Cómo organizar 120,000 fotos y para que no haya pruebas, con diferentes niveles de acceso, para el equipo

Decidí buscar obras de artistas de ciencia ficción del pasado y del presente, que pintaron mochilas propulsoras. Encontré un grupo en VK "Museo del Futuro", y allí - 16,000 fotos. Tuve que reconsiderar todo manualmente, recogí algunas docenas con dispositivos tipo jetpack ( vea la selección debajo del corte ), y luego pensé, ¿qué pasa con los fotógrafos pobres? U otros compañeros que trabajan con toneladas de fotos / audio / video, y no solo, sino por equipos, de forma remota, etc., etc.

Le pregunté a mis amigos fotógrafos: utilizan una especie de mezcla de lightroom, google drive y discos duros extraíbles. Dicen infierno completo.

Le pregunté a un amigo que es el administrador de la comunidad de juegos de habla rusa de una gran empresa en la industria del juego con la letra "B". Necesitan catalogar y buscar entre una gran cantidad de materiales de audio y video. Crea muchos trailers de video, capturas de juegos, efectos de sonido, música. Un montón de archivos relacionados con diferentes proyectos que deben superarse para una mayor búsqueda entre proyectos. No es tan importante encontrar rápidamente, sino encontrar en principio.

También pregunté a los arquitectos, que tienen 120,000 fotos de objetos en la base de datos, cómo viven con ella.

Resulta que toda esta área se llama gestión de activos digitales. Aquí hay una lista de calificaciones de más de 30 soluciones de administración de recursos digitales .

Los activos digitales pueden incluir cualquier archivo digital, y los equipos creativos y de marketing los usan comúnmente. El software de gestión de recursos digitales ayuda a organizar, clasificar, buscar, recuperar y archivar archivos digitales como imágenes, documentos, archivos creativos, clips de audio y video.

El administrador de recursos digitales puede soportar procesos complejos de recepción, documentación, catalogación, edición, búsqueda, procesamiento y gestión de contenido digital y multimedia.

¿Qué es el software de gestión de recursos digitales?

Las características típicas de este software son el almacenamiento en la nube, la búsqueda, el intercambio de recursos y la gestión de la marca. Además de archivado y copias de seguridad, automatización del flujo de trabajo, seguimiento de uso y comercio electrónico. Puede colocar una marca de agua en sus recursos digitales, como imágenes, para protección de derechos de autor, un problema común en la industria creativa. El programa también se inicia y le permite establecer parámetros que proporcionan acceso solo a usuarios específicos.

Existen varios tipos de estos programas basados ​​en la funcionalidad:

• un sistema que gestiona los recursos de la biblioteca,
• un sistema que gestiona los recursos de la marca,
• un sistema que gestiona recursos en la nube,
• y un sistema que gestiona recursos productivos.

El software facilita la planificación de la gestión de todas las etapas del ciclo de vida de un recurso digital.

Tipos de software de gestión de recursos digitales

Cada uno de estos tipos está orientado al uso operativo o a la producción creativa. El tipo de producción creativa es de alta tecnología y generalmente difícil de usar, mientras que el tipo de trabajo es fácil de usar y les permite acceder a los recursos en cualquier momento.

• Sistema de gestión de recursos de la biblioteca : se centra en almacenar y recuperar una gran cantidad de recursos de medios que a menudo no cambian de tamaño.
• Sistema de gestión de recursos de marca : se centra en la reutilización de contenido utilizado en ventas y marketing de materiales. Estos incluyen imágenes de productos, materiales promocionales y logotipos.
• Sistema de gestión de recursos : se centra en el almacenamiento, la organización y la revisión de controles de medios digitales que cambian con frecuencia.
• Sistema de gestión de recursos de marketing : gestiona todos los recursos de marketing, como planes de marketing, archivos digitales, directrices de marca y otros recursos de marketing.
• Sistema de gestión de contenido digital : gestiona todos los recursos digitales y tiene la capacidad de incrustar contenido en sitios web.
• Sistema de gestión de recursos multimedia : gestiona grandes archivos de contenido de audio y video.

