SPAM y GDRP: ¿cómo hacer listas de correo "allí"?

Mi empresa está creando bases de datos para listas de correo "en frío" entre las compañías rusas (por cierto, esto es muy solicitado), pero ¿siempre es interesante ampliar mis horizontes y ver qué tienen? Buscamos, encontramos y reunimos recomendaciones generales para ayudar a aquellos que desean buscar activamente clientes en Europa desde Rusia utilizando "listas de correo en frío". Esto definitivamente no es un consejo legal, sino, digamos, recomendaciones generales.



Contrariamente a la creencia popular, enviar correos electrónicos a empresas con ofertas comerciales sigue siendo legal y no contradice GDPR. Este artículo disipará algunos de los mitos sobre los boletines informativos fríos y las nuevas reglas, y proporcionará algunos consejos simples y efectivos sobre cómo su empresa puede mantenerse dentro de las nuevas reglas. Estamos seguros de que a algunas nuevas empresas rusas les gustaría ingresar a los mercados europeos, y las listas de correo son una de las formas más fáciles, económicas y efectivas de encontrar clientes. Aunque usamos la palabra "envíos fríos" en el artículo, en realidad es similar al SPAM, pero, por otro lado, seamos honestos: muchas empresas usan este método de ventas.

En primer lugar, estamos seguros de que conoce varias definiciones de la abreviatura GDPR, por lo que no entraremos en demasiados detalles. El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) es un documento legal emitido por el Consejo de la UE y el Parlamento Europeo. Su objetivo principal es proteger los datos personales de los ciudadanos de la UE. GDPR no se trata de correos electrónicos no deseados. Y no se trata de negocios. Se trata de proteger los datos personales.

Sin embargo, un boletín de correo electrónico "frío" puede significar el procesamiento de datos personales, por lo que al enviar correos electrónicos debe tener en cuenta algunos puntos clave descritos en el GDPR.

Estos son los puntos clave que veremos:

1. Paso uno: asegúrese de que su boletín sea específico y relevante
2. Paso dos: explique la legitimidad de su interés en su carta
3. Paso tres: hazlo para que puedas darte de baja del boletín rápida y fácilmente
4. Paso cuatro: limpie y actualice constantemente su base de datos eliminando direcciones inactivas
5. Paso cinco: prepare respuestas informativas a las quejas y preguntas sobre su cumplimiento con GDPR

¿Por qué sigue siendo legal después de aceptar los correos "spam" de GDPR?

Intentemos considerar brevemente este tema, ya que suponemos que cualquier persona que haya experimentado "presión" por los artículos sobre el rigor del GDPR y los boletines electrónicos de las compañías B2C se confundirá con este tema.

¡GDPR protege a los usuarios individuales, no a las empresas! La UE incluso declara : "El Reglamento de Privacidad y Comunicaciones Electrónicas propuesto aumentará la protección de la privacidad de las personas y abrirá nuevas oportunidades de negocios".

De acuerdo con la Declaración de privacidad de ePrivacy, los países de la UE deben decidir por sí mismos si permiten o no los "correos comerciales" (por ejemplo, los "boletines de correo electrónico en frío" B2B).

En el Reino Unido, decidieron seguir las PECR (Reglas de Privacidad y Comunicaciones Electrónicas 2003), lo que significa que las comunicaciones comerciales no requieren consentimiento previo.

Para un conocimiento más detallado, le sugerimos que lea el documento publicado por el Comisionado de Recursos de Información sobre Marketing en el campo de ventas B2B "frías", o, si lo desea, más brevemente, el artículo: ¿Por qué GDPR no significa que vamos a dejar de contactar empresas? )

Paso uno: asegúrese de que su lista de correo esté orientada y sea relevante

La generación de leads y la búsqueda de clientes potenciales es, en esencia, una búsqueda de datos personales para su uso en campañas publicitarias. A pesar de la protección de datos personales, el RGPD no prohíbe a las personas buscar y recopilar información sobre clientes potenciales, solo requiere que sean más cuidadosos y precisos.

