Decidimos tomar la ruta "sin oficinas fijas" desde el comienzo de nuestra empresa. Para una agencia de traducción boutique centrada en la industria de TI y que trabaja de forma remota con los clientes, esto parecía una opción natural. 15 años después,
Alconost tiene más de 700 empleados repartidos por todo el mundo, incluidos traductores, profesionales de marketing, expertos en publicidad de PPC, personal de ventas, editores, gerentes de localización y genios de la producción de videos. Y, aun así, creemos que una oficina no es la forma más efectiva de operar. Como uno de los cofundadores de la compañía, puedo compartir cómo lo gestionamos.
No tener una oficina tiene el impacto más positivo en el crecimiento del negocio
Nuestros clientes se encuentran en todo el mundo, y nuestros gerentes a menudo tienen que enviar correos electrónicos fuera del horario comercial normal. Cuando se trata de grandes diferencias horarias, los problemas podrían tardar días en resolverse. Pero no para nosotros. Nuestros empleados no están sujetos a los límites de la jornada laboral estándar de 8 horas, y podemos contar con ellos para responder a correos electrónicos y consultas con prontitud siempre que sea posible. Obtener una respuesta rápida es clave, incluso si es solo para escuchar "Lo investigaré y volveré a verlo mañana". Es ganar-ganar: el cliente se siente mejor y estamos felices.
Nos gusta la vida sin oficina no porque nos permita tomarnos nuestro tiempo. De hecho, es todo lo contrario, y podemos registrar nuestros tiempos de respuesta en minutos, no en horas. La mitad de los pedidos realizados a través de nuestra plataforma de traducción en línea, Nitro, se entregan en menos de 2 horas. Y cualquier persona que nos envíe un correo electrónico con preguntas o consultas sobre Nitro puede contar con una respuesta dentro de una hora. Este tipo de tiempo de respuesta simplemente no es posible con un horario fijo de oficina.
Escrito por alconostNuestra fórmula de éxito es simple: trabajo remoto + personas + libertad - control
Nuestra fórmula de éxito es el trabajo remoto, los mejores talentos, horarios flexibles y sin microgestión. Cada uno es un elemento integral e indispensable. El primero, el trabajo remoto, es una propuesta bastante simple: trabajas cuando quieras, siempre y cuando hagas el trabajo bien. Lo mismo ocurre con el horario: no nos preocupa qué horas de trabajo tienen nuestros empleados. Lo más importante es que los problemas se resuelven y los proyectos se realizan rápidamente y el resto del equipo no se detiene por demoras. Personalmente, generalmente escribo artículos o escenarios para videos a las 2 o 3 de la mañana, cuando se han solucionado otros problemas del día a día, y puedo hacer más en esas dos horas de lo que pude toda la semana anterior.
No hacemos que nuestros empleados realicen un seguimiento de su trabajo, ni instalan software en sus PC que funcionaría esencialmente como un reloj de tiempo mientras toma capturas de pantalla de forma encubierta y nos las envía. Nuestro enfoque es el opuesto: creemos que un cronómetro y un calendario son asesinos de productividad para nuestros trabajadores y la empresa. Cuando alguien se dedica al 100%, el resultado visible y cuantificable son proyectos exitosos y clientes y compañeros de trabajo satisfechos. Y así, es tan notable cuando alguien está dando menos de lo mejor. Y para nosotros, en última instancia, el resultado es el valor real, y más importante que el proceso que lo produjo. Nuestro objetivo es el desarrollo del negocio y no supervisar o controlar en exceso.
En última instancia, el resultado es el valor real para el negocio, que es más importante que el proceso que lo produjo.
Y, por supuesto, ninguna fórmula funcionaría sin la variable clave: nuestra gente. ¿Qué tipo de empleados buscamos? Alguien que piensa que el objetivo del trabajo es sentarse y mantenerse ocupado durante 8 horas, probablemente ese no es el tipo de chico o chica con el que estamos buscando trabajar. Alguien que solo busca ganar dinero, también, no.
¿Cómo identifico buen talento? Hice muchas preguntas durante las entrevistas, a veces preguntas bastante personales, incluso algunas que pueden parecer un poco desagradables. Y al final de la entrevista, obtengo una imagen bastante clara de la personalidad del entrevistado. Cuando miro hacia atrás a todas las entrevistas de trabajo que hemos tenido, veo que generalmente podríamos decir si alguien era el adecuado o no después de hablar con ellos.
Los errores son inevitables, por supuesto. A veces una persona pierde la motivación y su trabajo se desliza. Pero luchamos por cada empleado: nos esforzamos por encontrar la razón de los problemas de rendimiento, para involucrar a esa persona y darle un trabajo nuevo y quizás más interesante. Si perdemos esa pelea, nos separamos.
Motivación VS Burnout - Un partido de rencor agotador
Cuando hablamos de la importancia de la motivación y los incentivos en el lugar de trabajo, se vuelve aún más crítico para los empleados de la empresa sin oficina, y no solo nos referimos al pago. Cuando no está trabajando junto a su jefe, compañeros de trabajo o subordinados, puede perder la sensación de ser un equipo. A menudo, después de medio año de teletrabajo, un empleado experimenta un cierto tipo de crisis: pierde la sensación de trabajar en una empresa y puede perder de vista la misión común y la cultura corporativa. Sí, también tenemos una cultura corporativa: valorar a nuestros clientes, hacer un esfuerzo adicional y otorgar una prima por anticipar y estar listos para responder las preguntas de los clientes antes de que incluso las hayan hecho.