Funciones principales

• Carga de recursos: esta característica proporciona a los usuarios una excelente plataforma para descargar archivos individuales o incluso miles de archivos en modo por lotes. La función también tiene la capacidad de recuperar metadatos durante el proceso de descarga.
• Gestión de recursos: consta de varias herramientas ideales para gestionar recursos digitales, convertir archivos, editar metadatos, versionar y gestionar derechos digitales. Las herramientas proporcionadas por esta característica también ayudan a aumentar la seguridad de los recursos, así como a simplificar su búsqueda y le permiten compartirlos con otros usuarios.
• Paneles de control: muestra varios tipos de datos sobre recursos digitales, vistas, cantidad de recursos, así como cargas o descargas, así como las acciones de otros usuarios. Los paneles también ofrecen vistas previas y notificaciones de recursos recientemente agregados.
• Búsqueda: proporciona a los usuarios una excelente plataforma para buscar contenido mediante palabras clave, fechas de descarga, tipos de archivos, metadatos o casillas de verificación para filtrar recursos. La función de búsqueda también le permite automatizar el etiquetado utilizando valores de metadatos controlados y recursos de destino a través de colecciones y búsquedas.
• Intercambio de recursos: esta característica facilita el intercambio de recursos de varias maneras. Las formas incluyen código de inserción, correo electrónico, compartir a través de redes sociales o enlaces de descarga directa. La función para compartir recursos también facilita compartir recursos a través de la página de descarga con una vista previa.
• Control de versiones de recursos: proporciona herramientas para publicar contenido en línea. Las herramientas le permiten recortar y redimensionar automáticamente los recursos digitales y pegarlos en cualquier página web, tener una idea de cómo se usa su recurso utilizando un mapa de ubicación geográfica y URL con códigos incrustados.
• Gestión de nombre de archivo: proporciona una excelente plataforma para identificar archivos duplicados, almacenar valores de metadatos para cada versión de un recurso y controlar la versión de los recursos mediante códigos integrados.
• Gestión de roles y permisos : le permite controlar el acceso a sus recursos digitales estableciendo roles de usuario y niveles de permisos.

Beneficios del uso del software de gestión de activos de datos

• Mejora la colaboración y el acceso a recursos críticos: proporciona herramientas para facilitar la interacción entre los usuarios. También simplifica el acceso a recursos críticos, ya que todos los usuarios con permiso tienen la capacidad de descargar instantáneamente materiales valiosos tan pronto como estén disponibles.
• Elimina la redundancia del flujo de trabajo: este programa le proporciona un control central que ayuda a simplificar la comunicación y garantiza que todos los miembros del equipo estén en la misma página al mismo tiempo. Gracias a esto, el software reduce la ineficiencia y reduce significativamente la probabilidad de duplicación costosa del flujo de trabajo.
• Acelera los ciclos creativos y de producción. Las herramientas proporcionadas por este software ayudan a su equipo a crear y reutilizar rápidamente recursos digitales, así como a proporcionar un flujo de trabajo y una aprobación más fluidos. El software también le brinda una ventaja competitiva en sus ciclos de producción sobre otras compañías.
• Elimina el costo del trabajo perdido o inapropiado. Uno de los principales problemas al trabajar con recursos digitales es su pérdida. Esto era común, ya que se hizo más fácil diseñar recursos digitales de alta calidad. Con este sistema, las empresas de la industria creativa tienen una excelente plataforma para eliminar los costos asociados con la pérdida de recursos valiosos, debido a que son fáciles de encontrar.

Tendencias de activos de datos

• Inteligencia artificial: AI se encarga de todos los aspectos del negocio. En este software, la inteligencia artificial reemplazará el trabajo manual de los empleados. La tecnología proporcionada por la inteligencia artificial permitirá al software escanear automáticamente el contenido y crear etiquetas de metadatos apropiadas. Por lo tanto, esto permitirá que la empresa encuentre rápidamente lo que necesita, ahorrando horas de organización de recursos.
• Automatización y uso de algoritmos de aprendizaje automático: esto permitirá que el software de gestión de recursos digitales recomiende tareas específicas dentro de una acción o campaña. Los algoritmos de aprendizaje automático también permitirán que el software extraiga recursos más apropiados del sistema, extrayendo lecciones de datos y patrones de uso.
• Gestión de metadatos: gracias a la última tecnología, el software de gestión de recursos digitales podrá predecir asociaciones entre recursos digitales y, por lo tanto, permitirá que el software sugiera automáticamente opciones de metadatos.

