Ahora la comunicación asincrónica se está implementando no solo en un sitio remoto

Ilustración: Yin Weihung

Estudio tras estudio demuestra una vez más que los trabajadores remotos son más productivos que sus colegas en la oficina.

Solo que no está del todo claro por qué.

Sí, las personas ahorran tiempo (y razón) al evitar atascos durante las horas pico. No se ven afectados por las distracciones en la oficina. Ganan una sensación de control sobre el horario de trabajo. Queda más tiempo para familiares, amigos y pasatiempos.

Pero además de los viajes al trabajo, todas estas ventajas no son tanto el resultado de una ubicación autónoma como un subproducto de la comunicación asincrónica: los empleados deciden cuándo comunicarse con sus colegas.

Muchos gerentes piensan en organizar el trabajo remoto, pero pocas personas consideran la idea de una comunicación más asincrónica. Aunque creo que el futuro está en el trabajo remoto , la comunicación asincrónica es un factor aún más importante en el rendimiento del equipo, independientemente de si funciona de forma remota o no. La asincronía no solo proporciona el mejor resultado, sino que permite a las personas realizar un trabajo más importante y vivir una vida más libre y satisfactoria.

Basándome en la experiencia de Doist , mi propia empresa remota y en gran medida asincrónica, intentaré explicar qué es la comunicación asincrónica, cómo mejora la productividad y qué pasos específicos puede tomar para crear un entorno más asincrónico.

¿Qué es la comunicación asincrónica?

Esencialmente, la comunicación asincrónica es cuando envía un mensaje sin esperar una respuesta inmediata . Por ejemplo, un correo electrónico. Abro y respondo cartas en unas pocas horas.

Por el contrario, la comunicación síncrona es cuando envía un mensaje, y el destinatario lo lee de inmediato y responde de inmediato . La comunicación personal, como las reuniones, son ejemplos de comunicación puramente sincronizada. Dices algo, inmediatamente recibo información y respondo de inmediato.

Pero las formas digitales de comunicación, como la mensajería en tiempo real, también pueden ser sincrónicas. Envía un mensaje, recibo una notificación y abro Slack para leer el mensaje en tiempo real y responder. Incluso el correo electrónico se ve principalmente como una forma síncrona de comunicación. Un estudio de 2015 realizado por Yahoo Labs mostró que el tiempo promedio de respuesta a los correos electrónicos es de solo dos minutos.

Antes de profundizar en los beneficios de un enfoque de colaboración más asíncrono, veamos por qué deberíamos cuestionar nuestras formas actuales, principalmente sincrónicas, de trabajar y comunicarnos.

Problemas con la comunicación constante en tiempo real.

Si los empleados son más productivos fuera de la oficina, algo está mal en la oficina.

De acuerdo con el artículo Collaborative Overload en Harvard Business Review, en los últimos veinte años, los empleados han comenzado a pasar un 50% más de tiempo comunicándose con sus colegas. Hasta el 80% de este tiempo se dedica a la comunicación por correo electrónico (en promedio, seis horas al día), reuniones (en promedio, 15% ) y, más recientemente, aplicaciones de mensajería instantánea (en promedio, Slack envía 200 mensajes a día , aunque mil mensajes son "sin excepción" para los más activos).

Esta tendencia hacia una comunicación casi constante significa que el trabajador mental promedio debe planear un día de trabajo alrededor de varias reuniones, y mientras tanto, trabaja distraídamente, distraído por el correo electrónico y Slack.

Para empeorar las cosas, el crecimiento de la tecnología móvil significa que las comunicaciones laborales ya no se limitan a un lugar de trabajo físico o tiempo de trabajo. Podemos revisar correos electrónicos y responder mensajes en cualquier momento del día. Como resultado, nunca nos apagamos por completo. Como dijo un empleado de oficina en un comentario de la revista New York: “Solía ​​despertarme, apagar la alarma y revisar a Tinder. Ahora me despierto y miro a Slack.


