Cada gerente sabe cómo es resolver un problema. Esta es una actividad diaria para muchas personas y generalmente conduce a los mejores resultados. Si ignora o admite problemas en su negocio, los competidores pueden pasarlo rápidamente y su empresa se quedará atrás.
Cualquier acción dirigida a resolver un problema debe identificar este problema en particular y sus causas. Al comprender las causas, podrá establecer prioridades y elegir alternativas para la mejor solución, así como implementar directamente esta solución. La capacidad de resolver los problemas internos y externos a tiempo y tomar decisiones responsables es lo que los gerentes deben aprender desde el comienzo de su carrera. En este artículo, identificaremos actividades poderosas de resolución de problemas y analizaremos algunas técnicas y ejercicios efectivos para el trabajo en equipo.
La idea de resolver problemas
Las estrategias de resolución de problemas bien organizadas han beneficiado a muchas empresas y les han ayudado a eliminar barreras obvias y ocultas.
Hay un enfoque sistemático para la resolución de problemas que incluye 5 etapas:
- Identificando el problema . La definición correcta del problema es el primer paso hacia su solución. Esta etapa importante influye directamente en cómo intentas resolverla.
- Definiendo los motivos . Cuando se determina el problema, es hora de descubrir cuáles son las causas. El popular diagrama de Ishikawa (o diagrama de espina de pescado) se usa a menudo para determinar las relaciones causa-efecto. Este análisis efectivo ayuda a los gerentes a asegurarse de que sus decisiones tengan como objetivo eliminar las causas reales, en lugar de los síntomas del problema.
- Generando ideas . Se trata de la creatividad de un equipo y de proponer las mejores ideas. Una sesión de lluvia de ideas o discusiones dentro de cualquier actividad de trabajo en equipo será una gran solución.
- Elegir la mejor solución . Esta etapa es para seleccionar un único método de solución y las potentes técnicas y marcos de priorización lo ayudarán a hacer todo. Incluso una matriz simple utilizada en Lean Prioritization lo ayudará a definir claramente qué es urgente y qué no. Puede visualizarlo en una hoja de papel o utilizar cualquier herramienta moderna de administración de productos en línea con la función correspondiente.
- Acción Teniendo la solución relevante, puede actuar. Es mejor tener un plan de acción claro y tratarlo como un mini proyecto.
Este simple marco de cinco pasos ciertamente puede mejorar la efectividad de sus habilidades para resolver problemas. Este enfoque con cambios opcionales se utilizó como base para muchos métodos populares.
Métodos populares de resolución de problemas
Análisis de caso raíz
El enfoque de análisis de causa raíz (RCA) identifica las principales causas de un problema. Este método se usa generalmente cuando algo sale mal.
Según el método, la resolución de problemas y el análisis de la causa raíz se basan fundamentalmente en 3 preguntas:
- Cual es el problema
- ¿Por qué sucedió?
- ¿Qué se debe hacer para evitar que se repita?
Para aplicar el método RCA, debe seguir estos pasos:
- Defina el problema por su impacto en los objetivos generales.
- Visualice y analice el problema para revelar causas.
- Resuélvelo eligiendo la mejor solución. La solución efectiva debería cambiar la forma en que las personas ejecutan los procesos.
Normalmente nos enfrentamos a las siguientes causas:
- Causas físicas (materiales y tangibles).
- Causas humanas, cuando las personas hicieron algo mal o no hicieron algo que se requería.
- Causas organizativas relacionadas con el sistema, los procesos o la política que las personas usan para tomar decisiones.
El análisis de causa raíz analiza los tres tipos de causas e incluye encontrar fallas ocultas y definir acciones específicas que contribuyeron al problema.
El método de 5 porqués
La técnica de los 5 Whys fue descrita por Sakichi Toyoda, un industrial japonés (y fundador de Toyota Industry) en la década de 1930.
El método es bastante simple: cuando ocurre un problema, profundiza en su causa preguntando "¿Por qué?" cinco veces Luego, cuando la solución se hace evidente, la sigue para evitar que el problema vuelva a ocurrir.
Hay un flujo de 6 pasos:
- Reunión de equipo con la discusión grupal.
- Determinar el problema y acordar con todos los miembros del equipo.
- El principal "¿Por qué?" - pregunte por qué ocurrió el problema.
- El resto “por qué”: haga esta pregunta 5 veces más. Continúe hasta que se encuentre el problema principal. En realidad, puede haber más o menos preguntas.
- Plan de acción. Discuta la lista de medidas y acciones para evitar una recurrencia del problema en el futuro.
