Las reuniones internas diarias en el formato de stand-up o simplemente una reunión breve del equipo tienen como objetivo optimizar los procesos de trabajo y sincronizar el trabajo. La tradición de organizar tales reuniones de 15-20 minutos se ha establecido firmemente en las actividades de la mayoría de las empresas modernas. Los equipos de desarrollo ágiles también practican estas reuniones cotidianas. Sin embargo, las reuniones de Kanban, Scrum o XP difieren e incluyen sus propias reglas y principios.
Aquí encontrará algunos argumentos esenciales para respaldar la importancia de las reuniones diarias de Kanban. Nos gustaría compartir nuestros pensamientos sobre el concepto principal de las reuniones de Kanban, su valor para el flujo de trabajo y consejos sobre cómo mantenerlas adecuadamente.
Puede parecer que organizar una reunión diaria de Kanban no es un gran talento. Parece simple, como cualquier otra reunión. Sin embargo, los gerentes de proyecto probablemente insistirán en que este evento cotidiano es imprescindible y que vale la pena ejecutarlo, ya que puede considerarse como una de las "palancas" importantes de gestión de productos.
Primero, es importante admitir que cualquier reunión interna es uno de los elementos centrales de la cultura de la empresa. No importa cuál sea la agenda de la reunión: para discutir el nuevo diseño de correo electrónico de bienvenida o planificar una nueva característica del producto, tiene como objetivo proporcionar transparencia.
No simule la eficiencia y no ejecute la reunión como formalidad. No necesitará más de 15 minutos por día, así que asegúrese de
pasar un tiempo productivo porque incluso este tiempo de trabajo perdido para cada miembro del equipo puede costar mucho para su empresa.
La práctica muestra que la mayoría de las reuniones diarias están programadas para las 11-12 a.m. Lo que es bastante sorprendente: más del 60% de ellos comienzan sin una agenda preparada.
Si se vuelve a la realidad de los equipos ágiles, el sentido central de las reuniones diarias es liderar de manera rápida, confiable y cualitativa todas las tareas hasta su finalización.
Los gerentes de proyecto (a veces gerentes de producto o dueños de negocios) que a menudo organizan tales reuniones se preocupan por cómo evitar la rutina en las tareas y están dispuestos a estar al tanto del comportamiento de los participantes y las cosas actuales.
Participantes de reuniones no bienvenidos
Hay roles bastante dañinos y de alguna manera peligrosos que deberían eliminarse:
- " Un miembro del equipo adicto al pseudo-trabajo " que siempre parece estar extremadamente ocupado. Por lo general, vienen con una computadora portátil porque tienen decenas de desafíos críticos que resolver durante la reunión.
- " Una persona está acostumbrada a presumir ", probablemente el empleado más activo de la historia, al que le gusta criticar y comentar de manera no constructiva. Su objetivo principal es hacer que todos aprecien su posición activa.
- “ Un sueño con los ojos abiertos ” que participa solo porque la reunión es la formalidad. Escuchan atentamente pero en realidad no entienden nada.
- “ Un distractor ”: un miembro del equipo que abandona fácilmente la agenda de la reunión y de forma abrupta puede cambiar a otro tema.
- " Un fabricante de relaciones públicas " que se centra principalmente en el propio trabajo realizado y su importancia global para el producto o toda la empresa.
A menudo, las personas no diferencian las reuniones diarias en Kanban y Scrum. Aquí están las diferencias clave:
Reuniones de kanban y scrum
Lo principal es: la reunión Scrum se enfoca en las personas, Kanban Stand up se enfoca en las tareas.Los métodos ágiles populares difieren en las reuniones diarias organizadas por sus equipos.
- Una reunión de Scrum tiene como objetivo rastrear si el equipo puede ejecutar toda la iteración. También ayuda a identificar las razones por las que no se pueden ejecutar (si es así) lo antes posible. Durante la breve reunión, los participantes comparten sus resultados del día anterior y el estado de sus tareas actuales. Se prometen mutuamente para realizar tareas específicas este día. Los posibles desafíos también se comparten.
- Una reunión diaria de Kanban se enfoca en minimizar el tiempo dedicado a las tareas en todas sus etapas. A menudo, tal reunión no es necesaria, pero puede influir significativamente en los procesos de trabajo. Las discusiones generalmente se desarrollan alrededor de un tablero específico e identifican los cuellos de botella actuales.
Reunión diaria de Kanban: ¿cómo suele suceder esto?
- Hay un moderador que reúne a todos los participantes juntos. Este rol generalmente realiza un gerente de producto.
- El equipo se enfoca en un tablero Kanban que puede visualizarse como una pizarra física o presentarse con la ayuda de una herramienta de gestión de proyectos similar a Kanban. Si los miembros del equipo se distribuyen en diferentes lugares o países, los gerentes pueden organizar una llamada.
