Experiencia implementando infraestructura de oficina en Zextras / Zimbra OSE

Hoy en día, la gran mayoría de las empresas necesitan herramientas para la colaboración con documentos, intercambio de correos electrónicos, mensajería instantánea, videoconferencia. Cuanto más eficientes y fáciles sean estas herramientas, menor será el costo de implementación de sistemas individuales y mayor productividad laboral.



Entonces Tatyana, propietaria de una pequeña empresa de limpieza, adquirió la suite ofimática de Microsoft. Si bien hubo pocos pedidos, se pudo ingresar a todos los clientes en una tabla simple en Excel; también había datos sobre pedidos y pagos. Mirando esta tabla, fue fácil planificar la carga de empleados. El negocio estaba creciendo, había más empleados en la oficina y las licencias adquiridas no eran suficientes. Y para comprar nuevos, resultó ser más caro de lo que Tatyana esperaba. Tatyana rechazó el consejo de un científico informático familiar para descargar la versión pirateada, pero el problema tenía que resolverse: no volver a la forma anticuada de contabilidad en un cuaderno. Averiguando cómo los competidores resuelven este problema, Tatyana, parecía que el mensajero, el correo, una lista de todos los contactos, tanto externos como internos, un calendario común donde las tareas de todos los empleados durante un día o una semana no interferirían con el trabajo de los empleados remotos. , almacenamiento en la nube para archivos compartidos.

Toda comunicación del empleado-cliente con la oficina es a través de un teléfono inteligente: contiene información sobre pedidos entrantes y completados, planes, contactos, un mensajero que funciona. Sí, y las calificaciones de los empleados no pueden obligarlos a instalar y usar diferentes aplicaciones en el teléfono; es inconveniente y puede que no haya suficiente memoria.

Por lo tanto, los requisitos clave de Tatyana son:

1. La funcionalidad más completa.
2. Falta de gastos de capital
3. Pago mensual bajo
4. Facilidad de uso
5. Seguridad
6. Toda la funcionalidad desde una única interfaz.
7. La capacidad de escalar fácilmente el sistema
8. Versión móvil disponible

La propietaria del negocio, junto con su amiga que trabaja en el campo de TI y versó en varios software, decidió probar 3 soluciones populares:

• Office 365
• MyOffice
• Zimbra / zextras

Muchas compañías en Rusia usan software de oficina de la Corporación Americana de Microsoft, que ingresó a este mercado en los años 90 del siglo XX. Sin embargo, la situación está cambiando y ahora en el mercado hay muchas soluciones similares de otros desarrolladores. Una de esas soluciones es Zextras Suite, que le permite implementar una plataforma para comunicaciones corporativas, tanto en su empresa como en la nube, como un servicio. Zextras es conocido como desarrollador de extensiones para el servidor de correo de código abierto Zimbra. Su producto principal, Zextras Suite, agrega chat de texto y video a Zimbra OSE, respaldo de datos, colaboración de documentos, soporte para dispositivos móviles y almacenamiento en disco con un alto grado de confiabilidad y uso económico de los recursos informáticos. La solución es utilizada en las compañías más grandes del mundo, operadores de telecomunicaciones y proveedores de servicios en la nube por más de 20 millones de usuarios. Vamos a implementar y probar esta solución y compararla con Microsoft Office 365 y la solución nacional MyOffice.

Implementación del servidor

Para comenzar a implementar Zextras Suite, debe preparar un servidor para Zimbra. Requisitos mínimos para instalar Zimbra Collaboration Suite: un procesador de 64 bits de Intel o AMD con una frecuencia de reloj de 1.5 GHz, 8 gigabytes de RAM y más de 5 gigabytes de memoria en su disco duro. El servidor debe tener instalado el sistema operativo Ubuntu, Oracle Linux, RHEL o CentOS. Elige Ubuntu Tenga en cuenta también que antes de instalar Zimbr, el servidor debe tener asignado un nombre de dominio completo (FQDN).

Puede descargar la edición gratuita de Zimbra Open-Source de la última versión desde aquí: https://svzcloud.ru/zextras/ . Puede descargar una versión de prueba de Zextras Suite desde aquí: https://www.zextras.com/en/download/ .

En primer lugar, instalaremos Zimbra Collaboration Suite. Para hacer esto, desempaquete el archivo descargado usando el comando tar zxpvf y luego ejecute el script de instalación ./install.sh. Como para las pruebas llevamos a cabo una instalación de Zimbra de un solo servidor, para su correcto funcionamiento se requerirán los siguientes componentes de Zimbra Collaboration Suite: zimbra-core, zimbra-ldap, zimbra-logger, zimbra-mta, zimbra-dnscache, zimbra-snmp, zimbra-store, zimbra -apache, zimbra-hechizo, zimbra-memcached, zimbra-proxy, zimbar-drive, zimbra-imapd . Además, tendremos que aceptar utilizar los repositorios estándar de Zimbra para instalar parches.