Según el RGPD, los datos personales que recopile deben ser adecuados y consistentes con el propósito de su recopilación (Regla: minimización de datos ). Esto significa que debe considerar dos cosas clave: la idoneidad de la recopilación de datos (la cantidad de datos que realmente necesita para sus propósitos) y la relevancia de la recopilación de datos (la validez de recopilar datos específicos).

Asegurando la adecuación de la colección: ¡recolecta solo lo que necesitas!

Solo debe recopilar los datos que necesita como administrador o analista de datos.

Una manera fácil de cumplir con estos requisitos es no solicitar datos a menos que planee usarlos. En marketing, sujeto a las reglas del RGPD, no existe el concepto de "por seguridad" o "por si acaso". Tome el número de teléfono solo si planea llamar a su cliente. Tome la dirección de su casa solo si planea enviar a los clientes algo por correo ordinario. Todo es simple

Garantizar la relevancia: recopilar solo lo que es relevante

Una simple comprobación de la relevancia de la información que ha recopilado es si el cliente potencial se sorprenderá de escucharlo. Si su lista de correo está dirigida y es correcta, entonces ningún cliente potencial debería sorprenderse por los correos electrónicos. El motivo para contactarlo debe ser obvio en función de lo que hace y cuál es la ocupación del cliente.

Asegúrese de ser extremadamente preciso en sus pronósticos y en la elección de los segmentos objetivo, y adapte la campaña publicitaria en cada caso individualmente, teniendo en cuenta todos los puntos problemáticos.

Aquí hay algunos clasificadores simples para trabajar:

• Ubicación geográfica: ¿dónde están los clientes potenciales con los que quieres chatear? ¿Dónde será más relevante su servicio o producto?
• Industrias objetivo: ¿con quién ya está trabajando? ¿Cuál de sus clientes es el más rentable y quién considera que su servicio es el más útil? ¿Con quién habló y quién usa su servicio?
• ¿Con qué especialistas puede contactar para evaluar las necesidades de la industria?
• Tamaño de la empresa: ¿Las empresas a las que se acerca son lo suficientemente grandes como pequeñas para necesitarlo? ¿Cuántos empleados tienen? ¿Cuál es su ingreso anual?
• Cargo: ¿se contacta con la persona adecuada de la compañía que elija? ¿Tiene la autoridad para tomar decisiones? En el proceso, ¿se enfrentan a la necesidad de usar su producto o servicio?

Algunas palabras sobre la compra de bases de datos para boletines ...

Es su responsabilidad asegurarse de que las bases de datos de direcciones que adquiera cumplan con las nuevas reglas. Hay muchas compañías en Rusia que venden bases de datos preparadas obtenidas mediante análisis: 2GIS, AVITO, etc. Algunas bases se venden a precios de ganga. Si hablamos de nuestra compañía, entonces recopilamos datos para boletines de noticias de las propias fuentes primarias (de hecho, de los sitios web de las compañías), lo que nos permite decir con precisión que los datos están completos y actualizados.

Por ejemplo, en Europa hay una empresa que vende listas de correo (busque "Taskeater") y como proveedor de direcciones de correo electrónico y clientes potenciales para países europeos, han tomado ciertas medidas para cumplir plenamente con las nuevas normas.

Como lo hiciste Forman la base para los envíos "desde cero" y verifican las listas de ellos mismos y de sus clientes de fuentes públicas de acuerdo con criterios específicos de focalización.

La autocompilación de listas teniendo en cuenta los criterios del objetivo significa que puede garantizar la idoneidad y relevancia de los datos recopilados y mantener una cuenta detallada de nuestro proceso de formación de clientes potenciales.

