Entre las principales preguntas que deben ser respondidas por la gerencia de la compañía antes de decidir asumir un proyecto, se destacan las siguientes:
- ¿Será rentable llevar a cabo el proyecto en discusión a un precio sugerido?
- ¿Cómo será la situación financiera durante el proyecto? ¿Habrá un déficit de efectivo?
Por supuesto, puede suponer que este no es su dolor de cabeza como RMa, pero ... Si su empresa es pequeña, todos los problemas financieros de la empresa lo afectarán a usted y a su equipo de la manera más directa, en forma de retrasos salariales. Incluso si la compañía está firmemente en pie, un proyecto que se ha vuelto negativo inevitablemente traerá un elemento de tristeza a la atmósfera del equipo. Por lo tanto, es mejor tener en cuenta inicialmente la parte financiera, ya que lleva un poco de tiempo y un beneficio único, y la ganancia es grande y constante, en términos de ganancias del proyecto y, por lo tanto, su karma en la cabeza de su liderazgo. Bueno, o la capacidad de reconocer proyectos financieramente fallidos en la etapa de preventa y evitar participar en ellos, en la medida de lo posible.
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Antes de empezar
Al escribir este artículo, se tuvo en cuenta que el RM promedio, que creció de una persona mayor, no tiene absolutamente ningún deseo de profundizar en los detalles financieros. Por lo tanto, se muestra cómo obtener cálculos financieros para una preventa con un tiempo mínimo y un esfuerzo mental, como obtener crédito por el tema "Ecología" en una universidad técnica, los ecologistas me perdonan.
Se supone que usted mismo puede hacer la programación en MS Project: ingrese tareas, cree conexiones entre ellas, organice una jerarquía, etc. De lo que estamos hablando es de la rápida preparación y entrada de información financiera en MS Project para obtener un modelo financiero funcional para la preventa con el que pueda jugar respondiendo la pregunta "qué pasaría si" con gran precisión en línea.
No hay revelaciones financieras en el artículo, todo es estándar, cualquier versión de MS Project se puede usar desde 2003. El artículo usó MS Project 2019, pero no hay mucha diferencia en la interfaz. Por desgracia, el trabajo usa la versión en inglés, no corrí el riesgo y lo cambié al ruso solo por escribir este artículo.
Vayamos al grano.
Primera parte Tarifas y gastos futuros
Echemos un vistazo a la preventa del proyecto para desarrollar un
caballo esférico en el vacío de una pieza de hierro bajo Linux, que monitorea parámetros importantes para el cliente y emite acciones de control basadas en el análisis de los datos recibidos. El desarrollo incluye el desarrollo de la placa, el sistema y el software de la aplicación, sin FPGA, el caso ya estaba listo. Nuestro objetivo es extender una cantidad adecuada al cliente, teniendo en cuenta el porcentaje de nuestras ganancias y evaluar el calendario de pagos para el proyecto, a fin de no entrar en la brecha de efectivo.
Qué especialistas se necesitan para este proyecto de capacitación:
- Programador
- Técnico de circuitos.
- Junta Scout.
- Probador
- Implementador
- Tú mismo como PM. Tu tiempo también cuesta dinero.
Esto no incluye directamente a la secretaria, contabilidad, abogados, compradores, vendedores, alquiler de oficinas, electricidad, té con galletas; no depende de usted y no puede administrarlo. Todo lo que está en su poder es agregar los costos de todo esto, en forma de aumentar la tarifa por hora de los desarrolladores. Esto es lo que haremos ahora.
Personalmente, prefiero en este caso simplemente multiplicar el salario por "neto" por 2. Sí, así de simple. Dado que la compañía paga un impuesto del 43% sobre los sueldos, y el 57% restante se aplica como gastos generales. El 57% restante también incluye detalles implícitos que afectan la tasa final: hay vacaciones de 28 días, los desarrolladores se enferman regularmente, solicitan tiempo, podemos suponer que trabajan 10.5 meses al año, etc. Si el director / financiero no está de acuerdo con el 57%, definitivamente este no es su dolor de cabeza: no tiene y, en principio, no puede tener acceso a todo el departamento de contabilidad de la empresa, así que pídale al director / financiero que le dé su cifra, pero por ahora, escriba 57 %
Ejemplo de cálculo: el programador aplicado recibe 82 000 rublos por mano. En promedio 164 horas de trabajo (incluidas las vacaciones), es decir su salario por hora es de 82,000 / 164 = 500 rublos. Establecemos la tasa de 1000r / hora. Eso es todo.
