Optimización de farmacia: lo que hicimos con las matemáticas

Resultó que el negocio de la farmacia es bastante simple en términos de puesta en marcha (una farmacia de una gran franquicia se abre casi por la mecánica de "más, más-está bien"), pero es bastante difícil de administrar. Sin embargo, no lo parece. La parte difícil está en la gestión de inventario, es decir, en el suministro de medicamentos, medicamentos y otras cosas al punto final de venta. En realidad, las personas hacen esto con sus manos y, a menudo, lo ponen difícil.

Hay situaciones muy frecuentes de pedidos por debajo de los productos (cuando la medicina popular necesaria simplemente no está disponible en la farmacia), reordenar (los productos se entregan durante los próximos dos años) o distribución inadecuada en la red de farmacias (uno está ausente y el otro tiene seis meses de suministro). Las tabletas son compactas, y su disposición en farmacias es buena si representa el 5% del inventario, por lo que se pueden ocultar fácilmente entre ocho y diez millones de rublos, incluso en cajas de 15 metros cuadrados. Y luego estos medicamentos expiran repentinamente después de un año.

El problema está en la gestión manual del inventario y en la predicción incorrecta de la demanda: el mercado es tal que a menudo al comienzo del año se firman obligaciones para el año siguiente, y el fabricante empuja toneladas de productos de lento movimiento a las cadenas de farmacias.

Por supuesto, en esta situación, falta un modelo matemático. Bueno, vinimos con ella. En el proceso, hicimos algunos descubrimientos más maravillosos sobre el mercado.

Como funciona

Hay dos tipos de medicamentos:

1. Que solo se puede obtener de un proveedor. Por ejemplo, el año pasado hubo un defecto en el mercado de diprospan (inyecciones conjuntas): en algún momento, la gerencia de la última farmacia donde compró diez paquetes y los vendió o usó en el mercado secundario.
2. Que tienen genéricos (es decir, análogos directos, este término en el entorno de la farmacia no implica un deterioro en la calidad). La aspirina o el omeprazol son claramente muchas cosas diferentes, y si desaparece de un proveedor, siempre puede encontrar un medicamento con el mismo INN.

Es mucho más difícil con el primer tipo de bienes. Si el fabricante no pudo producir o si no se calculó algo en el pedido, existe la posibilidad de abandonar varias farmacias o incluso toda la red sin la medicación necesaria. Aproximadamente a partir de aquí se sigue una consecuencia lógica, según la cual los contratos más serios se concluyen por un año, y debe comprar mucho de todo a la vez. Es decir, acuerde una cierta cantidad y luego recíbala gradualmente, distribúyala en farmacias y pague.

Al comienzo de cada año, se registra para vender una cierta cantidad de algunos medicamentos. Esto radica en el plan de suministro del distribuidor (hay tres de ellos grandes en Rusia) y más adelante en el plan de producción.

Otra característica es que, dado que no siempre puede obtener los productos directamente del fabricante, debe negociar con el distribuidor. Y existe un descuento por volumen. Es decir, esta es la segunda razón para firmar acuerdos de gran volumen por adelantado.

Como resultado, con un pronóstico incorrecto de sus capacidades, las farmacias se encuentran en una recesión apretada. Salen de diferentes maneras: motivan al personal, a las promociones. Pero aquí no tienen derecho a anunciar un producto, porque es medicina. Al final, todo pasa por el farmacéutico por primera vez en la farmacia. Tienen motivación: vendieron nitroglicerina más cara de una empresa así en lugar de la habitual; obtienes más. O también vendió vitaminas después de cada vigésimo pedido.


Se puede ver en este gráfico que para este medicamento, el resto es casi el doble de lo necesario.

Previsión de demanda

Antes de nuestra llegada, la red de farmacias realizó un pronóstico de forma independiente utilizando un promedio móvil e hizo muchos ajustes manuales, porque el modelo no siempre se ajustaba. Más precisamente, utilizaron la formación automática del pedido y la capacidad de editarlo. En nuestra opinión, la edición fue algo abusada, porque casi todas las órdenes involucraban intervención manual. Esto ocurrió más probablemente debido a la falta de un modelo: por lo tanto, el pedido automático no tuvo en cuenta lo que ya estaba yendo a la farmacia, pero aún no se había llevado a un almacén minorista.

