El valor de la planificación de recursos para una empresa de TI es difícil de cuestionar. Muchos tienen planes de recursos. Pero realmente pocas personas pueden presumir de un sistema de planificación de recursos realmente funcional. Por qué Vamos a resolverlo. 
¿Qué es un sistema de planificación de recursos que realmente funciona?
Veamos uno de los modelos más comunes de una empresa mediana que trabaja en el desarrollo de software y no solo. No comestibles. Por lo general, en esto tenemos:
- 20-50 proyectos existentes para el desarrollo / implementación;
- 5-20 gerentes de proyecto (RP);
- 100-300 personas en el equipo de desarrollo (incluimos a todos los empleados que están directamente involucrados en el desarrollo y la implementación);
- 5-10 gerentes de línea / recursos / jefes de departamento (RM);
- 2-5 empleados de recursos humanos / reclutadores (recursos humanos);
- 2-7 vendedores, cada uno de los cuales tiene de 3 a 6 proyectos potenciales (ventas).
Luego, en un sistema de trabajo (simplificado):
- RP actualiza periódicamente sus planes de recursos, teniendo en cuenta el hecho de que se ha elaborado, y teniendo en cuenta las solicitudes de cambio aceptadas, las previsiones de personal y los riesgos;
- Sails actualiza regularmente la lista y la probabilidad de concluir contratos para proyectos potenciales (preventas), se realiza una evaluación preliminar para cada preventa, se asigna un RP a cada preventa con una alta probabilidad de venta, que actualiza regularmente los planes de recursos para estas preventas;
- RM analiza regularmente la imagen compuesta de sus grupos de recursos, coloca posiciones vacías en poco tiempo, realiza un trabajo activo con grupos de recursos externos, actualiza periódicamente la necesidad a largo plazo de recursos y su perfil;
- HR recibe regularmente del RM una imagen resumida de los requisitos de recursos actuales y a largo plazo, de las prioridades del proyecto RPO (como opción) y, según la información recibida, planifica / actualiza planes de capacitación, planes de selección, planes de trabajo con recursos externos.
Por supuesto, detrás de cada elemento de esta lista se encuentra una gran capa de trabajo, responsabilidades diarias, comunicaciones internas y externas, y un flujo de trabajo serio. Cada elemento es un tema para un artículo o capacitación por separado. Sin embargo, si imagina que se cumplen todas estas condiciones y algunas otras, aparece una herramienta de administración de negocios poderosa y escalable en la compañía, donde la administración siempre sabe:
- la imagen real con la utilización de recursos (en un sistema que no funciona, muchos RP ocultan recursos en sus repuestos y es difícil creer que haya análisis);
- un pronóstico confiable sobre la rentabilidad de cada proyecto, programa, empresa en su conjunto (en un sistema que no funciona, dicho pronóstico no se considera en absoluto o rara vez se actualiza, y si se actualiza, el costo de los proyectos generalmente se exagera: hay muchas horas en los huesos, que, para bien, deben transferirse al proyecto "no hacer nada");
- necesidad real de recursos a corto y largo plazo y su perfil: puede planificar el desarrollo de la empresa y los presupuestos;
- que todos los proyectos preparados para la firma se analizan a fondo y la empresa realmente sabe cómo y de quién se formará el equipo del proyecto y no lanzará otra emergencia en la firma;
- que las personas en la compañía no están sobrecargadas y trabajan en modo óptimo, el costo promedio de las horas internas y externas no se exagera, la compañía no paga en exceso por los recursos;
- que la compañía puede permitirse un crecimiento serio en el tamaño del equipo, la cantidad de proyectos, su tamaño y complejidad.
Por supuesto, para la gran mayoría de las empresas, la lista anterior está más cerca de la ciencia ficción que del estado real de las cosas. Por qué
Como suele ser el caso?
Por supuesto, hay muchos factores que impiden el trabajo del sistema de planificación de recursos. Sin embargo, incluso si todos los actores de la empresa entienden correctamente todo el esquema y los objetivos de la interacción (créanme, incluso esto no es común), a menudo todo se rompe / no despega por una razón muy simple. Se trata de administradores de recursos.
¿Qué les pasa, preguntas? Pero vamos a resolverlo. Por un lado, deben desempeñar un papel clave en la consolidación y validación, la dotación de personal de las repeticiones y la planificación de las necesidades de selección a largo plazo para los servicios de recursos humanos. Por otro lado, son los gerentes de recursos quienes a menudo trabajan en el estado de un "entrenador de juego".
Si ha estado en TI durante mucho tiempo, es probable que haya escuchado la sabiduría popular de TI de la categoría de "un buen desarrollador toma una mala ventaja muy rápidamente", "es fácil obtener un mal gerente tecnológico de una buena ventaja", etc. El punto es el mismo en todas partes: al mover a un empleado inteligente en la escala profesional, a menudo sucede que el empleado no tiene tiempo para reorganizarse, ya sea por inercia o por el principio (¿cómo puedo dejar de codificar? Me gusta de esa manera / mi valor de mercado disminuirá) mucho tiempo importante en su opinión, pero no característico de las actividades de su puesto actual.