Slack se jacta de que los usuarios pasan nueve o más horas en el día laboral. 90 minutos de uso activo, estirados durante nueve horas, son un montón de distracciones

Un estilo de trabajo tan excepcionalmente sincrónico estaría justificado si produjera un resultado. Pero cada vez hay más pruebas de que la sobrecarga de la comunicación en tiempo real dificulta la concentración en el trabajo, agota los recursos mentales y, en general, dificulta el progreso significativo.

Ya he argumentado en contra de las aplicaciones de mensajería en tiempo real , pero vale la pena resumir los principales problemas que se aplican a la mayoría de las formas de comunicación sincrónica:

• Distracciones constantes . Ellos distraen la atención e impiden el progreso en el trabajo. Las actividades altamente efectivas y cognitivamente exigentes, como la programación, la escritura, el diseño, el desarrollo de estrategias y la resolución de problemas requieren largos períodos de trabajo profundo y centrado . La comunicación síncrona no permite asignar largos períodos de tiempo para esto.
  
  

  Ejemplos de trabajo pequeño.	Ejemplos de trabajo profundo.
  Analizando letras en el buzón	Boceto de un plan para lanzar una nueva función
  Respuestas a colegas en chats como Slack	Programacion
  Llamadas telefónicas para logística	Preparación de presentación clave
  Asistencia a reuniones de asistencia	Búsqueda y análisis de información sobre un problema específico.

  
  La frase "trabajo profundo" fue presentada por el profesor de ciencias de la computación de la Universidad de Georgetown y autor de los libros Cal Newport
  
  
• Prioridad de conectividad en lugar de productividad . En tiempo real, se le recomienda mantenerse en contacto y estar disponible en todo momento. Si se desconecta, las discusiones continuarán sin usted, por lo que no podrá responderlas ni siquiera verlas. Para no perderse decisiones y debates importantes, las personas intentan estar siempre en línea y en la mayor cantidad de reuniones posible, lo que perjudica su bienestar y productividad.
  
• Estrés innecesario . Disponibilidad permanente significa que el empleado no controla su tiempo. Durante el día, responde a las solicitudes y no establece de manera proactiva su propio horario. Un estudio mostró que las personas compensan el tiempo perdido debido a distracciones, tratando de trabajar más rápido, lo que lleva a "más estrés, frustración, pérdida de energía extra y presión". La cultura síncrona conduce directamente al agotamiento.
  
• Disminución de la calidad de la discusión y soluciones subóptimas . Cuando necesita responder de inmediato, las personas no tienen tiempo para pensar cuidadosamente las preguntas clave y dar respuestas reflexivas. Su primera reacción a la situación a menudo no será la mejor.

Beneficios de un entorno más asincrónico

La mayoría de las personas perciben las distracciones como una rutina, pero algunas compañías, como Doist, Gitlab , Zapier , Automattic y Buffer , están tratando de implementar un enfoque asincrónico. Estos son algunos de los beneficios clave de un mejor control sobre las comunicaciones personales:

• Control del tiempo de trabajo = empleados más felices y productivos . En un entorno asincrónico, no hay un horario comercial establecido. Los empleados tienen un control casi completo sobre cómo estructuran sus días de trabajo de acuerdo con su estilo de vida, sus biorritmos y sus responsabilidades (por ejemplo, ¡cuidar a los niños!). Algunos trabajan de noche, porque les resulta más conveniente. Todas las mañanas paso una hora con mi hijo, y nadie en mi organización asincrónica se da cuenta de esto.
  
• Comunicaciones de alta calidad en lugar de respuestas superficiales . Es cierto que la comunicación asincrónica es más lenta, pero generalmente de mayor calidad. Las personas aprenden a comunicarse de manera más clara y exhaustiva para evitar conversaciones innecesarias. Tienen tiempo para pensar sobre un problema o idea específicos y dar respuestas más reflexivas. En lugar de reacciones reflexivas, las personas pueden responder cuando están listas para esto (como una ventaja adicional: cuando tenemos tiempo para pensarlo, es mucho menos probable que veamos arrebatos emocionales irreflexivos, en los últimos ocho años no hemos tenido un solo problema serio con una comunicación incorrecta).
  
