¿Responde fácilmente a una solicitud de ayuda? ¿No te resulta difícil hacer un par de tareas adicionales? ¿Rehaces en silencio un trabajo no tan bueno para colegas o subordinados? Lo más probable es que su carga de trabajo lo haga "sobrecalentarse".
A menudo, en una pequeña empresa, hacemos todo en una fila, sin darnos cuenta de eso: el servidor de prueba se reiniciará, lo que nosotros mismos informaremos al cliente en el chat en lugar del ingeniero; cuelgue un banner: espere un minuto, tengo acceso al panel de administración, listo; código analítico: cuelguemos Tag Manager y le mostraremos cómo colocar etiquetas a través de él; aquí en la descarga hubo picos y fallas sospechosas, hice detalles adicionales para usted ... La situación es especialmente difícil en las empresas que trabajan activamente en las solicitudes de los clientes, y cada empleado asume las tareas más diversas. Como resultado: fatiga, agotamiento, errores y bloqueos de sus propias tareas pendientes. ¿Eso es familiar? Busquemos razones y soluciones debajo del corte.
¿Por qué está pasando esto?
Hay muchas razones por las cuales un empleado asume una cantidad insoportable de tareas. Si no es dueño de un negocio y no recibe una participación directa de las ganancias, debe buscar sus razones en la lista a continuación. Sí, y si el propietario, sin embargo, también, y esto sucede.
- El empleado se esfuerza por demostrar su valía. Si una persona no confía en sí misma, tiene dificultades para identificarse en una profesión: está deprimido al compararse con otros colegas, historias de éxito profesional e incluso con hallazgos exitosos de competidores. Por lo tanto, encuentra una manera: convertirse en multitarea y demostrar su valía cerrando tarea tras tarea, trabajando 12 horas al día y sin detenerse el fin de semana.
- A veces, la razón por la que te dedicas a varios trabajos es el deseo de ir a lo seguro : si tienes muchos hilos de trabajo vinculados a ti y trabajas en todos los frentes, se reduce la probabilidad de ser despedido o reducido en tiempos difíciles. Por lo tanto, debe aprovechar la inercia y la pereza de los colegas y convertirse en indispensable.
- El trabajo de otra persona a menudo lo realizan personas capaces, inteligentes y compiladas. Se les asigna fácilmente sus tareas, no es difícil tomar extraños e incluso organizar un trabajo a tiempo parcial en forma independiente. Son fuertes profesionales adictos al trabajo que les gusta realizar bien las tareas y no les gusta tomar café con sus colegas cinco veces al día. Como regla, valoran y aman la empresa y los proyectos, por lo tanto, trabajan de manera desinteresada para que todos sean mejores de lo que son.
- Hay momentos en que a un empleado simplemente le gusta su trabajo , le apasiona y lo hace con placer. Ni siquiera te das cuenta de que ese día de trabajo ha terminado. Además, abandonar el caso en la etapa final es simplemente indecente. Aquí hay otra media hora. Terminaré esta proyección y correré a casa para que mañana no vuelva a ella, pero haga otras cosas :).
- Sucede que ayudaste y se convirtió en la norma . De hecho, al principio parece que no hay nada especial en ayudar a los colegas. Sin embargo, probablemente muchos de los lectores estén familiarizados con este enredo: primero, envíe el enlace, luego ayude, luego venga, luego muestre, al final, "Hágalo, por favor, rápidamente, de lo contrario elegiré estas tres líneas del informe durante dos horas". Gradualmente, tales apelaciones se convierten en la norma y si te niegas, te convertirás en la peor persona. El empleado no quiere ser malo, y aconseja a izquierda y derecha, ayuda, y luego la luz en su oficina se apaga después de las 22:00 ...
- Sorprendentemente, el síndrome del novato se convierte en la razón del "trabajo acumulado". Un hombre llega a una nueva oficina, muestra sus conocimientos y habilidades al máximo, para no golpear la suciedad en la cara, y luego de acuerdo con el escenario estándar "Bueno, si eres tan inteligente, puedes hacer esto también".
- Uno de los escenarios más comunes: el jefe hace el trabajo para los subordinados , porque tiene miedo o es necesario o se avergüenza de la mala calidad del trabajo de la unidad. Y esta no es la notoria microgestión y perfeccionismo, es solo el deseo de hacer el trabajo al menos aceptable. Naturalmente, los subordinados se relajan, porque el jefe está bien hecho, realizan tareas aún peor, y se olvida no solo de comer, sino también de ir al baño.
- A veces el trabajo se prolonga debido a la rutina . Este es el fruto de una organización empresarial pobre: varios procesos se prolongan al mismo tiempo, y no hay opciones para hacer algo en secuencia, hay que hacer todo de una vez.
