Pequeñas empresas: ¿Automatizar o no?

Dos mujeres viven en la misma calle en casas vecinas. No están familiarizados entre sí, pero están unidos por una cosa agradable: ambos preparan pasteles. Ambos comenzaron a intentar cocinar por encargo en 2007. Uno tiene su propio negocio, no tiene tiempo para repartir pedidos, ha abierto cursos y está buscando un taller permanente, aunque sus pasteles son sabrosos, pero bastante estándar, como un café promedio. El segundo prepara algo poco realista sabroso y casero, pero al mismo tiempo ha realizado solo 4 ventas en 12 años y, como resultado, solo cocina para familiares. No se trata de la edad, la conciencia y la llegada del SES. El hecho es que el primero hizo frente a la automatización total de la producción y el marketing, y el segundo no. Esto se ha convertido en un factor decisivo. Es cierto, un simple ejemplo del hogar? Y puede escalarlo a cualquier tamaño: desde una agencia de publicidad "para tres" hasta una súper corporación. ¿La automatización es tan decisiva? Hablemos

PD: para lectores hardcore una introducción alternativa bajo el corte :-)


Oh no Si que eres ¡Nunca en mi vida!

7 elementos en el corazón de la vida empresarial

Hemos desarrollado nuestro CRM universal de RegionSoft durante 13 años, hemos acumulado mucha experiencia y ya hemos escrito muchas veces sobre diferentes aspectos de la automatización, pero nunca nos hemos generalizado, ¿y qué aporta para cada proceso en la empresa, para grupos de empleados? Es decir, ¿por qué se produce la querida publicidad "aumento de la eficiencia, la productividad y, en última instancia, el crecimiento de los ingresos"? Y si no, necesitas arreglarlo. No lo alarguemos, lo primero es lo primero.

Entonces, ¿cuáles son los "componentes" en las pequeñas y medianas empresas que son vitales para la existencia de una empresa?

1. Los empleados son el elemento más importante sin el cual la compañía misma no lo será. Deben gestionarse, su trabajo debe facilitarse tanto como sea posible para que puedan redistribuir los esfuerzos en tareas relacionadas con los clientes, el desarrollo, etc., y no empantanarse en una rutina monótona.
   
2. La administración también son empleados, pero con requisitos especiales: es importante para ellos ver qué resultados trae su estrategia, cuáles son las dinámicas de los indicadores, qué tan efectivos son los empleados (KPI). La administración necesita una herramienta que permita un análisis rápido y amplio y una resolución fácil de problemas (por ejemplo, compartir contactos o escuchar llamadas de problemas cuando las quejas provienen de los clientes).
   
3. Clientes: los ponemos conscientemente más altos que la producción, porque no importa cuán genial y mega sofisticado sea su producto, si no tiene a nadie que lo venda, no obtendrá nada de él (excepto el placer excepcional de contemplar el trabajo de sus manos / cerebro, pero esta estética particular está llena no lo harás). Necesitan un servicio fresco, rápido y ahora también personalizado.
   
4. La producción es el proceso más importante para crear un producto, trabajo o servicio para intercambiar todo esto por dinero de un cliente. Es importante poder integrar todos los procesos para que la producción sea puntual, de acuerdo con los requisitos de los clientes.
   
5. Los datos no son solo "petróleo nuevo", sino algo valioso que no debe estar inactivo: es importante recopilar, procesar e interpretar la información necesaria y relevante para no disparar gorriones desde el cañón con los esfuerzos de la empresa, sino para golpear con precisión el objetivo.
   
6. Modelo de gestión: un sistema de relaciones existentes y relaciones dentro de la empresa, si lo desea, una red de sus procesos comerciales. Necesita una actualización continua y debe ser transparente y claro.
   
7. Activos y recursos: todos los demás instrumentos, medios de producción y otro capital, sin los cuales una empresa no puede existir. Estos incluyen activos tangibles en su sentido económico, patentes, know-how, software, Internet e incluso tiempo. En general, todo el entorno que se encuentra en la empresa.
   

Una impresionante lista de 7 elementos, cada uno de los cuales es un gran sistema separado. Sin embargo, los 7 elementos están presentes en cualquier empresa, incluso en la más pequeña. Necesitan automatización. Considérelo utilizando CRM como ejemplo (aquí, anticipando comentarios, hacemos una reserva de que estamos hablando de CRM desde nuestro punto de vista, es decir, como un producto universal e integral que cubre las tareas de automatización de toda la empresa, y no como un "programa de ventas").

Así que al punto.

¿Qué ayuda y qué impide la automatización de todas estas personas y datos?

