Cómo permanecer loco en Open Space: hacer una nueva oficina desde cero

Sucedió en la industria que la mayoría de las oficinas están dispuestas en formato de espacio abierto. Y esto a menudo causa dolor y sufrimiento a todos los que trabajan en ese espacio: hay demasiadas personas y están demasiado cerca, constantemente ruidosas, una habitación enorme parece incómoda. No puede abrir la ventana ni apagar el aire acondicionado, alguien definitivamente explotará y otro se volverá tapado de inmediato. Sin embargo, cuando planificamos una nueva oficina, nos dimos cuenta inmediatamente de que sería un espacio abierto. Conscientes de todas las desventajas, comenzamos a pensar de antemano sobre cómo hacer que el futuro espacio abierto sea lo más cómodo posible para el trabajo de nuestros colegas. Por supuesto, se mostraron escépticos, pero alguien pensó que era simplemente imposible.

En pocas palabras, casi un año después de la mudanza, puedo decir con seguridad que la nueva oficina es muchas veces mejor que el pasado. Mis colegas dicen que tienen una sensación de hogar cuando vienen a trabajar. Debajo del recorte, le diremos más sobre cómo Lamoda Home se nos ocurrió, qué logramos hacer bien y en qué más tendremos que trabajar. Espero que nuestra experiencia sea útil para aquellos que en el futuro cercano enfrentarán tal hazaña.

¿Qué tenía de malo la vieja oficina?

La idea de mudarse no surgió desde cero. Nos gustó la vieja oficina cuando llegamos a ella. Pero la compañía creció, y nos dimos cuenta de que el diseño de la habitación no es lo más conveniente para tanta gente, y estaba prohibido reconstruir algo para nosotros. Había más empleados y, en algún momento, simplemente dejamos de tener suficiente espacio. El bloque tecnológico ha crecido hasta llegar a 300 especialistas: tecnología de la información y análisis de datos , que tenían que ubicarse en tres y, a veces, en cuatro pisos. Las negociaciones estaban constantemente ocupadas, y no había ningún otro lugar para las conversaciones, por lo que muchos hablaron directamente al espacio abierto. La infraestructura de TI también requirió expansión: se vio más claramente por la cantidad de cables adicionales dispersos en las habitaciones.

Con el crecimiento de la empresa, comenzamos a realizar más y más eventos. Y la única sala de conferencias disponible fue diseñada para 300 personas, y era necesario alquilarla para cualquier reunión, incluso si solo 30 participantes asistían a la reunión.

No nos gustó el comedor de la antigua oficina. Seamos realistas, ella era terrible. Había máquinas expendedoras en las áreas comunes, pero claramente no eran suficientes, y la comida allí era regular.

Algunos de estos problemas se resolvieron de alguna manera negociando con el propietario. Pero todavía estaba claro que esto era solo una medida temporal. Necesitábamos más espacio adaptado a nuestras necesidades. Esta es una tarea que no tiene una solución ideal: es obvio que es imposible encontrar un sitio para 1000 empleados que pueda construirse desde cero de acuerdo con sus deseos, dentro del Garden Ring y por dinero razonable.

Selección de asiento

Valentin Shchitov, STO

Estábamos buscando locales con grandes áreas de piso para movernos lo menos posible de un piso a otro. Examinamos varios sitios en Moscú que podían proporcionar una habitación del tamaño correcto, y los evaluamos de acuerdo con el nivel de comodidad, ubicación y una amplia gama de otros factores. Muy importante para nosotros fue la oportunidad de hacer nuestras propias reparaciones para ajustar completamente el espacio para nosotros. Como resultado, de los varios finalistas, se eligió BC 1Zhukov. Fue allí donde podías crear la oficina que queríamos.

Por supuesto, no aceptamos inmediatamente con una explosión la idea de mudarnos de Paveletskaya a Polezhaevskaya, notablemente más lejos del centro de la ciudad. Sin embargo, a muchos les pareció conveniente llevar el MCC a la estación de Khoroshevo, alguien alquiló un apartamento a poca distancia de la oficina más barato que el anterior. Tenemos más lugares en un estacionamiento vigilado, y para un auto compartido, siempre encuentro un lugar en un estacionamiento gratuito alrededor del edificio.


Centro de negocios de atrio externo

Etapa preliminar: recolectando ideas

La preparación para la mudanza comenzó seis meses antes del transporte de las cosas. Nuestro contratista, IND Architects, presentó la visión inicial. Después de eso, les pedimos a todos los colegas que expresen sus deseos para la nueva oficina. Todas las ideas fueron registradas, clasificadas y discutidas por toda la oficina directamente con los diseñadores en reuniones abiertas. Los diseñadores y constructores se unieron solo después de discutir cada idea y la apariencia del concepto final.