- Durante una crisis (en la economía o en la cabeza de los altos directivos), la razón para cargar tareas para uno o dos empleados es el deseo de tapar todos los agujeros con la ayuda de un par de unidades de personal . Así es, ¿por qué contratar nuevos si estos aún
no han muerto ? La misma historia sucede cuando solicitan ser reemplazados hasta que encuentran un nuevo empleado, pero nada cambia incluso después de contratar a tres más: son nuevos hijos , aún no se han mudado y luego tienen un nuevo trabajo, no están a la altura de las responsabilidades por las cuales fueron contratados
- Hay personas de acuerdo con la naturaleza del personaje "rescatador" : no necesitan ganarse el favor, son profesionales, no compran la amistad de sus colegas, tienen una carga normal, pero aún así toman el trabajo por sí mismos. Las razones son simples: lástima y amabilidad, son tan criadas que provienen de la infancia. El equipo toma amabilidad por la debilidad y utiliza activamente los servicios de un buen colega.
- La razón más vil para hacerse cargo del trabajo de otra persona son los amigos del equipo . Solo recuerda: si tu amigo te permite trabajar para él, él no es un amigo. Después de que usted o su partida de la compañía ni siquiera se entere de él.
Tres lineas de publicidad
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Por lo general, en una oficina mega-adicto al trabajo, se mezclan varias razones, solo uno o dos motivos son raros. Pero hay signos externos generales por los cuales se puede reconocer a esa persona.
- Estas personas, por regla general, son aburridas en la conversación, y en absoluto por el hecho de que viven del trabajo, es solo que sus cabezas están ocupadas con pensamientos sobre los procesos de trabajo y es psicológicamente difícil cambiar a un viaje de sábado o discutir una nueva serie, vista de noche.
- Estas personas a menudo están enojadas, están cansadas. No, no culpan a nadie por la congestión, solo una persona cansada con una sonrisa dura, puede verificar en la práctica.
- Estos tipos rara vez hablan de procesamiento, reconocen e incluso se dan cuenta de su carga de trabajo. Consideran que su modo de operación y su intensidad son la norma e incluso se dan cuenta de esto.
- En el equipo, estos empleados se consideran malhumorados, débiles o profesionales arriesgados: depende de otras opciones del carácter de un colega. Por desgracia, el malentendido prevalece sobre la apreciación y la gratitud (ja, ja, ja).
- Estos empleados nunca buscan liderazgo, presumen o informan resultados en cien páginas y edificios coloridos. portal, por lo que a menudo resultan subestimados, o incluso caen bajo la mano caliente porque "arrastran más, más responsabilidad".
- En las mesas de tales chicos y chicas hay una taza casi llena de té o café refrigerado :-)
Seguramente usted, al leer este artículo, sonrió cuando se reconoció a sí mismo oa un colega. Pero ha llegado el momento de una revelación difícil: tales tipos en el equipo son muy malos para una empresa, especialmente en una pequeña empresa, donde cada empleado tiene una gran influencia. Y parece que el principio habitual de Pareto funciona: el 20% de los empleados realiza el 80% del trabajo. Pero qué mierda suena en términos de costos de personal ...
Entonces, ¿por qué es malo?
- Los empleados más productivos se agotarán rápidamente, porque la carga y la responsabilidad harán su trabajo. Como resultado, se enferman, tratando de superar el agotamiento, o el trabajo aumenta, porque sus manos cayeron.
- Es difícil hacer un buen trabajo bien, por lo que recibirá errores en el trabajo (a menudo estúpido y ofensivo), o una fecha límite (hasta que todo esté bien hecho).
- Los empleados que pueden realizar muchas tareas diversas son difíciles de lograr en sus carreras, aunque se lo merecen como nadie más. El hecho es que el cambio constante entre diferentes tipos de trabajo le permite ser un gran especialista y no deja ninguna posibilidad ni tiempo para penetrar en las profundidades de una esfera estrecha de conocimiento.
- Los empleados relajados, para quienes se realiza el trabajo, decidirán que el resto del negocio se hará solo, por lo que puede bajar las mangas, servir café y encender YouTube.
- Tarde o temprano, surgirán conflictos en el equipo, que vendrán de los empleados con exceso de trabajo debido a la injusticia general, la igualdad de remuneración para diferentes cargas de trabajo, etc., o de "subcargados" debido a la tensión en las relaciones, las demandas de tomar aún más trabajo , problemas con el liderazgo e incluso debido a la arrogancia general.
En cualquier caso, tarde o temprano resultará en una pérdida de ingresos o de clientes (y allí ingresos).
