Cómo reunimos un súper equipo en un sitio remoto y nunca nos arrepentimos

No pido una revolución, pero quiero que las oficinas en Rusia se cierren masivamente, y la mayoría de los empleados se mudaron a un sitio remoto. Me parece que esto permitirá que tanto las personas como las empresas trabajen de manera más eficiente.

Compartiré mi experiencia personal sobre cómo contratar empleados remotos, cómo dar forma a los procesos de trabajo y cómo equipar una acogedora "oficina" virtual.

Ahora 10 personas trabajan en nuestro equipo de YouGile , y todas están en un formato remoto. No atraemos inversiones, obtenemos ganancias y crecemos en usuarios activos al 10% por mes durante 2 años.

Planificación diaria

Y puedo decir que formar un súper equipo en un sitio remoto es bastante realista: el mercado de trabajo remoto está creciendo año tras año. Tengo algo que comparar: nuestra primera empresa de TI (RedHelper) alquiló 250 m2 en Paveletskaya en Moscú.

El artículo tiene dos partes: "Parte 1. Cómo buscamos a las personas" y "Parte 2. Cómo organizamos el trabajo". Después de todo, antes de organizar los procesos, es importante formar un buen equipo.

Te invito a mirar nuestro "backstage".

Parte 1. Cómo encontramos profesionales fuertes

Una competencia de 100 personas por 1 vacante es una posibilidad real incluso para la empresa más pequeña, si está lista para contratar empleados remotos. Revelaré algunas reglas que nos ayudan a obtener una gran cantidad de comentarios y seleccionar colegas realmente fuertes de ellos.

Aquí hay un ejemplo de cómo en 10 días recibimos 294 respuestas a hh.ru:

Ofertas de trabajo de HH

Este no es un indicador absoluto, el número de respuestas depende de la posición, el nivel de salario y otros factores. Sin embargo, está claro que hay muchos que quieren trabajar.

Cómo escribir una vacante

Siempre indicamos en el título del trabajo que este es un trabajo remoto. Este nombre a veces se modera en hh.ru, pero lo edito de nuevo y llamo al soporte. El resultado (3 veces más respuestas, sin restricciones regionales) vale la pena.

Además, esto le permite "atraer" a los mejores especialistas que siempre están empleados. Y udalenka es casi la única forma de comenzar a trabajar con ellos. Esto es especialmente cierto para las startups que sueñan con un desarrollador genial, pero no pueden ofrecerle el mismo espacio abierto elegante, como por ejemplo con Yandex. Pero pueden ofrecer una udalenka democrática.

En la descripción del trabajo, nos adherimos al estilo "hogar". Sin oficia y burocracia. Una cosa es la vacante de oficina de un gran banco, y otra muy distinta es la vacante de un empleado remoto en una empresa de TI moderna. Simplemente escribimos quiénes somos y qué hacemos.

A menudo pedimos a los candidatos que completen una tarea corta en una carta de presentación:

"Escriba en sus propias palabras en 3-4 oraciones lo que es un sistema de gestión de proyectos".

Para que pueda entender en 30 segundos si desea realizar una entrevista. Esto funciona bien cuando se contratan redactores, diseñadores y gerentes, pero para los técnicos es mejor no usar este movimiento. Las respuestas de los programadores geniales no son suficientes, por lo que tratamos de protegerlos.

¿Por qué siempre mantener un trabajo abierto?
Tiene sentido entrevistar a 1 candidato de cada 100, pero el más interesante. Si necesita encontrar un especialista con urgencia, en 2-3 semanas, inevitablemente tendrá que hacer compromisos duros y bajar el listón. Si elige una estrategia de reclutamiento permanente, puede apuntar con seguridad a un candidato un nivel más alto y seleccionar colegas realmente fuertes.

¿A quién llamamos para una entrevista?

• El candidato completó con éxito la mini-tarea, que le pedimos que hiciera en una carta de presentación.
• Es aconsejable que el candidato ya tenga experiencia en trabajo remoto. Según mi observación, en el 80% de los casos, una persona sin experiencia en un sitio remoto no podrá involucrarse en los procesos de trabajo. Pero hay cada vez más personas con tales antecedentes. Hace solo 3 años, solo 5 de cada 100 candidatos trabajaban anteriormente de forma remota, ahora cada cuatro.
• También es importante para mí que el candidato tenga resultados y logros medibles. Si no es profesional, al menos personal. Por ejemplo, el título de maestro de deportes me importa. Muestra que una persona es capaz de trabajar duro, lograr objetivos y ganar.