Ya sea que compre datos o los recopile usted mismo, siempre debe almacenar (o solicitar) información sobre cómo y por qué recopiló y procesó los datos. Por lo tanto, recibirá una respuesta precisa a la pregunta "¿dónde obtuvo mi dirección de correo electrónico?", Y también puede proporcionar un contexto para confirmar su interés legítimo.

Paso dos: argumenta la legitimidad de tu interés en la carta

Con una orientación efectiva, sus motivos para contactar a un cliente potencial deben ser obvios, pero siempre indíquelos en su boletín de correo electrónico y explique por qué su oferta es relevante, así como la razón por la que se contacta.

Debe indicar allí mismo por qué cree que su destinatario es exactamente la persona con la que puede contactar y cómo procesó sus datos para establecer contacto.

Aplicación adecuada del principio de interés legítimo.

El interés legítimo es uno de los 6 motivos legítimos para procesar datos dentro del GDPR y cubre los intereses comerciales. La ICO (Oficina del Comisionado de Información Británica) describe esto como la base más apropiada cuando "el procesamiento no es requerido por la ley, pero trae un beneficio obvio para usted personalmente o para otras personas".

Sin embargo, el "interés legítimo" NO es una excusa a la que pueda hacer referencia para cubrir cualquier cosa en el campo comercial. El procedimiento debe seguirse para garantizar el cumplimiento de GDPR.

El uso de un "interés legítimo" como razón para procesar datos es legítimo solo si sus intereses superan el derecho humano a la privacidad.

De acuerdo con el párrafo 1 del Artículo 6 de la Ley GDPR , un "interés legítimo" es tal solo si "el procesamiento es necesario para cumplir con los intereses legítimos del controlador o un tercero, excepto si los intereses o derechos y libertades fundamentales del interesado requieren protección de datos personales son más importantes que este tipo de interés, especialmente si el interesado es un niño ".

A diferencia de otras bases legales , sus motivos para procesar datos pueden ser cuestionados. La pregunta es si su interés supera el derecho a la privacidad siempre estará abierto a discusión.

Esta es otra razón por la que necesita realizar un seguimiento de los clientes potenciales. Como enfatiza el ICO : "También se requiere que usted garantice y demuestre que sus intereses están equilibrados con los del individuo". El punto clave es que comprende todo el contexto y la lógica detrás del uso de intereses legítimos.

Ahora puede enfatizar que la compañía mostrará un interés obvio en el negocio del cliente potencial, PERO, al usar este argumento, debe asegurarse de que su propuesta se relacione con actividades comerciales específicas establecidas en los estatutos de la compañía.

Por ejemplo, una empresa de automatización de correo electrónico necesita proteger los datos que automatiza, así como a sus usuarios, por lo que la solución de seguridad del servidor de correo electrónico es realmente un interés legítimo para contactarlos.

En estos casos, debe tomarse el tiempo para hacer una investigación preliminar sobre sus prospectos y proporcionar algún contexto en su boletín electrónico.

Aquí hay algunos ejemplos de razones para un "interés legítimo":

• Explore su perfil de LinkedIn o el sitio web de su empresa para ver si su oferta coincide con su negocio principal;
• si su propuesta promueve el crecimiento de la compañía, verifique sus últimas inversiones atraídas u otros tipos de financiamiento;
• verificar si alguno de sus clientes anteriores está trabajando en una industria similar (o si de repente uno de ellos tiene una oferta similar);
• Busque referencias o información privilegiada de su red de comunicación;
• Si su propuesta contribuye a la expansión de la empresa, compruebe si la empresa se está expandiendo en el área que es relevante para sus intereses o si está creciendo en general.
• verifique si el contacto solicitó alguna información, busque el servicio o producto que usted proporciona.

Describa "interés legítimo" en su boletín electrónico

Hay varias formas de hacer esto. Woodpecker, en su excelente Guía de cumplimiento de GDPR, sugiere incluir un descargo de responsabilidad que informa al destinatario de su correo electrónico que sus datos han sido procesados.