Tratemos de adivinar lo que en el pasado reciente el arquitecto / desarrollador principal, y ahora el jefe de departamento y propietario del grupo de recursos internos, tomarán una decisión:
- encontrar un error urgente en el producto o actualizar el replan consolidado?
- revisar el código o analizar los resultados del trabajo de socios / grupos de recursos externos?
- ¿Ayuda a escribir una integración interesante y compleja, o actualizar una necesidad de recursos a largo plazo?
- para ir al sitio del cliente para lanzar una nueva versión de la plataforma o para preparar la venta de recursos internos temporalmente inactivos?
Y, además, si la compañía tiene el papel de administradores de recursos con los mejores analistas / desarrolladores / QA en el pasado reciente, ¿quién se ve más a menudo al calor de un proyecto en llamas? Bueno, por supuesto, jefes de departamento / gerentes de recursos.
Por supuesto, esto puede y debe hacerse, pero solo por un corto tiempo y solo en forma de grandes excepciones. Pero, como un gran contemporáneo cantó con una guitarra:
¿Qué mierda si no?
Y este escenario, según mis observaciones, se está implementando con mayor frecuencia. Muchas empresas operan en modo de emergencia la mayor parte del tiempo. Los gerentes de recursos / funcionales están involucrados en uno o varios proyectos como desarrolladores / arquitectos líderes y otros héroes heroicos. Y, como puede adivinar fácilmente, nuestros héroes simplemente no tienen tiempo para cumplir con sus deberes como administrador de recursos. Por razones completamente aparentemente objetivas. ¿Qué tenemos en el residuo seco?
- disminuye drásticamente la calidad de la planificación de recursos
- El servicio de recursos humanos deja de comprender lo que está sucediendo y reduce la calidad de la selección;
- los gerentes de proyecto comienzan guerras de guerrilla entre ellos y participan en confrontaciones abiertas sobre los recursos;
- el número de conflictos por recursos está aumentando rápidamente;
- parte de los recursos está sobrecargada, la parte está "oculta" en repeticiones ficticias para el futuro y está inactiva;
- el horizonte de planificación de los requisitos de recursos combinados se reduce a 1-2 meses o menos;
- la empresa comienza a tapar agujeros comprando recursos externos caros y pagando horas extras regulares a empleados demacrados;
- el modo de emergencia se convierte en el modo operativo principal de la empresa;
- el desarrollo de los recursos internos se recuerda cada vez menos;
- los empleados dejan de considerar a dicha empresa como un lugar de trabajo cómodo y pierden su lealtad a ella;
- Los accionistas no reciben su dinero.
Me he engrosado un poco aquí, pero el vector de eventos es bastante confiable.
Que hacer
No hay una receta universal. Alguien selecciona a los administradores de recursos como un todo para trabajar en el sistema de planificación de recursos (existe el riesgo de que el administrador pierda "conexión con la tierra"), alguien está tratando de encontrar el equilibrio óptimo con las actividades del proyecto (pero aquí debe recordarse que con la falta de tiempo es la tarea de planificación de recursos será el primero en pasar por alto), alguien pone asistentes, etc. al lado del administrador de recursos. La tarea también se complica por el hecho de que:
- Para el éxito de un sistema de planificación de recursos, se deben cumplir muchas condiciones;
- No hay dos sistemas de planificación de recursos idénticos.
Una de las posibles opciones para construir un sistema de planificación de recursos es lanzar un proyecto interno para transformar el sistema de gestión de la compañía, dentro del cual:
- se formularán las reglas y principios de planificación de recursos en una empresa en particular;
- Diseñó y explicó los procesos comerciales apropiados;
- Se desarrollarán métricas de rendimiento para cada etapa del proceso de negocio.
- se realizarán mediciones de los valores actuales de las métricas clave;
- se establecerán valores objetivo de todas las métricas;
- se tomará una decisión sobre el método y las herramientas para automatizar los procesos de planificación de recursos;
- Todos los empleados clave de la empresa (y no solo los gerentes de proyecto) estarán familiarizados con las reglas y principios de la planificación de recursos y recibirán capacitación;
- se realizarán cambios en el sistema de motivación de los participantes en el sistema de planificación de recursos;
- Se llevará a cabo un seguimiento regular de la calidad de la planificación de recursos, un análisis de los motivos de la desviación y la introducción de acciones correctivas en el sistema.
Obviamente, el éxito de tal proyecto cubrirá repetidamente los costos de su implementación en el primer año. Por supuesto, puede ir de manera más fluida, paso a paso, haciendo cambios en el sistema de gestión. Cada enfoque tiene sus pros y sus contras. Pero si logra su objetivo y hace que el sistema de planificación de recursos funcione correctamente, entonces su empresa simplemente se mudará a otra liga.
Artículos anteriores sobre planificación de recursos:
Planificación de recursos. Parte 1. ¿De qué se trata todo esto?
Planificación de recursos. Partes 2 y 3. Que depende del plan de recursos. ¿Qué determina el plan de recursos?