Transformación digital de pequeñas empresas de bricolaje

Un error común de los empresarios novatos es que no prestan suficiente atención a la recopilación y el análisis de datos, la optimización de los procesos de trabajo y el monitoreo de los indicadores clave. Esto da como resultado un rendimiento reducido y una pérdida de tiempo y recursos. Con procesos incorrectos, debe corregir los mismos errores varias veces. A medida que crece el número de clientes, el servicio se deteriora y, sin el análisis de datos, no hay una comprensión clara de lo que debe mejorarse. Como resultado, las decisiones se toman por capricho.

Para ser una empresa moderna y competitiva, además de productos y servicios de calidad, es necesario contar con procesos transparentes y recopilar datos analíticos. Sin esto, es difícil entender el estado real de las cosas en los negocios y tomar las decisiones correctas. Por lo tanto, es importante tener las herramientas necesarias en su arsenal, que no solo son convenientes de usar, sino que también simplifican el trabajo y crean los procesos más transparentes.

Hoy en día hay una gran cantidad de herramientas y soluciones. Pero la mayoría de los empresarios no los usan, porque no ven los valores en ellos, o no entienden cómo usarlos, ya sean caros o difíciles, y otros 100,500 tampoco. Pero aquellos que descubrieron, encontraron o crearon tales herramientas por sí mismos ya tienen una ventaja en el mediano plazo.

Durante más de 10 años he estado creando productos y soluciones de TI que ayudan a las empresas a aumentar sus ganancias a través de la automatización y la transformación digital de procesos. Participé en la creación de una docena de nuevas empresas y creé docenas de herramientas en línea que son utilizadas por cientos de miles de personas en todo el mundo.

Aquí hay un buen ejemplo en mi práctica que muestra los beneficios de la transformación digital. Para una pequeña firma de abogados estadounidense, mi equipo y yo creamos una herramienta para generar documentos legales, lo que permitió a los abogados generar documentos más rápido. Y más tarde, ampliando la funcionalidad de esta herramienta, creamos un servicio en línea y transformamos completamente la empresa. Ahora atienden a clientes no solo en su ciudad, sino en todo el país. Durante tres años, la capitalización de la compañía ha crecido varias veces.

En el artículo, compartiré con ustedes la experiencia real en la creación de un sistema transparente para monitorear indicadores comerciales básicos. Trataré de inculcar el valor del uso de soluciones digitales, mostraré que no es difícil y no siempre es costoso. ¡Entonces vamos!

Como empezó todo

Si quiere tener algo que nunca tuvo, debe hacer lo que nunca hizo.
Coco Chanel

Mi esposa estaba cansada de estar de baja por maternidad y decidimos abrir una pequeña empresa: una sala de juegos para niños. Como tengo mi propio negocio, el cónyuge está completamente involucrado en la sala de juegos y ayudo en asuntos estratégicos y desarrollo.

Los detalles de iniciar un negocio es una historia completamente diferente, pero en la etapa de recopilación de datos y análisis de la competencia, además de destacar los problemas específicos de este negocio, llamamos la atención sobre los problemas de los procesos internos, con los que la mayoría de los competidores no tuvieron problemas.

Para mi sorpresa, en el siglo XXI, prácticamente nadie hacía CRM al menos de alguna forma, muchos guardaban registros por escrito, en cuadernos. Al mismo tiempo, los propios propietarios se quejaron de que los trabajadores estaban robando, cometiendo errores en los cálculos y tuvieron que pasar mucho tiempo para contar y comparar con las entradas en el libro de cuentas, se perdieron datos sobre armaduras y depósitos, los clientes se fueron por razones incomprensibles para ellos.

Al analizar los datos recopilados, nos dimos cuenta de que no queremos repetir sus errores y que necesitamos un sistema transparente que minimice estos riesgos. Lo primero que comenzamos a buscar soluciones listas para usar, pero no pudimos encontrar nuestros requisitos completamente satisfactorios. Y luego decidí hacer mi sistema, aunque no perfecto, pero funcionaba y era barato (casi gratis).

Al elegir una herramienta, tomé en cuenta los siguientes criterios: debe ser económico, tener flexibilidad y asequibilidad, y ser fácil de usar. Podría escribir un sistema completo, poderoso y costoso para este negocio, pero teníamos poco tiempo y un presupuesto pequeño, además no entendimos hasta el final si nuestro proyecto se dispararía, y no sería razonable gastar muchos recursos en este sistema. Por lo tanto, al momento de probar la hipótesis, decidí comenzar con MVP (Producto mínimo viable: el producto mínimo viable) y, en el menor tiempo posible con una inversión mínima, hacer una versión que funcione y eventualmente modificarla o rehacerla.