Debe incluir tres elementos informativos clave:

• Una declaración que informa al destinatario de cómo procesó sus datos;
• Una breve explicación de por qué procesa sus datos
• instrucciones para que el destinatario pueda cambiar los datos que procesa o solicitar que se eliminen de su base de datos.

Aquí hay un ejemplo simple basado en lo que incluiríamos en nuestras campañas publicitarias:

“Decidí ponerme en contacto con usted porque, sobre la base del perfil de LinkedIn [nombre de la empresa], tengo buenas razones para creer que puede usar la información que comparto. He procesado su nombre y dirección de correo electrónico con el único fin de enviarle este mensaje. Si desea que cambie los datos que utilicé para contactarlo, o que elimine sus datos de mi lista, simplemente responda "No, gracias" y lo eliminaré de nuestra base de datos ".

Sin embargo, si le preocupa no asustar a los clientes potenciales con un descargo de responsabilidad, solo asegúrese de integrar los tres puntos anteriores en una copia de su correo electrónico.

Comience explicando explícitamente exactamente cómo recibió sus datos y por qué cree que son relevantes. Por ejemplo:

"Hola, IMYAREC, encontré su perfil en LinkedIn, porque estaba buscando la oportunidad de crear mi red de líderes de ventas influyentes, y después de algunas investigaciones [nombre de la compañía] pensé que nuestro servicio podría ser de su interés"

Luego, asegúrese de que el mecanismo para cancelar la suscripción sea claro y visible en la parte inferior de su carta.

Paso tres: hazlo para que puedas darte de baja rápida y fácilmente del boletín

Si participa en boletines de correo electrónico en frío, debe informar a sus destinatarios sobre cómo pueden ejercer su derecho a eliminar datos y su derecho a darse de baja.

El mecanismo para darse de baja del boletín debe ser simple y claro para la persona promedio.

El botón "cancelar suscripción" en la parte inferior del correo electrónico es la forma más fácil de automatizar este proceso y cumplir con todos los requisitos. Actualmente, cualquier programa o software de publicidad informativa incluirá principalmente la función de cancelación automática de suscripción.

Sin embargo, el enlace para cancelar la suscripción es solo una de las formas posibles de cancelar la suscripción. Las guías oficiales del portal del gobierno británico (gov.uk) sobre marketing y publicidad dicen: "Debería simplificar la cancelación de la suscripción tanto como sea posible, por ejemplo, enviando la palabra" STOP "a un número corto o haciendo clic en el enlace" cancelar suscripción ". Por supuesto, no se afirma que el enlace "darse de baja" sea la única forma segura de darse de baja.

Por ejemplo, puede simplemente escribir en el pie de página que si alguno de los destinatarios de correo no está interesado en él, puede escribirnos y lo eliminaremos de nuestra base de datos de direcciones y lista de correo. Este método es un rechazo completamente justificado, y si se combina mejor con el software automático utilizado y la base de direcciones, entonces puede usarlo.

Aquí hay un ejemplo de pie de página para correo electrónico:

"Si no está interesado y no desea recibir más cartas mías, simplemente responda" No, gracias "y lo eliminaré de mi lista de correo".

El aspecto más importante de la falla es que es comprensible, fácil de ejecutar y respetada por usted.

Esto significa que tan pronto como alguien le solicite que elimine sus datos, debe eliminarlos cuando lo solicite. Cree una lista (lista de liquidación o cancelación de suscripción) de todas las empresas e individuos que solicitaron ser eliminados de su base de datos, y luego verifique que usted y los miembros de su equipo no vuelvan a contactarlos. Encuentre un algoritmo que funcione para usted y luego manténgalo estrictamente.