No hay un enfoque aceptado para abordar este problema. El que nos ha funcionado es pedirles a los empleados que escriban artículos para los medios o que hablen en una conferencia. Cuando trabajas en un discurso o artículo, recuerdas lo que has aprendido y te sumerges en el tema, volviéndote al ritmo y al flujo de las cosas. A veces es útil tener reuniones informales, reunirse y tomar un whisky o dos. En cualquier caso, los gerentes deben pensar con anticipación sobre cómo mantener la moral y la motivación para que nuestros empleados no se quemen y renuncien a una gran oficina y a los partidos después del trabajo del viernes solo para sentir conexiones sociales.
Es vital mantener contacto con cada empleado y proporcionarles los comentarios apropiados.
Si un trabajo está bien hecho, debe recordar felicitarlo. Y si se hace mal, debe tener las agallas para decirlo, al juzgar el trabajo y no la persona. Lo más importante es no permanecer en silencio. Hablo por experiencia: desafortunadamente, una vez que yo y el fundador de la compañía, Alexander Murauski, nos mudamos con nuestras familias a vivir durante tres meses en Montenegro (otra ventaja de trabajar de forma remota, por cierto). Había tantos problemas con los que teníamos que lidiar en nuestra vida cotidiana en ese momento que perdimos contacto con los empleados. Debido a eso, perdimos algunas personas que podríamos haber retenido y mejor motivados si al menos hubiéramos estado más disponibles.
Imagen proporcionada por AlconostNi siquiera tienes que ir a algún lado para perder el contacto. A veces sucede cuando te entierras demasiado en algo y tus compañeros de trabajo se sienten excluidos. ¡Y ahora sé qué peligro real representa esto!
Trello, Slack y la nube
Buscamos por mucho tiempo encontrar la herramienta adecuada para asignar y administrar el trabajo. Probamos Megaplan y Bitrix24. Luego probamos Trello, simple y fácil de usar, y obtuvimos nuestra solución, aunque continuamente modificamos las cosas aquí y allá. Por lo general, trabajamos con traductores a través de la nube para grandes proyectos de localización. Todo lo demás lo hacemos a través de correo electrónico, Slack, Skype o Hangouts de Google para tener una reunión grupal.
Es crucial automatizar rutinas y procesos comerciales simples siempre que sea posible
Guardamos todos los documentos y archivos en Google Drive. No utilizamos Microsoft Office u otro software fuera de línea. En cambio, trabajamos solo con documentos en línea. Las ventajas de este tipo de enfoque son que se puede acceder a los documentos desde cualquier dispositivo y los textos se pueden alinear y editar en colaboración en tiempo real.
También creamos nuestra propia empresa "Wikipedia" que recopila y sistematiza nuestros conocimientos, reglas, enlaces importantes y mejores prácticas. Lo mantenemos todo ahí: desde las instrucciones paso a paso sobre la configuración de las bandejas de entrada de correo electrónico de la empresa hasta los métodos de trabajo en Trello. Nuestra Wikipedia, como su homónimo, se actualiza constantemente con nueva información, lo que agiliza la capacitación de los nuevos empleados y ayuda a optimizar los flujos de trabajo generales.
Es clave automatizar las rutinas y simplemente los procesos comerciales tanto como sea posible. Esto ayuda a ahorrar tiempo, reducir los gastos generales y liberar recursos para un trabajo más creativo. Después de todo, cinco minutos al día dedicados a cosas serviles y triviales representan aproximadamente una semana durante el año.
Y, por supuesto, necesita el conjunto de herramientas adecuado para poder trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento: la mayoría de los dispositivos modernos e Internet móvil para hacer bien el trabajo. Por ejemplo, me las arreglé para pasar un día entero escribiendo escenarios para videoclips, reuniéndome con clientes y administrando nuestro equipo mientras esperaba en la línea de control de aduanas en la frontera. Todo lo que necesitaba era mi teléfono móvil con pantalla de 5 pulgadas.
Tres puntos de asesoramiento para trabajadores remotos.
Mi primer consejo: crea tu propio horario específico. Despierta a la misma hora todos los días, encuentra el momento más productivo para ti. La gente necesita entrar en ritmo.
En segundo lugar, debe haber ciertas condiciones para que pueda trabajar de forma remota. Y si no hay ninguno, debe crearlos. No puede trabajar en un apartamento de dos habitaciones con niños corriendo donde las tareas domésticas son una distracción constante. Necesitas tu propio espacio cerrado. Para mí, ese espacio es mi oficina en casa. El fundador de Alconost, Alexander Murauski, utiliza una pequeña oficina en un centro de negocios (tiene dos niños bulliciosos en casa).
Y el tercer consejo: cuando tiene un horario flexible, su jornada laboral puede superar imperceptiblemente su vida personal y familiar. No hay una división clara entre las horas de trabajo y las horas libres como en una oficina. Esto puede ser increíblemente agotador para algunas personas y es una señal temprana de que ese horario en particular no está funcionando para usted. Si le gusta su trabajo y le encanta hacerlo, puede hacerlo en cualquiera de las 24 horas del día. Personalmente no me gusta la palabra "trabajo". No estoy trabajando, estoy viviendo y haciendo algo al mismo tiempo. Y eso me hace feliz porque es la vida vivida al máximo.
Autor: cofundador de Alconost, Kirill Kliushkin
Este artículo fue contribuido por
Alconost , un proveedor global de servicios de localización de productos para
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Ofrecemos traductores nativos, pruebas lingüísticas, una plataforma en la nube con API, localización continua, gerentes de proyectos 24/7 y cualquier formato para recursos de cadena.
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