Cómo Telegram bot superó la dilación de los diseñadores y ayudó a aumentar los ingresos de las agencias digitales

El fundador de la agencia digital Roman Kvartalnov comparte una solución simple que ayudó a hacer que los procesos de producción sean transparentes, hizo posible evaluar en cualquier momento el costo del proyecto y la empresa en general, y también ahorró alrededor de 1,000,000 de rublos en la recolección de informes de los empleados.

¿Conoces el costo de tu empresa? ¿Puede acceder a información sobre el trabajo realizado en 3 minutos ayer? ¿Y en una semana?

Hace cuatro años, abrí mi empresa. Al principio, teníamos un pequeño equipo. Obviamente, cuantas menos personas, mejor logran trabajar armoniosamente, para ser un solo organismo. Al final del primer año, comenzamos a escalar activamente y enfrentamos problemas de crecimiento. En algún momento, simplemente perdimos el control de los procesos dentro de la empresa y comenzamos a tomar decisiones al azar. Existe un término de este tipo: "gestión caótica", que puede interpretarse de la siguiente manera: el gerente no puede predecir los riesgos, apaga constantemente los incendios y no comprende por qué ocurren. Este enfoque tiene 2 caminos de desarrollo:

1. Reconozca que esto es vida y que el papel de bombero se le asigna al fundador de la empresa. En este caso, su techo es un bombero genial, superman bombero.

2. Darse cuenta de que la extinción de incendios se desarrolla en forma de espiral, es decir el tiempo pasa, las tareas crecen, los recursos disminuyen. En este caso, su objetivo es esforzarse e ir más allá, superar problemas e intentar encontrar soluciones de sistema.

Tiendo a formular hipótesis y probarlas. Este enfoque fue establecido por profesores en la universidad, donde estudié física nuclear. En realidad, aplico el mismo enfoque a los negocios. Encuentro un problema, planteo hipótesis sobre decisiones de gestión que pueden sistematizar procesos y pruebo mis suposiciones. Una solución hipotética al problema de la "lucha perpetua contra incendios" fue el control operativo del costo de la empresa en tiempo real. Para tener acceso a esta y otra información importante, realmente necesitaba informes regulares de los empleados.

El caos que tuvo que ser combatido

Al participar en el diseño de interfaces de sistema, portales, aplicaciones móviles y otras soluciones digitales, trabajamos en un equipo de personas creativas y un poco locas. Las personas más organizadas y disciplinadas entre nosotros son los desarrolladores y todos los demás: diseñadores, guionistas, redactores, diseñadores, gerentes, analistas, comercializadores, gerentes de ventas, cuentas, sabotean maliciosamente el llenado de informes diarios. Esto priva al gerente de la oportunidad de evaluar rápidamente el costo del proyecto en tiempo real y tomar decisiones importantes de gestión, lo que finalmente conduce a la pérdida de ganancias.

Sucedió históricamente que para nosotros la calidad del resultado del trabajo y la consecución de los objetivos comerciales del cliente son imprescindibles. Pero al mismo tiempo, en la búsqueda de la misma calidad, podemos pasar a un procesamiento incontrolado, lo que conduce a la tristeza en el presupuesto del proyecto.

Solución

Comenzamos con una solución primitiva: introdujimos una regla para llenar informes diarios en el formulario de Google. La solución es muy simple, comprensible y no particularmente efectiva. Para ser más precisos, la tasa de ocupación mensual promedio de los informes diarios fue inferior al 15%.

Probamos recompensas, descubrimos lo que no nos gustó, cambiamos la redacción en los formularios de Google, realizamos conversaciones personales con una explicación de lo importante que es esto, pero, desafortunadamente, el factor humano en este proceso no se erradica.

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Para simplificar el proceso de completar informes, así como para aumentar la capacidad de concentración de los empleados, hemos introducido la práctica de completar las tareas con un temporizador. Todo es simple: el contratista inicia el temporizador durante el inicio del trabajo en la tarea y fija la cantidad de tiempo dedicado a su ejecución. Esto hace innecesario recordar al final del día el número y la esencia de las tareas realizadas. Para mi pesar, solo las personas sistémicas y disciplinadas pueden trabajar de esta manera, de las cuales hay pocas.

Entonces, ¿qué hay que hacer para que las personas completen los informes diarios?
regularmente, de manera independiente, rápida, simple, sin una súplica innecesaria de la gerencia?

Siempre me preguntaba en qué condiciones y por qué las personas hacen una determinada elección: comprar o no comprar, apretar un botón o no, escribir o llamar, etc. En este contexto, hay muchos enfoques científicos en psicología, neuromarketing, neuroeconomía y características fisiológicas. El cuerpo humano.

Una de las tendencias llamó mi atención: este es el concepto de "inteligencia artificial". En mi opinión, este es el grado más alto de desarrollo del sistema. Existen varios niveles comunicativos de interacción entre un sistema y una persona:

1. El hombre es el sistema. Estas son herramientas de entrada donde una persona es el iniciador de acciones (Word, Excel, Paint, terminales para el pago de compras, estacionamiento, transporte público, etc.)

2. Hombre - Sistema - Hombre. Esto está construyendo la interacción de las personas utilizando el sistema (mensajeros, administradores de tareas, taxi Yandex, Uber, etc.)