La lista de deseos y los sueños son comprensibles, pero no son los más fáciles, sin embargo, logramos poner en práctica casi todo.


La oficina de Lamoda está ubicada en tres pisos, los departamentos de tecnología viven en el segundo

Oficina transformable

Timur Nurutdinov, Jefe de Desarrollo, plataforma de comercio electrónico

Nuestro nuevo edificio tiene tres pisos, y uno de ellos está completamente ocupado por especialistas en TI. Ahora los desarrolladores, evaluadores, analistas, proyectos y productos están en un gran espacio, pero no se sientan en interminables filas paralelas de mesas en toda el área de la oficina. Gracias a las columnas, ángulos no estándar y una disposición bien pensada de los lugares de trabajo, obtuvimos zonas separadas para cada equipo. De hecho, armarios, solo sin paredes sólidas. Para que los colegas puedan hacerse preguntas rápidamente, resolver problemas complejos. Al mismo tiempo, debido al tamaño de toda la sala, tales áreas de trabajo de los departamentos están bastante distantes entre sí: los colegas ven la presencia constante entre ellos y la comunicación entre los equipos se vuelve más fácil. Pero el sentimiento de "hormiguero" no surge.

Las salas de trabajo tradicionales para cada grupo, cercadas con paredes, costarían mucho más. Sí, y con flexibilidad habría problemas: estamos desarrollando activamente, los equipos están cambiando, por lo que la división en gabinetes rápidamente perdería relevancia. Ahora cada equipo tiene suficiente espacio para sentarse en mesas largas con pasillos anchos entre ellos. El desarrollo móvil incluso se quejó de que estaban sentados demasiado espaciosos y separados, por lo que tuvimos que contratar más personas para los equipos :) (de hecho, ahora queremos duplicar estos equipos para resolver problemas de productos).

Dibujamos el plano general con toda la administración de tecnología, pero al mismo tiempo solicitamos activamente las opiniones de los colegas: alguien desechó las imágenes, alguien ofreció ideas preparadas en esencia, alguien expresó las propuestas del estudio de diseño en una reunión general. La versión final no nació la primera vez: cambiamos repetidamente la disposición de las mesas, el propósito de las salas de reuniones y la ubicación de los departamentos. Ahora, gracias a la distribución zonal del espacio abierto, todos saben dónde se encuentra el departamento. Además, el espacio está planeado para que con la expansión de la empresa no haya confusión.

Mapa de 2 pisos donde se ubican los departamentos tecnológicos

Gracias a la participación activa de colegas y sus ideas que surgieron en las discusiones con los diseñadores, obtuvimos una sala muy animada. A pesar del gran espacio, casi no hay paredes largas y aburridas, cada zona parece equipada, está claro que la gente la está usando activamente. Al mismo tiempo, toda la sala tiene un diseño único y efectivo. Las paredes de vidrio que separan los espacios abiertos de las salas de reuniones están cubiertas con un espejo y una película dicroica que cambia de color según el ángulo: los diseñadores querían recrear la atmósfera de una tienda de moda con un montón de probadores y espejos. Por cierto, al principio a muchos les pareció que caminaban en un laberinto, pero luego nos acostumbramos y se hizo interesante.


La película dicroica se ve así (en la puerta de la cabina telefónica)

La última pregunta: ¿cómo mantener los niveles de ruido en OpenSpace al mínimo?

Incluso en la etapa de planificación de la pared, comenzamos a cortar el espacio en pedazos pequeños, dispersando los intercomunicadores entre los bloques de trabajo, ya que son continuos de piso a techo y bloquean completamente el camino hacia el sonido. Incluso las puertas de las salas de reuniones vecinas se diseñaron desde diferentes lados para maximizar el flujo de personas al mismo tiempo. Lugares de trabajo transportados desde las áreas de paso: nadie se sienta cerca del baño o la cocina.


Pasillos indirectos, zonificación del espacio.

Las salas de reuniones acogedoras y diversas son las cosas más interesantes e importantes que hemos hecho para aumentar la comodidad del trabajo. En tres pisos, hasta 43 salas de reuniones, esto es 2.5 veces más que en la oficina anterior. ¡Ahí es donde salieron los diseñadores! De repente, puede encontrarse en una silla de cuero en una sala de reuniones de Cowboy o tumbarse en una silla suave hecha de lana de fieltro en Oversize: tenemos nuestra propia habitación estilizada para cada estilo de ropa.