Paso cuatro: limpie y actualice constantemente su base de datos para enviarla desde direcciones obsoletas e innecesarias

Además de simplemente eliminar a las personas que se han negado o no se han suscrito, el cumplimiento de GDPR también significa que no debe conservar los mismos contactos durante varios meses o usar información de contacto no verificada. Debe limpiar regularmente la base de datos de CRM de usuarios inactivos o que no responden, verificar la relevancia de los contactos y registrar y etiquetar los datos de manera adecuada para registrar exactamente cómo recopiló y procesó los datos personales.

Para obtener más información sobre lo que es "limpiar" CRM y si es necesario, le recomendamos que lea los artículos (en inglés) que se publicaron durante el último mes sobre el envío en frío:

Servicio CRM 101: ¿Qué tan desordenados están sus datos?

Envío de correos: cómo crear un nuevo negocio utilizando la limpieza de CRM

Cómo mantener sus datos en orden después de la limpieza

Si le preocupa la falta de tiempo para limpiar CRM, externalícelo. Este no es un procedimiento arriesgado. Muchas empresas en Europa ofrecen servicios de limpieza CRM y recuperación de datos para empresas B2B de cualquier tamaño.También eliminan los cables que ya no necesita y los reemplazan por contactos activos con detalles de contacto verificados, que es la parte principal de los servicios prestados.

Si planea transferir datos personales a cualquier parte, debe informar al propietario al respecto.

El derecho humano a la privacidad y la confidencialidad significa que cualquier información personal que recopile no puede ser utilizada por usted de manera absolutamente libre. Debe notificar explícitamente a los propietarios de los datos su intención de compartir sus datos o procesarlos.

Por ejemplo, si está colaborando con otra empresa con respecto al contenido, debe informar a todos los que se inscriban para su intención de compartir la lista de suscripción con su socio.

También debe informar abiertamente a cualquiera de sus usuarios, clientes o personas que se hayan suscrito a su boletín informativo, dónde se almacenan realmente sus datos personales. Si tiene servidores en otros países, debe indicarlo explícitamente en su Política de privacidad o en su sitio web.

Si almacena datos personales, debe tomar las precauciones necesarias para garantizar su seguridad.

No hace mucho tiempo, el 25 de mayo, las compañías que no pudieron evitar la fuga de datos y demoraron en informar a los propietarios de datos sobre el hack recibieron multas bastante sustanciales. Tanto TalkTalk como Carphone Warehouse recibieron una multa de £ 400,000 por esta violación en particular.

La seguridad de los datos personales es un aspecto clave del RGPD y, si almacena datos personales, también debería ser el centro de atención para usted.

Algunos puntos clave sobre la seguridad de los datos:

• Asegúrese de que el software y los sistemas operativos que utiliza hayan tomado las medidas necesarias para cumplir con GDPR. Usted es el único responsable del uso de software de procesamiento de datos compatible con GDPR. Los sistemas CRM más conocidos, como Hubspot, Marketo y Pipedrive, son compatibles con GDPR y toman medidas para garantizar la seguridad de los datos.
• Solucione el problema del acceso a los datos en su empresa y mantenga registros de los niveles de limpieza. Por lo tanto, en caso de preguntas, puede documentar sus respuestas a ellas.
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: GDPR

Finalmente, prepárese para una posible reacción negativa a su boletín. Hay mucha información incorrecta sobre GDPR y cómo afectará las estrategias de ventas y marketing en el futuro. Quizás esté esperando, al menos, respuestas molestas al boletín.

Por supuesto, si su método de selección de destinatarios es preciso y la carta es respetuosa e informativa, entonces su propuesta puede traer un resultado positivo. Sin embargo, en algunos casos le espera una reacción bruscamente negativa. Los boletines fríos siguen siendo boletines fríos, no importa cuán relevantes sean.

Aquí hay algunas preguntas que le pueden hacer, junto con lo que debe indicar en su respuesta. Cualquier respuesta puede incluir una combinación de estos tres puntos principales.

Pregunta: "¿Qué derecho tienes para escribirme?"