3. Sistema - Hombre. Esta es la construcción de tal interacción donde el sistema inicia el diálogo (la infraestructura de Google es un excelente ejemplo. Usted compra boletos de avión y el día de la salida recibe un recordatorio del siguiente contenido: "Hoy tiene un vuelo en tal y tal momento. El camino hacia el aeropuerto desde su geolocalización tomará mucho entonces es hora de avanzar ")

Para excluir el factor humano, la solución a nuestro problema fue crear condiciones en las que el sistema se convirtiera en el iniciador de la activación del diálogo.

Una excelente solución fue el bot en Telegram - ZERO

Ninguna persona debe recordar que es necesario completar un informe, pero el sistema (CERO) inicia un diálogo de forma independiente. Es un dialogo.

¿Cómo va esto?

Al final de la jornada laboral, aparece una notificación sobre un nuevo mensaje en Telegram en el teléfono del empleado: "Nuevo mensaje de CERO". Una persona abre una ventana de conversación familiar y simplemente responde preguntas que puede escuchar de un amigo, cuenta cómo le fue en el día. La mecánica está justificada por un efecto puramente psicológico. El hombre moderno percibe al mensajero más personalmente. Una cosa es seguir el enlace y completar un formulario, y otra muy distinta es responder a un amigo en correspondencia con preguntas simples, por ejemplo: "¿Cómo estás?", "¿Cómo estás?", "¿Qué has estado haciendo hoy?", "¿Cuánto tiempo has estado haciendo esto?" hizo? "

Nos llevó alrededor de 1,5 meses lanzar un MVP completo. Cuando lanzamos la versión alfa de ZERO, se confirmó la hipótesis. La tasa de ocupación mensual promedio aumentó al 95% en el primer mes. Y esto resuena muy tangiblemente con los procesos comerciales de la compañía.





Observaciones sobre la implementación de CERO:

Una alta tasa de finalización de informes no es solo una demostración de disciplina en una empresa. CERO hizo posible ahorrar una cantidad impresionante. La matemática es muy simple:

Redujeron el tiempo para completar informes: ahorraron alrededor de 100 mil rublos al mes.

La imagen promedio:
Al final del día, cada empleado completa un informe sobre el trabajo realizado, pasa un promedio de 15 minutos para recordar, obligándose a sentarse para completar un formulario o una tabla, por regla general, no puede hacerlo sobre la marcha. Envía un informe al gerente, recopila informes semanalmente y pasa alrededor de 2 horas recopilando y compilando información resumida.

Cuenta el tiempo:

Tiempo de equipo: 15 minutos x 21 días hábiles = 315 minutos / 60 = 5.25 horas x 15 personas = 78.75 horas / mes
Gerentes de tiempo: 2 horas x 4 semanas x 2 gerentes = 16 horas / mes

Contando dinero:

Dinero: 78.75 horas / mes x 1,500 rublos (la tasa promedio del contratista incluye facturas) + 16 horas / mes x 2,200 rublos (la tasa promedio del gerente incluye facturas) = ​​118,125 rublos + 35,200 rublos = 153,325 rublos cada compañía pierde mes después de completar los informes.

153 325 rublos: la cantidad mensual de ganancias perdidas de la empresa (17 empleados).

Multiplique por 12 meses.

815 100 rublos
tanto por un año, una compañía de 17 personas pierde por un año debido a la realización de informes.

¿Y si el personal es de cien personas? ¿Y si mil? ¿Intenta hacer un cálculo para una empresa como Rostelecom? ¿O el cálculo de las empresas de ventas con más de cien vendedores diarios que informan ROP? Resulta un dinero enorme.

Logramos automatizar y humanizar este proceso comercial tanto como sea posible, lo cual es importante.

En este momento, todos los empleados de nuestra agencia pasan 2-3 minutos al día hablando con CERO. Esto suele ocurrir entre horas, camino a casa o antes de acostarse. Como resultado, el sistema genera automáticamente tablas de resumen para la empresa.

Para mí, ahorrar tiempo y dinero, aunque es importante, no es el valor más importante de ZERO. Ahora puedo preguntar en cualquier momento a mis gerentes sobre el estado de los proyectos y obtener una respuesta en un minuto, ya que siempre tienen a mano la versión gerencial de ZERO.

Para ser honesto, ahora puedo y sin la participación de los gerentes obtener información sobre el costo del proyecto para todo el período de informe, durante la última semana, para cualquier día elegido, la eficiencia de la carga de cada empleado y un informe sobre aquellos que sabotean el sistema de manera estricta o están realmente en tristeza

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Para nosotros, más que nunca, el estado emocional de cada persona en un equipo y directamente la inteligencia emocional del equipo se han vuelto importantes. Nuestro CERO ya en esta etapa de desarrollo me permite, como propietario, y a todos los líderes de la empresa estar conectados con los empleados.

ZERO demostró ser una herramienta efectiva porque fue creada para resolver problemas específicos, específicamente nuestra empresa. Esto demuestra una vez más la importancia de la experimentación. Ahora no vendemos el bot, pero lo estamos desarrollando activamente. La idea del mar: a partir de la humanización general del diálogo, por ejemplo, construyendo aleatoriamente una conversación, análisis y predicción de varios indicadores de desempeño de empleados y equipos, integración con varios servicios que se utilizan en el trabajo, creando los servicios corporativos más simples para los empleados (intranet) y terminando con un sistema interno de lealtad corporativa. En el futuro planeamos convertirlo en Jarvis, un asistente personal para cada miembro de la compañía.