Si usted es un gurú de la gestión de proyectos o simplemente un principiante, definitivamente ha oído hablar de los diagramas de Gantt. A primera vista, estos diagramas pueden parecer escalofriantes y complicados, sin embargo, no son tan desconcertantes como podría pensar.
Los diagramas de Gantt ayudan a los gerentes de proyecto y sus equipos a mejorar su productividad y eficiencia de los flujos de trabajo y garantizar la ejecución oportuna de las tareas. Los gráficos se pueden aplicar a pequeños proyectos y a los más complejos. ¿Cuáles son los secretos de los diagramas desarrollados por Henry Gantt y qué personas en la gestión de proyectos utilizaron antes de crearlos?
Introducción a Gantt Charts: ¿para qué sirven?
Un diagrama de Gantt es una forma visual de mostrar tareas programadas que ilustran el curso de un proyecto completo y todas sus partes. Este tipo de gráfico horizontal es ampliamente utilizado para planificar proyectos de cualquier tamaño en diferentes industrias. Los gráficos son bastante convenientes para mostrar qué trabajo se planea realizar en un día y hora específicos. También ayudan a los equipos y gerentes de proyectos a rastrear las fechas de inicio y finalización de cualquier proyecto. Todo en un espacio.
¿Dónde están las raíces?
Henry Gantt fue la persona que describió estos diagramas de barras. Existe la opinión de que también se le ocurrió la idea inicial de la planificación del proyecto con el uso de histogramas horizontales.
Otro punto de vista se refiere al ingeniero polaco
Karol Adamiecki , como la primera persona que vinculó dichos diagramas con la actividad del proyecto en 1896.
Adamiecki propuso la propia idea de visualizar procesos y progresos para que sea más fácil ver y registrar los cronogramas de producción. La mayor parte de sus investigaciones estuvo relacionada con la industria del acero. El nombre inicial de la tabla era "armonograma".
El ingeniero publicó los artículos sobre su "descubrimiento" en los idiomas polaco y ruso. Esa fue la razón por la cual su idea con los gráficos no fue ampliamente utilizada en el mundo.
Henry Gantt, independientemente, tuvo la misma idea unos 15 años después. Comenzó la planificación visual con histogramas en 1910 para comunicar a los supervisores si la producción era exitosa o fuera de lo previsto. Así, el nombre Gantt Charts echó raíces.
Antes de comenzar a utilizar los útiles diagramas de Gantt, los gerentes de proyecto simplemente planificaron sus proyectos en papel. Algunos entusiastas actúan de esta manera hoy en día.
Afortunadamente, ahora puede aplicar cualquier
herramienta de administración de proyectos conveniente y fácil de usar que a menudo permite gráficos de Gantt como base para la visualización del proyecto visual.
¿Qué se puede rastrear con la ayuda de los diagramas de Gantt?
Los diagramas de Gantt lo ayudarán a ver y monitorear las fechas en que comienzan y terminan sus proyectos, las tareas que incluye el proyecto, la duración de las tareas, las formas de combinar tareas, cuánto tiempo lleva cada tarea y quién está trabajando en una tarea en particular.
Beneficios clave de los diagramas de Gantt en la gestión de proyectos
- Permitirle estar al tanto de lo que sucede en sus proyectos.
- Mejore la comunicación y aumente la cohesión del equipo.
- Medir el progreso de los proyectos
- Ayudar a evitar la sobrecarga de recursos.
- Demostrar actividades superpuestas y dependencias de tareas
- Proporcionar una mejor gestión del tiempo.
- 7Agregue más claridad
- Motivar a los miembros remotos del equipo.
- Aumenta la flexibilidad
- Promover la transparencia.
¿Quién puede usar Gantt Charts?
Lo mejor de los diagramas de Gantt es que pueden ayudar a casi cualquier persona que tenga como objetivo visualizar sus tareas. Los procesos más complejos son realizados por algoritmos informáticos hoy en día, por lo que cualquiera puede crear fácilmente una lista de tareas simple con comienzos y finales.
