Es difícil imaginar nuestros días de trabajo sin reuniones. Vamos a resolver problemas o problemas, asignar tareas, discutir planes y realizar una retrospectiva. Pero no todas las reuniones se pueden llamar útiles y efectivas. ¿Cómo hacer que las reuniones de trabajo no sean una pérdida de tiempo? ¿Qué reuniones puedo rechazar? ¿Cuál es el costo de una reunión? Estas preguntas fueron respondidas por el entrenador de negocios EPAT Dmitry Tatti.
¿Qué tipo de reuniones hay?
Hay muchos tipos de reuniones de trabajo: reuniones diarias, stand-ups, sesiones de lluvia de ideas, retrospectivas, ceremonias SCRUM. Todos ellos se pueden combinar en tres grandes grupos, según el propósito.
Reuniones informativas
Aquellos sobre los cuales los organizadores les dicen a los participantes alguna información. Por lo general, se invita a muchas personas a tales reuniones para hablar sobre novedades o innovaciones. Por ejemplo, para informar que ha aparecido un proceso de retroalimentación en la empresa.
Reuniones de discusión
Aquellos en los que los participantes piensan cómo resolver un problema o pregunta y comparten sus ideas. Por ejemplo, discuten qué nueva característica agregar a la aplicación.
Reuniones de toma de decisiones
Aquellos sobre los cuales los participantes deben tomar una decisión común. Por ejemplo, seleccione un rastreador de tareas que usará todo el equipo.
A menudo, la misma reunión combina elementos de información, discusión y toma de decisiones. En una reunión, el líder del equipo puede decirle al equipo sobre los nuevos requisitos del cliente, discutir su implementación con los desarrolladores y juntos decidir quién hará qué.
¿Qué reuniones puedo rechazar?
Durante la reunión, los empleados no cumplen con sus responsabilidades laborales y, por lo tanto, no aportan ganancias a la empresa. Aquí hay un contador en línea con el que puede calcular cuánto dinero "pierde" la empresa en cada rally. Este es el llamado "costo de la reunión". Debe ingresar el número de participantes, su salario promedio por hora de trabajo y comenzar el mostrador cuando comience la reunión.
Antes de hacer una cita, el organizador debe comprender si realmente es necesario. Hay varios tipos de reuniones de las que puede optar.
Agenda amplia de reuniones
Estas son reuniones dedicadas a una amplia gama de temas de varios campos. Son ineficaces porque en un momento diferente un cierto número de personas participan en la discusión, y el resto espera en la fila, pasando tiempo de trabajo.
Que hacer Primero, comprenda cuántas preguntas desea plantear en el rally. Luego, en lugar de una reunión larga, planifique algunas cortas e invite solo a participantes interesados a cada una.
Discursos de varios departamentos a la gerencia
Por lo general, se trata de reuniones en las que los departamentos se turnan para informar al gerente general sobre los resultados del trabajo del mes. Parece una serie de informes frente al general, uno dice, y todos los demás están atentos y escuchando.
Que hacer Reemplace tales reuniones con una serie de reuniones cortas con cada equipo, y luego envíe una carta general con la información más importante sobre los resultados del trabajo de cada departamento.
Reuniones informativas
Estas son reuniones en las que la gerencia de la empresa se comunica con los empleados. En general, no tienen nada de malo si la noticia es realmente importante y concierne a todos. Sin embargo, reunir a un gran número de personas al mismo tiempo es casi imposible. Y esto significa que la información no llegará a ninguno de los empleados.
Que hacer En primer lugar, envíe noticias a los empleados por correo y luego haga una cita para la sesión de preguntas y respuestas. Por lo tanto, las personas tendrán la oportunidad de estudiar la información en un momento conveniente para ellas y pensar en las preguntas, en lugar de formularlas rápidamente durante la reunión.
Reuniones para tomar decisiones estratégicas con un gran número de participantes.
Aquí estamos hablando de esas reuniones en las que debe tomar algún tipo de decisión de alto nivel. El problema con tales reuniones es que invitan a personas que no pueden participar directamente en el proceso de toma de decisiones. Por ejemplo, una reunión en la que el gerente del proyecto y el arquitecto calculan cuánto le costará al cliente introducir un nuevo módulo en el sistema, y los desarrolladores simplemente se sientan y callan.
Que hacer Invitar a la manifestación solo a aquellos participantes que realmente puedan influir en la toma de decisiones.
