Las decisiones exitosas se logran con el esfuerzo de los individuos. Su colaboración es la clave del éxito. No importa si ganaron un campeón de baloncesto o lanzaron un nuevo producto de software.
¿Dónde comienza el camino del equipo hacia el éxito? En esta publicación, compartimos diez consejos esenciales sobre cómo mejorar las discusiones de las reuniones de equipo y describimos cinco métodos poderosos que aceleran las sesiones de lluvia de ideas. Profesionales de TI, esto también se adaptará perfectamente a usted.
La lluvia de ideas , en general, es un método de creación de ideas para generar numerosas ideas creativas en un corto período de tiempo. El proceso parece esencial cuando se desea una amplia gama de opciones, ideas creativas y la participación de todo el grupo.
Como idea, la lluvia de ideas surgió por primera vez en 1942. El proceso fue presentado por Alex Faickney Osborn, fundador de BBDO, la famosa agencia de publicidad de los Estados Unidos. Describió la lluvia de ideas como una técnica creativa inspirada en el ambiente de trabajo en la agencia.
Osborn observó el trabajo diario en la oficina y descubrió que durante las reuniones del equipo, los empleados no estaban proponiendo ideas brillantes y soluciones creativas.
El concepto de lluvia de ideas incluye la definición de un problema para el cual se generan diferentes ideas. Estas ideas son luego aceptadas o rechazadas. El proceso acelera la estimulación de las mentes humanas hacia la
resolución creativa de
problemas .
Esta actividad grupal se ha convertido en un método revolucionario que puede encontrar su uso en startups y corporaciones globales, independientemente de las industrias.
¿Cómo llevar a cabo una lluvia de ideas efectiva? 10 reglas
Preparación completa
Incluso teniendo en cuenta la ética corporativa, es importante anunciar una agenda de lluvia de ideas dentro de unos días para permitir que los miembros del equipo estén preparados con anticipación.
Un gerente de proyecto / gerente de producto u otro moderador de la reunión notifica a todos los participantes e informa el lugar y la hora elegidos.
El tema de la lluvia de ideas define a quién se debe invitar: un especialista en contenido probablemente no será útil en cuestiones de desarrollo, y el director financiero no tiene que estar presente para discutir el concepto del blog de la compañía y el plan de contenido.
Presentando problemas correctamente
Cuando los problemas se formulan de forma clara y correcta, tienen más posibilidades de resolverse con éxito. Esto es importante para todos los miembros del equipo. Es necesario identificar el problema sin aclaraciones adicionales.
Establecer metas
La formulación de objetivos también es crucial para lograr resultados globales. Cuantos más datos claros se proporcionen, más eficiente será la lluvia de ideas.
No intente descubrir continentes, solo siga las grandes reglas del
concepto de objetivos SMART , estableciendo propósitos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados.
Generacion de ideas
Es predominantemente la etapa más importante cuando observa cómo nacen las soluciones reales al problema.
Idealmente, este es un flujo continuo desde las ideas más triviales hasta las grandes y sorprendentes soluciones. Los participantes más activos suelen presentar las ideas más exitosas durante la sesión de lluvia de ideas.
Visualización de pensamientos
Descargar sus pensamientos ayudará a encontrar una solución a cualquier problema más rápido. No seas perezoso y fija tus iniciativas en papel. Ayudará a generar ideas adicionales o construir una cadena a partir de pensamientos abstractos.
Dibuje ilustraciones y gráficos o use ayudantes profesionales: cómodas tablas Kanban con tarjetas.
Crítica (pero constructiva)
En realidad, es mejor sin eso en absoluto. Recuerde que es importante no solo escuchar, sino también escuchar con atención. No interrumpa a sus colegas y deje que hablen con todos. Incluso la idea más loca tiene derecho a existir. El criticismo incontrolado puede reducir el ritmo o incluso ofender, pero al mismo tiempo puede mejorar los procesos de lluvia de ideas.
Evaluación y priorización.
