Las grandes empresas en TI a veces cubren todo el territorio de nuestro país. Tal escala requiere un cambio constante en los enfoques, una revisión de los valores. Por supuesto, no en todas las empresas, pero ciertamente en muchos proyectos. Y como saben, en términos de valores por delante del resto: Japón.
Este artículo está dirigido a aquellos interesados en la gestión de proyectos, profesionales y teóricos. Le permitirá familiarizarse con la metodología japonesa P2M (Gestión de proyectos y programas para la innovación empresarial), que difiere de los enfoques occidentales habituales, incluido el enfoque en la creación de valores adicionales para la empresa y la correlación directa de los cambios realizados en el negocio con la misión de la empresa.
FuenteHoy en día, los problemas de gestión en una sociedad industrial desarrollada son complejos. La teoría de gestión de proyectos solo puede proporcionar conocimientos básicos sobre cómo resolver parcialmente dichos problemas. Entonces, la gestión de programas, basada en la gestión de varios proyectos, primero trata de dividir los problemas complejos en varios simples, designando cada proyecto como una solución separada, y solo entonces se combinan en un solo todo para lograr una misión común. El primer estándar en utilizar este enfoque fue P2M (Gestión de proyectos y programas para la innovación empresarial), desarrollado por expertos japoneses sobre la base del conocimiento generalmente aceptado descrito en PMI PMBOK, y sobre la experiencia adquirida por generaciones de gerentes de la "Tierra del sol naciente". Este estándar de gestión de proyectos fue el primero en ser publicado fuera de Occidente.
Japón siempre se ha desarrollado y se está desarrollando, en primer lugar, sobre la base del conocimiento acumulado y las nuevas investigaciones, y es uno de los principales centros de innovación en todo el mundo. Ahora, las empresas del sector de alta tecnología de la economía tienen que cambiar su enfoque de producción para sobrevivir. Necesitan revisar la política de adquisiciones, la política de capacitación del personal y el rechazo de las partes desventajosas del negocio, creando nuevos productos. Al mismo tiempo, la sociedad todavía quiere recibir más valores de vida y tecnología innovadora y conveniente para la vida. Teniendo en cuenta estas necesidades comerciales, se creó P2M, cuya esencia es la creación de la base básica para la innovación y, a largo plazo, la nueva estructura organizativa de la empresa, al tiempo que fortalece sus valores corporativos.
FuenteLa gestión según la metodología P2M difiere de la simple gestión administrativa en que establece plazos de acuerdo con las misiones y soluciones de la empresa a los problemas identificados. Toda la idea de P2M se basa en la gestión de proyectos, gestión de programas, gestión individual y habilidades de gestión general. Por lo tanto, los expertos japoneses en el campo de la gestión de proyectos distinguen tres generaciones de gestión de proyectos.
- Primera generación El concepto básico era establecer metas de costo, tiempo, calidad y contenido para lograr resultados consistentemente altos.
- Segunda generación. Además de las actividades del proyecto, la atención se centró en las actividades operativas para obtener los resultados esperados que satisfacen a todas las partes interesadas.
- Tercera generación A diferencia de las otras dos generaciones que se centran en el entorno interno del proyecto, se hace hincapié en cambiar el entorno del proyecto y en encontrar soluciones a misiones complejas para aumentar los valores de la empresa, así como en utilizar los mejores aspectos de los equipos del proyecto involucrados. Es a esta generación a la que pertenece P2M.
Para obtener una comprensión más profunda de cómo P2M difiere de las metodologías de gestión de proyectos occidentales populares, consideraremos las definiciones estándar de gestión de proyectos en su contexto.
- Proyecto: es una actividad para crear valor, cuyo objetivo principal es cumplir una misión especial en un determinado período de tiempo (indicado por el principio y el final) bajo ciertas restricciones (recursos, circunstancias).
- Gestión del proyecto: la organización del trabajo del equipo del proyecto para cumplir la misión y obtener resultados claros mediante la organización efectiva de las actividades del proyecto con medios aceptables y justificables.
- Programa del proyecto: un conjunto de tareas a completar. Los programas son una combinación de varios proyectos que cumplen la implementación de una misión común. Las características principales de los programas se muestran en la tabla a continuación.
- Gestión del programa: el énfasis está en los cambios externos con respecto al programa y la adaptación a la gestión flexible de los mismos, aumentando los valores generales de la empresa, optimizando la gestión de las relaciones y combinando proyectos para lograr la misión general del programa. Para una gestión eficaz, deben definirse los atributos necesarios del programa, como la misión, los valores, la sociedad, la arquitectura y las habilidades de gestión necesarias para él.
Además, en la comprensión de P2M, un plan de gestión de programa corto se verá así:
- primer paso (descripción): adaptación a los cambios externos y la implementación de una misión común;
- segundo paso (idea general): comprender los elementos específicos de los programas que se implementan;
- tercer paso (conceptos básicos generales): establecer el objetivo principal de la gestión del programa;
- cuarto paso (gestión de integración): creación de valores de la empresa y optimización de la gestión general en ella.