Como resultado, envolvieron cada pedido con una nube de muletas mentales e hicieron correcciones en sus dedos: "se monta, es necesario el doble, aquí el proveedor es malo, pediremos más, y esta temporada el invierno es frío, también necesitamos esto". El enfoque tiene derecho a la vida, pero resulta ser muy inexacto en el resultado final. Es imposible trabajar únicamente de acuerdo con el pronóstico disponible: hicieron un parche, funcionó en un lugar, pero se rompió en otro, hicieron un parche allí. Como resultado, nadie puede recordar cómo comenzó todo y por qué. Pero un montón de correcciones funcionan para todo:

"¿Por qué agregaste diez paquetes de todos los medicamentos en esta lista?"
- Sí, el sistema siempre comete errores aquí, así que corrijo.

- ¿Y por qué tomaste 12 paquetes por punto, cuando el consumo mensual promedio es de dos piezas?
- Bueno, pensé que no era suficiente, ¡así que agregué!
"¿Entiendes que se trata de cinco farmacias, y ahora alguien se quedará sin ellas?"
- si? Ouch Bueno, pide más.

"¿Por qué solo transportas tres botellas?"
"Porque toma una o dos piezas en un mes".
"Se llevaron cinco piezas la semana pasada!" ¡Lleva diez, Herodes!

Resultó que los KPI del comprador se consideran para los bienes faltantes. No por la efectividad de la rotación, no por algunos criterios aún más cercanos al comercio, sino por cuántas tabletas empuja en cada farmacia. El hecho de que luego se cancelen después de la fecha de vencimiento ya no es su dolor de cabeza. También se redujeron los márgenes y las ventas al costo al final de la vida útil.

La ejecución real de la orden fue de aproximadamente el 20%.

Que hizo

A continuación, resolvemos el clásico problema de pronóstico minorista. Ha sido absorbido cientos de veces y es conocido, tal vez, por todos.


Restauración de la demanda, pronóstico y reservas óptimas para el medicamento crítico: Viagra.

La pregunta está en configurar el modelo. Utilizamos las siguientes reglas:

1. El enfoque habitual para optimizar las existencias es restaurar la demanda (descartando las parcelas sin este producto disponible para estadísticas), pronosticando la demanda por modelos autorregresivos teniendo en cuenta las tendencias, la estacionalidad, los eventos del calendario, creando un programa de suministro, calculando existencias óptimas en farmacias y existencias, creando pedidos.
2. Consideración de la falta de fiabilidad del proveedor: cuantas más sorpresas pueda presentar un proveedor, más inventario de almacén se necesita para la red.
3. Teniendo en cuenta la indispensabilidad del medicamento para la adquisición operativa: no tiene sentido almacenar carbón activado: cada proveedor lo tiene. Medicamentos según la fórmula después de la divulgación de la patente, también. Pero nuevas drogas únicas, sí.
4. Algunos productos requieren almacenamiento en frío: hay una optimización más estricta del inventario en el punto de venta.
5. Los estupefacientes se suministran según condiciones especiales.
6. No puede mover productos entre farmacias, por lo que, si es posible, debe usar transacciones de suministro más frecuentes y más pequeñas.

El último punto puede parecer extraño, pero el proceso correcto para los medicamentos es que debe tomarlos de la farmacia y enviarlos de vuelta al almacén central. Ahí, acepte, realice una nueva cuenta de lote (es decir, comience como una nueva SKU con una fecha de vencimiento diferente en realidad) y distribúyala nuevamente. Además, cada lote de productos del proveedor pasa por el proceso de su certificación, lo que complica un poco el flujo de trabajo. Todo el proceso, por supuesto, es manual.


Para algunos productos hay un reembolso (el suministro requerido, que siempre debe estar en la farmacia, en opinión de especialistas en surtido), aquí está la restauración de la demanda y el modelado de saldos para uno de ellos.

Como resultado, es más fácil para ellos tirar mercancías después de la fecha de vencimiento que tratar de redistribuirlo. Hay un truco de vida con “arbustos” de farmacias cuando varios puntos de venta pertenecen al mismo director, y se puede redistribuir con relativa facilidad entre ellos, pero también hay un par de dificultades. Cree correctamente un sistema de optimización multi-nivel donde la necesidad del almacén se forme a partir de las necesidades de las farmacias con cobertura regulada. La necesidad de farmacias se calcula sobre la base de un pronóstico estadístico que tiene en cuenta la tendencia y la estacionalidad. El producto se distribuye entre todas las farmacias por ventas, lo que reduce la función negativa de las ganancias perdidas. El stock del almacén se divide en varias existencias virtuales, una de las cuales proporciona productos a las farmacias, y las otras se utilizan para cumplir con las obligaciones de comercialización, ventas al por mayor, etc. Pero es muy difícil probar la segunda. Como resultado, ahora estamos construyendo un pronóstico de mercado promedio para todas las farmacias, luego formamos el pedido general correcto para el almacén y luego lo distribuimos con pequeñas transacciones a medida que lo gastamos.