Los gráficos de Gantt son comúnmente utilizados por:
- Altos directivos
- Propietarios del producto
- Jefes de equipo
- Jefes de proyecto
- Gerentes de producto
- Vendedores
- Gerentes de cuenta
- Analistas de negocios
- Gerentes operativos, etc.
Estereotípicamente, la gente piensa que los diagramas de Gantt se usan básicamente en la esfera de TI. Eso es parcialmente correcto, ya que la mayoría de los diagramas se usan en el desarrollo de software.
Sin embargo, puede implementar diagramas de Gantt en varias áreas para casi cualquier proyecto en:
- IT
- comercialización
- construcción
- agencias de consultoría
- instituciones financieras y bancos
- recursos humanos
- educacion
- seguro
- cuidado de la salud
- arquitectura
- eventos, etc.
¿Cómo construyo un diagrama de Gantt simple?
El diagrama de Gantt más simple se puede crear en una hoja de papel, como se mencionó anteriormente.
- Tienes que combinar todas tus tareas en una lista.
- Marque la fecha de inicio y resalte la duración estimada para cada tarea.
- Dibuja diagramas y barras horizontales. Divide la división en días / semanas.
- Coloque sus tareas en bloques gráficos e identifique las fechas de inicio temprano.
- Establezca el tiempo requerido para completarlos. Determina el horario. Todas las actividades dependientes no deben comenzar hasta que se completen las tareas de las que dependen.
Estos cuadros lo ayudarán a
encontrar una ruta crítica , priorizar y aplicar una estructura de desglose del trabajo (WBS).
Si administra un proyecto grande que incluye muchas tareas, asegúrese de instalar todas las dependencias correctamente. En el otro caso, resultará algo complicado.
Si es necesario, puede compartir proyectos con los miembros de su equipo. Y eso es todo! Lo único que te queda por hacer es analizar los resultados.
Diagramas de Gantt y Excel
Puede crear un diagrama de Gantt simple con Excel que ayude a las empresas de todo el mundo a visualizar y rastrear proyectos de varios tamaños.
Software de diagramas de Gantt
Afortunadamente, los gerentes de proyecto descubrieron una vez que podían ahorrar sus recursos y tiempo para crear y actualizar las barras de Gantt con la ayuda de herramientas inteligentes en línea. El software centrado en el diagrama de Gantt está diseñado para planificar proyectos y administrarlos por completo. Dichos servicios se crean para automatizar procesos comerciales, crear dependencias de tareas, definir rutas críticas, agregar pasos, etc.
Sus características esenciales generalmente incluyen la sección de tareas, configuración de progreso, subtareas, hitos, dependencias, uso de colores personalizados, etc.
Puede usar un programa local, por ejemplo, Microsoft Project, o probar cualquier software poderoso de administración de proyectos con la función de diagrama de Gantt. Esta solución en línea simplificará la programación y el intercambio de proyectos, estará disponible para cualquier miembro del equipo. Podrá programar fácilmente tareas, rastrear sus estados, actualizar y adjuntar archivos.
Aquí hay algunas soluciones exitosas en línea que se centran en los gráficos de Gantt:
Si recordamos las responsabilidades clave de los gerentes de productos y gerentes de proyectos, encontraremos que el uso de diagramas a menudo se puede ver en los mapas de ruta en línea.
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Hoja de ruta de
Hygger
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Hoja de ruta de
Roadmunk
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Planificador de hoja de ruta
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Hoja de ruta de
Wizeline
Pensamientos finales
Sería una pregunta bastante natural preguntar si es seguro usar software con diagramas de Gantt.
La mayoría de las empresas ofrecen protección y cifrado de software sólidos y tienen protocolos de seguridad estrictos para proteger los datos, por lo que esto no sería un problema.
Para resumir, destaquemos las ventajas clave de Gantt Charts y el software profesional con esta función:
- Visualiza tareas y todas las fases del proyecto.
- Ayuda a identificar puntos críticos.
- Optimiza la planificación y la distribución de tareas.
- Se puede actualizar fácilmente
- Incluso se puede crear en papel o en Excel
¿Con qué frecuencia utiliza Gantt Charts y para qué? ¿Qué software vale la pena aplicar para crear diagramas de Gantt en línea? Siéntase libre de compartir sus pensamientos.