La etapa de evaluación y clasificación de ideas comienza después de discusiones activas. Este es el mejor momento para recordar las técnicas y los marcos de priorización inteligentes que potencian la lluvia de ideas.
Existen varias herramientas y aplicaciones en línea destinadas a establecer prioridades como parte del proceso de lluvia de ideas y visualizar las ideas más importantes y adicionales.
Por ejemplo, muchas de estas herramientas proponen usar los marcos basados en la matriz Eisenhower 2X2.
La tabla de prioridades de la reserva en Hygger.io proporciona los siguientes criterios:
- Victorias rápidas: para las ideas principales.
- Grandes apuestas: para ideas con alta prioridad, pero que se pueden ejecutar más tarde.
- Maybes: las ideas con menos valor y urgencia se pueden posponer.
- Time Sinks: las ideas de la prioridad más reciente.
Ayuda de terceros
Las discusiones pueden llegar a un punto muerto o los votos de los participantes se pueden compartir por igual. Si esto sucede, no dude en llamar a las cabezas "frescas".
Moderación
El coordinador de lluvia de ideas debe gestionar constantemente el proceso de lluvia de ideas y no "abandonar" la agenda ni siquiera por un minuto. Siempre hay participantes tímidos que no hablan a tiempo. Es importante hacer un seguimiento del tiempo, hacer preguntas importantes y dar voz a todos.
Atención
No se distraiga y no pierda conclusiones durante la lluvia de ideas. Arregle todos sus pensamientos para tener la oportunidad de volver a ellos más tarde y analizar algo nuevamente.
Al estudiar el tema, me topé con la
publicación de Quora de Ron Gibori, jefe del departamento creativo de Ideabooth. Entre los consejos típicos sobre cómo mejorar la lluvia de ideas, sugiere lo siguiente:
Fomentar "Campeones individuales". La colaboración ayuda a ampliar la comprensión y las perspectivas, desata ideas que un individuo puede no haber pensado por sí mismo. Es la idea que nadie más ve, está clara en la mente del individuo, pero aún no se ha ilustrado o pensado lo suficiente como para intrigar al grupo. Ese es el papel del Campeón Individual.
Con una lluvia de ideas, puede establecer sus propias reglas o seguir los principios de una de las famosas metodologías creadas especialmente para una discusión exitosa.
5 técnicas y prácticas para potenciar las tormentas de ideas
Técnica de escalera
La toma de decisiones puede no ser siempre fluida. Puede haber participantes más activos y los miembros del equipo que prefieren permanecer en silencio si su posición no obtiene el poder necesario.
La metodología Stepladder es uno de los enfoques más simples pero efectivos para estimular la entrada de los miembros del equipo en el grupo de toma de decisiones.
Algunas personas pueden ganar credibilidad desde el primer minuto y alguien necesitará mucho tiempo para luchar por el reconocimiento. Este factor puede ser la razón por la cual la lluvia de ideas puede descontrolarse.
El Stepladder fue descrito en 1992 por Steven Rogelberg, Janet Barnes-Farrell y Charles Lowe. La técnica motiva a los miembros del equipo a participar a nivel individual, sin influencia indebida. Excluye la presión de los miembros más activos del equipo y no obliga a las personas a "cerrar".
Stepladder consta de 5 etapas:
- Antes de la lluvia de ideas, las personas aprenden los detalles sobre el problema que se discutirá. Forman sus opiniones e ideas sobre cómo realizar la tarea o resolver el problema.
- Forman grupos de dos personas y comienzan a discutir el problema entre ellos.
- Un tercer participante se une al grupo. Él / ella comparte sus propias ideas con los dos primeros participantes antes de escuchar sus ideas. Después de que los tres participantes hayan presentado sus soluciones, discuten juntos las posibles opciones.
- Luego, la cuarta persona se une al grupo y el proceso se repite, y así sucesivamente.
- Después de que todos los miembros del equipo hayan presentado sus ideas y las hayan discutido, se llega a la decisión final.
Este enfoque sistemático involucra a todos los miembros del grupo y permite que todos sean escuchados.
