¿Siempre es fácil para usted priorizar las tareas del gran proyecto? ¿Qué pasa si cinco o más tareas tienen la principal prioridad y urgencia?
Los gerentes de proyectos y propietarios de productos con experiencia saben que la intuición no es suficiente en tales casos. Para evitar perder plazos, hoy en día, los gerentes pueden aplicar metodologías útiles para determinar prioridades, así como herramientas modernas que ayudan a visualizar datos y no perder nada en sus flujos de trabajo.
La priorización potencia la productividad
Todos los proyectos requieren establecer prioridades, sin importar el área comercial que represente. Las habilidades de priorización afectarán positivamente el éxito de su trabajo y proyectos particulares de TI. También influirán en el compromiso de su equipo y su papel como un líder fuerte.
¿Qué es exactamente la priorización?
La priorización significa organizar actividades o elementos en orden de importancia entre sí.
¿Cómo priorizar las cosas diarias si todo es extremadamente urgente?
Incluso no necesita ser una estrella en la gestión de proyectos, porque hay algunas reglas simples que todos pueden seguir. Por ejemplo:
- Identifique intuitivamente tareas urgentes e importantes
- Cree listas de tareas pendientes donde pueda recopilar todas las tareas que podría realizar en un día y realizarlas
- Evaluar el valor de las tareas
- Ordenar tareas por esfuerzo estimado
- Sea flexible al cambiar las prioridades de las tareas en cualquier momento
- Corte innecesario de su lista
- Centrarse en las cosas principales
¿Por qué todos necesitamos dominar la priorización?
Existe la opinión (afortunadamente no tan popular) de que se necesita una priorización detallada principalmente para proyectos técnicos complejos. En realidad no La capacidad
de priorizar profesionalmente puede ser crucial para todos: desde estudiantes hasta altos directivos con sus propósitos globales.
La priorización puede simplificar su vida profesional si es gerente de productos, gerente de proyectos, desarrollador de software, comercializador, analista de negocios, diseñador, gerente de construcción, gerente de eventos, profesor o maestro, RRHH, agente de seguros, etc.
Aquí sugerimos considerar 5 enfoques de priorización bien conocidos que definitivamente lo ayudarán a lograr el éxito.
5 mejores técnicas de priorización
¿Existe una metodología ideal que pueda establecer todas las prioridades en tareas y asuntos personales? Quizás cada gerente de proyecto tenga su propia respuesta a esta pregunta. Sin embargo, existen algunos métodos poderosos de priorización que han demostrado su eficacia en todo el mundo y sus autores han recibido el merecido respeto entre los gerentes de proyectos y la comunidad empresarial.
1. Técnica de priorización de MoSCoW
La metodología MoSCoW para clasificar tareas es conocida en todo el mundo y se usa ampliamente en diversas áreas de gestión.
No hay nada sobre la hermosa capital allí, se trata de prioridades.
Las consonantes en el acrónimo MSCW definen una prioridad específica:
- M = must . Aquí coloca todas las tareas (características o elementos) que son críticas, deben aplicarse de manera prioritaria.
- S = debería . Se trata de las tareas importantes pero no críticas. No son muy sensibles al tiempo.
- C = podría . Las tareas deseables pero no obligatorias para su liberación deben colocarse aquí.
- W = lo haría . Las tareas de voluntad no son críticas. Es posible que no se correspondan con la estrategia del producto en absoluto e incluso pueden ignorarse.
Veamos cómo se puede aplicar en la realidad de gestión de Hygger.io: cómo se pueden determinar las prioridades de acuerdo con el método MoSCoW:
Debe tener : necesitamos implementar un Cuadro de prioridades: un cronograma donde es posible seleccionar las ideas más valiosas, clasificar las ideas por métricas de Valor / Esfuerzos, ejecutar el soporte de desarrollo con los paneles Kanban y Scrum, agregar el Gráfico de Burndown para seguir el progreso del sprint.
Debería haber : tenemos que agregar la función de seguimiento de tiempo para registrar el tiempo trabajado, informe de ciclo / tiempo de entrega para controlar el proceso, agregar la integración con Slack.
Podría haber : deberíamos agregar una sección de Mis tareas, donde puede ver todas las tareas en diferentes estados e implementar Acceso de cliente para invitar a clientes a proyectos.
Habría sido bueno agregar Calendar View para la pizarra e integrar con varios sistemas de gestión de proyectos (Trello, JIRA, etc.)MoSCoW proporciona una solución rápida y simple para la priorización. Por lo tanto, es más adecuado para proyectos internos y no para productos con una gran cantidad de clientes.
2. modelo Kano
El modelo Kano es el enfoque desarrollado por el japonés Noriaki Kano en 1984. Publicó su artículo donde describió la nueva metodología.
El modelo Kano ayuda a describir visualmente lo que necesita para satisfacer a los clientes o dejarlos insatisfechos o encantados. El autor propone utilizar un sistema de coordenadas donde la satisfacción se mide a lo largo del eje Y y el nivel de cumplimiento a lo largo del eje X.
Hay 3 componentes principales del perfil de calidad en el modelo Kano, que influyen en la satisfacción del cliente: esperado, básico y atractivo.
