El papel de la gestión de proyectos es cada vez más relevante, sin importar en qué área o industria se implemente. De hecho, equilibra todos los procesos y pasos del proyecto y ayuda a los equipos del proyecto a cumplir sus metas y objetivos.
La gestión de proyectos ayuda a alcanzar objetivos más rápido, más barato y evita riesgos, contribuyendo así en gran medida a la ejecución de la estrategia empresarial. Más empresas no pueden imaginar el éxito de su desempeño sin la administración de proyectos como una de las competencias comerciales clave. Dado que esta competencia se está desarrollando activamente, el software profesional de gestión de proyectos también está evolucionando con él de la misma manera.
El destino principal de las herramientas profesionales de PM es garantizar el éxito de cualquier proyecto y hacer que incluso el proceso de gestión más desafiante sea más fácil y eficiente.
En esta publicación, encontrará una breve pero válida revisión de potentes funciones que hacen que el software de gestión de proyectos moderno tenga un poder inigualable e imparable en el arsenal de los gerentes de proyecto.
Una nueva generación de gestión de proyectos.
La gestión de proyectos está cambiando y evolucionando como cualquier disciplina comercial. Una nueva
generación milenaria requiere la adaptación de innovaciones y la revisión de principios y conceptos bien establecidos. Mira, al menos, en el trabajo remoto. ¿Fue tan popular hace una década?
Para mantenerse al día con la generación Y, los desarrolladores de software también están haciendo todo lo posible para estar a la moda y ser relevantes.
El poder del software PM profesional
La realidad empresarial nos hace admitir que la adopción profesional de software de gestión de proyectos está cambiando gradualmente.
En el período 2017-2018, el porcentaje de empresas que utilizan hojas de cálculo para gestionar proyectos ágiles se
redujo del 74% al 67%. En cambio, se trasladaron con éxito a herramientas especializadas de gestión de proyectos.
Hay una gran
investigación que demuestra que las 7 funciones más utilizadas y solicitadas en el software de gestión de proyectos son el intercambio de archivos, el seguimiento del tiempo, la integración del correo electrónico, los gráficos de Gantt, la gestión del presupuesto, los informes personalizados y la integración del almacenamiento en la nube.
El papel de un gerente de proyecto como profesional también se está volviendo crucial para las organizaciones modernas. Según las últimas
estadísticas , el 80% de los proyectos de alto rendimiento están liderados por un gerente de proyecto certificado. Es por eso que existen más y más nuevas oportunidades para obtener un
certificado profesional de MP .
¿Qué software de gestión de proyectos elegir?
Al definir la mejor herramienta de gestión de proyectos para sus necesidades, vale la pena prestar atención a las
últimas tendencias de gestión de proyectos que reflejan la realidad empresarial real. Entre todos ellos, describamos los 5 más importantes:
- La creciente complejidad de los proyectos . Los gerentes de proyecto que pueden presentar procesos complejos a sus clientes de una manera simple podrán crear grandes estrategias para la promoción de proyectos.
- Continua popularidad de los métodos ágiles . Las poderosas técnicas ágiles están ganando corriente y convirtiéndose en estándares para muchas empresas en diversas áreas.
- Convenientes tableros Kanban como una de las formas más efectivas de visualizar y rastrear proyectos. Se están integrando cada vez más en una gestión de proyectos más estructurada. La aplicación de Kanban permite a los gerentes de proyecto adoptar innovaciones para administrar sus proyectos y ofrece un lugar para administrar tareas, listas de tareas y archivos.
- El factor de integración del software de gestión de proyectos . Las herramientas de PM continúan siendo más simples de usar y más integradas con otros servicios, y esta tendencia es apoyada activamente por los desarrolladores de plataformas de PM.
- El crecimiento de equipos remotos y gestión remota de proyectos. Muchos empleadores ya han reconocido un mayor grado de satisfacción de los equipos, gastos generales logísticos y administrativos reducidos, reducción del tiempo de enfermedad y muchos más beneficios.