Como resultado, mi elección recayó en los servicios de Google (Drive, Hojas de cálculo, Calendario). La principal fuente de entrada / salida de información son las Hojas de cálculo de Google, ya que mi esposa tiene experiencia trabajando con hojas de cálculo, entonces, si es necesario, puede hacer cambios por su cuenta. También tomé en cuenta el hecho de que la herramienta será utilizada por empleados que pueden no ser muy buenos para usar una computadora, y será mucho más fácil enseñarles cómo ingresar datos en una tabla que enseñarles cómo trabajar con algún programa especializado como 1C.

Los datos ingresados ​​en las tablas se cambian en tiempo real, es decir, en cualquier momento puede ver la situación de la empresa, la seguridad incorporada, puede restringir el acceso a ciertas personas.

Diseño de la arquitectura y estructura de datos.

Una sala de juegos para niños ofrece varios servicios básicos.

• Una visita estándar es cuando un cliente compra el tiempo que pasa en la sala de juegos de sus hijos.
• Visita supervisada : cuando un cliente compra el tiempo que pasa en la sala de juegos de sus hijos y paga más por la supervisión. Es decir, el cliente puede dejar al niño y ocuparse de sus asuntos, y el trabajador de la sala observará y jugará con el niño durante la ausencia del padre.
• Cumpleaños abierto : el cliente alquila una mesa separada para comer y acomodar a los invitados y paga por una visita estándar a la sala de juegos, mientras la sala está funcionando normalmente.
• Cumpleaños cerrado : el cliente alquila toda la habitación, la habitación no acepta otros clientes durante el período de alquiler.

Es importante que el propietario sepa cuántas personas visitaron la habitación, qué edad, cuánto tiempo pasaron, cuánto dinero ganaron, cuánto gastaron (a menudo sucede que el administrador necesita comprar algo o pagar algo, por ejemplo, para entrega o agua), cuantos cumpleaños hubo

Como cualquier proyecto de TI, comencé pensando en la arquitectura del sistema futuro y desarrollando la estructura de datos. Como el cónyuge se dedica a los negocios, ella sabe todo lo que necesita ver, controlar y gobernar, por lo que actuó como cliente. Juntos, realizamos una lluvia de ideas y elaboramos los requisitos del sistema, sobre la base de los cuales pensé en la funcionalidad del sistema y formamos la siguiente estructura de archivos y carpetas en Google Drive:



El documento consolidado contiene información general sobre la empresa: ingresos, gastos, análisis



El documento "Gastos" contiene información sobre los gastos mensuales de la empresa. Para una mayor transparencia, desglosado en categorías: gastos de oficina, impuestos, costos de personal, costos de publicidad, otros gastos.


Gastos mensuales


Cuadro resumen de gastos del año

En la carpeta "Ingresos" hay 12 archivos de Hojas de cálculo de Google, uno para cada mes. Estos son los principales documentos de trabajo que los empleados completan diariamente. Contienen una pestaña obligatoria en el tablero y pestañas para cada día hábil. La pestaña del panel muestra toda la información necesaria para el mes actual para una comprensión rápida de las cosas, y también es posible establecer precios y agregar servicios.


Pestaña Tablero


Pestaña diaria

En el proceso de desarrollo empresarial, comenzaron a aparecer necesidades adicionales en forma de descuentos, suscripciones, servicios adicionales, eventos. También implementamos todo esto con el tiempo, pero este ejemplo muestra la versión básica del sistema.

Creación de Funcionalidad

Después de descubrir los principales indicadores, trabajar a través de la arquitectura y el intercambio de datos entre entidades, comencé la implementación. En primer lugar, en la carpeta "Ingresos", creé un documento de Google Sheet. Creó dos pestañas: el tablero y el primer día del mes, en el que agregó la siguiente tabla.


Hoja de trabajo principal

Esta es la hoja de trabajo principal con la que trabajará el administrador. Solo necesita completar los campos obligatorios (marcados en rojo), y el sistema considerará independientemente todos los indicadores necesarios.

Para reducir los errores de entrada y la conveniencia, el campo "Tipo de visita" se implementó con una lista desplegable de los servicios que podemos editar en la página del tablero. Para hacer esto, agregue la verificación de datos a estas celdas e indique el rango desde donde obtener los datos.



Para reducir el error humano en los cálculos, agregué un cálculo automático de las horas que el cliente pasó en la habitación y el cálculo de la cantidad de dinero a pagar.

Para hacer esto, el Administrador simplemente debe marcar la hora de llegada del cliente (columna E) y la hora de salida (columna F) en el formato HH: MM. Para calcular el tiempo total que pasa el cliente en la sala de juegos, utilizo esta fórmula:

=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8) 

Para el cálculo automático de la cantidad de dinero por usar los servicios, tuve que usar una fórmula más compleja, ya que el precio de una hora puede variar según el tipo de servicio. Por lo tanto, tuve que vincular los datos a la tabla de servicio en la página del panel usando la función QUERY:

 =ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0) 

Además de las acciones principales, agregué funciones adicionales para eliminar errores no deseados de IFERROR o ISBLANK, así como la función REDONDEAR, para no meterse con las pequeñas cosas, redondeé la cantidad final hacia el cliente.

