Continúo la serie de publicaciones sobre Pulse Management - Gestión de organización de proyectos (Método Pulse). En este artículo hablaré sobre la parte más "deliciosa": Planificación de proyectos. La planificación es la parte más simple y difícil de cualquier proyecto basado en el objetivo del cual es la creación de propiedad intelectual. Simple, porque "tomaste el algoritmo de acciones y planificaste", y difícil, porque el demonio está en los detalles que olvidamos constantemente.
Permítame recordarle el contenido de la serie anterior en la que se basan los cálculos de este artículo:
Modelo de organización ,
principios del Método . y
Reglas de gestión de objetivos . Y así, cuando decidimos establecer metas y elegir la meta, es hora de lidiar con la planificación del proyecto.
Planificacion
Un plan nunca corresponde a la realidad, pero es importante tenerlo para reducir de alguna manera la incertidumbre y las amenazas. Y debe planificar en base a los siguientes principios:
Principios de planificación
- Cualquier trabajo llevará exactamente tanto tiempo como se le asigne o más. (Ley de Parkinson) .
- La gente pospone todo el trabajo hasta el último momento. (Síndrome de estudiante).
- Las personas tienden a dar pronósticos optimistas sobre la complejidad de los trabajos pequeños. Excepto en los casos en que fueron privados de bonos por violación de calificaciones, en estos casos las calificaciones son pesimistas y exageradas.
- Las personas dan pronósticos pesimistas sobre la laboriosidad de los grandes trabajos. Porque quieren llegar a tiempo "a ciencia cierta" y llevar a cabo una "guerra victoriosa".
- Las personas nunca comienzan a trabajar en un momento en que el trabajo está planificado y nunca terminan la tarea a tiempo .
- Todos los proyectos están asociados con la incertidumbre. (Ley de Murphy: si algo puede salir mal, esto es exactamente lo que sucederá. Nunca sabemos cuándo se manifestará la ley de Murphy).
- La realidad nunca encajará en el plan . No importa qué tan bien planifiquemos, nuestro plan no cubrirá todo.
- El alcance del proyecto no es constante . La esencia del proyecto es crear algo único, y nunca sabemos "qué es exactamente lo que hay que hacer" hasta que comenzamos a hacerlo.
- La gente nunca hace exactamente lo que está escrito en los términos de referencia . Lo hacen más o menos, o de otra manera.
- Las personas pueden realizar efectivamente solo una tarea a la vez .
Dos niveles de planificación
Con base en los principios de planificación y las obligaciones externas de la Organización, es necesario aplicar dos niveles de planificación:
- El primer nivel es la planificación estratégica, la planificación de proyectos de bloques grandes basada en las Reglas de planificación de proyectos.
- El segundo nivel es la planificación táctica del sprint y la definición de objetivos cortos.
Tal desglose está asociado con el principio de "necesidad y suficiencia", la incertidumbre del contenido del proyecto y la imprevisibilidad del comportamiento humano.
El nivel de planificación del proyecto proporciona la planificación de la secuencia de trabajo de la Organización, establece objetivos de enfoque claros y proporciona control sobre el cumplimiento de las obligaciones.
El nivel de planificación táctica de sprint proporciona objetivos cortos y comprensibles para los empleados que implementan el proyecto y tiene en cuenta la alta incertidumbre del método de implementación.
La planificación es un proceso.
La planificación, como proceso, no debe limitarse a sesiones "hechas y olvidadas". Este es un proceso que requiere tanto esfuerzo como el diseño del producto. La planificación y selección de prioridades para el trabajo futuro debe llevarse a cabo mientras el trabajo actual aún no se haya completado.
completado La planificación solo se puede hacer dejando la "secuencia de creación": la secuencia de implementación en la secuencia de control.
Reglas- La planificación para futuros proyectos y el desarrollo de productos se lleva a cabo regularmente.
- Las sesiones de planificación se cosen al flujo de trabajo.
- Cualquier empleado puede participar en la planificación si ve su propio beneficio.
- Las reuniones de planificación se convocan regularmente para sincronizar todos los planes y decisiones de visión.
Planificación del proyecto
Cuando crea un cronograma del proyecto, programa la toma de decisiones en la Organización durante un largo período. Tener un cronograma de proyectos y un orden de tareas, no
Es necesario elegir la tarea más importante y prioritaria cada vez que la necesite. Esto ahorra esfuerzos de toma de decisiones.