Empleados

Como ayuda

• Organiza y acelera el trabajo. Leyó y escuchó repetidamente la opinión de que la puntuación de datos en CRM / ERP es un trabajo adicional que lleva tiempo para un empleado. Esto, por supuesto, es puro sofisma. Sí, un empleado pasa tiempo ingresando datos sobre un cliente y su empresa, pero luego los guarda constantemente: en la formación de propuestas comerciales, documentación técnica, toda la documentación primaria, cuentas, búsqueda de contactos, números de marcación, envío de cartas, etc. Y este es un ahorro tremendo, aquí hay un ejemplo simple: se tarda 10 minutos en crear un pequeño acto + factura manualmente, completar el formulario y crearlos en RegionSoft CRM toma 1-3 minutos dependiendo de la cantidad de artículos o trabajos. La aceleración ocurre literalmente desde los primeros días de operación del sistema.
  
• Simplifica la comunicación con los clientes: toda la información está a la mano, es fácil ver el historial, contactar al cliente por su nombre incluso 10 años después del primer contacto. Que es esto Así es, la palabra de marketing "lealtad", que forma la palabra "ingreso" amada por todos.
  
• Convierte a cada empleado en una persona obligatoria y puntual: gracias a la planificación, las alertas y los recordatorios, ni un solo trabajo, ni una sola llamada pasará la atención incluso del gerente más distraído. Y si de repente el gerente es muy terco en su flojedad, puedes atraparlo, meter la nariz en el calendario y preguntar si no recibe una notificación (no hagas eso, no seas malvado).
  
• Ayuda a realizar de manera rápida, clara e ideal el trabajo más desagradable: formar y preparar la documentación para la impresión. No en absoluto, por supuesto, pero en CRM grandes puede formar fácilmente toda la organización primaria y preparar formularios impresos hermosos y correctos en unos pocos clics basados ​​en datos ingresados ​​previamente. En un número aún menor de sistemas, es posible formar contratos y ofertas comerciales. Al desarrollar RegionSoft CRM, hicimos todo el camino: incluso TKP (propuesta técnica y comercial), un documento complejo pero muy necesario, puede calcularse y formarse con nosotros.
  
• Ayuda a distribuir la carga dentro del equipo, gracias a las herramientas de planificación. Esto facilita enormemente el trabajo cuando puede ir al calendario, ver la actividad de toda la empresa o unidad y en tres clics para asignar tareas o programar una reunión. No hay llamadas, manifestaciones y otras conversaciones paralelas, realmente consume mucho tiempo.
  

Puede enumerar una docena de funciones más, pero nombramos las más importantes, aquellas que apreciarán incluso el oponente más ardiente de la automatización.

¿Qué te molesta?

Cualquier automatización impide que los empleados trabajen en el trabajo, trabajando en el trabajo, es decir, haciendo su propio negocio, organizando casi su propio negocio independiente: sus clientes, sus negocios, sus acuerdos. El mismo CRM hace que la base de clientes sea un activo de la empresa, y no un activo de empleados individuales; debe aceptar, esto es cierto, dado que el empleado recibe salarios y bonificaciones de la empresa. Y resulta que es como una broma, donde el policía pensó que le habían dado un arma y se dio la vuelta como quieras.

Guia

Como ayuda

Además de los puntos enumerados para todos los empleados, existen ventajas separadas para los gerentes.

• Análisis de gran alcance para la toma de decisiones: si incluso tiene un software muy mediocre, la información aún se está acumulando, que puede y debe recopilarse, analizarse y utilizarse. La gestión de datos es un enfoque profesional; la gestión de las corazonadas es la Edad Media. Además, si su jefe tiene una intuición excelente, lo más probable es que tenga un sistema analítico o algún tipo de directorio secreto con signos.
  
• Puede evaluar a los empleados en función de su trabajo real, al menos simplemente mirando las actividades laborales y los registros de empleados en el sistema. Y nosotros, por ejemplo, lavamos al genial diseñador de KPI, y en RegionSoft CRM puede configurar el sistema más complejo e intrincado de indicadores clave para todos a los que se puede aplicar.
  
• Fácil acceso a cualquier información operativa.
  
• Una base de conocimiento para una rápida adaptación y capacitación para principiantes.
  
• Puede verificar fácilmente el trabajo y evaluar su calidad en caso de quejas o conflictos.
  

¿Qué te molesta?

Cualquier herramienta de automatización interfiere con la administración en exactamente un caso: si tiene que pagar por ella (o si ya ha pagado una sola vez), y al mismo tiempo está inactiva, inactiva, boicoteada por los empleados o incluso existe para mostrarla. El dinero se va, las inversiones en software o en un sistema físico de automatización laboral no dan resultado. Tal activo, por supuesto, debe ser eliminado. Bueno, o entienda lo que está haciendo mal y corrija la situación lo antes posible.