Antes de continuar, vale la pena describir otra forma de contabilizar los gastos generales. Como probablemente ya haya notado, los costos generales de la oficina, las cookies y los abogados son los mismos para el junior y el senior, por lo que no será del todo correcto calcular las facturas en% de su salario. Por lo tanto, puede pedirle al director que establezca la tarea para que los financieros calculen el número promedio de gastos de oficina por hora para el período (año / trimestre / mes; no importa, divídalo por el número de horas). Luego obtenemos la cifra, digamos, 300r / h de facturas por separado y el gasto por hora de los salarios (con impuestos) por separado 82,000 * 1.43 / 164 = 715r / h, y esto será más preciso, obtendremos la cantidad de 715 + 300 = 1015r / h El único pero gran problema aquí es que es muy difícil obtener la cantidad exacta de gastos generales para el período del departamento de contabilidad. Solo tuve éxito una vez, así que prefiero agregar intereses sobre los salarios. Sí, y el proyecto se basa principalmente en medios con más o menos el mismo salario, por lo que la diferencia entre los dos métodos de contabilidad no es muy grande. Al final, puede acordar, nuevamente, colocar ahora el 57% de las facturas salariales, y cuando (más precisamente, si) el departamento de contabilidad proporciona el número de factura por hora: cambie rápidamente varias tarifas, toma 5 minutos desde la vigencia, todo se recalculará automáticamente.
Es simple? En mi opinión, si.
Ahora podemos calcular las tasas del salario, por lo que no tiene sentido hacer cálculos aquí para otros desarrolladores, para ahorrar tiempo. Simplemente baje las tarifas de inmediato:
Programador - 1300r / h
Diseñador de circuitos - 800r / h
Reproductor de PCB - 800r / h
Probador - 600r / h
Implementador - 1000 r / h
PM, es decir usted mismo - 1200r / h, mientras que está 30% involucrado en el proyecto, el resto son otros proyectos, carga de preventa, etc.
Con el cálculo de las tasas completadas. Aquí está el horario original:
Según el calendario, no voy a discutir cómo debería ser en realidad. El cronograma se simplifica extremadamente, hasta el punto de romper con la realidad, y se hace con el objetivo de mostrar el impacto de las tareas en el dinero, en lugar de proporcionar una plantilla estándar para el desarrollo de un complejo de software y hardware. En general, "Soy un artista, lo veo".
Ok, haga clic en el botón "Hoja de recursos" y en la vista abierta ingresamos las tarifas recibidas:
Presta atención a la línea "Planta". Estos son artículos de compras en los que todo el dinero debe darse de inmediato, o más bien, con un poco de anticipación, ya que su contabilidad no transfiere dinero de inmediato, sino periódicamente, una o dos veces por semana, además el dinero irá por algún tiempo.
Por lo tanto, aquí establecemos el tipo de recurso para realizar una compra como “Material”, establecemos la cantidad de 40,000 en “Costo / Uso” y establecemos el pago (Acumular en) al comienzo de la tarea. Por supuesto, en Feng Shui, debe dividir la tarea "Hacer un tablero" en dos hitos: pago y recibo, pero más complicado: dos líneas en lugar de una, agregue un desplazamiento temporal que no es visible en el cronograma, etc. Entonces, como está hecho, es más visual y más difícil de olvidar. Todavía puede teñir esta tarea con naranja, pero esto ya es demasiado.
Ahora volvamos a la vista de diagrama de Gantt. Para ver el valor resultante, agregue una columna llamada "Costo" o "Costo" y esto es lo que obtenemos:
El costo del proyecto ahora es transparente con precisión para trabajar. La administración ve exactamente cómo se gastará su dinero en su proyecto, y esto lo distingue de otros RM que no brindan dicha información. Y las disputas sobre las personas en el proyecto son mucho más fáciles de traducir de una manera constructiva: todo es transparente, si quieres más barato y más rápido: en lugar de intermediarios para tareas clave en el proyecto, cuentemos ahora.
En realidad, la parte principal está terminada en esto, y puedes jugar con el modelo resultante en un rango bastante grande, obteniendo un valor instantáneo del costo con cualquier cambio. Esto es bueno, pero hay más que eso. Nos enfrentamos a la tarea de eliminar el segundo toque de la administración: calcular el flujo de efectivo en el proyecto para dar una respuesta discutida a la pregunta: cuánto solicitar pagos anticipados y cómo desglosarlos por etapas.
Segunda parte Flujo de caja e ingresos futuros
Este método de cálculo se puede utilizar en una variedad de opciones, comenzando por el objetivo ya establecido de calcular el porcentaje requerido de prepago y la distribución de pagos por etapas, para que el flo cache no sea negativo, de una manera muy conveniente en un proyecto ya en curso, con muchos subcontratistas, para entregar rápidamente la cantidad a los financieros pagos externos en etapas planificadas para completarse en meses futuros.
