lo que esperábamos. Toda la preparación tomó 3 semanas. No todo fue perfecto, pero en general estamos satisfechos. Te digo para qué estar preparado y qué considerar al organizar un evento en un país extranjero.

Por donde empezar

En marzo, organizamos la conferencia IDRF - International Digital Retail Forum en Moscú, que reunió a 400 participantes. Cuando se organizan adecuadamente, tales eventos generan buenos beneficios: nuevos clientes y socios potenciales. Con IDRF fue lo mismo, como resultado, muchas compañías recurrieron a nosotros.

Nuestra agencia se especializa en soluciones para el comercio minorista en línea y se encuentra en Moscú y Dubai, por lo que decidimos celebrar un evento después de Rusia en Dubai, una reunión dedicada a la implementación de soluciones omnicanal en el comercio minorista. Hoy, muchas marcas entienden que necesitan usar estrategias multicanal, porque los consumidores esperan una interacción holística con la empresa. Sin embargo, la mayoría no sabe qué tecnologías usar para obtener un omnicanal completo. Este es el dolor actual del negocio, por lo que no teníamos dudas sobre el tema del evento.

Comenzamos a preparar el mitap analizando el mercado local de eventos y aconsejamos hacer lo mismo. Esto ayudará a comprender los formatos populares, los temas populares, el número promedio de visitantes y obtener la idea correcta sobre el mercado local. A veces parece que conoces los detalles locales bastante bien, pero es fácil pasarlo por alto. Por ejemplo, en Dubai, la gran mayoría de los pagos se realizan en efectivo, por lo que inicialmente se puede suponer que el tema de la banca en línea o los pagos electrónicos no es interesante. Pero, de hecho, por el contrario, estas son perspectivas de desarrollo que atraen a profesionales y particulares.

En nuestro caso, resultó que a mediados de abril se estaba celebrando la exhibición Seamless Middle East, y el 5 de mayo, el Ramadán ya estaba llegando y la actividad profesional se estancó. Por lo tanto, tuvimos que acelerar drásticamente para lograr realizar un mitap entre Seamless y Ramadan. El tiempo es muy importante, porque los organizadores inexpertos pueden poner el evento en la temporada muerta local. Por ejemplo, los oradores de Facebook, Instagram, Snapchat y Leo Burnett no vinieron a hablar, porque junto con Ramadan, grandes campañas publicitarias comenzarán en los Emiratos Árabes Unidos, y esto es una carga mayor para las oficinas corporativas locales.


Exposición perfecta del Medio Oriente

Como organizar

Se deben responder cuatro preguntas básicas: "¿qué?", ​​"¿Quién?", "¿Para quién?" y "donde?" Lo más importante es el tema del evento, del cual depende la composición de los oradores, el público objetivo de los participantes e incluso a veces la plataforma. Elegimos un comercio minorista en línea y celebramos una reunión para representantes de marcas y comercializadores.

Oradores Atraen participantes, así que elija experimentados, carismáticos y populares. Todos los oradores que hablan gratis se pueden dividir en dos categorías: representantes de marcas y nuevas empresas, incluidos los propietarios de empresas medianas. Es difícil negociar un desempeño con las marcas porque siempre están invitadas a alguna parte. Solo las conexiones personales ayudarán aquí. Nuestra directora regional, Marina Litvinova, contrató a ex colegas y organizó una presentación de representantes de Mercedes y la marca de cosméticos Jardin de Parfums.


Oradores que ganan en la venta minorista omnicanal

Es mucho más fácil negociar con representantes de startups y dueños de negocios. Como regla, son activos, como las relaciones públicas y, en cualquier caso, ven oportunidades para la promoción y la creación de redes. Por lo tanto, cuando trabajas con ellos, no necesitas persuadir, sino, por el contrario, eliminar a fin de encontrar personalidades realmente interesantes con una gran experiencia. Idealmente, si el fundador de la startup solía ser un gerente superior de una marca internacional. Tal persona tiene una gran experiencia y está lista para compartirla.

Debe buscar oradores tan pronto como decida celebrar un evento. Muchos tienen un horario ocupado, y se negarán solo porque tienen que actuar en otro lugar. Había seis personas en nuestro programa, pero para encontrarlas, tuvimos que negociar con veinte. Hubo muchas más llamadas y correspondencia. Como resultado, en la versión final tuvimos siete confirmaciones en lugar de seis, y en la víspera del evento un orador no pudo. Por lo tanto, asegúrese de tener altavoces de repuesto que puedan asegurar.

También elija altavoces estratégicamente: aquellos que tienen muchas redes. Por lo tanto, pueden ofrecerse una alternativa digna si se niegan a hablar. Y si están de acuerdo, traerán a algunos de los participantes. La mitad de los presentes en nuestra reunión llegó por invitación de los oradores.

Los participantes No vendimos boletos de mitap porque queríamos encontrar nuevos clientes grandes con él. Y, mirando hacia el futuro, diré que fue posible: recibimos varios prospectos prometedores de marcas internacionales de electrónica de consumo en Dubai. Si la participación es gratuita, encontrar personas es mucho más fácil. No creo que pudiéramos reunir una sala completa en tres semanas si tuviéramos que pagar por la participación. En este caso, es mejor comenzar en unos seis meses.

Al principio, se esperaban 30 participantes, y solo había una sala de conferencias adecuada. Pero en algún momento, nos dimos cuenta de que habría más visitantes, así que comenzamos a buscar un sitio con una capacidad de hasta 60 personas. Como resultado, casi tantos participantes estaban allí. Además, no pudimos elegir un lugar solo en función de la capacidad de la sala, porque en Dubai el estado del sitio es crítico. Solo en él, muchos participantes deciden si asistir al evento o no.