Los clientes

Como ayuda

El cliente nunca piensa si tiene CRM o no, simplemente lo siente a su propio ritmo de acuerdo con el nivel de servicio y, en base a esto, ya decide si traerá dinero para usted o su competidor, que está automatizado hasta los dientes.

• La automatización aumenta la velocidad del servicio al cliente: lo llamó a la compañía y no necesita decir que es Ivan Ivanovich de Vologda, hace un año le compró una cosechadora, luego compró una sembradora y ahora necesita un tractor. El gerente ve todo el trasfondo e inmediatamente aclara, dice que usted, Ivan Ivanovich, debe estar satisfecho con la cosechadora y la sembradora. El cliente está encantado, se ahorra tiempo, + 1 a la probabilidad de una nueva transacción.
  
• La automatización personifica: gracias a CRM, ERP e incluso sistemas de automatización de correo, puede contactar a cada cliente en función de sus necesidades específicas, gastos, historial, etc. Y si eres personificado, eres un amigo, y ¿por qué no comprar a amigos? Un poco exagerado y simplificado, pero algo así funciona.
  
• Al cliente le gusta cuando todo sucede a tiempo: entrega de trabajo, llamadas, reuniones, envíos, etc. Al automatizar los flujos de trabajo en CRM o BPM, puede garantizar un trabajo más racionalizado.
  

¿Qué te molesta?

La automatización interfiere con los clientes solo cuando no está allí o no está completamente automatizada. Un ejemplo simple: ordenó pizza en el sitio, señaló que pagará con tarjeta y entregará antes de las 17:00. Y cuando el gerente de la pizzería lo llamó por teléfono, resultó que solo aceptaban efectivo, pero el gerente no vio la hora que indicó, porque tienen "esta información no se transfiere a la aplicación". El resultado: la próxima vez, lo más probable es que pidas pizza por Internet en esa pizzería donde todo funciona bien, a menos que, por supuesto, en la primera pizzería la pizza en sí no sea tan sabrosa que puedas ignorar las otras pequeñas cosas.

Producción y almacén

Como ayuda

• Control de recursos: con una automatización bien ajustada de la producción y la gestión de almacenes, las existencias siempre se reponen a tiempo y el trabajo se realiza sin tiempo de inactividad.
  
• La automatización del almacén ayuda a controlar el movimiento de mercancías, cancelaciones, surtido, evaluar la relevancia de los productos y la demanda de los mismos, y por lo tanto, minimizar los dos problemas más terribles de una empresa con un almacén: robo y exceso de existencias.
  
• Mantener directorios de proveedores, nomenclatura y precios ayuda a calcular de manera rápida y correcta el costo y el costo de los productos, para formar propuestas técnicas y comerciales para los clientes.
  

¿Qué te molesta?

A veces surgen conflictos al integrar sistemas de gestión de producción clásicos y software corporativo; en tales casos, a veces es aconsejable escribir conectores y aún cruzar el erizo con una serpiente, pero a menudo es mejor usar solo dos sistemas: uno como un sistema de control de proceso automatizado, el otro para el trabajo operativo (pedidos, documentación, control de inventario, etc.). Sin embargo, en las pequeñas empresas, tales colisiones no son comunes, en la mayoría de los casos es suficiente un sistema integrado para la gestión, fabricación y almacenamiento, como RegionSoft CRM Enterprise .

Datos

Como ayuda

Un sistema automático debe recopilar datos; si no lo hace, entonces esto es otra cosa, con un nombre obsceno.

• Los datos en CRM, ERP, BPM, por regla general, están unificados, eliminados de duplicados y normalizados para el procesamiento y análisis (relativamente hablando, si un gerente gana y obtiene un 12,900% en lugar de 12,900 rublos, el sistema jurará y no permitirá cometer un error) Por lo tanto, no se pierde tiempo en todas estas locas clasificaciones y formatos en Excel, bueno, por ejemplo.
  
• Los datos se almacenan con la máxima profundidad y gracias a los informes ya preparados (hay más de cien en RegionSoft CRM ) y los filtros disponibles para cualquier período y en cualquier sección.
  
• Los datos del software son bastante difíciles de robar o comprometer discretamente, por lo tanto, el software también es un elemento importante de la infraestructura de seguridad de la información.
  

¿Qué te molesta?