- Los miembros del equipo exploran tareas de derecha a izquierda de arriba a abajo. Discuten las opciones para la transferencia más rápida a la siguiente etapa.
- Todos tienen un discurso si es necesario.
- Cuanto más rápido vaya cada tarea a la columna de la derecha, menos tiempo tomará trabajar en ella. La columna del extremo derecho es la finalización del trabajo; Las tareas más cercanas a la finalización son de alta prioridad.
- Se definen los motivos que impiden mover una tarea específica a la columna de hecho. Si la tarea está bloqueada, se marca y se acompaña con un comentario sobre por qué se bloqueó.
- Cada miembro del equipo toma tareas para moverlos a la siguiente columna en la siguiente posición de pie.
Las preguntas relevantes de la reunión Scrum también se pueden hacer durante el stand Kanban enfocándose en las tareas:
- ¿En qué trabajé ayer?
- ¿En qué estoy trabajando hoy?
- ¿Qué problemas me están bloqueando?
Evitar tareas retrasadas
Comprender los motivos por los que se retrasan las tareas específicas lo ayudará a tomar los pasos correctos para acelerarlos de manera efectiva.
Las razones habituales para las tareas retrasadas son las siguientes:
- Una tarea cuando ya ha llegado al final a menudo puede perder su prioridad. El intérprete cambia automáticamente a nuevas tareas. Por lo tanto, esta tarea que no se ha completado completamente, puede demorarse por mucho tiempo.
- Algunas tareas pueden ser "bloqueadas" durante la etapa de aprobación. Puede ocurrir debido al negocio del gerente de producto o del gerente de proyecto.
- Cuando el trabajo llena el tiempo seleccionado para ello. Todas las tareas se ubicarán en cualquier parte del tablero hasta que se complete la iteración. Si una tarea se realiza antes, es posible que simplemente no llegue a la última etapa. Por lo tanto, debe "impulsar" las tareas hasta el lanzamiento porque el objetivo de la reunión Kanban es reducir el tiempo dedicado a trabajar en la tarea.
Pasos sencillos para optimizar la reunión Kanban
Como una simple instrucción, cada miembro del equipo Agile debe tener en cuenta algunas reglas durante la reunión de Kanban que ayudarán a evitar las tareas rutinarias:
- La puntualidad es una de las claves del éxito. No llegue tarde y acostúmbrese a que el tiempo fijo para la reunión interna es algo imprescindible en los horarios de los miembros del equipo. Hay un castigo en muchas compañías de TI cuyo objetivo es hacer que los participantes se olviden de llegar tarde. Por ejemplo, pueden aprender un poema de memoria para la próxima reunión de pie.
- Los dispositivos son dañinos durante un Kanban de pie. Antes de la reunión, deje sus teléfonos inteligentes y computadoras portátiles en su sala de trabajo. Además, 15 minutos sin dispositivos serán útiles para descansar los ojos.
- La reunión de Kanban no debe convertirse en una larga sesión o procedimiento. El formato de una reunión corta significa discusiones rápidas de cuestiones comerciales esenciales. Para ser creativo y capaz de controlar el tiempo, use una pelota de juego para "pasar la palabra" a la siguiente persona.
- Una reunión corta de Kanban no está destinada a discusiones sobre grandes problemas, por lo que no intente resolver problemas globales. Es mejor nombrar una reunión especial para ellos.
- Compartir información, pero no informarla. Su reunión de Kanban no es una reunión de equipo común, por lo que debe compartir datos con todos.
- Cada vez se preocupan por sus habilidades de oratoria. Trate de evitar formulaciones vagas y exprese sus pensamientos con claridad. Comparte las cosas más importantes, dejando detalles técnicos.
- Conoce la agenda. Antes del diario Kanban, investigue y analice todos los estados de sus tareas.
- Finalmente, respeta a tu audiencia y no los interrumpas.
Pensamientos finales
Teniendo en cuenta todas las reglas básicas y probando diferentes enfoques creativos para la organización de reuniones, podrá llevar a cabo una reunión Kanban diaria efectiva y productiva para su equipo.
Cualquier stand Kanban exitoso debe terminar con ideas frescas, decisiones brillantes y un plan de acción a corto plazo. Los gerentes de producto y todos los miembros del equipo deben regresar a los lugares de trabajo con una comprensión completa de sus estados como el estado de todo el proyecto.
Todos deberían tener algunas notas necesarias en sus tableros Kanban y comenzar a pensar en la reunión de estado del día siguiente.
¿Cómo es su típica reunión diaria de Kanban? ¿Prestas suficiente atención a esta parte del concepto Kanban? Siéntase libre de compartir su experiencia y pensamientos.