• Mejor planificación = menos estrés . Si ya no es posible enviar una solicitud ASAP en el último minuto, es necesario realizar una planificación avanzada. Las personas aprenden a planificar su carga de trabajo y coordinar sus actividades con más cuidado para que los colegas tengan tiempo suficiente para responder a sus solicitudes. Esto alivia el estrés y, en última instancia, el trabajo se realiza de manera más eficiente.
  
• Trabajo profundo por defecto . Dado que los empleados no tienen que leer los mensajes en el momento de la recepción, pueden dedicar grandes períodos de tiempo al trabajo que crea el mayor valor para la organización. Vuelven para una respuesta por lotes a los mensajes 1-3 veces al día, y no saltan de un lado a otro entre el trabajo y los mensajes / reuniones.
  
  

  Bien	Mal
  Encuentre tiempo para una conversación interesante y luego regrese al modo profundo	Intentos de malabarismo para comunicarse mientras trabaja

• Documentación automática y mejor transparencia . Como la mayoría de las comunicaciones se realizan por escrito, las discusiones clave y la información importante se documentan automáticamente, especialmente si utiliza una herramienta más abierta que el correo electrónico. Estas conversaciones son más fáciles de poner un enlace. Por ejemplo, en Doist, en lugar de averiguar los motivos de la decisión o el estado de un proyecto en particular, es habitual dar un enlace a los temas relevantes de Twist.
  
  
  En el resumen de este mes, nuestra directora de marketing, Brenna, se refiere a temas relacionados para que las personas puedan entender fácilmente de forma asincrónica.
  
• Igualdad de zonas horarias . La conexión suave entre zonas horarias, nadie estará en desventaja debido a su zona horaria. Por lo tanto, expande su grupo de posibles candidatos. Puede crear un equipo de empleados estrellado y verdaderamente diverso de todo el mundo.
  
  Aunque la retención de empleados es un tipo de indicador de vanidad, creemos que es gracias a la cultura asincrónica que prácticamente no hemos tenido rotación de personal en los últimos cinco años. La retención de empleados supera el 90%, que es mucho más alta que el promedio de la industria. Por ejemplo, incluso en Google con sus campus legendarios, un montón de beneficios desde comidas gratis hasta cortes de cabello gratis, la vida promedio de los empleados es de solo 1.1 años . La libertad de trabajar desde cualquier lugar en cualquier momento es más importante que las cookies y nuestra empresa cuesta exactamente cero.

Pero! Aún necesitas comunicación sincrónica

Como con todo en la vida, una cultura asincrónica tiene ventajas y desventajas. Doist experimentó ambos.

Al comienzo de nuestro viaje asincrónico, incluimos en la lista negra la mayoría de las reuniones, ya que las consideramos una pérdida de tiempo. Casi todo se puede resolver por escrito. Pero recientemente, nuestra directora de marketing, Brenna, dijo francamente que habíamos perdido algo de contacto humano y que se sentía aislada sin contacto personal con otros empleados.


Descubrimos que la asincronía excesiva también es mala

Como resultado, aprendimos que aún debe mezclar la comunicación sincrónica donde tenga sentido: por ejemplo, reuniones o salidas cara a cara. Es difícil construir un entendimiento mutuo y relaciones personales solo por escrito: después de todo, somos humanos © Daft Pank.

Aquí hay algunos trucos que nos ayudan a establecer relaciones personales en un equipo:

• Cada empleado al menos mensualmente habla cara a cara con su supervisor inmediato para investigar el suelo, discutir problemas, establecer metas para el desarrollo profesional, etc.
  