¿Existe un software PM ideal? Depende de tus requerimientos. Puede identificar la mejor herramienta para sus necesidades, solo comparar muchas de ellas. Aquí recopilo el conjunto de características más útiles y potentes que deberían ser útiles en la gestión moderna de proyectos. También encontrará algunos ejemplos relevantes de plataformas populares. Por lo tanto, estas potentes funciones son tablas Kanban, listas de tareas, hitos, priorización, colaboración y función de seguimiento del tiempo.
Tableros Kanban
El flujo de trabajo del proyecto describe todos los procedimientos que intervienen en la realización de tareas. Se trata de la secuencia definida de pasos del proyecto necesarios para producir resultados.
Aplicando el flujo de trabajo definido, podemos estructurar proyectos y obtener un sistema bien visualizado. El flujo de trabajo incluye actores, actividades, resultados y estado. Todos estos se gestionan perfectamente con la ayuda del software inteligente de gestión de proyectos.
Las herramientas de flujo de trabajo son útiles para rastrear tareas y proyectos a medida que avanzan por todas las etapas del proceso. Los tableros y tarjetas Kanban a menudo se usan para estos fines y
Hygger es una de las mejores herramientas de tableros Kanban para gerentes de proyectos.
En Hygger, los usuarios pueden crear y administrar fácilmente tableros convenientes para cualquier tipo de proceso. La plataforma propone un gran conjunto de funcionalidades a nivel de tarjeta (comentarios, archivos adjuntos, asignación de colaboradores, etc.). Las columnas más típicas que los usuarios aplican son: Hacer, En progreso y Listo. Sin embargo, puede nombrarlos como desee.
Si necesita limitar el número de tareas actuales, puede usar la opción Límites de trabajo en progreso disponible en Hygger y también aplicar columnas horizontales, Swimlanes. Parece apropiado para los Millenials ya que, al estar siempre en la realidad de las multitareas, claramente pueden mantener una acumulación de productos y usar uno de los marcos de priorización integrados que ayudan a priorizar y ordenar ideas y tareas fácilmente.
Estas y otras excelentes características hacen que la plataforma sea realmente competitiva y útil.
Listas de tareas
El valor de las listas de tareas pendientes no debe depreciarse, incluso si hoy tenemos muchas sustituciones y opciones alternativas innovadoras. Hacer listas es una característica extremadamente poderosa que ofrecen muchas herramientas de gestión de proyectos.
Son una de las formas más antiguas y fáciles de organizar el día o el proyecto por delante. Los gerentes de proyecto saben cómo hacer listas pueden hacer maravillas e influir en la productividad. Son útiles para establecer objetivos, planificar los entregables del proyecto, la programación de los pasos del proyecto, etc.
La función de enumerar y organizar la información está bien presentada en
Asana . La plataforma permite crear y administrar tareas, así como compartir listas de tareas con los miembros de su equipo.
Cada lista de tareas pendientes se parece a un proyecto separado con tareas enumeradas debajo de la jerarquía del proyecto. Es posible crear subtareas aquí y definir cada tarea con una etiqueta de categoría para facilitar la búsqueda. Adjuntar archivos también está disponible. Además, la herramienta permite cambiar rápidamente entre listas de tareas, tableros Kanban y calendarios para los mismos proyectos.
Hoja de ruta e hitos
Los hitos del proyecto se utilizan para delinear puntos importantes en un cronograma del proyecto. Estos puntos visualizan el inicio y el final de los proyectos y marcan la finalización de una fase importante de trabajo.
En realidad, los hitos se pueden usar para anotar cualquier cosa que haya comenzado o finalizado. Se utilizan principalmente como herramienta de programación.
Para administrar los hitos del proyecto, necesita una potente hoja de ruta que a menudo se visualiza con la ayuda de convenientes diagramas de Gantt.
Estas barras horizontales ilustran las fechas de finalización del proyecto, el progreso, los hitos y las dependencias. Si bien los tableros Kanban se usan mejor a nivel de tarea, los diagramas de Gantt son más adecuados para administrar a un nivel reducido.