Una vez completada la instalación de Zimbra, el menú de instalación le pedirá que realice la instalación inicial, donde puede establecer la contraseña de administrador. Para hacer esto, deberá presionar los números 7 y 4 para ir al elemento de menú correspondiente, y luego presionar las letras R y A para volver al menú inicial y aplicar los cambios. En esto, la instalación de Zimbra se completa y solo podemos abrir los puertos TCP 25,80,110,143,443,465,587,993,995,5222,5223,9071 y 7071 en el servidor para el funcionamiento normal de Zimbra. Después de eso, en la dirección mail.server.ru : 7071 / el panel de administración de Zimbra comenzará a abrirse, donde se gestionarán el servidor de correo y las herramientas de colaboración.



Después de instalar Zimbra Collaboration Suite, puede continuar con la instalación de las extensiones de Zextras Suite. Descomprima el archivo descargado. Dentro del archivo está el script de instalación install.sh. Para instalar todos los complementos, debe ejecutarlo con la opción -todos. El comando final se verá así: ./install.sh -todos . Después de que la instalación se complete con éxito, la sección Zextras Suite aparecerá en la consola de administración de Zimbra, en la que puede usar la funcionalidad de los complementos de Zextras.

Agregar usuarios

Entonces, después de la instalación, apareció en nuestra empresa un servidor con Zimbra Open Source Edition a bordo. Es hora de darles acceso a aquellos que utilizarán directamente todas las ventajas de Zimbra en su trabajo, es decir, crear cuentas para los empleados de las empresas. Zimbra Collaboration Suite OSE puede integrarse con Active Directory. Puede leer las instrucciones sobre cómo lograr esta integración en el blog de Zextras en Habr.ru. Sin embargo, en aras de probar Zimbra y Zextras Suite, intentaremos crear nuevos usuarios.

Esto se puede hacer tanto en el panel de administración de Zimbra como en la consola. En el panel de administración, seleccione "Administración" en el panel lateral y luego vaya al subelemento "Usuarios". En la ventana que se abre, debe buscar el menú desplegable en la esquina superior derecha y seleccionar "Crear". En la ventana que se abre, debe especificar el nombre de la cuenta, así como el nombre, el apellido y, si lo desea, el segundo nombre. Además, puede ingresar y confirmar una contraseña. después de hacer clic en el botón "Guardar", el usuario aparecerá en el sistema.



En la consola, para crear un usuario, puede ingresar el comando zmprov ca marketing@company.ru qwerty . Después de su ejecución, aparecerá en el sistema un usuario con el buzón marketing@company.ru y la contraseña qwerty. Además, si la empresa tiene un servidor con AD, puede agregar cuentas a Zimbra directamente desde él.

Garantizar la fiabilidad de Zimbra

Dado que el sistema de colaboración es siempre una de las claves de la empresa, es muy importante garantizar la seguridad de los datos y minimizar el tiempo de inactividad. Para hacer esto, configure la copia de seguridad usando la extensión Zextras Backup . Debe habilitar la extensión en la consola de administración. En el panel izquierdo, busque el elemento Zextras Suite, amplíelo y luego cambie a ZxBackup. Luego, en la sección "Configuración de copia de seguridad básica" de la configuración de Copia de seguridad de Zextras, debe hacer clic en el botón "Inicializar AHORA", y luego activar SmartScan, que guardará cada cambio que ocurra en el almacenamiento de correo de Zimbra.



Toda la información de respaldo se acumula en la carpeta / opt / zimbra / backup, sin embargo, no es razonable almacenar una copia de respaldo en el mismo servidor con un sistema en ejecución, por lo tanto, recomendamos que monte una unidad externa o una unidad de red en la carpeta / opt / zimbra / backup para que el medio de respaldo esté geográficamente alejado del servidor principal. También es posible una combinación de estos métodos de respaldo. Suponga que ha conectado una unidad de red a / opt / zimbra / backup, pero desea tener una unidad externa con una copia completa de los datos de Zimbra. Para lograr esto, la opción Copia de seguridad externa es útil para usted. Gracias a él, puede hacer una copia completa de los datos en una unidad externa conectada al servidor.



Sin embargo, a medida que aumenta la cantidad de datos generados por los usuarios de Zimbra, también lo hace la cantidad de datos que utilizan y, como resultado, aumenta el tiempo necesario para crear una copia de seguridad completa. Para reducirlo, puede usar la extensión Zextras PowerStore, que le permite usar compresión y deduplicación, lo que puede reducir el espacio ocupado por el espacio de almacenamiento de correo hasta en un 50%, y también conectar almacenamiento adicional al servidor sin usar LVM.