En principio, esta situación puede ocurrir en cualquier unidad, pero la mayoría de las veces, las sobrecargas debidas a las tareas de otras personas ocurren en varias:
- soporte técnico y cualquier tipo de soporte: "Tome un boleto, su tema", "Tome un boleto, corro a la farmacia", "Responda allí, de lo contrario no lo sé", "Oh, responde tan bien, responda el mío también";
- desarrollo: "Su código es más limpio, pero no tiene tiempo", "OOP me pasó de largo", "Bueno, ¿cuánto le cuesta cerrar tres errores allí";
- Marketing y publicidad: "Mire la configuración de la publicidad", "Y escriba un anuncio", "Oh, cómo está en inglés", "Y haga esta campaña también, ya lo tiene".
¿Entonces despedirlos o qué?
No, por supuesto, usted no quiere reducir la eficiencia laboral usted mismo. Es necesario tomar medidas administrativas y operativas para utilizar dicho potencial en beneficio de la empresa y, al mismo tiempo, no amortiguar el resto.
No hay necesidad de empujar
Asegúrese de consultar los tipos anteriores e intente comprender con cuál está tratando. En base a esto, debe trabajar con un empleado, construir una conversación. Si no ve las razones de la sobrecarga de empleados o colegas, no sabe mucho sobre la compañía. Aficiones durante las horas de trabajo y leer Forbes (o Habr) y estar más cerca de sus subordinados o colegas.
Las amenazas a los trabajadores no ayudarán de ninguna manera; no entenderán por qué son criticados, porque se ha hecho tanto trabajo. Por lo tanto, cualquier reproche, amenaza, cualquier presión será considerada negativa y la milicia contra el empleado causará enojo y estrés. Lo peor que puedes decir es: "No has estado de vacaciones por mucho tiempo, vete". Esto se interpretará como un deseo de demostrar que tiene un empleado innecesario.
Busque prácticas de gestión
Automatice el trabajo en aquellas unidades donde hay un problema. Si se trata de ventas y marketing, instale CRM con separación de derechos de acceso, en el que cada empleado tendrá su propia área de responsabilidad, su plan, sus KPI y se registrarán los casos de delegación y, por ejemplo, si nota un cambio periódico de gerente de los clientes de Ivanov a Prokhorov, entonces Prokhorov está procesando claramente, e Ivanov claramente decidió convertir el tiempo de trabajo en tiempo libre.
Si hablamos de soporte, soporte técnico y cualquier empleado que se comunica con clientes externos o con empleados como clientes internos (administradores de sistemas, por ejemplo), usan sistemas de tickets, son económicos, pero muestran claramente las tareas (llamadas y solicitudes), el progreso trabajo, resultado y, como en CRM, cambio de gerente. Por ejemplo, desarrollamos para tales fines la
mesa de ayuda en la
nube de ZEDLine Support , en la cual es muy conveniente tener en cuenta todas las solicitudes de los clientes y trabajar con ellas. En este caso, no perderá tiempo en la capacitación y adaptación del personal al software: la configuración no tomará más de una hora y el desarrollo de la interfaz: 5-10 minutos.
Prueba KPI
Si aplicar KPI a los programadores es difícil y en muchos casos simplemente indeseable, entonces el KPI para los servicios comerciales y de soporte es una necesidad administrativa y un motivador genial. Lo principal es hacer que los indicadores sean medibles, comprensibles y dependientes de logros reales, y no de relaciones personales (por ejemplo, "cerrar 17 tareas de servicio" es un indicador, pero "según la evaluación de los colegas es cortés por -2" es una ocasión para despedir al autor de dicho KPI).
¿Cómo salir de ese pico para el propio empleado?
En este bloque, sería posible describir de manera positiva e instructiva los métodos psicológicos y otras terapias corporativas, pero no. Esto no va a funcionar.
Lo primero que debe hacer es comprender que sobrecargar el trabajo de otra persona no lo convierte en un superhéroe, sino que le hace perder el equilibrio entre un valioso jugador de equipo (es decir, estos mueven la empresa) y sobrecargan el trabajo con una ceja (aran infernalmente y no siempre se mueven, porque no queda tiempo para definición vectorial).
El segundo es entender lo que le está haciendo mal a sus colegas: se están despreciando, se ven pálidos en su contexto, y lo odian y temen mucho.
Tercero: tendrá que devolver el trabajo a quienes se despidieron de él y perdieron contacto con esta parte del negocio, tendrá que rechazar y defender su espacio de trabajo y su empleo. Te convertirás en un bastardo. Humíllate, esto no es por mucho tiempo.
Puede buscar en Google cientos de métodos para lidiar con la carga de trabajo y la incapacidad de decir que no, ir a un psicólogo, hablar con el jefe bajo un vaso de bourbon o con colegas debajo de una caja de cerveza, renunciar (por cierto, lo más estúpido es que comenzará el nuevo trabajo), - Eso será más fácil para ti. Pero antes que nada, debe aprender el esquema de trabajo con más solicitudes, consultas o su deseo de tener en sus manos los hilos de todas las tareas de la empresa.