• Experimente con reuniones de equipo al azar a través de Zoom, donde personas de diferentes equipos pueden reunirse y hablar sobre cosas que no funcionan.
  
  

  Me divertí mucho poniéndome al día con @aboutboard , @odsamuels y @jvalente sobre la vida y el trabajo.
  
  ¡Tenemos muchos lugares de reunión casuales esta semana en @doist ! ¡Pequeñas cosas como esta nos ayudan a sentirnos conectados con todas las grandes personas con las que trabajamos! #remotework pic.twitter.com/lAhAL8LQSw

  - Andrew Gobran (@AndrewGobran) 2 de octubre de 2019

  
  
• Viajes anuales corporativos y de equipo donde la gente se comunica en persona.
  
  
  Doist excursión corporativa. Azores, 2019
  
• Para todos los principiantes, una semana de trabajo personal con el líder del equipo líder. Esto ayuda a los principiantes a integrarse más cómodamente en el proceso, haciendo cualquier pregunta.
  
• Reembolsamos el costo del coworking para que las personas, si lo desean, abandonen sus hogares y se comuniquen más en la oficina / comunidad.
  
  (Si está interesado, aquí está mi artículo más detallado sobre el trabajo remoto y la salud mental ).

Hoy minimizamos el número de reuniones, pero no las prohibimos. Nuestra pila de comunicaciones actual se parece a esto:

• 70% asíncrono a través de Twist, Github, Paper
  
• 25% en sincronización a través de herramientas como Zoom, Appear.in o Google Meet
  
• 5% de reuniones personales, por ejemplo, visitas anuales a la naturaleza de toda la empresa o equipo

Para obtener más información sobre las herramientas utilizadas y nuestros métodos de comunicación, consulte el artículo "La pirámide de la comunicación remota en un equipo".


Nuestra pila de comunicación

En general, use la comunicación sincrónica en los siguientes casos:

• Desea establecer un entendimiento mutuo entre las personas (por ejemplo, las conversaciones individuales o las reuniones de equipo son adecuadas).
  
• Es necesario traer información importante o discutir algunos temas delicados.
  
• Hay muchos factores desconocidos, y usted quiere hacer una lluvia de ideas sobre varias ideas y soluciones.
  
• Hay muchas variables que cambian rápidamente, y desea llevar rápidamente la misma información a todos, por ejemplo, en una reunión sobre el lanzamiento de un proyecto.
  
• Hubo una crisis que requirió atención inmediata, por ejemplo, un bloqueo del servidor. Utilizamos Telegram con las notificaciones incluidas solo para comunicaciones de emergencia.

La comunicación sincrónica debería ser la excepción, no la regla.


En lugar de (y a veces además) reuniones semanales, cada equipo lanza un flujo el lunes y publica los resultados del plan de la semana pasada para el actual. Por lo tanto, todos pueden ver en qué están trabajando los demás en diferentes equipos.

Cómo crear una cultura asincrónica dentro de un equipo

La transición a la asincronía no sucederá de la noche a la mañana. Requiere un cambio profundo en herramientas, procesos, hábitos y cultura. Aquí hay algunos pasos específicos que puede tomar individualmente y como líder de equipo.

Lo que un empleado puede hacer:

• Sobre comunicación . Al enviar un mensaje, proporcione tanta información como sea posible. Visualice capturas de pantalla o screencasts. Diga claramente lo que necesita de otra persona y en qué período de tiempo. Unos minutos dedicados a los detalles y la edición del texto (para una mejor comprensión) pueden ahorrar días de hablar de un lado a otro en un entorno asíncrono.
  
  

  Falta de comunicación	Sobre la comunicación
  ¿Puedes enviar un informe sobre el contenido tan pronto como haya tiempo?	¿Puede enviar un breve informe (≈1 p.) Con las métricas del blog de Google Analytics para el próximo martes hasta las 14-00 EST? Tenga en cuenta esto: las principales publicaciones, la cantidad de vistas únicas, la tasa de rebote, el CTR y el plan para futuras publicaciones. Aquí hay un buen ejemplo de dicho informe: una plantilla de informe de contenido . Estaría agradecido!