Un buen movimiento es contratar empleados remotos por medio tiempo. (4 horas al día)
Mi experiencia muestra que a menudo los profesionales eligen este formato. Ya tienen un trabajo, pero quieren más. Quizás combinan varios proyectos. Y este es un indicador de que el especialista está de pie. Además, de esta manera usted optimiza los costos usted mismo: si un empleado no cumple con sus expectativas, lo separará a un costo menor que en el modo de tiempo completo.

Como entrevistar

La tarea principal que me propuse en la entrevista es comprender si una persona podrá completar la tarea de prueba. Esto difiere de los enfoques habituales cuando se trata de tomar una decisión sobre una cita de prueba para una entrevista.

¿Por qué es esto importante para mí? Si en la siguiente etapa el candidato falla completamente la tarea de prueba, entonces el problema es cómo organizamos la selección, no el candidato. Por lo tanto, todas mis preguntas están relacionadas con si una persona puede resolver el problema.

Realizo la entrevista en formato de video, a través del sistema Whereby (una buena alternativa a Skype).

Cómo jugamos con velas en una entrevista
En la entrevista para el puesto de ventas, perdemos 2-3 veces diferentes ventas. El primer juego es con un producto que el solicitante vendió antes. El segundo juego es con cualquier producto que se te ocurra. Vendemos caballos, naranjas ... Dirijo específicamente las ventas a un punto muerto: "No necesito", "Ya he firmado un contrato anual con otro proveedor", y veo cómo saldrá. La clave aquí no son los scripts de plantilla memorizados, sino la flexibilidad y la capacidad de buscar diferentes enfoques. A veces "cambiamos" los roles, y en el papel de vendedor, yo mismo ofrezco opciones para resolver una pregunta sin salida. Si el candidato capta rápidamente mi línea de pensamiento y hace frente a la tarea en el próximo juego, entonces este es claramente un buen retador.

Tarea de prueba pagada (¡el punto de selección más importante!)

Durante esta etapa de la contratación, la tarea principal es verificar la mentalidad del solicitante y determinar si es adecuado para llevar a cabo las tareas. Y la tarea de prueba en sí misma debería ser una pequeña tarea real.

Por ejemplo, para una vacante de redactor publicitario, sugerimos escribir un artículo en cualquier formato durante 4 horas y 2,000 rublos: "Comparación de varios sistemas de control". En este caso, el candidato puede (debe) hacer cualquier pregunta.


Incluso con un currículum muy bueno y una entrevista exitosa, solo 4 de cada 5 solicitantes realizan esta tarea de manera deficiente. El principal problema es tratar de "verter agua", escriben un texto largo y sin sentido. O escriben demasiado publicitariamente y "a bajo precio".

Espero obtener el texto de un autor, material bien pensado con hechos y consejos valiosos. Por supuesto, durante 4 horas estudiar profundamente temas desconocidos es casi imposible. Pero aprecio precisamente el intento de hacer esto, así como la capacidad de extraer y procesar información. Los mejores candidatos hacen muchas preguntas y escriben artículos cortos con significado en cada oración.

Por qué se debe pagar la tarea de prueba
Ofrecemos solo artículos de prueba pagados. Esto aumenta significativamente las posibilidades de obtener un buen especialista. No todos los candidatos respetuosos pasarán tiempo en una prueba gratuita y, de ser así, será reacio, sin un grado adecuado de participación. La tarea de prueba con pago está mucho más cerca del trabajo real. Alguien puede objetar que estos son costos adicionales para la empresa, y los candidatos a menudo aceptan mostrarse sin pago. En realidad, es solo miseria, en el marco de los gastos de la compañía, generalmente son pequeñas cantidades, y el nivel de candidatos será muy diferente.

Parte 2. Cómo organizamos el trabajo

Así que llegamos al punto. El equipo se formó, pero ahora ¿cómo organizarse en un sitio remoto? ¿Cómo seguir el trabajo, cómo entender lo que está sucediendo en la empresa? Compartiré mi experiencia sobre cómo resolvemos estos problemas.

Mito: un televisor, un refrigerador y un sofá ganan a un empleado remoto
Sin embargo, si ató a una persona a la oficina, esto no significa que vaya a trabajar. Facebook, una máquina de café y una sala de fumadores también pueden ganar en la oficina. Tanto en la oficina como en el control remoto: la persona trabaja o no. En un sitio remoto, por el contrario, es más fácil evaluar la productividad de los empleados. Ya que está completamente enfocado en las tareas, y el empleado no puede ocultar su inacción mediante una comunicación agradable con una taza de café y eventos corporativos. En un lugar remoto es casi imposible imitar la actividad violenta, porque no es visible. Pero los resultados son visibles de inmediato. La productividad de los empleados es muy fácil de evaluar por la cantidad de tareas resueltas.

