Hola de nuevo Esta es una continuación del artículo sobre la organización de un hackathon para estudiantes.
Esta vez le contaré sobre los problemas que aparecen durante el hackatón y cómo los resolvimos, los eventos locales que agregamos al estándar "mucha codificación y comer pizza" y algunos consejos sobre qué aplicaciones usar para la organización más simple de eventos de esta magnitud.
Después de completar todos los preparativos financieros, comienza la etapa más interesante: preparación del sitio. Aquí puede encontrar el mayor número de problemas y parejas en los que ni siquiera piensa. Comencemos ordenando varios refrigerios y equipos. Dos problemas principales se siguen inmediatamente desde aquí: ¿quién los recibirá y dónde colocar todo esto? Les recuerdo una vez más que todos los organizadores son estudiantes, y el hackathon se llevó a cabo del 26 al 27 de enero, que es exactamente a mediados del trimestre. Para cada pedido, necesitábamos de 4 a 5 personas (dada la escala del evento, podíamos obtener fácilmente 20-30 cajas de bebidas a la vez) y la única opción para nosotros era buscar voluntarios entre otros cursos. Por supuesto, puede usar grupos de Facebook para encontrarlos, pero Slack es nuestro candidato nacional. Para cada entrega, puede crear un canal separado, integrarlos en Trello (una aplicación para crear listas de acciones) y luego agregar aquellos que aceptaron ayudar y grabar todo lo que se recibió en Trello. Entonces, todo se recibe, incluso supongamos que la entrega fue al edificio universitario correcto (un par de veces lo trajeron a otros edificios y el Imperial estaba casi completamente en South Kensington, podríamos haberlo entregado por error a la Universidad de Londres) y que tenemos suficiente gente y varios carros para el transporte de cargas especialmente pesadas, ¿qué sigue? ¿Qué hacer con toda esta carga? Cada comunidad universitaria grande tiene su propio pequeño almacén para tales eventos. Desafortunadamente, en una habitación de 2x3, lo más probable es que todo no encaje. Aquí los patrocinadores universitarios vinieron en nuestra ayuda. Varias toneladas (!) De bebidas y bocadillos fueron entregados a nuestro socio desde el sindicato de estudiantes. Una pequeña digresión. Cada facultad tiene su propia unión: ingeniería, medicina, ciencia y geología. Nuestro ingeniero tiene alrededor de 2 habitaciones libres (solo shhhh, no sé cuánto esto generalmente sigue las reglas de la universidad) se convirtieron completamente (!) En almacenes para un evento. Luego habrá un lapso de tiempo de cómo sacamos estas cosas de allí. Mi espalda entonces no me agradeció en absoluto.
EnlaceEs muy difícil encontrar dónde contener todas estas cosas, es aún más difícil que distribuirlas correctamente. Como referencia: toda la zona 3. Hackatones inferiores y 2 superiores. Los tamaños son aproximadamente iguales y, en general, no hay problemas con la distribución. Hasta que aparezcan personas con preferencias dietéticas especiales. Veganos, vegetarianos y muchos otros. Siempre enviamos un cuestionario por adelantado para saber cuánto pedir. Naturalmente, los correos electrónicos se olvidan y se pierden. Por lo tanto, siempre agregamos un 20% al pedido principal en forma de opciones especiales de repuesto, como margaritas con repostería sin gluten. Caro? Indudablemente Pero lo último que necesitamos son veganos guerreros que no tenían suficiente comida sin productos de origen animal. Los problemas modernos requieren soluciones modernas.
Supongamos que todo encaja milagrosamente. Magia, no de otra manera. Incluso que todos fueron volados por la noche. Que sigue ¿Recuerdas que hablé de "botín"? Sí, y por cierto, cada patrocinador lo tiene. Y todo el mundo está diseñado para un mínimo de 200 personas, y para grandes patrocinadores y, en general, para 300. También debe almacenarse, pero lo principal no es eso. También dije que tenemos nuestro propio "botín". Y aquí está para 500 personas. Y el problema es su fragmentación. Muchas cosas ocurrieron la noche anterior al hackathon, y no había posibilidad de estar preparado para esto. Además, todas estas cosas deben estar perfectamente empaquetadas en bolsas. 500 piezas 500, Carl. Así que tuve que organizar un transportador improvisado: había cupones para bebidas alcohólicas en el bar, camisetas, sets con pasta y pincel, tazas, calcomanías, y ni siquiera recuerdo cuánto más. Y a pesar del hecho de que pedimos esta belleza a diferentes proveedores y todos vinieron en diferentes momentos. Tuve que sudar para ganar dinero extra en la fábrica como un bono para organizar el evento en sí. Spoiler: terminamos el entrenamiento a las 4 de la mañana y el comienzo a las 8:30. Estuve solo hasta la medianoche para estar de guardia por el resto de la noche. Luego sigue la parte bastante aburrida sobre la disposición de las mesas, la disposición de los cables de extensión y otra basura obligatoria.
Ha llegado el momento X. Los patrocinadores llegan temprano, se instalan, presentan tácticamente "botín" para atraer a más estudiantes. De lo memorable: una empresa durante la apertura dijo que hay dos tipos de empleadores. Los que pagan bien respetan a sus empleados y les permiten desarrollarse creativamente. Como por ejemplo (nombre de la empresa). Y sobre el segundo pueden decir con su ejemplo a todos los otros patrocinadores. Esta frase se convirtió en candidato para el premio al mejor meme (sobre su presentación al final del último artículo). Los estudiantes llegan lo más temprano posible para tomar más cosas gratis. Aquí hay algunas palabras sobre cómo los dejamos entrar. Los boletos se compran en Eventbride, y todos los organizadores tienen una aplicación de escaneo. Los problemas comienzan cuando los participantes no leen las condiciones: una edad mínima de 18 años, por ejemplo, o llevar un pasaporte con usted, o incluso los boletos no pueden transferirse después de la fecha límite (tres días antes del hackathon). Desafortunadamente, muchos tienen que negarse. Pero por lo que recuerdo: dos que olvidaron los pasaportes de Londres, así que se fueron a casa y se los llevaron. Aquellos a quienes les entregamos los boletos que nos permitieron ir después de todos los demás, escanearon los boletos para que luego su propietario no intentara escapar de la bonificación.