Las cabinas especiales para hablar por teléfono mejoraron significativamente la situación, colocamos 5 de 25 de esas cabinas en el piso tecnológico. Todos saben que peor que una voz alta en OpenSpace solo puede haber una voz alta distorsionada y amplificada por el altavoz. Las cabinas alrededor del perímetro están tapizadas con material de insonorización: puede hacer llamadas fácilmente con zoom o skype sin poner en peligro la salud mental de sus colegas. Y hay taburetes acolchados suaves. Dos personas pueden caber fácilmente en algunas cabinas, por lo que a veces también se usan para conversaciones confidenciales rápidas.


Cabina telefónica en el 2do piso


Cabina de teléfono atrio

Todas las habitaciones ruidosas (cocinas, habitaciones con impresoras, áreas de kicker) están separadas del espacio de trabajo por puertas, de modo que algunas no interfieran con el trabajo productivo de otras. Incluso para el trabajo de especialistas en soporte técnico con hierro, se proporciona una habitación separada para no sacudir el espacio común. Los especialistas del departamento de soporte lo llaman "llenado".


El área del pateador también está separada por puertas siempre cerradas.

Logramos el resultado que queríamos: se minimiza el ruido en la oficina. Los invitados se sorprenden de que no tengamos el zumbido típico de Open Space, y se sorprenden doblemente cuando descubren que 300 personas trabajan en el piso.

Pero a veces el trabajo requiere un enfoque especial, y desea hacerlo en completo silencio y soledad. Para tales casos, tenemos hasta dos soluciones.

Habitaciones separadas insonorizadas con tomas de corriente, Wi-Fi, mesas y sillas: allí puede cerrar y reflexionar tranquilamente sobre la solución del problema durante varias horas. Estas no son salas de reuniones blindadas, es decir, salas para el trabajo individual en casos en que incluso la respiración del vecino distrae. Hay 3 de ellos en el piso tecnológico.

One Day Home Office: la idea fue propuesta por los chicos del departamento de automatización de procesos de negocios, y la gerencia lanzó el piloto y luego implementó el programa en todos los puestos de ingeniería en desarrollo. Una vez a la semana, de acuerdo con el cronograma acordado con el líder del equipo, cualquier ingeniero (e incluso a veces el líder del equipo) puede trabajar desde casa.


Habitacion para trabajo individual

No es por nada que nuestra oficina se llama Lamoda Home: queríamos que fuera acogedora y cómoda en casa. Y en casa, una persona con una computadora portátil generalmente no se sienta todo el día en su lugar, sino que se mueve entre un sofá, un sillón y una mesa de cocina. Para crear la oportunidad de relajarse desde el lugar de trabajo principal dentro de la oficina, diseñamos nichos especiales con tapicería insonorizada en las paredes, donde instalamos diferentes colores de sofás de felpa, es muy agradable acostarse sobre ellos.


Acogedores sofás junto a las áreas de trabajo.


Zona blanda para coworking


Otomanas en una relajación tranquila, hay sillones de masaje y una cápsula para dormir.

En grandes áreas de sofás, algunos equipos incluso hacen stand-ups. Los sofás con un respaldo muy alto también han funcionado muy bien: colocados uno frente al otro, crean un espacio aislado para hablar adentro, y afuera crean una barrera adicional a los sonidos si se colocan entre los equipos como un separador.




Sofás con respaldo alto


Aquí el equipo de desarrollo de escritorios realiza stand-ups

Planifique con un margen y multiplique por dos. Tres mejores

Vlad Almazov, jefe del departamento de soporte de tecnología de la información

Lamoda está en constante crecimiento, y tratamos de considerar cuidadosamente la ubicación de los equipos, para proporcionar una reserva en todo y en todas partes.

Durante el traslado, finalmente eliminamos los servidores de la oficina al centro de datos, eliminando las salas de servidores y su mantenimiento. Esto permitió prestar más atención al resto del equipo técnico. Para una red cableada, hemos establecido un doble suministro de capacidad de red, colocando enchufes incluso donde no hay trabajos. También sacamos muchas conclusiones para dispositivos adicionales: monitores, televisores, etc.

Por cierto, consejos de experiencia personal: para aquellas empresas que solo piensan en mudarse, recomendaría que siempre revise las instalaciones en persona antes de planificar. Y aún mejor: invite a equipos que trabajarán en esta sala, o al menos a sus líderes. Puede resultar que en lugares donde se colocan las computadoras de escritorio, por ejemplo, el sol brilla demasiado. Las mesas tendrán que desplegarse, y luego la salida estará en lugares incómodos. También debe ver cómo se llevarán a cabo las comunicaciones a los lugares de trabajo, por ejemplo, si los empleados podrán conectar equipos adicionales a sí mismos. La atención a estas pequeñas cosas en una etapa temprana ahorrará mucho tiempo después.