Un cronograma del proyecto es una regla que determina la prioridad de las tareas que deben seguirse. Si algo ha cambiado en el entorno externo o interno, entonces se debe volver a planificar para tener en cuenta a todas las partes interesadas y las obligaciones de la Organización. Continuar trabajando en el antiguo plan es peligroso para la Organización. La presencia de un calendario programado le permite comprender mejor las fechas aproximadas para lograr los objetivos, y sobre la base de esta sincronización de otros trabajos.
Estrategia de planificación del proyecto
Al planificar la implementación de proyectos, se deben considerar varios factores:
- Duración del proyecto
- Beneficio directo del proyecto completado.
- Beneficio indirecto del proyecto implementado, o el monto del cambio en los ingresos de la compañía durante 12 meses al presentar el producto creado como parte del proyecto. Ahorrar recursos en la realización de trabajos también es un beneficio de la Organización.
- El costo de retrasar la entrega del resultado en el tiempo prometido.
- La oportunidad de beneficiarse del Producto desarrollado hasta la finalización de todo el proyecto para la creación del Producto.
En base a estos factores, es necesario elegir una estrategia para implementar todo el portafolio de proyectos.
Opciones de estrategia:
- Todos los recursos de la organización se centran en un proyecto rentable para reducir su tiempo de ejecución.
- Los proyectos están en cascada (alineados) por límite de recursos.
Estrategia de enfoque en un proyecto
Centrarse en un proyecto proporciona un alto nivel de interacción entre todos los participantes del proyecto y asistencia mutua. Incluso cuando un empleado no está ocupado con ningún trabajo, puede ayudar a otros a hacerlo. Debido a esto, el tiempo de ejecución del proyecto se reduce.
Las desventajas de este enfoque son que crea la ilusión de "tiempo de inactividad de recursos". Especialmente cuando algunos recursos son necesarios solo al comienzo del proyecto, y luego no son necesarios. Pero esto también es una ilusión. Por ejemplo:
- Hay fases en un proyecto de TI: análisis, desarrollo, pruebas. El análisis es realizado por analistas, desarrollo por desarrolladores, pruebas por probadores. Si todo el trabajo de análisis se realiza al comienzo del proyecto, existe la ilusión de que el análisis estará inactivo. Pero, de hecho, se les exige constantemente que aclaren los requisitos del Producto o que los aclaren. Por supuesto que no está completo, pero es obligatorio.
- En el proyecto de construcción en la fase de "implementación" hay "supervisión de campo" de los diseñadores de la estructura. Es decir, la verificación periódica del cumplimiento del resultado con las especificaciones técnicas y la documentación de diseño.
Recuerde: la falta de asistencia oportuna de sus colegas reduce la motivación del contratista, respectivamente, y la velocidad de implementación del Producto.
En la figura: los proyectos A, B, C, D se llevan a cabo secuencialmente. Recurso verde: la restricción se ve obligada a esperar hasta que los recursos rojo y azul funcionen.
Estrategia de alineación de restricción de recursos
Restricción de recursos : un recurso de la Organización, un empleado o equipo específico, o un recurso material que limita la capacidad de la Organización para ganar dinero.
La estrategia de alineación de restricción de recursos reduce el tiempo de ejecución de todos los proyectos. Debido a dicha planificación, el recurso más costoso de la Organización funcionará con un 100% de empleo.
En la imagen: los proyectos A, B, C, D están alineados en el recurso verde: la restricción. Este recurso es una limitación porque hace el mayor trabajo en este conjunto de proyectos. Con tal planificación, es importante que al comienzo del trabajo del recurso verde, todo lo que se necesita para completar el trabajo se prepare con la mayor calidad posible.
Recuerde: el costo del tiempo de restricción de recursos es el ingreso de la Organización para este período.Las desventajas de este enfoque son que los proyectos B, C y D tienen una alta incertidumbre sobre la fecha de inicio del proyecto. Esto se debe al hecho de que no sabemos exactamente "cuándo termina la restricción de recursos".
Conclusión parcial
Examinamos los principios básicos de planificación y opciones para proyectos en cascada. Cada estrategia tiene pros y contras, peor si no hay una estrategia. Dos niveles de planificación aseguran la alineación de las obligaciones externas y la alta incertidumbre en la etapa de implementación.
Si escribe en los comentarios qué principios de planificación utiliza al planificar sus proyectos, ¡será excelente!
Continuará
PD: Pero, si quieres todo a la vez, hay un manual "Gestión de pulso: Gestión de la organización del proyecto"