Ahora un poco sobre los problemas con las entradas en sí: solo hay alrededor de 400. Además, algunas para graduados, como regalo de despedida. Inicialmente, los mantuvimos en el sitio web de la universidad, pero disminuyó constantemente 10 minutos antes del inicio de las ventas, hasta 30 minutos después del inicio, y se distribuyeron al azar entre los participantes. Ya estoy en silencio sobre las condiciones de carrera por lo que vendimos un promedio de 20-30 más de lo que deberíamos. La solución fue el sitio web de Eventbride. Hace frente a la carga perfectamente, los boletos en promedio vuelan en 1-3 segundos por lote, se emiten exactamente a tiempo. Pero luego aparece otro problema: la honestidad de los participantes. Usando el primer enlace de Google, puede descargar y configurar el bot, e idealmente tratamos de intimidar a los tipos tan sabios que cancelamos sus boletos. En realidad, es casi imposible demostrar que no ha usado / usado el bot. Los boletos, a su vez, se dividen en Imperial / todos los demás y (un poco de discriminación) para nuestros estudiantes hay varios más. Para ayudar al departamento, tales reglas.
Otros problemas de entrenamiento más específicos. Uno de los eventos que tenemos más cerca de la medianoche es una barra libre. Naturalmente, en una cultura de hackathon en ausencia de sueño, esto no siempre es una buena idea. Por lo tanto, pocas personas visitan. Pero los que vienen siempre están contentos, las bebidas son gratis (hasta 5 GBP inclusive), una oferta bastante grande de cupones, además de que esta es una excelente manera de relajarse después de un día de hackathon continuo. Los contras son más propensos para los organizadores: muchos están callados, mientras que los organizadores están cansados de ver todo, se las arreglan para tomar una buena copa. Por supuesto que tratamos con ellos. Pero nunca llegó a problemas fuertes y directos. Es importante tener en cuenta que, como el hackathon, el bar nocturno tiene un patrocinador. Y este año, salieron al máximo, después de haber comprado todas esas "bombas de cazadores" presentes. Fue muy difícil explicar
(que estoy completamente a favor, vierta un poco más) que los participantes medio muertos en el campus son un poco diferentes de los que quieren contratar en su compañía y detener este caos en el cóctel número 30. Después de eso fue la legendaria entrega de pollo Nandos.
Es legendario porque los dueños de los restaurantes locales vinieron con repartidores para ver quién decidió rebajar unos miles a pollo el sábado por la noche. En total, para descargar todo y distribuir entre las zonas, nos tomó 2 horas y 30 voluntarios. Se adjuntan fotos. No olvides gritar "aquí a los veganos", de lo contrario, comerán comida vegetariana en lugar de vegana y luego maldecirán. Otro evento memorable fue el karaoke. Todos ya se fueron, incluidos nosotros. Imagínense: 200 personas que ocuparon la sala de conferencias a las 2 a.m., cantando canciones absolutamente al azar (canté Let It Go, mi hermana estaría orgullosa). Fue maravilloso, pero nuevamente problemas típicos: arrastrar el equipo, configurarlo, organizarlo con la seguridad y la biblioteca (el sábado por la noche es un momento muy popular para visitar) para que no nos echen. Al guardia se le ofreció cantar, se negó.
Todo esto, por supuesto, es divertido. Pero El hackathon continúa durante dos días: los participantes pueden ir y venir. Los organizadores no lo son. En total, dormí 3.5 horas en dos días y 5 horas en un día antes del inicio. Y eso se debe a que otros voluntarios se vieron obligados (y un viaje al bar se hizo sentir). Era posible dormir en una habitación separada con alfombras de yoga o donde funcionaba. Dormí en una silla, no está prohibido por ley, duermo donde quiero. Lo principal es que hay 3 personas que no duermen en cada zona de pirateo. Otra tarea era verificar periódicamente el proyector, ya que podría sobrecalentarse y definitivamente no teníamos dinero extra para reparaciones. Para decirlo, necesitábamos 6 personas y 2 carros. En general, los asuntos eran para las amígdalas casi todo el tiempo. En algún momento, comenzamos a distribuir palomitas de maíz y algodón de azúcar, nuevamente, estábamos cocinando. La clasificación de seguridad contra incendios cayó dramáticamente cuando saqué las palomitas de maíz justo durante el calentamiento "porque volará ahora y no me dejaré".
Esta parte pasó por muchos problemas en la organización y sus soluciones. Ingenieros después de todo. Pero una gran cantidad de cosas quedaron detrás de escena: cuáles fueron los problemas durante el hackathon en sí, la elección de premios y la adjudicación, cómo funcionó la votación "inteligente", los comentarios de los patrocinadores y cómo lidiamos con la limpieza de las instalaciones una semana después. Y también una pequeña flexión: este es el primer hackathon para estudiantes que recibe cobertura de la Fuerza Aérea. Escribiré sobre esto en el próximo episodio de esta saga de hackathon. En un futuro cercano comenzaré a escribir, pero por ahora, aquí está mi correo electrónico: du216@ic.ac.uk y el sitio web del proyecto:
ichack.org.