Al igual que otras metodologías y estándares de proyectos, P2M divide la administración de programas y proyectos en varios componentes, con los cuales puede lograr el éxito de la misión. Considérelos a continuación.
- Gestión de la estrategia del proyecto: define la relación entre las estrategias corporativas y los proyectos, y también establece la dirección para la implementación efectiva de las actividades del proyecto de acuerdo con los valores corporativos;
- gestión financiera del proyecto: crea y prepara la base para la movilización de fondos necesarios para proyectos;
- gestión de la organización del proyecto: determina las posibilidades de organizar actividades para una reacción rápida y flexible a los cambios indirectos en el entorno externo del proyecto;
- gestión de objetivos del proyecto: define un plan para alcanzar los objetivos del proyecto, como resultado de lo cual los gerentes y equipos del proyecto pueden planificar los procesos de implementación del proyecto hasta que el programa se complete teniendo en cuenta todas las restricciones (incluidas las condiciones del contrato y las limitaciones de recursos) y llevar a cabo el trabajo del proyecto de manera equilibrada;
- gestión de recursos del proyecto: determina los recursos necesarios para el proyecto y los proporciona adecuadamente (incluidos materiales, personas, información y recursos financieros, recursos intelectuales);
- gestión de la información: define la tecnología para preparar la mayor parte de la información durante el proyecto;
- gestión de riesgos: seguimiento y respuesta a cada riesgo;
- gestión de relaciones: una actividad operativa que define los principios y métodos de gestión de las relaciones entre las partes interesadas involucradas en un proyecto;
- gestión de valor: recopila conocimiento, experiencia y fuentes que proporcionan valores (como actividades corporativas o de proyectos típicas) para proyectos;
- gestión de comunicaciones: define los principios y métodos básicos de comunicación sobre la base de la experiencia previa, teniendo en cuenta las comunicaciones interculturales;
- gestión sistemática del proyecto: evita problemas controvertidos e inesperados durante la ejecución del proyecto.
Si observa en profundidad P2M, puede ver que se desarrolla sobre la base de un enfoque estándar en la gestión de programas. Además, extendiéndose a la empresa en su conjunto, su enfoque principal es mejorar la interacción corporativa en los procesos de trabajo, creando y desarrollando una base estratégica para dicha interacción en la gestión de proyectos de la empresa. Al mismo tiempo, la gerencia busca aprender de todo el equipo qué valores corporativos existen y crear sobre la base de esto un nuevo modelo de negocios de gestión de la empresa.
Los pasos típicos de administración de P2M en una empresa son los siguientes:
- definición y creación de valores;
- expansión de zonas de influencia de proyectos en la empresa y más allá;
- uso de la sabiduría nacional acumulada;
- llevar a cabo una certificación de tres niveles de profesionales cuya tarea principal es crear nuevas bases básicas de los procesos comerciales;
- creando un híbrido de conocimiento y capacidades;
- adopción de los principales modelos de gestión de proyectos: "esquema", "sistema" y "servicio";
- La transición del arte de la gestión individual en PMBOK a la gestión de programas en P2M;
- crear comprensión (conceptos generales y visión) de PMBOK por parte del gerente del proyecto;
- expansión de la gestión individual, teniendo en cuenta cada uno de los elementos de la gestión: estrategia, finanzas, sistemas, recursos, relaciones, valores.
Los aspectos más destacados de P2M se han descrito anteriormente. En resumen, podemos decir que esta metodología es significativamente diferente de sus contrapartes occidentales. Usar la experiencia adquirida por generaciones y, en primer lugar, enfocarse en mejorar los procesos comerciales y lograr la misión de la compañía difiere de los objetivos generalmente aceptados de los proyectos: obtener ganancias. Al observar la experiencia de implementar proyectos en la "Tierra del sol naciente", puede ver que una gran cantidad de empresas gestionan proyectos de acuerdo con Western o su propia metodología, mientras obtienen excelentes resultados y, al mismo tiempo, las empresas más grandes (por ejemplo, compañías de energía) trabajan con tareas complejas y creativas, se resuelven con éxito utilizando el enfoque de software P2M, que va más allá del estilo de gestión occidental y al mismo tiempo corresponde a la cultura japonesa.
FuenteSin duda, en un siglo de innovación tan acelerado, el estándar P2M pronto será popular en todo el mundo, y no solo las compañías japonesas lo usarán. En el pasado reciente, el gobierno ucraniano ha contratado especialistas en P2M para capacitar a sus funcionarios con el fin de abordar de manera efectiva desafíos y misiones innovadoras.
Por supuesto, es difícil aplicar toda la metodología "desde" y "hasta", pero puede implementar ideas y principios individuales que le permitirán llevar el espíritu kaizen en sus proyectos.
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