  
  Redacte su mensaje de la manera más clara y cuidadosa posible.
  
• Planifique con anticipación para que las personas tengan tiempo de revisar su mensaje . Por ejemplo, "Me gustaría terminar esto en dos días, preferiblemente con su participación", y no "Necesito su respuesta dentro de una hora".
  
• Siempre verifique la configuración para compartir documentos . Esto parece un poco, pero si alguien tiene que solicitar acceso, puede retrasar el proceso general durante varias horas o incluso días.
  
• Antes de las reuniones, inicie una secuencia o cree un documento . Comparta toda la información y discuta los temas clave antes de la reunión para que todos puedan comprender completamente el tema.
  
• Después de la reunión, escriba la discusión y el resultado . Inicie la transmisión o continúe el documento para que todos los que faltan puedan encontrar esta información. Incluso comenzamos a experimentar con la grabación de reuniones en video para que todos pudieran asistir de forma asincrónica.
  
• Desactiva las notificaciones . En su lugar, reserve ciertos intervalos de tiempo durante el día para verificar y responder correos electrónicos y mensajes.
  
  
  
  
  
• Use el tiempo de espera productivamente . Esperar una respuesta no será un gran problema si hay algo que hacer.

¿Qué puede hacer un líder de equipo?

• Anime a todos a dominar la comunicación escrita como una habilidad central . Esto reducirá el tiempo de espera y transmitirá rápidamente la esencia de las cosas. En un entorno asíncrono, todos deben ser grandes escritores.
  
• Evalúe a las personas según sus resultados, no la velocidad de respuesta o la cantidad de horas trabajadas . Ya escribimos en detalle sobre la evaluación del desempeño .
  
• Cancelar horas obligatorias u horas de oficina . Esto le permitirá contratar empleados de cualquier parte del mundo y, naturalmente, cambiará su organización hacia una comunicación más asincrónica cuando las palmaditas en el hombro ya no estén disponibles.
  
• Centrarse en la confianza, organización, independencia y responsabilidad . Sin esto, la comunicación asincrónica nunca funcionará. Por ejemplo, uno de los valores centrales de Doist establece que todos confían en sus plazos, y sus amigos no tienen que pensar en cumplir su palabra. Nuestra comercializadora Brenna Laurie habló con más detalle sobre cómo generar confianza en un equipo remoto con comunicaciones asincrónicas.
  
• Implemente un modelo de Persona Directamente Responsable (DRI) en la gestión y la toma de decisiones . Este modelo ha hecho popular a Apple. Significa que la empresa siempre tiene una persona específica responsable de cualquier área o proyecto específico. Esta persona no hace todo por sí mismo, sino que organiza un equipo o proyecto, toma decisiones clave y, por regla general, se le informa sobre el momento y los resultados. , , . , .
  
• . , Doist 24 .
  
• . , Doist , . . , .
  
  
  
  
  Doist « Doist» (Doist Heads)
  
  
• , , , - GitHub, Basecamp Twist . . , , . , . . .
  
• . Telegram. . . .

La asincronía es una batalla dura que desafía el estado de cosas habitual.

Sabemos que estamos desafiando el status quo y que las comunicaciones silenciosas y asincrónicas no son la norma actual. Se requiere un cambio de paradigma real.

Apostamos a que en el futuro las compañías más exitosas serán aquellas que decidan tomar ese cambio. Equipos que no requieren que los empleados estén constantemente en contacto, que priorizan la comunicación asincrónica para crear las condiciones para un trabajo profundo. Lo que permite a los empleados desconectarse y recuperarse por completo. Nos complace compartir nuestro viaje a este mundo y lo invitamos a explorarlo.