La historia del correo electrónico se remonta a varias décadas. Durante este tiempo, este estándar de comunicación corporativa no solo no está desactualizado, sino que cada año se vuelve más y más popular debido a la introducción de sistemas de colaboración en varias empresas, que generalmente se basan en el correo electrónico. Sin embargo, debido a la falta de eficiencia del correo electrónico, cada vez más usuarios lo abandonan en favor de chat de texto, llamadas de voz y video, así como videoconferencias. Tales métodos de comunicación corporativa ayudan a los empleados a ahorrar mucho tiempo y, como resultado, son más efectivos y le brindan más dinero a la empresa.
Sin embargo, el uso de chats y comunicaciones de video para resolver problemas comerciales a menudo conduce a nuevas amenazas para la seguridad de la información de la empresa. El hecho es que, en ausencia de una solución corporativa adecuada, los empleados pueden comenzar a comunicarse y comunicarse independientemente en los servicios públicos, lo que puede conducir a la filtración de información importante. Por otro lado, la administración de la empresa está lejos de estar siempre dispuesta a asignar fondos para la introducción de plataformas corporativas para videoconferencias y salas de chat, ya que muchos confían en que distraen a los empleados del trabajo en lugar de aumentar su eficiencia. La solución a esta situación puede ser el despliegue de chat corporativo y videoconferencia basados en los sistemas de información existentes. Aquellos que usan Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition como plataforma de colaboración pueden resolver el problema de la creación de chat corporativo y videoconferencia utilizando el equipo de Zextras, una solución que agrega un montón de nuevas características a Zimbra OSE relacionadas con la comunicación corporativa en línea.
Zextras Team se entrega en dos ediciones: Zextras Team Basic y Zextras Team Pro, y difieren en un conjunto de funciones proporcionadas. La primera opción de entrega es completamente gratuita y le permite organizar chats de texto sobre la base de Zimbra OSE tanto en formato uno a uno como en formato de chat grupal, así como chats de video y llamadas de audio en formato uno a uno. Al mismo tiempo, todas estas funciones estarán disponibles directamente desde el cliente web Zimbra OSE. Además, los usuarios de Zextras Team Basic pueden usar la aplicación móvil disponible en plataformas iOS y Android. Estas aplicaciones le permiten acceder al chat privado y de texto, y en el futuro le permitirán realizar videollamadas. Solo tenga en cuenta que para los chats de video y las llamadas de audio, los usuarios del Equipo Zextras necesitarán una cámara web y / o micrófono que funcione correctamente.
Pero Zextras Team Pro ofrece una funcionalidad mucho más rica. Además de las características ya enumeradas, los usuarios del Equipo Zextras tendrán la oportunidad de crear videoconferencias para una gran cantidad de empleados. Esto le permite mantener reuniones entre empleados ubicados geográficamente en diferentes lugares y, debido a este ahorro de tiempo que anteriormente se dedicaba a reunir a los participantes de la reunión en una sala y a dedicarlo a un estudio más profundo de los problemas o a resolver tareas de trabajo específicas.
Zextras Team Pro también ofrece la creación de espacios virtuales y salas de reuniones virtuales para los empleados. El espacio puede contener varias conversaciones a la vez, en las que varios participantes en el espacio pueden discutir temas comunes. Por ejemplo, considere una empresa que tiene un departamento de ventas de 16 personas. De estos, 5 empleados trabajan en ventas de b2c, 5 empleados venden b2b y otros 5 empleados trabajan en b2g. Todo el departamento está encabezado por el jefe del departamento de ventas.
Dado que todos los empleados trabajan en un departamento, será aconsejable crear un espacio común para ellos, donde pueda discutir todos los temas relacionados con cada empleado del departamento de ventas. Al mismo tiempo, a menudo surgen temas que se relacionan solo con la unidad que funciona, por ejemplo, con b2b. Por supuesto, los empleados del departamento de ventas que trabajan en otras áreas no deben participar en la discusión de dichos temas, sin embargo, el jefe del departamento debe participar en las discusiones de cada división. Es por eso que es posible dentro del espacio asignado para las necesidades del departamento de ventas seleccionar salas de reuniones virtuales separadas para cada dirección, de modo que en cada una de ellas los empleados puedan comunicarse entre sí y con el jefe del departamento. Además, a la cabeza, las tres salas de reuniones virtuales se ensamblarán convenientemente en un espacio separado. Y teniendo en cuenta que toda la comunicación se lleva a cabo en los servidores de la compañía y que los datos no se transfieren de ellos a ningún lado, entonces estos chats se pueden llamar bastante seguros desde el punto de vista de la seguridad de la información. Además del departamento de ventas, el principio de espacios y salas de reuniones virtuales se puede aplicar a toda la empresa.
Además de las videollamadas, las llamadas de audio también están disponibles para los usuarios. Además del hecho de que cargan mucho menos los canales de comunicación, muchos empleados simplemente se avergüenzan de comunicarse en formato de video e incluso a menudo colocan una cámara web en sus computadoras portátiles.
Además de los chats de video y las llamadas de audio con los empleados, el equipo de Zextras le permite crear chats de video y llamadas de audio con cualquier usuario que no sea empleado de la empresa al generar y enviarle un enlace especial para conectarse a la reunión. Dado que Zextras Team solo requiere un navegador moderno, con esta función siempre puede comunicarse rápidamente con un cliente o contraparte en los casos en que la correspondencia regular toma demasiado tiempo. Además, el equipo de Zextras admite el intercambio de archivos, que los empleados pueden enviarse entre sí directamente durante una videollamada o un chat de texto.
No podemos dejar de mencionar la aplicación móvil especial Zextras Team, que permite a los empleados participar en chats corporativos mientras no están en su lugar de trabajo. La aplicación está disponible para plataformas iOS y Android, y actualmente permite a los usuarios:
- Correspondencia, recepción y envío de mensajes en su teléfono inteligente
- Crea, elimina y únete a chats privados
- Crear, eliminar y unirse a chats grupales
- Únase a espacios virtuales y salas de chat, y créelos y elimínelos
- Invite a los usuarios a espacios virtuales y salas de reuniones, o viceversa, elimínelos desde allí
- Reciba notificaciones push y establezca una conexión segura con el servidor corporativo.
En el futuro, la aplicación agregará funciones para video chat privado, así como videoconferencia y uso compartido de archivos.
Otra característica interesante del equipo Zextras es la capacidad de transmitir el contenido de la pantalla de la computadora en tiempo real, así como transferir el control a otro usuario. Esta característica puede ser muy útil durante los seminarios web de capacitación, durante los cuales es necesario presentar a los empleados la nueva interfaz. Esta característica también puede ayudar al departamento de TI de la empresa a ayudar a los empleados a resolver problemas con sus computadoras sin la presencia física de un trabajador de TI.
Por lo tanto, el equipo de Zextras es una solución completa para organizar una comunicación en línea conveniente entre los empleados tanto en la red interna de la empresa como más allá. Debido al hecho de que Zextras Backup es capaz de hacer una copia de seguridad completa de toda la información que se genera en el equipo de Zextras, la información no se perderá desde allí, y dependiendo de la gravedad de las políticas de seguridad, el administrador del sistema podrá configurar de forma independiente varias restricciones para los usuarios.
Para todas las preguntas relacionadas con la Suite Zextras, puede contactar al representante de la empresa "Zextras" Ekaterina Triandafilidi por correo electrónico katerina@zextras.com