Si en el software en sí no hay formas de controlar los datos (por ejemplo, máscaras de entrada o controles utilizando expresiones regulares), entonces los datos pueden ser bastante desordenados e inadecuados para el análisis. No debe esperar muchos beneficios de dicho software.

Modelo de gestión

Como ayuda

• Si su software es capaz de automatizar procesos, considere que ha ganado el premio gordo y es una cosa para usted: comprender los procesos, eliminar todas las cosas innecesarias y, junto con el proveedor, comenzar la automatización gradual. Luego, cada proceso de rutina en la empresa tendrá sus propios responsables, plazos, hitos, etc. Es muy conveniente trabajar: en vano, la pequeña empresa teme a los diseñadores de procesos (por ejemplo, en RegionSoft CRM, no tenemos ninguna anotación: es un editor de procesos nativo simple y comprensible y un asistente de procesos).
  
• Cuando está configurado correctamente, un sistema de automatización como CRM o ERP copia su modelo de control y le permite excluir del proceso todo lo que es superfluo, innecesario, desactualizado. Mirar a su empresa desde el exterior es genial, incluso si solo está mirando su sistema CRM.
  

¿Qué te molesta?

Si automatizas el desorden, obtienes un desorden automatizado. Este es un hechizo sagrado para todos los desarrolladores de CRM.

¿Cuándo necesitas automatización?

Sí, hay casos en que la automatización no es necesaria o no vale la pena.

• Si la automatización es más costosa que el ingreso potencial: hasta que comprenda cuán rentable es su negocio y si está listo para invertir en automatización, no debe emprender la implementación.
  
• Si tiene muy pocos clientes y los detalles del negocio implican un pequeño número de transacciones (sectores tecnológicos complejos, empresas estatales con un ciclo operativo largo, etc.).
  
• Si no puede proporcionar una automatización efectiva: no solo la compra de licencias, sino también la implementación, finalización, capacitación, etc.
  
• Si su negocio se está preparando para la reestructuración.
  
• Si no comprende los procesos, las relaciones depuradas y todo le conviene en este caos corporativo. Si desea cambiar la situación, la automatización de los procesos estará a su alcance.
  

En general, la automatización de la empresa siempre es una bendición, pero con una condición: debe trabajar en la automatización, esta no es una varita mágica ni el botón "Hacer un truco".

Cómo automatizar: consejos rápidos

En el pie de página del artículo, proporcionaremos una lista de artículos detallados y detallados sobre varios aspectos de la implementación de sistemas CRM, en los que puede aprender muchas cosas útiles para la automatización en principio. Y aquí hay una lista de verificación muy breve de los principios de la automatización competente. Que haya diez mandamientos.

1. Debe prepararse para la automatización: revise los procesos en la empresa, recopile los requisitos de los empleados y departamentos, cree un grupo de trabajo, revise la infraestructura de TI, seleccione expertos internos, elabore propuestas en el mercado.
   
2. Debe automatizar en el mismo arnés con el proveedor: confíe en las empresas de desarrollo, escúchelas: tienen una vasta experiencia y, a veces, realmente pueden encogerse de hombros por lo que parece un dolor corporativo.
   
3. No hay necesidad de apresurarse: automatice gradualmente.
   
4. No puede ahorrar en capacitación: este no es el servicio más caro en la lista de precios del proveedor y es difícil sobreestimarlo. Empleado capacitado = empleado valiente y trabajador.
   
5. No trabaje sin especificaciones técnicas (TOR): esta es una garantía de que usted y el proveedor se entendieron correctamente y hablan el mismo idioma. Un auto de nervios salvados - 100%.
   
6. Cuide la seguridad: verifique el método de entrega del sistema, infórmese del proveedor sobre los métodos de protección, verifique si el mínimo es al menos un mínimo: separación de los niveles de acceso de los empleados a las secciones del sistema.
   
7. Organice los procesos antes de la implementación: verá cuánto más rápido y más transparente será el trabajo.
   
8. Haga que la automatización sea continua: actualice el software instalado, realice todos los cambios que se hayan producido en la empresa, solicite una revisión si tiene requisitos comerciales específicos.
   
9. No guardar en partidos. Si comenzó un proyecto de implementación, use todas las oportunidades que necesita; una comprensión tardía de las necesidades puede ser más costosa.
   
10. Hacer copias de seguridad. A veces salva la vida de toda la empresa.
    

La automatización es necesaria para cualquier empresa, y especialmente para las pequeñas y medianas, no es solo su software interno, es una ventaja competitiva debido a los fuertes avances en el trabajo con los clientes. Al final, si un caballo y un carro fueran felices, difícilmente habrían inventado un automóvil. Perspectivas, están en evolución.

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