La importancia de la coedición de documentos en los negocios modernos es difícil de sobreestimar. La capacidad de redactar contratos y acuerdos con la participación de empleados del departamento legal, escribir ofertas comerciales bajo la supervisión de superiores en línea, etc., le permite a la compañía ahorrar miles de horas hombre que anteriormente se gastaban en numerosas aprobaciones. Es por eso que una de las principales innovaciones en
Zextras Suite 3.0 fue la aparición de Zextras Docs, una solución que le permite organizar una colaboración completa con documentos directamente en el cliente web Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition.
Actualmente, Zextras Docs admite la colaboración con documentos de texto, tablas y presentaciones, y también sabe cómo procesar una gran cantidad de formatos de archivo. La interfaz de la solución no es muy diferente de la interfaz de cualquier editor de texto, por lo que los empleados de la empresa no tienen que dedicar mucho tiempo a la capacitación para cambiar a Zextras Docs. Pero lo más interesante, como siempre, es "bajo el capó". Veamos juntos cómo funciona Zextras Docs y qué ventajas puede ofrecer esta solución de colaboración de documentos.
Sobre todo, Zextras Docs atraerá a aquellos que ya usan Zimbra OSE y Zextras Suite en su empresa. Con esta solución, es posible introducir un nuevo servicio en producción sin aumentar el número de sistemas de información y, como resultado, puede hacerlo sin aumentar el costo de propiedad de la infraestructura de TI. Tenga en cuenta que Zextras Docs solo es compatible con Zimbra OSE versión 8.8.12 y posteriores. Es por eso que si todavía está utilizando versiones desactualizadas de Zimbra, le recomendamos que actualice a la versión 8.8.15 LTS. Debido al largo plazo de soporte, esta versión permanecerá actualizada y segura por varios años más, y también será compatible con todas las adiciones actuales.
Las ventajas de Zextras Docs también pueden incluir la posibilidad de su despliegue completo en la infraestructura empresarial. Esto evita la transferencia de información a terceros, como suele ser el caso cuando se utilizan servicios híbridos o en la nube. Es por eso que Zextras Docs es ideal para empresas con una estricta política de seguridad de la información y para aquellos administradores de sistemas que prefieren controlar completamente los flujos de datos y procesos que ocurren en la empresa. Además, un servicio de colaboración de documentos implementado localmente le permite evitar los riesgos asociados con la inaccesibilidad de un servicio en la nube cuando un proveedor de servicios tiene un problema o si hay un problema con el acceso a Internet de alta velocidad.
Zextras Docs consta de tres partes: un servidor independiente, una extensión y un invierno. Cada una de estas tres partes hace su parte:
- El servidor Zextras Docs es un motor de LibreOffice, mejorado para la colaboración e integración con Zimbra OSE. Es en el servidor de Zextras Docs donde se abren, procesan y almacenan todos los documentos a los que acceden los usuarios. Debe instalarse en un nodo informático dedicado que ejecute Ubuntu 16.04, Ubuntu 18.04 o CentOS 7. Si la carga en el servicio Zextras Docs es lo suficientemente grande, puede seleccionar varios servidores a la vez.
- No es necesario instalar la extensión Docs de Zextras, ya que está integrada en Zextras Suite. Gracias a esta extensión, el usuario está conectado al servidor de Zextras Docs, así como al equilibrio de carga cuando usa varios servidores. Además, a través de la extensión Zextras Docs, varios usuarios se conectan simultáneamente al mismo documento, así como los archivos se descargan del almacenamiento local al servidor.
- Zextras Docs Zimlet, a su vez, es necesario para integrar el servicio en el cliente web. Es gracias a él que el cliente web de Zimbra tiene la oportunidad de crear, así como la función de previsualizar documentos de Zextras Docs.
Para implementar Zextras Docs en la empresa, primero debe seleccionar uno o más servidores físicos o virtuales para ello. Después de eso, debe descargar las distribuciones de la aplicación del servidor para
Ubuntu 16.04 ,
Ubuntu 18.04 o
CentOS 7 desde el sitio web de Zextras, y luego descomprimirlo e instalarlo. En la etapa final de la instalación, el servidor le pedirá que especifique la dirección IP del servidor LDAP, así como el par de nombre de usuario / contraseña que se utilizará para ingresar datos sobre el nuevo servidor en LDAP. Tenga en cuenta que una vez completada la instalación, cada servidor de Zextras Docs será visible para todos los demás nodos de infraestructura.
Dado que la extensión Zextras Docs ya está contenida en Zextras Suite, será suficiente para permitir su uso a aquellos usuarios y grupos que deberían tener acceso a las herramientas de colaboración de documentos. Zextras Docs Zymelet se puede activar desde la consola de administración de Zimbra. Tenga en cuenta que después de agregar el servidor Zextras Docs a la infraestructura de Zimbra OSE, debe actualizar la configuración del servidor proxy de Zimbra. Para hacer esto, simplemente
ejecute el archivo
/ opt / zimbra / libexec / zmproxyconfgen como usuario de Zimbra, y luego ejecute el comando
zmproxyctl restart para reiniciar el servicio proxy.
Para todas las preguntas relacionadas con Zextras Suite, puede contactar al representante de Zextras Katerina Triandafilidi por correo electrónico katerina@zextras.com