Tres consejos de gestión del tiempo para aquellos que lo han intentado todo.

La optimización del tiempo y el horario no tiene que ser una tarea matemática difícil

Si busca en Internet “consejos para la administración del tiempo”, encontrará muchas páginas con recomendaciones, desde blogs personales hasta artículos revisados ​​por pares, donde definitivamente se le informará sobre un truco simple que le ahorrará tiempo, eliminará el estrés y aumentará la productividad.

Muchas de las recomendaciones son útiles, mientras que otras parecen demasiado buenas para ser verdad. Pero, de hecho, el enfoque correcto está determinado por el tipo de personas, tareas, equipos y requisitos en cuestión.

Aprender a administrar su propio tiempo puede ser difícil, y todos tendrán su propio camino. En este artículo, discutiremos varios enfoques erróneos comunes, así como estrategias efectivas que pueden usarse en su lugar.

Traducido a Alconost

1. Las tareas urgentes no siempre deben realizarse primero

A veces puede escuchar que primero debe ocuparse de tareas urgentes que requieren menos tiempo, ya que es más agradable eliminarlas del camino y ganar impulso para enfocarse en lo importante. Sin embargo, bajo la influencia de lo que los científicos llaman el " efecto predominante de la urgencia " (las tareas urgentes tienen más prioridad que las importantes), corre el riesgo de olvidarse de la planificación estratégica y el uso del pensamiento creativo.

Para una gestión del tiempo más efectiva, es necesario adoptar un enfoque crítico para filtrar y organizar las tareas, y también para evitar la priorización en función del sentido de urgencia de la tarea, y esto ayudará a establecer objetivos a largo plazo.

"Si no prioriza las tareas más importantes o trata de asumir demasiadas cosas, será difícil no caer en un agujero negro", escribe Michael Watkins , autor de The First 90 Days . Sugiere tener en cuenta algunos objetivos claros a largo plazo : “Tómese el tiempo para aclararlos y obtener apoyo. Escríbelas y pégalas a la pared. Mire estos objetivos todos los días y pregúntese: "¿Cómo ayuda lo que hago en esta dirección?"

Uno de los mejores consejos de gestión del tiempo para reducir el impacto de la priorización basada en la urgencia es redondear las estimaciones de tiempo cuando se trata de las fechas de finalización del proyecto. "Un buen punto de partida es considerar que el proyecto llevará entre un 10 y un 25% más de tiempo de lo esperado", escribe Art Markman, profesor de la Universidad de Texas en Austin. "Esto permite ... hacer una reserva para los puntos ciegos del cerebro responsables de la planificación del tiempo".

Sin embargo, es importante recordar que no existe una única forma "correcta" de planificación; es muy posible que en su caso sea más efectivo trabajar bajo la presión de la urgencia de las tareas. Si prioriza conscientemente, se comunica con los equipos y hace el trabajo necesario, entonces su enfoque también es correcto.

2. Concéntrese en manejar la atención, no en programar

Las recomendaciones de planificación del tiempo generalmente dicen que un desarrollo detallado del cronograma ayuda a mantener todo bajo control y a asignar el tiempo de manera efectiva, especialmente si tiene varios proyectos con diferentes resultados esperados. Pero en algunos casos, la planificación durante todo el día puede crear restricciones innecesarias.

Como escribe Chris Bailey , autor de Hyperfocus. A medida que aprendí a hacer más, dedicar menos tiempo , administrar la atención en realidad es mucho más importante que administrar su tiempo: “Puede aparecer en las reuniones a la hora acordada, puede seguir el cronograma; la mayoría de nosotros somos buenos para administrar nuestro tiempo. Pero esto no se puede decir acerca de manejar su propia atención ".

Incluso el mejor día planeado puede ser completamente improductivo si estamos distraídos, y devolver la atención al camino correcto no es tan simple. Para aprender a “manejar mejor la atención”, la instructora de negocios Monique Walcourt sugiere dedicar tiempo a la autorreflexión a diario : esto puede ayudar a comprender lo que resultó ser útil, lo que no es y cómo proceder mañana. "Si un enfoque no funciona, no continúe con los intentos infructuosos, sino intente con otra opción", escribe.

Puede profundizar en la planificación o actuar sin un horario apretado, con una corazonada: lo principal es que en su caso funciona. "Las estrategias de productividad ... pierden su potencial motivacional si parecen no tener sentido", dice Walcourt. "Trate de repensar lo que debe hacerse en función de sus propios principios principales; esto ayudará a concentrarse mejor y mantener el enfoque".

3. Piense en cuál será el resultado, no solo en tachar tareas

Uno de los consejos de gestión del tiempo más probados es comenzar el día con una lista de tareas pendientes. Y de hecho: para muchos, trabajar con él es una actividad relajante y gratificante, pero otros pueden verse atrapados en la rutina debido a esto.

En un mundo impecable, las listas de tareas pendientes nos ayudan a realizar un seguimiento de si estamos haciendo frente a las tareas y no perder nada, así como a dar una sensación de logro cuando tachamos otro elemento. Al centrarnos en los logros y dar prioridad a la productividad, podemos limitar la libertad del pensamiento creativo. Las listas de tareas a menudo dan buenos resultados, ya que proporcionan un camino claro hacia un resultado específico: hacer A, luego B, luego C. Sin embargo, un estudio realizado por la Wisconsin School of Business muestra que cuando damos una tarea específica con una solución clara, puede limitarse.

Pruebe un enfoque de gestión del tiempo más flexible: concéntrese en los resultados , no en la finalización de tareas. "Este enfoque enfoca a las personas y los equipos en un resultado específico, no en un proceso para lograrlo", dice Jennifer Robison , editora senior de Gallup Business Journal . "Para que los empleados tengan más libertad para usar sus propios talentos únicos para lograr objetivos a su manera".

Al implementar una cultura corporativa orientada a los resultados, los gerentes pueden aumentar el potencial innovador y el compromiso de todos los empleados. Si no es posible para usted y su equipo concentrarse completamente en los resultados, pruebe una alternativa a la gestión de tareas individuales. Por ejemplo, en las reuniones de planificación diarias, un equipo puede hablar sobre prioridades y la gestión de tareas puede realizarse de forma asíncrona en línea, o puede centralizarse en manos de un gerente de proyecto.

Combinar consejos de gestión del tiempo

La próxima vez que alguien diga que ha encontrado una solución mágica para aumentar la productividad, recuerde que es importante actuar de una manera conveniente para usted. Nuestros sistemas y hábitos de productividad personal dejan espacio para la creatividad y nos permiten centrarnos en lo más importante. Preste más atención a qué, cómo y por qué lo está haciendo (de una manera conveniente para usted), y se encontrará en el camino para hacer que su vida laboral sea lo más productiva posible.

Sobre el traductor

El artículo fue traducido por Alconost.

Alconost localiza juegos , aplicaciones y sitios en 70 idiomas. Traductores en lengua nativa, pruebas lingüísticas, plataforma en la nube con API, localización continua, gestores de proyectos 24/7, cualquier formato de recursos de cadena.

También hacemos videos de publicidad y capacitación , para sitios que venden, imágenes, publicidad, capacitación, teasers, expliner, trailers de Google Play y App Store.

→ Leer más