Este gráfico muestra que los productos estaban en una farmacia en el mercado de valores, y en los otros dos no estaban en ese momento.

Los primeros resultados fueron, aquí están los gráficos de algunos medicamentos:


El primer ejemplo.


Segundo ejemplo

Antes de esto, la distribución de farmacias tenía otra característica. ¡El producto fue para aquellos que están más cerca de la parte superior de la lista alfabéticamente! Es decir, en el caso de 12 paquetes de medicamentos con un consumo promedio por un período de dos, las primeras seis farmacias en “A” lo reciben, y el resto no. En otra red, se asignaron farmacias prioritarias: allí, al principio, los productos fueron de acuerdo con una lista, luego, de acuerdo con otra. Pero casi lo mismo. Si está abriendo una farmacia, intente no llamarla "Y". Mejor llámelo "Aachenosaurus", y la entidad legal es "AAA" LLC. Habrá muchas preguntas, pero estarás con los productos.

Los directores de farmacias conocían esta característica y trataron de acordar de antemano para robar todos los productos: es mejor almacenar en casa que esperar el clima junto al mar. Esto también causó irregularidades en el modelo anterior y creó un sabor único de medidas de TI opuestas, porque el esquema habitual se estaba rompiendo en la dirección de ser más rentable para toda la red.

Hubo un problema con el parafarma, es decir, con los mismos champús terapéuticos. Simplemente no pueden entregar un tubo que se está vendiendo: se necesita entregar un estante completo. Los proveedores pagan por la exhibición abierta, esta es una farmacia a la mitad con un negocio de publicidad. Pero en el modelo de compra, simplemente revenden este segmento. En teoría, la gestión del suministro es más flexible que en medicamentos, pero se presta mucha menos atención a la matriz de surtido. Mientras los compradores necesiten tiempo en el producto principal, en un parafarmacia, se tomó la decisión de revisar la matriz una vez al año. Esto significa que durante todo el año no se puede introducir un nuevo producto o se retira un producto que no está a la venta. En pocas palabras: sí, reciben bonificaciones, pero la eficiencia operativa sufre.

Al final resultó que, a veces, se hacen cosas más o menos similares con la distribución de medicamentos: bien puede haber un medicamento que no se venderá durante años.

Otra dirección donde la red está tratando de desarrollarse es mover su venta al por mayor. Como ya compran grandes cantidades a buenos precios, sería lógico venderlos más. Existe el derecho de revender, el mercado no sufre dumping, ya que es muy fácil controlar el precio minorista recomendado. Solo ahora, la venta al por mayor también se vende en grandes cantidades, y a veces sucede que tal envío ha dejado lo que podría ser útil para su propia red minorista. No había mucho equilibrio allí.

Y finalmente: la contratación de suministros es peculiar, es decir, hay interrupciones en el pago. Es tan directo por la uña. Dado que no existe una administración de dinero adecuada (nuevamente, porque no siempre es el mejor personal y no siempre hay al menos algún tipo de automatización de la rutina), esto significa problemas con los siguientes pedidos.

¿Por qué no hay mejores marcos? Porque en el ámbito de la alta rotación del personal, incluido el liderazgo. Esto conduce al caos en la gestión de los sistemas de informes y a una comprensión inexacta de sus propios procesos comerciales. Las frases "No sé dónde mirar" y "Sí, ¡esto no puede ser! ¿Cómo encontraste esto? - Uno de los más frecuentes en nuestros diálogos para sistemas de TI.

Piensa lo suficiente? No Si vienes a automatizar algo en el mundo real, entonces está lejos de ser pura matemática, pero hay muchas, muchas búsquedas de datos de origen y su unificación. En nuestro caso, más características:

• Las empresas utilizan varios directorios de productos a la vez, en los directorios a menudo hay errores gramaticales o características ortográficas, por lo que productos similares pueden clasificarse en diferentes categorías.
• La tara, es decir, la cantidad de paquetes de tabletas en un paquete de transporte, cambia constantemente y se almacena en las cabezas de las personas en algunos lugares.
• Los arcos logísticos no siempre se describen correctamente: se refieren a farmacias cerradas o a productos derivados de la matriz.
• No puede ver la distribución completa del producto. No de un sistema, sino simplemente imposible. Es necesario recogerlo por eco de muchos sistemas y documentos.

Como resultado, redujimos el déficit en un 15% y redujimos nuestro inventario en cinco días simplemente redistribuyendo correctamente los productos y pronosticando con mayor precisión la demanda (excluyendo la promoción, pedimos lo mismo con nuestras manos). Las ventas subieron un 1,5%. Math ganó esta ronda.