Wrike tiene una potente funcionalidad de Gantt y equilibra las características avanzadas de gestión de proyectos con una interfaz de usuario fácil de usar. La herramienta permite que los equipos de proyecto asignen trabajo y colaboren en sus proyectos, rastreando el tiempo y los activos del proyecto.
Esta plataforma está construida teniendo en cuenta los equipos de desarrollo de software y les permite ampliar las capacidades de la herramienta de manera personalizada.
Priorización
Priorizar el trabajo del proyecto puede ser un verdadero desafío para los equipos de proyectos de diversas industrias. Cuando no prioriza el trabajo, puede dañar todos los esfuerzos e iniciativas de su equipo, e incluso agotar la motivación del equipo.
La priorización efectiva es como un arte, por eso más software de PM presta atención a esta función crucial.
Si la cartera de pedidos de su producto necesita "limpieza" y optimización global, definitivamente necesitará poderosas metodologías y marcos de priorización para hacer las cosas rápidamente.
Una de las herramientas que propone una matriz de priorización funcional es
ProductBoard .
Esta matriz permite a los usuarios visualizar el equilibrio valor / esfuerzo (valor / complejidad) en todas las características.
También puede encontrar un gran conjunto de técnicas de priorización en Hygger.io (matriz de Eisenhower, Value vs Risk, Value vs Effort, marcos ICE y RICE y el modelo de puntuación ponderado).
Colaboración
La colaboración en equipo siempre ha sido una parte importante de cualquier negocio y ahora se está volviendo más crítica a medida que continuamos estando más interconectados a través de tecnologías en línea. Mejorar la colaboración en equipo es un objetivo permanente para todo tipo de empresas.
Las herramientas de gestión de proyectos se preocupan por hacer que su funcionalidad de colaboración en todo el mundo sea un proceso fácil. Algunas de las famosas herramientas de gestión de proyectos se han centrado inicialmente en la colaboración en equipo.
Basecamp es un ejemplo vívido. Los paneles de mensajes de Basecamp, los chats nativos y el intercambio de archivos hacen de la plataforma una excelente solución para la colaboración con los miembros del equipo y los clientes.
El sistema combina comunicación, gestión de proyectos, gestión de activos digitales y opciones básicas de pago, todo en un solo lugar.
Seguimiento de tiempo
Durante un curso de proyecto, pueden ocurrir varias modificaciones a las actividades y recursos. El seguimiento del tiempo dedicado a diferentes actividades es crucial de muchas maneras.
Para los gerentes de proyecto, es importante comprender y realizar un seguimiento de las horas que el recurso dedica a diferentes actividades. La entrada de tiempo adecuada permite a los gerentes de proyecto ver que el tiempo no excede el tiempo estimado y mitigar los riesgos potenciales de antemano. Es por eso que esta característica parece obvia al elegir un software de PM adecuado.
Mavenlink puede considerarse como un buen ejemplo. ayuda a los gerentes de proyecto a obtener lo mejor de su equipo. El sistema permite obtener una visión profunda del funcionamiento de los equipos y el progreso de sus proyectos. Aquí encontrará informes complejos, pero informativos y salidas de datos.
La función de seguimiento del tiempo ayuda a rastrear la productividad del equipo, aumentar la eficiencia y minimizar el desperdicio de tiempo. La plataforma también incluye funciones de contabilidad que permiten rastrear los gastos de los empleados, establecer presupuestos y recibir pagos.
Comida para llevar
Bueno, todo lo que vemos es que el mundo de la gestión de proyectos se está volviendo cada vez más complicado. La buena noticia es que la evolución de las herramientas populares de PM está comenzando a ser más interesante y emocionante.
Al elegir el mejor software, debe tener en cuenta muchos detalles y habilidades funcionales. Simplemente pruebe muchos de ellos, compare y asegúrese de usar las herramientas adecuadas.