Esta es una pregunta absolutamente legítima de un cliente potencial, incluso si su dirección de correo electrónico es corporativa. El hecho de que el nombre del cliente esté escrito en la dirección de correo electrónico convierte a esta dirección en un dato personal. Este artículo del consultor de GDPR Mark Gracie explica con más detalle: cuándo los datos B2B son datos personales y qué significa para GDPR (en inglés).

Su interés legítimo necesita contexto (explicación). Si su servicio no está específicamente relacionado con los estatutos de la empresa, debe explicar los motivos por los que los consideró una persona adecuada para la comunicación.

Al mantener registros detallados del proceso de generación de leads, puede dar una respuesta exhaustiva sobre cómo y por qué recibió los datos de la persona.

Si su servicio no está específicamente relacionado con los estatutos de la empresa, explique los motivos por los que los consideró personas adecuadas para contactar. ¿Nuevo proyecto de empresa? Su sitio web? ¿Su perfil de LinkedIn? ¿El artículo que publicaron recientemente?

Si envía correos electrónicos a un amplio círculo de personas, asegúrese de encontrar información sobre las empresas con las que se contacta. ¿Hay algo en su sitio web o en la prensa que le dé una razón para enviarles un correo electrónico? ¿Has sido útil para otras empresas de la industria? Hay respuestas más generales que no requieren un estudio detallado de los "me gusta" de alguien en LinkedIn.

Si utilizó el análisis de clientes anteriores para elaborar criterios objetivo (un perfil de cliente típico), esta es la respuesta que puede usar en su lista de correo:

“Hemos recopilado y procesado sus datos en función de intereses legítimos. Teniendo en cuenta lo útil que fue nuestro [producto / servicio] para [perfil de la empresa / perfil del cliente potencial] en el pasado, supuse que nuestra oferta le interesaría ".


Aquí hay otro ejemplo de una respuesta que también se puede usar:

“Estudié [nombre de la compañía], porque pensé que nuestros servicios podrían ser interesantes, dado el éxito que vimos en las decisiones de la compañía **** en el pasado, y después de encontrar a su público En un perfil de LinkedIn, pensé que eras la persona más adecuada para contactar para proporcionar nuestros servicios. Luego adiviné su dirección de correo electrónico y la verifiqué con la herramienta de verificación que utilizamos al crear listas de correo para todos nuestros clientes ".

Pregunta: "¿De dónde sacaste mis datos?"

Explique dónde encontró sus datos, por qué pensó que eran adecuados para el contacto y por qué decidió que su propuesta sería de su interés.

Nuevamente, si mantiene un registro detallado de generación de leads o lo solicita a sus proveedores, entonces en este caso tiene una respuesta integral a esta pregunta. Por ejemplo, si usa LinkedIn para buscar a sus clientes potenciales, una buena respuesta a este reclamo sería:

“Utilizamos un servicio de búsqueda de terceros (www. ***. Com), y encontraron su perfil de LinkedIn porque coincide con nuestro perfil cliente tipico. Luego adivinaron su correo electrónico utilizando información disponible públicamente y lo verificaron con una herramienta de validación ”.

Pregunta: "¿Qué información tienes sobre mí?"

GDPR garantiza el derecho de sus clientes potenciales a recibir información y el derecho de acceso a la misma, lo que significa que, previa solicitud, debe proporcionar la información que recopiló y describir cómo se procesó. Una buena respuesta sería:

“Su nombre, dirección de correo electrónico, nombre de la empresa y posición son los únicos datos que almacenamos. De acuerdo con sus derechos, eliminaremos estos datos de nuestra base de datos si no está interesado en nuestros servicios o simplemente quiere que lo eliminemos. "Sus datos no se almacenan en otra base de datos y no se revenden".

Una gran pregunta aparte es cómo recopilar datos para las bases de datos de la empresa. Hacemos esto con la ayuda de analizar sitios (más precisamente, su contenido) y describiremos todo el proceso por separado en un nuevo artículo.

Maxim Kulgincompanylist.ru