Pongamos en el proyecto una rentabilidad del 30%, lo que nos da 1.233.600 * 1,3 = 1.603.680, redondeamos hasta 1.600.000 para no confundirnos en un centavo. Sobre esta cantidad, debe calcular cuánto pedir por adelantado y cuánto, al final de las etapas. Es estándar para el desarrollo de sistemas de software y hardware tener un avance del 40% al inicio, ya que la compra de equipos y componentes se produce en la primera etapa, y del 30% al final de la primera y segunda etapa. Nos ponemos de esta manera:
640 mil - prepago
480 mil - al final de la primera y segunda etapa.
Ponemos en el proyecto Hitos (hitos) correspondientes a los momentos de pago de las etapas. Para cambiar el nombre, para no producir líneas innecesarias, la tarea "Iniciar el proyecto" en "Prepago" y "Fin del proyecto", respectivamente, en "Pago de la segunda etapa". Y agregamos el hito "Pago de la primera etapa" después de la tarea "Transferencia de software a la placa de destino": es más fácil convencer al cliente de que se separe del próximo dinero al momento de ver el producto que comenzó a funcionar. En la columna "Nombres de recursos" ponemos "Pago 1", "Pago 2" y "Pago 3". Debería verse así:
Haga clic en la "Hoja de recursos" nuevamente e ingrese los valores de prepago recibidos. Esta vez, por supuesto, con un signo negativo, ya que solíamos contar el dinero que salía del bolsillo de la empresa, y ahora viceversa. Y cambiaremos el tipo de recursos "Pago x" de "Trabajo" a "Materiales" estableciendo los importes anteriores (con un signo negativo, porque nos pagan a nosotros, no a nosotros) en Costo / Uso y configurando el pago (Acumular en) al comienzo de la tarea:
Tenga en cuenta que solo MS Project 2019 muestra el valor con un signo negativo, en versiones anteriores los valores negativos están entre paréntesis. Aunque todo se considera correcto.
Introducido Vuelva a Gantt y vea esta imagen:
Los costos totales del proyecto se expresan en términos negativos y esto es indudablemente bueno.
Ok, pasa al caché flo por meses. Aquí, por desgracia, ya tiene que exportar los datos a Excel y buscarlos. Por supuesto, puede cambiar el nombre de varios campos en los nombres del mes y año, imprimir cada mes en su propia columna y crear su propia fórmula monstruosa para cada columna, teniendo en cuenta el año y el mes ... Lo hice una vez, pero parece desagradable, especialmente si el proyecto es largo. Donde sea más fácil usar las herramientas de informes incorporadas y enviarlas a Excel, iremos por este camino.
Como siempre, todo es muy simple: vaya a la pestaña "Informes" y haga clic en el botón "Exportar informes visuales":
A continuación, en la ventana que se abre, seleccione "Informe de flujo de caja", establezca el nivel en "Meses":
Haga clic en "Ver" y en la ventana de Excel que se abre, seleccione la segunda pestaña (hoja) - "Uso de tareas". Obtenemos esa ventana, pero aún no es informativa:
En él, marque la casilla de verificación "Calendario mensual" en "Campos de la tabla dinámica" y haga clic en el icono "+" marcado con óvalos rojos en la figura. Ante nosotros abre lo que queríamos: un caché-flo mensual en nuestro proyecto con información acumulativa, es decir. Entendemos mensualmente el resultado general: estamos en más o menos este mes y la dinámica, ya hemos salido en más en el proyecto por dinero, o aún no:
Interpretemos los datos. Los óvalos rojos indican lugares donde debes tener cuidado.
En marzo, nuestro beneficio total es negativo (no olvide invertir el signo en nuestras mentes, ya que estamos hablando de gastos), los gastos superan los ingresos en 67 360 rublos. Para abril: positivo, pero solo a 13280r, un retraso de solo un día lo hará negativo. Por lo tanto, debe insistir en aumentar el avance hasta un 45%, o regresar del mundo de los números al mundo real y comprender que estas cantidades no existen por sí mismas, son solo información para tomar decisiones. Mencionó + 57% a las tasas de ingenieros: algún tipo de abstracción, abogados y contadores obtienen sus salarios debido no solo a esto, sino también a otros proyectos. Ahora, si habrá una brecha de efectivo para todos ellos en marzo, entonces esta es una ocasión para insistir en aumentar el pago por adelantado del proyecto o diferir sus pagos para este mes, y si no, buscar otras formas de cerrar el agujero, por ejemplo, tomar un préstamo del banco para un par meses Pero estas decisiones las toma el financiero / director, y no usted como RM. Ya les dio información muy valiosa: en dos meses existe el riesgo de un déficit de efectivo, tiene tiempo, piense. Esto es mucho mejor que aprender sobre este tema en dos semanas.
Eso es todo. ¡Buena suerte con tu planificación financiera!