Planificamos cuidadosamente una red Wi-Fi, gracias a ella los empleados se mueven libremente por la oficina con computadoras portátiles y teléfonos, mientras permanecen en la red corporativa con todos los accesos. Ahora la red inalámbrica está diseñada para conectar 2000 dispositivos, y dejamos una reserva para su expansión. Al diseñar la red inalámbrica, encontramos un problema inesperado: la hermosa película, que estaba pegada en todas las salas de reuniones, se metalizó y no pasó completamente la señal de Wi-Fi de 5 GHz. Tuve que poner puntos de acceso separados en las salas de reuniones.

Nunca hay demasiadas pantallas

En nuestra oficina hay pantallas con información útil: compañías clave de OKR, noticias de las regiones, anuncios de próximos eventos.

Hubo una idea para transmitir en tiempo real lo que está sucediendo en nuestro almacén en Bykovo, en almacenes de tránsito en ciudades de entrega, en puntos de recogida. El piloto fue técnicamente exitoso, pero no comenzamos el proyecto debido a dificultades legales. Por ley, dicha transmisión requiere la obtención de permisos para la filmación de cada empleado. Pero para los puntos de recogida donde vienen otras personas, esto no se puede realizar en absoluto. Así que tuve que abandonar esta idea genial, aunque vimos cosas similares en las oficinas de empresas mundiales: se ve muy bien y ayuda a unir estructuras distribuidas.

En el segundo piso, donde se encuentran los departamentos de tecnología, casi todos los equipos han ajustado el monitoreo con indicadores clave de los servicios que el equipo desarrolla y respalda. Al pasar, los colegas pueden interesarse por la situación o llamar la atención del equipo sobre los indicadores si algo sale mal. Cuando tiene más de 100 servicios internos, debe controlarlos cuidadosamente.

Junto con la mudanza, actualizamos el equipo en el lugar de trabajo. Todos los desarrolladores con los que trabajamos ahora en computadoras portátiles actualizadas, si lo desean, todos pueden tomar uno o dos monitores de 27 pulgadas.









Algunas tabletas más montadas en la pared son responsables de reservar las reservas. Ya mencioné que las salas de chat separadas son la característica principal de nuestra nueva oficina. Y el sistema de reservas es una parte importante del mismo. Aunque el contratista ofreció diferentes opciones, al final tomamos un montón de Zoom Rooms, Google Calendar y Google building & resources. Todo está pagado, pero no el vendedor, es posible usar dispositivos de uso general, incluidos los ipads. Tal conjunto resultó ser más rápido, más conveniente y más funcional que los dispositivos especializados. El sistema muestra el horario justo en la puerta de las salas de reuniones, le permite reservarlos para el futuro o elegir "ahora mismo" una sala libre para una conversación privada.


Sistema de conferencia Zoom integrado en la reserva de la sala de reuniones

Implementamos el acceso completo al edificio y nos desplazamos por la oficina a través del sistema de reconocimiento facial Face ID, por lo que si un empleado olvidó el pase en casa, no hay necesidad de escribir uno temporal. Cada persona fue fotografiada especialmente de una manera especial, y al principio todo funcionó de manera estable. ¿Qué crees que sucedió después? Solo un par de meses después, la gente comenzó a cambiar su imagen: crecieron o se cortaron el flequillo, se pusieron lentes en lugar de anteojos, y las puertas dejaron de abrirse porque, desde su punto de vista, una persona no se parece a él. Entonces, si la moda es tu profesión, tendrás que usar el pase nuevamente o tomar una nueva foto en el sistema.


Face ID te permite caminar sin un pase

Dentro de la oficina, tenemos un gran atrio interior, donde podemos organizar cualquier evento durante todo el año, ya que controlamos completamente el espacio interno, el horario y el equipo.Aquí celebramos reuniones trimestrales de los departamentos de tecnología de IT Gathering, y para los viernes IT Fests y Tech Talks tomamos una de las conversaciones sobre transformadores.

Mitap Mosdroid en el atrio de la


sala de transformadores Lamoda Housewarming Party : dos salas de


reuniones que se combinan en una para reuniones de 40 a 50 personas

La nutrición es un asunto serio.

Después de un comedor completamente terrible en el antiguo lugar, nos dimos cuenta de lo importante que es para todos nosotros tener una dieta deliciosa y variada, y abordamos su organización lo más en serio posible. Ahora todos tienen la oportunidad de pasar unos minutos pensando dónde ir esta vez. El centro de negocios tiene un buen comedor donde se puede almorzar por 250-350 rublos, y un par de restaurantes con almuerzos de negocios.