Además del ingreso principal (tiempo de alquiler), en el juego para niños hay ingresos adicionales en forma de servicios o venta de juguetes, y los empleados hacen algunos pequeños gastos, por ejemplo, pagar agua potable o comprar dulces para elogios, todo esto también debe tenerse en cuenta.

Por lo tanto, agregué dos tabletas más en las que arreglaremos estos datos:



Para facilitar el trabajo con tabletas, las coloreé y agregué formato condicional de las celdas.

Las tablas principales están listas, ahora necesita resumir los indicadores principales en una tabla separada para que pueda ver claramente cuánto se ha ganado por día y qué parte de este dinero está disponible y cuál está en la tarjeta.



Para el cálculo total de dinero por tipo de pago, nuevamente utilicé la función QUERY:

 =QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I=''"»  «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I=''") 

Al final de la jornada laboral, el administrador solo necesita verificar dos veces los ingresos y no tener que volver a calcular manualmente. No obligamos a la persona a hacer un trabajo extra, y el propietario puede ver y controlar la situación en cualquier momento.

Todas las tablas necesarias están listas, ahora solo duplica la pestaña de cada día, numeralas y obtén lo siguiente.



Genial Casi todo está listo, queda por mostrar todos los indicadores principales del mes en la pestaña del tablero.

Para obtener la cantidad total de ingresos por mes, puede escribir la siguiente fórmula

 ='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+ '12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+ '22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1 

donde D1 es la celda con ingresos diarios, y '1', '2' y así sucesivamente es el nombre de la pestaña. Exactamente de la misma manera, obtengo datos sobre ingresos y gastos adicionales.

Para mayor claridad, decidí mostrar el rendimiento total por categoría. Para hacer esto, tuve que hacer una selección y agrupación complejas de todas las pestañas, y luego filtrar y eliminar líneas vacías e innecesarias.


Rentabilidad por categoría

La herramienta básica de contabilidad de ingresos está lista, ahora solo duplica el archivo para cada mes del año.

Después de crear la herramienta de control y contabilidad de ingresos, comencé a crear una tabla de gastos, en la que tendremos en cuenta todos los gastos mensuales: alquiler, nómina, impuestos, compra de bienes y otros gastos.

En la carpeta del año en curso, creó un documento de Google Sheet y agregó 13 pestañas, un tablero y doce meses.


Pestaña Tablero

Para mayor claridad, la pestaña del panel resumió toda la información necesaria sobre el gasto financiero del año.

Y en cada pestaña del mes creé una tabla en la que guardaremos todos los gastos del dinero de la empresa por categoría.


Pestaña Mes

Resultó muy conveniente, ahora puede ver y controlar todos los gastos de la empresa y, si es necesario, mirar el historial e incluso hacer análisis.

Dado que la información sobre ingresos y gastos se encuentra en diferentes archivos y no es muy conveniente monitorearla, decidí crear un archivo en el que reuniera toda la información relevante necesaria para que el propietario controle y administre la empresa. Llamé a este archivo "Consolidado".


Tabla resumen

En este archivo, creé una tabla que recibe datos mensuales de las tablas, para esto utilicé una función estándar:

 =IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1") 

donde el primer argumento es el ID del documento y el segundo parámetro es el rango importado.

Luego reunió el saldo anual: cuánto se ganó, cuánto se gastó, qué beneficio, rentabilidad. Visualizó los datos necesarios.

Y para mayor comodidad, para que el propietario de la empresa pueda ver todos los datos en un solo lugar y no ejecutarlos a través de los archivos, integré la capacidad de seleccionar cualquier mes del año y mostrar los principales indicadores en tiempo real.

Para hacer esto, creé varios meses y una identificación de documento



Luego creé una lista desplegable usando "Datos -> Validación de datos", especifiqué el rango del enlace y configuré la importación con un enlace dinámico al documento

 =IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8") 

Conclusión

Como puede ver, mejorar los procesos en su negocio no es tan difícil como parece, y para esto no necesita tener ninguna súper habilidad. Por supuesto, este sistema tiene una gran cantidad de desventajas, y con el crecimiento del negocio será imposible usarlo, pero para una pequeña empresa o al comienzo al probar una hipótesis, esta es una excelente solución.

Esta sala de juegos ha estado trabajando en esta decisión por tercer año, y solo este año, cuando ya entendemos claramente todos los procesos, conocemos a nuestro cliente y al mercado. Decidimos crear una herramienta completa de administración de negocios en línea. Aplicación de demostración en Google Drive

PS

El uso de hojas de cálculo de Google no es muy conveniente para monitorear negocios, especialmente desde el teléfono. Así que hice una aplicación PWA que muestra todos los principales indicadores comerciales en un formato conveniente en tiempo real