Técnica de Delphi
El método Delphi permite considerar las opiniones de todos los miembros del grupo, combinando consistentemente propuestas y conclusiones.
El método es bastante similar a Stepladder, pero su enfoque para la lluvia de ideas es bastante diferente. Todos los participantes en Stepladder son iguales.
Así es como funciona según Delphi. El coordinador controla el grupo y gestiona el flujo de información. Asume el anonimato de los miembros del grupo. Es posible que los participantes no sepan quién más está participando (mientras que en las reuniones Stepladder se llevan a cabo cara a cara).
Esta práctica requiere más personas. Se dividen en dos grupos:
- Expertos para presentar sus puntos de vista sobre el problema.
- Analistas para traer opiniones de expertos a la conclusión común.
Hay 3 etapas consecuentes:
- La etapa preliminar se trata de seleccionar expertos (hasta 20 personas).
- La etapa primaria, cuando los expertos estudian la pregunta principal y la dividen en partes más pequeñas. Los analistas seleccionan las preguntas más comunes y forman un cuestionario. Los expertos reciben este cuestionario y luego deben reconocer si hay algo que agregar. Ofrecen soluciones propias y exploran posiciones alternativas, evalúan la efectividad, la disponibilidad de recursos y la relevancia de las soluciones. Luego, los analistas identifican las opiniones principales y tratan de acercarlas. Los pasos se repiten hasta llegar al consenso.
- La etapa analítica consiste en estar de acuerdo con las opiniones de los expertos, analizar los resultados y las recomendaciones finales.
Lluvia de ideas inversa
Siempre es más fácil comunicarse negativo que positivo. Las emociones negativas provocan hablar, por lo que la lluvia de ideas inversa puede convertirse en un evento emocionante.
El método inverso parece útil en caso de que los enfoques más tradicionales ya no funcionen.
Este tipo de discusión es una forma radical de mejorar la actividad del equipo y llegar a resultados exitosos por el contrario. Alguien puede nombrarlo como un proceso negativo porque en lugar de generar las mejores ideas, se les pide a las personas que ofrezcan objetivos imposibles. Quizás, los pensamientos negativos ayudan a los miembros del grupo a recibir información útil sobre lo que no funciona.
La lluvia de ideas inversa es efectiva cuando la empresa ha llegado al "punto muerto" o los miembros del equipo están agotados.
Técnica de Rolestorming
La lluvia de ideas es un proceso de juego, más adecuado para equipos creativos. A veces, este enfoque no formal permite ir más allá de lo aceptado y obtener ideas completamente nuevas al presentar el problema en nombre de otra persona.
Puedes generar tus ideas como quien quieras. Ponte la máscara de Napoleón, luego imagina que eres Aretha Franklin o John Travolta.
Cada miembro del grupo describe su propio carácter y presenta el desafío con su posible solución desde el punto de vista de la persona descrita. Todas las ideas se discuten en el grupo.
Round robin
Para aplicar la metodología Round-Robin, deberá realizar una sesión de lluvia de ideas con el principio de creación de ideas circulares.
Esto no dura tanto como las técnicas anteriores. Cuantos más participantes, mejores resultados se lograrán. La lluvia de ideas de Round-Robin se realiza mejor con una gran mesa redonda.
- El moderador anuncia el problema a la audiencia.
- Cada participante escribe su propia decisión / solución en una hoja de papel.
- Todos los documentos con las entradas se envían en sentido horario al siguiente.
- Cada miembro del grupo debe presentar su idea sobre la base de la idea escrita y también escribirla.
- Todos los documentos se transfieren y las rondas se repiten hasta que cada persona devuelva su hoja. Finalmente, cada participante recibe su propio "banco de ideas". Después de eso, comienzan las discusiones.
¿Qué método elegir?
Definitivamente encontrará su mejor enfoque para realizar sesiones exitosas de lluvia de ideas, pero llevará algún tiempo.
Al probar las técnicas, descubrirá que la lluvia de ideas no es una pérdida de tiempo, sino un acto real de mejorar la productividad del equipo. Pruébelos todos y siéntase libre de compartir sus pensamientos.