Las propiedades esperadas por Kano son las
propiedades básicas del producto o servicio que están por defecto. Es poco probable que un comprador piense en estas propiedades porque las da por sentado, tal como son.
El trabajo diario de las aerolíneas puede ser un ejemplo de las propiedades esperadas. La garantía de que todos tengan suficiente espacio en la cabina es la característica esperada.Las propiedades básicas significan que se desean. Su implementación afecta directamente la satisfacción del cliente. Estas propiedades básicas son los factores que permiten que los productos que intentan destacarse y crear una ventaja competitiva.
En el ejemplo con las aerolíneas, la característica básica puede ser la ausencia de transferencias en una ruta larga.Las propiedades admirables son
propiedades inesperadas para el consumidor: se trata de acciones o características adicionales, inusuales o sorprendentes.
Su postre favorito en el tablero de aire es el ejemplo de dicha propiedad.El nivel de cumplimiento de estas propiedades no afecta directamente la satisfacción del cliente (como es el caso de las propiedades básicas). Si no hay una propiedad inesperada, el consumidor no debe estar molesto, ya que no lo esperaba en las filas de las propiedades esperadas.
3. Técnica de mapeo de historias
El método de Story Mapping se conoció a principios de siglo a partir del artículo de Jeff Patton.
Este enfoque significa que una acumulación de productos no es suficiente para priorizar el trabajo. Patton cree que necesita una estructura más detallada y sugiere la siguiente mecánica:
- El eje horizontal representa la secuencia de uso. Las tareas en él se colocan en la secuencia en que las realiza el usuario.
- El eje vertical significa criticidad. Verticalmente, las tareas se colocan en relación con la importancia que tienen de arriba a abajo. Tareas igualmente importantes se pueden definir a la misma altura.
Grupos de historias relacionadas se agrupan como actividades.
Los beneficios de la metodología de Story Mapping
Esta es una presentación visual relativamente simple que permite a los equipos, clientes, socios u otras partes interesadas compartir una comprensión común de lo que está sucediendo. El método define claramente cómo liberar gradualmente las iteraciones del producto.
4. Metodología de juego KJ
El método KJ es un proceso grupal para establecer prioridades. Este enfoque ayuda a llegar a un acuerdo común objetivo a partir de datos subjetivos. Parece apropiado para grupos de cualquier tamaño.
El proceso de ocho pasos está diseñado para un intervalo de una hora. Para llevarlo a cabo, debe tener una habitación con una pared espaciosa, pegatinas de varios colores, un rotafolio para resultados de priorización y un facilitador.
- Primero, define una pregunta de enfoque. Cada sesión tendrá su propia pregunta de enfoque.
- Necesita organizar grupos con personas (mejor de los diferentes departamentos de la empresa).
- Pones sus opiniones en notas adhesivas y colocas estas notas en la pared. Todos los participantes colocan sus notas adhesivas en orden aleatorio en la pared.
- Luego, agrupa elementos similares y el facilitador le indica a todos que comiencen a agrupar los elementos similares en otra parte de la sala.
- Cada grupo tiene su propio nombre y usa el segundo color de las notas adhesivas.
- Luego, los participantes votan por los grupos más importantes para responder la pregunta de enfoque.
- Clasifica los grupos más importantes. Todas las notas adhesivas deben ordenarse por el número de votos.
- Cuando un par de grupos tienen una clasificación mucho más alta que los demás, el facilitador detiene el proceso. Eso es todo
5. Técnica de priorización de cubos de funciones
Adam Nash, el autor del método, describe su solución para determinar las prioridades. En su opinión, la prioridad de las tareas y funciones varía mucho en diferentes productos y áreas. Por lo tanto, Nash destaca que el método fue desarrollado específicamente para productos de consumo en línea.
Según el método, las características deben distribuirse en cuatro cubos.
- Las métricas Movers tienen un fuerte impacto en los objetivos de productos y negocios. Debe haber objetivos y estrategias específicos para decidir invertir en un producto o característica.
- Las solicitudes de clientes son solicitudes de las características. Son solicitados por los clientes. Por lo general, se trata de mejoras adicionales.
- Delight : las características que se crean dentro de una empresa basadas en la comprensión del diseño o la tecnología. Trabajar en ellos es importante para sorprender a los clientes.
- Estratégico : las características que son importantes por razones estratégicas relacionadas con objetivos futuros.
Cada método de priorización tiene sus propias características, y probablemente todas puedan adaptarse a las condiciones de su producto o empresa.
Para consolidar el trabajo con metodologías y visualización de datos y para potenciar sus habilidades de priorización, vale la pena probar un servicio moderno de
gestión de productos que ayude a lidiar con las prioridades.
Las herramientas en línea para determinar prioridades y rastrear el estado de las tareas facilitan la planificación y ayudan a priorizar todas las tareas del producto de forma rápida y sencilla.
Comida para llevar
Cualquiera sea la metodología o técnica que elija, es importante implementarla con toda seriedad. No lo dude: primero puede probar una solución de priorización simple y luego pasar a enfoques y marcos de priorización más complejos. De todos modos, todos parecen un factor de éxito confiable en la vida cotidiana y en la gestión empresarial.