Criterio de selección

• Software como servicio (SaaS): es posible que tenga una computadora que no tenga suficiente espacio para dejar espacio para archivos cada vez mayores. Por lo tanto, considere el software que le permite almacenar archivos en línea, en lugar de localmente (SaaS). El software generalmente debería proporcionarle almacenamiento en la nube.
• Colaboración y compartir. El software que seleccione debe permitir a los usuarios ver y comentar sus proyectos. Permitir a los usuarios ver sus documentos y dejar comentarios en ellos es vital para la colaboración y la mejora.
• Funciones convenientes: su opción ideal para este programa debe ser fácil de usar, ya que esto significa que será fácil para usted enseñar a otros cómo usar el software de manera fácil y efectiva. El software de integración de terceros también facilita la vida de sus usuarios.
• Sistema de soporte de disponibilidad. El software que seleccione debe tener un servicio de soporte. La mesa de ayuda es ideal para responder las preguntas urgentes de sus usuarios. El servicio de soporte también ofrece capacitación especializada para que sus empleados amplíen sus conocimientos sobre el uso del software.

Estuche Jetpack

Tarea: encontrar pinturas de artistas con mochilas propulsoras, para recoger en un solo lugar.
Solución: hay un buen público en VK "Museum of the Future", 217 álbumes, 16,000 fotos. Durante medio día, revisó "manualmente" todas las fotos y seleccionó 43 de ellas, organizó una selección en el álbum .

Caso de la empresa de arquitectura.

Organización de un archivo digital de una empresa de arquitectura.

Problema:

• 120,000 fotos almacenadas en un servidor de archivos y organizadas en carpetas
• Encontrar los archivos necesarios para proyectos de marketing lleva una cantidad de tiempo excesivamente grande
• Los vendedores buscan archivos haciendo clic en las carpetas. Algunos archivos tienen palabras clave asignadas en el Explorador de Windows, pero la búsqueda de etiquetas en el Explorador de Windows no es efectiva
• Los especialistas en marketing copian archivos de un repositorio compartido en una PC para no buscar en repetidas ocasiones, creando duplicados y abarrotando sus PC

Desafío:

• Cree una ubicación centralizada para almacenar y buscar archivos
• Busque software que pueda organizar el archivo de manera efectiva mediante la asignación de varias etiquetas (palabras clave, lugares, proyectos, etc.)
• El software debe reconocer las etiquetas que ya están en los archivos
• Importe archivos por enlaces (= no almacene los archivos originales en el programa), para no crear duplicados y no asignar espacio de almacenamiento adicional para archivos de 120K +
• Reconocer archivos duplicados existentes
• Acceso multiusuario

Solución: Daminion

• Importa archivos por enlaces, preservando la estructura del archivo. Si es necesario, durante o después de la importación, los archivos se pueden reorganizar: renombrar, mover a otras carpetas, crear una nueva jerarquía de carpetas, por ejemplo, organizar los archivos por año, mes y día.
• El programa tiene alrededor de 50 etiquetas predeterminadas para organizar el archivo (palabras clave, categorías, ubicación, proyectos, derechos de autor, nombre, descripción, etc.), pero también es posible crear etiquetas personalizadas para una organización más detallada. Por ejemplo, creamos etiquetas personalizadas de Tipo de proyecto, Tipo de construcción y Sector de construcción.
  
  
  
  Gestión de etiquetas en daminion.net
  
• El programa reconoce las etiquetas que ya están contenidas en los archivos. Desde el primer día, puede usar estas etiquetas para buscar archivos, continuando el proceso de etiquetar el archivo. Es muy conveniente buscar archivos por fecha de creación, ya que se extrae de los metadatos del archivo. Si los especialistas en marketing necesitan un archivo con una resolución determinada o un tamaño determinado, es muy fácil encontrarlo en Daminion (por ejemplo, encontrar una foto de un departamento de más de 1000 Kb)
• Acceso multiusuario: mientras varias personas etiquetan el archivo, otras pueden ir al directorio y buscar archivos
• Reconoce archivos duplicados
• Completamente rusificado. Si lo desea, puede cambiar el idioma al ruso

Resumen

Junto con 30 soluciones pagas, hay 4 opciones gratuitas: Google Photos , Apple iCloud Photos , XnView Mp , darktable , puede elegir entre los productos más adecuados para las tareas actuales. Después de haber completado 16,000 fotos una vez, ya no quiero realizar tales hazañas, y si tuviera que trabajar con ellas todos los días, probablemente elegiría algún tipo de automatización. Quién tiene experiencia con la gestión de activos digitales (rastrillo, hacks en vivo, ideas): comparta en los comentarios.