- Análisis Discuta cuán efectivas fueron las medidas, si ayudaron a resolver el problema o reducirlo.
Pase rápidamente de la respuesta a la siguiente pregunta. Le permitirá definir la imagen general antes de que la conciencia comprenda el problema.
CATWOE
El uso de poderosas estrategias de resolución de problemas como CATWOE Analysis puede ayudarlo a mejorar la forma en que enfrenta los desafíos que puede enfrentar en el futuro.
El acrónimo significa:
- Los clientes
- Actores
- Proceso de transformación
- Cosmovisión
- Propietarios
- Limitaciones ambientales
Puede pensar que es solo una simple lista de verificación para encontrar soluciones a los problemas. Sin embargo, este método será realmente útil para identificar áreas problemáticas, definir qué desean las empresas y qué soluciones pueden influir en las partes interesadas.
Cada segmento es atendido con las siguientes preguntas:
- ¿Quiénes son los clientes y cómo les afectará el problema?
- ¿Qué actores están involucrados en el problema? ¿Quién debería participar para resolver este problema?
- ¿Qué procesos se ven afectados por este problema?
- ¿Cuál es la imagen general de lo que está sucediendo?
- ¿Quién es el propietario del proceso y qué papel desempeñarán en la decisión?
- ¿Hay alguna restricción que pueda afectar el resultado final?
El análisis CATWOE proporciona datos completos sobre el problema y sus elementos ayudan a profundizar en el estudio del problema. El método ayuda a determinar la gravedad de sus desafíos antes de involucrar a otros miembros del equipo en la decisión.
Todos los métodos y técnicas mencionados requieren estudio y profundización en los detalles. Si no quieres lidiar con ellos, hay ejercicios más simples y juegos divertidos para resolver problemas en equipo que se pueden aplicar sin una preparación especial.
Juegos de resolución de problemas y actividades divertidas.
A veces, una decisión simple y divertida puede ser más efectiva que el enfoque científico más riguroso. Los juegos de negocios no formales también pueden ayudarlo a resolver problemas.
Estas actividades divertidas están destinadas a desarrollar la comunicación del equipo, la delegación, la adaptación, la asistencia mutua y otras cualidades y habilidades útiles.
No son adecuados para cada equipo, ya que la mayoría de ellos requieren un nivel suficiente de receptividad por parte de los miembros del equipo, creatividad y pensamiento flexible.
Al organizar tales actividades, los gerentes deben comprender que no habrá ganadores ni perdedores. Aquí hay un par de excelentes ejemplos:
Caída de huevos
Eggs Drop es un juego simple que puede mejorar las habilidades de toma de decisiones de empleados particulares y la colaboración del equipo.
Para llevar a cabo la actividad, necesita una caja de huevos, cintas, periódicos viejos, pajitas, envoltorios de plástico, globos, gomas y otros artículos de oficina que se pueden usar para la construcción manual.
Ocupa un área libre que puedes ensuciar. Luego divida a todos los participantes en dos grupos y dele a todos un huevo y algunos de los materiales de construcción.
Cada miembro del equipo tendrá más de 20 minutos para crear un transportador de huevos con la ayuda de los elementos de construcción que lo protegerán de la rotura.
Su objetivo es dejar caer a cada portador de una mesa o escalera (sorprendentemente para todos) y ver quién es el portador que puede proteger mejor el huevo. Si sobreviven varios huevos, siga aumentando la altura hasta que quede solo un huevo.
Redes de lana
Este juego simple que requiere concentración y direcciones claras ayudará a evolucionar las habilidades de toma de decisiones y aumentar la colaboración dentro del grupo.
Todo lo que necesitas es dividir a tu equipo en grupos de igual número. Dele a cada equipo una bola de estambre y pida crear una red usando su estambre.
10 minutos serán suficientes para este objetivo. Luego mezcle los grupos para que cada equipo tenga una red distinta a la suya.
Cada grupo debe elegir a una persona y vendarle los ojos. Este participante debe relajarse en la web utilizando las instrucciones verbales de los compañeros de equipo. El primer equipo que ha desmantelado la web gana.
Para resumirlo
Hacer frente a los problemas es una regla para cualquier empresa. No hay equipo que escapó a los desafíos durante su trabajo.
La idea principal es preocuparse por los problemas y tomar las decisiones correctas. Varios métodos científicos, técnicas de juego y herramientas de administración pueden rescatar equipos y ayudar a encontrar soluciones exitosas. ¡Pruébalos todos y elige tu favorito!