Reuniones regulares del equipo
Reuniones en las que cada miembro del equipo habla sobre en qué está trabajando y qué tareas planea realizar en el futuro cercano. Mantenerse al tanto del equipo de trabajo no es malo. El problema es que a veces celebramos reuniones de este tipo, ya que es habitual en la empresa, la metodología así lo prescribe, está escrito en un libro inteligente y no porque sea realmente necesario.
Que hacer Programe cada reunión según sea necesario, si hay temas que realmente necesitan ser discutidos por todo el equipo.
Cómo organizar y conducir una reunión efectiva
Una reunión efectiva es aquella que beneficia a todos sus participantes, así como, idealmente, a un proyecto o empresa. Cada participante en la manifestación debe comprender por qué fue invitado, cómo puede ser útil y qué obtendrá a la salida.
Para que cualquier reunión sea lo más efectiva posible, debe:
- formular el tema, el plan y el propósito de la reunión
El organizador debe dar a los participantes la mayor información posible sobre la reunión al comienzo. Para hacer esto, debe formular el tema de la reunión de la manera más clara posible, escribir una lista de temas y preguntas que planteará y qué resultados planea lograr.
- dar a los participantes la oportunidad de influir en el plan de la reunión
En una invitación a una reunión, el organizador desea preguntar a los participantes: “¿Está de acuerdo con el plan de la reunión, necesita cambiarlo de alguna manera? ¿Hay alguna otra pregunta que quieras discutir? Esto ayuda al iniciador de la reunión a recopilar comentarios antes de la reunión, así como a ajustar el plan, teniendo en cuenta los deseos y necesidades de los participantes.
Por ejemplo, un gerente de proyecto quiere hablar sobre la implementación de una nueva funcionalidad con un equipo de proyecto. Y los desarrolladores, por su parte, pueden ofrecer discutir las deficiencias de la arquitectura de aplicación existente, lo que puede afectar el funcionamiento de esta funcionalidad.
- dar a los participantes tiempo para prepararse
Prepararse para un rally es algo muy importante. A menudo, las reuniones son ineficaces simplemente porque los participantes no tuvieron tiempo de comprender, procesar y estructurar la información que se espera que reciban.
Las reuniones, discusiones y reuniones para la toma de decisiones deben ser nombradas en una o dos semanas. Reuniones para información: en uno o dos días hábiles, para que los participantes puedan planificar y distribuir su carga en un futuro próximo. Sin embargo, esto no es un axioma: cada rally debe abordarse individualmente.
- definir un marco de tiempo claro
Vale la pena esforzarse por garantizar que la reunión tome el tiempo mínimo necesario para lograr su objetivo. Idealmente, no debería durar más de 45 minutos. Ese es el tiempo que podemos percibir y asimilar información cualitativamente. En el minuto 90, nuestro foco de atención se debilita enormemente, y después de dos horas de la reunión nos cansamos tanto que estamos listos para aceptar cualquier decisión, aunque solo sea para completar la reunión lo antes posible.
Establecer la agenda de la reunión es la mitad de la batalla. Para que una reunión sea realmente efectiva, debe seguirla. Para hacer esto, necesita una persona que controle el progreso de la reunión. El moderador puede ser tanto el organizador de la manifestación como uno de los participantes.
Sin un moderador, cualquier rally corre el riesgo de convertirse en un bazar. Los participantes pueden comenzar a discutir, cambiar a otros temas y evitar que otros hablen. El moderador debe asegurarse de que los participantes durante la reunión tengan tiempo para discutir todos los temas prescritos en el plan. Uno puede escuchar tales frases de él: "Nos desviamos del tema", "Esta es una pregunta muy extensa, discutamos en una reunión separada", "Pasamos la palabra ...".
El secretario es necesario para registrar las decisiones tomadas, los acuerdos, las ideas y otros puntos importantes de la reunión. Si esta información no se registra en ninguna parte, podemos suponer que las decisiones no se han tomado, los acuerdos no son fijos y la reunión fue una pérdida de tiempo.
Después de la reunión, el secretario envía a todos los participantes una llamada carta de seguimiento con los resultados del mitin. Cualquier miembro puede asumir el papel de secretario.
Pedir comentarios a los participantes es una muy buena idea. Esto se puede hacer en los últimos cinco minutos de la reunión. Si usted es un organizador, pregunte a los participantes: “¿Te pareció efectiva esta reunión? ¿Cómo podría mejorarse?
Las reuniones deben considerarse como herramientas para la interacción laboral. Y mejorar las herramientas que utilizamos es importante y necesario.