Cada piso tiene cocinas grandes con refrigeradores, microondas y lavaplatos. Este no es un lugar estrecho con un par de mesas donde la gente come y se dispersa, sino una zona cómoda adicional para la comunicación. Los colegas a veces pasan mucho tiempo allí: hay sofás, un par de áreas cercadas donde puedes sentarte en compañía e incluso rincones donde puedes trabajar con una computadora portátil. Inmediatamente, instalamos una estantería para literatura técnica y nuestro radar tecnológico .

Para no tener que correr después del té a través de un piso bastante largo hasta la cocina, planeamos zonas adicionales para puntos de café. Incluso en las horas pico, mañana y tarde, no hay línea para el agua hirviendo o una máquina de café.


Cocina del primer piso


Cocina del primer piso

Mealty, Delivery Daily, VkusVill, GinzaGo y varios otros proveedores nos traen comida preparada: abre el refrigerador, pone su desayuno, almuerzo o cena en el lector de código de barras y paga con tarjeta o tarjeta sin contacto. Al principio era inusual que todo fuera de dominio público. Tal sistema, basado en la confianza, ha estado funcionando durante más de un año y, aparentemente, está totalmente justificado.


Nevera lista para usar

A muchos fanáticos del café les encantó la pequeña cafetería cerca de la antigua oficina, por lo que nos hicimos amigos de los propietarios e invitamos a los muchachos a abrir un punto dentro de nuestro atrio. Llamaron a una nueva oficina y a una empresa amiga que hace deliciosas sopas y ensaladas. Por sugerencia de colegas, abrieron un minibar de jugo recién exprimido. El atrio se ha convertido en un centro de atracción para toda la oficina: puede tomar algo sabroso y celebrar una reunión en cómodas mesas o en sofás blandos. Los equipos de desarrollo móvil tradicionalmente realizan una parada allí, con vasos de delicioso café en sus manos.


Cafetería


Sopa


Suavizado

¿Qué pasa con los otros deseos de los colegas?

De hecho, implementamos todos los elementos de confort de los que hablamos al principio.

• Pusieron un gimnasio, donde no solo hay un gimnasio, sino también una sala para tenis de mesa. Clases de yoga y entrenamientos EMS se llevan a cabo regularmente.
  
• Hicieron duchas que se pueden usar después de las clases en el pasillo o en bicicleta para ir al trabajo (o durante el cierre del agua caliente en el hogar).
  
• La sala de recreación estaba equipada con sillones de masaje, mesas de bar y sillas.
  

Gimnasio, el hierro no estaba incluido en el marco

¿Qué obtuvimos como resultado?

Entonces, lo principal que hemos hecho para hacer que nuestro nuevo OpenSpace sea lo más conveniente posible:

1. Las ideas preliminares fueron recopiladas y discutidas por toda la oficina junto con los diseñadores invitados.
   
2. Encontramos un sitio adecuado para una lista de requisitos preformada, teniendo en cuenta la ubicación, el tamaño, la infraestructura y la capacidad de equipar completamente las instalaciones para ellos mismos.
   
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8. Organizamos nuestro propio espacio, donde realizamos eventos y fiestas tanto a pequeña como a gran escala.
   

Quizás algunos y no importa dónde trabaje solo, pero en cuanto a la comunicación entre equipos y departamentos, después de mudarse ha mejorado notablemente. Y en general, el ambiente se ha vuelto más agradable. Ahora todos nos sentamos juntos, sin la necesidad de correr entre pisos, vernos y, gracias a la organización competente del espacio, nos sentimos mucho más cómodos que en la antigua oficina.

Valentin Shchitov, STO

Sé que muchas empresas de TI en crecimiento activo están pensando en su propia sede. Pero para que las expectativas no difieran de la realidad, le aconsejaría que no solicite proyectos completamente llave en mano al contratista. Vale la pena participar activamente en la construcción de un nuevo espacio, atrayendo a la mayor cantidad de empleados posible en las primeras etapas. Es entonces cuando obtenemos un proyecto que corresponderá al espíritu de la empresa. En nuestra nueva oficina, pudimos influir en algunas cosas, para hacerlas exactamente como queríamos.

Puede echar un vistazo más de cerca a nuestra casa de Lamoda y escuchar una historia más detallada sobre los detalles de planificación y construcción en una excursión de video entrevista:


¿Y qué otras buenas decisiones tomaste o viste de otros para mejorar la calidad de vida en espacios abiertos y no volverte loco?