¿Cómo entender si un empleado está trabajando o haciendo el tonto?

De ninguna manera Pero esto no se puede entender en la oficina. Aquí es importante monitorear no a las personas, sino a las tareas. Cualquier empleado puede hacer cualquier cosa y en cualquier momento, este es su negocio. Nuestro negocio es ver si resuelve problemas o cuenta historias hermosas, por qué no funcionó.

A menudo, los gerentes acostumbrados a la oficina tienen un fuerte sentimiento: los empleados no trabajan si no son expulsados. Cuando trabaje en un sitio remoto, debe cambiar esta sensación exactamente a la inversa: ¡los empleados trabajan por defecto!

¿Necesito verificar cuántas horas trabajó un empleado?
Ni siquiera lo intentes. Eso es lo que el formato de trabajo remoto difiere del de oficina. No trabajamos de forma remota "de llamada en llamada". Algunas compañías ofrecen a empleados remotos que instalen programas para registrar el tiempo en una computadora. Y así asustar a los especialistas que valoran el remoto precisamente por su naturaleza democrática, su horario flexible y su enfoque en los resultados (independientemente del tiempo dedicado al proceso). Al rastrear el tiempo de trabajo, de hecho nivelará todas las ventajas del trabajo remoto, debilitará la autodisciplina de los empleados y reducirá su motivación para cerrar las tareas a tiempo. Especialmente si su salario depende de la cantidad de horas trabajadas. En este caso, los empleados estirarán específicamente el tiempo que trabajan en la tarea.

¿Cómo planeamos el trabajo?

Estamos desarrollando un sistema de gestión de proyectos donde cada tarea es un chat y, por supuesto, llevamos a cabo todas las comunicaciones y la planificación en YouGile . A veces, en aras de las pruebas, realizamos algunos procesos en productos de la competencia.

Celebramos reuniones semanales comunes los lunes. Establecemos tareas para la semana actual en todas las áreas: desarrollo, diseño, marketing, pruebas. Mostramos todo en el tablero de planificación. Si no tenemos tiempo para completar la tarea en una semana, la reformulamos con mayor precisión. Por ejemplo, la tarea era "Escribir un artículo", reformular para "Publicar un artículo". No hay multas por tareas atrasadas; todo se basa en el sentido común.


Junta de planificación semanal

Además, todas las mañanas nos reunimos con los empleados en una reunión de 20 minutos para discutir lo que se implementó con éxito ayer y lo que queda por hacer hoy.

¿Cómo se organizan los procesos de trabajo en los diferentes departamentos?

Departamento de desarrollo

Así es como se ve la placa de desarrollo. Se trata de sprints, hay una etiqueta de sprint especial por la cual puedes filtrar las tareas. Por defecto, se muestran las tareas actuales. Hay un atraso donde caen las ideas y las tareas pendientes. El departamento aún es pequeño, y todo se implementa de manera muy simple, no lo complicamos específicamente.


Junta de desarrollo

Departamento de marketing

El departamento de marketing no es una junta ordinaria. Tiene una lluvia de ideas continua y discute varios métodos de promoción. Hasta ahora hay 5 puntos clave en los que decidimos centrarnos: publicidad contextual, videos, artículos, boletines por correo electrónico y redes sociales. Las tareas clave también se colocan en el tablero de planificación semanal para que todos lo vean.


Junta de marketing

Departamento de ventas

Un sistema CRM completo se forma sobre la base de la junta del departamento de ventas. Los clientes se dividen en categorías según su estado: "No se pudo contactar", "En proceso", "Realizar Skype", "Discusión de pago", "Facturado", "Pagado". También hay muchas calcomanías: de dónde vino el plomo, qué se acordó, cuál es el siguiente paso. Varios cientos de tarjetas están constantemente en el trabajo. Varias personas pueden trabajar en el tablero. Para ver las tareas de cada administrador por separado, puede filtrarlas por artista.


Ventas de CRM

Soporte técnico

Todas las llamadas de los usuarios que nos visitan ingresan automáticamente al sistema en un tablero de Helpdesk separado. El soporte técnico trabaja con tickets y prioriza. Además, en el otro tablero, se compila una imagen general de las llamadas con contadores para cada solicitud.


La imagen de las apelaciones

PD Aún así, hay desventajas en la organización de un equipo remoto. Por ejemplo, en un sitio remoto no existe un régimen único que forme una oficina, y este es un aspecto realmente importante. Pero este es un tema para un material separado.

Y finalmente, una pequeña encuesta ...