El algoritmo es simple
Califica la solicitud
En primer lugar, entienda quién se volvió hacia usted: el empleado asustado por la nueva tarea, a quién es suficiente enviar, o el delegado de Terry que es mejor enviado. Luego calcule lo que tiene que sacrificar para cumplir la tarea de un colega, qué tan intensivo es para usted. No responda de inmediato, piense y regrese con un rechazo o consentimiento reflexivo, por lo que solo causará respeto.
Identificar prioridades
Al momento de analizar la tarea, recuerde que no solo cambiará una de sus tareas, sino que “realizará” toda su planificación personal, incluido el tiempo personal después del trabajo, porque nadie hará su trabajo por usted. Como regla general, si un empleado o jefe está listo para trasladar la tarea a alguien, ella "sufre", es decir, puede aceptar hacerlo cuando haya terminado con su trabajo principal. Además, diré algo terrible ahora: el 90% del trabajo de oficina puede esperar varias horas.
Estime la línea de tiempo
Designe a sus colegas cuánto tiempo dedicará a la tarea, cuánto puede asignarle y cuándo exactamente. Por ejemplo, "prepararé una solicitud para esta carga, pero solo mañana por la tarde, tomará unas tres horas". Si su empresa tiene la práctica de proporcionar informes por hora sobre el trabajo (por desgracia, existen tales empresas en TI y hay muchas más en otras áreas), advierta a su colega que se verá obligado a ingresar esta tarea en el informe ("Vasya, tengo tres años" No estoy imaginando horas, tendré que especificar este trabajo directamente "). Te diré un secreto: la probabilidad de que tu delegador de repente se las arregle solo aumenta dramáticamente después de esas palabras.
Califica y discute opciones
A veces es más fácil para usted hacer el trabajo para que su colega se deshaga de él, a veces es más fácil pasar el tiempo una vez y aprender a hacer la tarea rápida y bien. Estime lo que es óptimo para usted en términos de costos laborales y es estratégicamente más rentable. También puede hacer parte del trabajo y ofrecerle terminarlo a un colega usted mismo, pero prepárese para que lo atraigan otras cien veces.
La forma más efectiva es trabajar a crédito (como el dinero). Si se le pidió que hiciera algo por otro, debe establecer una "factura". Te estoy haciendo ahora, me ayudarás más tarde. Si un colega no cumple con su deber, la próxima vez que busque ayuda tendrá una discusión férrea: primero cierra la vieja deuda y luego viene por una nueva.
¡Solo después de su trabajo!
Si decide realizar la tarea, hágalo solo después de su trabajo principal, indicando estrictamente que se trata de un acto de ayuda por única vez, y no una traducción del trabajo.
Algunos consejos
No importa cómo se desarrollen sus relaciones con colegas y refinerías debido a las tareas de otras personas, sean cuales sean las razones por las que esté liderando, es importante recordar que está actuando en el triángulo de relaciones "equipo: usted es el jefe", y debe tener en cuenta a todos.
- No diga "Este no es mi trabajo, no lo haré", la mayoría de los líderes lo percibirán negativamente. Por lo general, el líder está interesado en el resultado y no en quién y cuándo logrará este resultado. Por la misma razón, no debe sacudir las descripciones de trabajo frente a la cabeza de la cabeza y leerlas en voz alta con el tedio de un abogado: sus principios se extenderán rápidamente por las jambas y los errores que haya encontrado.
- No asuma la misión del servicio de rescate corporativo: no apague los incendios de otras personas y arrastre todos los procesos fallidos de la empresa. No es que necesite ser indiferente, el hecho es que no podrá hacer frente a todo de una vez, solo gastará su energía y será responsable de la mayoría de los fracasos. Incluso si el equipo falló, esta no es una razón para culparte a ti mismo, esta es una oportunidad para ti, junto con tus colegas y la gerencia, para analizar los errores y posiblemente alcanzar un nuevo nivel.
- Evite el contacto con los amantes principales para delegar sus tareas; permítales buscar otras víctimas.
Estas tres reglas lo ayudarán a dar el primer paso para mantener una relación de trabajo dentro del equipo y evitar problemas de congestión.
Puede sonar grosero, pero su conocimiento, habilidades y experiencia es su producto que necesita vender y valorar. Es muy difícil, y cuanto más difícil es, más amas tu trabajo y el producto que haces. Esto se debe a quejas y relaciones difíciles, cuando puede ser el empleado más subestimado. Pero lo principal es que eres fuerte en tu conocimiento, independiente dentro del profesionalismo y listo para cualquier giro. Queda por aprender a respetarte a ti mismo.