Parque infantil Cuando el evento es sin fines de lucro, es aconsejable ahorrar en todo, incluido el alquiler de una habitación. Es mejor utilizar la sala de conferencias del acelerador, el parque industrial, la administración local, cualquier organización interesada en desarrollar vínculos comerciales en la región. Cuando acepte un sitio, discuta inmediatamente el costo del alquiler del equipo. A veces sucede que la sala se regala de forma gratuita, pero el proyector, los micrófonos, los muebles, etc., se facturan por separado, lo que es comparable al costo de alquilar una habitación. Junto con el sitio, pudimos obtener un proyector gratuito y soporte técnico.

La sala de conferencias fue proporcionada por el acelerador Astrolabs, en el que somos residentes. Pero había un matiz: el salón tenía capacidad para solo 30 personas, y ya hemos decidido invitar a más. En ese momento, el acelerador tenía una nueva plataforma para 60 personas, pero aún no se había puesto en servicio. Convencimos a la gerencia de Astrolabs para que nos proporcionara esta sala durante 10 días. Paralelamente, se les ocurrió un esquema de cómo obtener otro sitio de forma gratuita, si no funciona con esto.

Para esto, el trueque se ofreció a los hoteles en dos versiones: simple y avanzada con nuestras mayores obligaciones. Con un paquete simple, el hotel ofrece una habitación gratis y, a cambio, se anuncia entre los participantes. Esta es una buena oferta, porque reunimos gerentes de presupuesto de marketing que también organizan eventos y buscan lugares. Los hoteles podrían mostrar su nivel y conocer clientes potenciales.

El paquete extendido también incluía catering, y prometimos invitar a los medios locales, las redes sociales y los influencers. Durante el fin de semana, hablamos con cuatro hoteles, y a todos les gustó la oferta. Pero al final, esta opción no era necesaria, porque Astrolabs confirmó un sitio grande.

Catering La comida para los participantes también se organizó casi por trueque, y su costo fue de cinco a seis veces menor que el precio habitual. La restauración fue organizada por el restaurante del Hotel Cartagena ubicado en el JW Marriott Marquis de cinco estrellas. Marina se reunió con su representante en el evento solo un par de semanas antes que el nuestro y aceptó un servicio.

Si no puede ponerse de acuerdo sobre la nutrición, organícela usted mismo. Mínimo obligatorio: agua, café y té. Es aconsejable considerar meriendas mínimas: sándwiches y pasteles. Puede intentar comprar a un precio mayorista en una panadería local. Pero es poco probable que los productores de agua, las marcas de café y té busquen descuentos. La conferencia debe ser lo suficientemente grande como para ser interesante para ellos.

Cómo atraer participantes

Aprovechamos el servicio internacional Meetup.com, a través del cual organizan todos los eventos en Dubai: desde clases de yoga hasta desayunos de negocios. Ayuda a anunciar ampliamente el evento y a recopilar visitantes rápidamente, pero no proporciona datos del usuario. Debido a esto, una parte del salón estaba ocupada por un público no objetivo en la reunión.

De los otros métodos de promoción gratuitos, utilizamos anuncios en nuestro sitio web, grupos y páginas en Facebook, incluidas conferencias de IDRF, noticias en el sitio web del acelerador y una invitación a través de su boletín. Los métodos gratuitos no darán un gran retorno si no tiene varios miles de suscriptores, pero aún contribuye. También lanzamos anuncios pagados en Facebook y LinkedIn por $ 500 por canal, y este último resultó ser varias veces más caro.

Facebook no trajo buenos retornos, porque, según las sensaciones, solo se usa en Rusia como una red de negocios, en otros países es un lugar para comunicarse con amigos. La próxima vez no planeamos usarlo en absoluto, sino centrarnos en LinkedIn. Es realmente una herramienta de trabajo que ayuda a la creación de redes. Si está planeando eventos en el extranjero, asegúrese de crear una página de LinkedIn con anticipación y llenarla regularmente de contenido. Para el momento en que se invita a los participantes, necesita una página bombeada y un amplio círculo de amigos.

Un total de 110 personas se registraron para el mitap, y 56 llegaron | La conversión fue del 51% | Para un evento gratuito, esto no está mal. Como regla general, si un participante no ha gastado el dinero, una visita se considera opcional. Esto debe tenerse en cuenta y tratar de no restringir el registro, de lo contrario puede haber demasiados asientos vacíos en el pasillo.

Conclusiones

1. Cuando un evento es gratuito, se puede organizar rápidamente. Si los puntos principales son claros: altavoces, plataforma, catering, entonces dos semanas son suficientes.
2. Piensa en el tema general del evento. Debe resonar con el enfoque principal de su negocio, pero no debe ser su publicidad.
3. Para reunir participantes relevantes, es mejor usar invitaciones personalizadas. Envíe cartas o llame a una lista precompilada. Pida a los oradores que inviten a los participantes. Entonces obtienes el público objetivo y ahorras en publicidad. Es recomendable ponerse en contacto con nuevos participantes después de su registro para filtrar personas aleatorias.
4. Llame a más oradores de los necesarios para no depender de fuerza mayor: enfermedad, viajes de negocios urgentes y similares.
5. Actualice las redes porque simplifica la organización. En el mismo Dubai, los lazos personales siempre son lo primero. Incluso un conocido tipo cap dará más ganancias que una llamada en frío. Si no tuviéramos una carta de triunfo en Dubai en la forma de nuestro principal organizador, Marina con una sólida red y una amplia gama de contactos, difícilmente podríamos cumplir con la fecha límite. Por lo tanto, antes de comenzar, haga una lista de quienes pueden ayudar en un país desconocido.
6. Abra su página de LinkedIn con anticipación y llénela con contenido para atraer miembros de forma gratuita.