Otras extensiones de Zextras también pueden ser muy útiles. Por ejemplo, Mobile le permitirá usar todas las funciones de Zimbra y Zextras Suite en dispositivos móviles. El administrador le permitirá usar la solución en grandes empresas con muchas divisiones, designándolos como sus administradores y delegándoles parcialmente la autoridad de un administrador global para administrar su grupo de usuarios. Se está transfiriendo cada vez más comunicación en las empresas a la mensajería instantánea, pero esto no es seguro desde el punto de vista de almacenar y transmitir información confidencial. La extensión Team le permite implementar un chat corporativo completo con soporte de videollamadas en la empresa, al tiempo que evita la transferencia de datos confidenciales, como muchas personas ahora tienen cuando usan mensajeros instantáneos WhatsUpp, Telegram y otros.

Trabajar con Zimbra

Después de que todos los empleados de la empresa hayan recibido sus cuentas de Zimbra, puede comenzar a utilizar Zimbra para la comunicación directa y la interacción entre los empleados. Los usuarios de Zimbra / Zextras tienen varios canales de comunicación disponibles. Además del correo electrónico, pueden aprovechar el chat en línea integrado del cliente web de Zextras, así como las llamadas de audio y video que admite.



Además de la comunicación, los usuarios de Zimbra tienen acceso a una amplia gama de herramientas de colaboración. Por ejemplo, hay calendarios y diarios interactivos que, gracias a la extensión Zextras Mobile, admiten la sincronización con dispositivos móviles. En ellos, puede elaborar convenientemente su horario de trabajo, y el jefe del departamento puede organizar reuniones directamente en Zimbra, simplemente publicando los eventos relevantes en los calendarios, y también establecer tareas colocándolas en el registro diario de sus subordinados. Al mismo tiempo, el líder puede indicar el momento de la tarea, así como dejar comentarios y recibir notificaciones de la tarea para controlar más convenientemente a los subordinados.

Edición de documentos en Zimbra

Otra herramienta conveniente en Zimbra es Drive . Le permite usar el almacenamiento de datos personales, aumentando su seguridad, gracias al almacenamiento en los servidores de la compañía, sin transferirlos al exterior, como en OneDrive, DropBox y otros. Los empleados pueden organizar los documentos que usan, compartir enlaces, incluidos los protegidos, con colegas dentro de la empresa y con socios. Gracias a Zextras Docs , la funcionalidad de Drive crece significativamente y se convierte en una solución de colaboración documental completa.

Zextras Docs está disponible para cualquier persona que instale el conjunto de extensiones Zextras Suite Pro en Zimbra OSE. Intentemos crear un documento de texto en Zextras Docs e intentemos compartirlo con un colega para que podamos trabajar juntos en él. Para hacer esto, vaya a su cuenta de Zimbra, vaya a la pestaña "Unidad" y haga clic en el botón "Nuevo". Cuando hace clic en este botón, se abrirá un menú desplegable en el que puede elegir qué documento desea crear. Puede elegir entre un documento de texto, una presentación y una tabla. También puede crear una nueva carpeta con este botón.



Cree un archivo de texto y escriba texto arbitrario en él. El sistema repara cada nueva acción, gracias a la cual será posible no solo volver a cualquier etapa de la creación del documento, sino también hacer un seguimiento del procedimiento para realizar cambios, lo que ayuda a aquellos que no se unieron al proceso a unirse completamente al proceso de edición desde el principio.



Después de completar el trabajo en el documento, puede cargarlo como un archivo de texto. Se admiten todos los estándares más populares, incluido .docx. Los documentos creados en Microsoft Excel, Word se pueden guardar en formatos LibreOffice, sin pérdida de formato, incluso complejos, incluidas imágenes y tablas. Probé guardar un archivo de Excel con varias páginas con enlaces internos al formato Calc LibreOffice y también con éxito. Existe información de que LibreOffice no admite una serie de funciones avanzadas de inteligencia empresarial de Microsoft, pero aún no las he encontrado. También puede compartir el archivo como un enlace a Zextras Docs. De manera similar, el trabajo se realiza con presentaciones.

Todas estas herramientas son suficientes para organizar un trabajo conveniente y eficiente con documentos, incluso en una gran empresa con una gran cantidad de empleados, porque gracias al equipo de Zextras, Zimbra y la libreta de contactos de la compañía, los empleados de diferentes departamentos podrán resolver rápidamente los problemas de trabajo.







Todas estas herramientas son suficientes para organizar un trabajo conveniente y eficiente con documentos, incluso en una gran empresa con una gran cantidad de empleados, porque gracias al equipo de Zextras, Zimbra y la libreta de contactos de la compañía, los empleados de diferentes departamentos podrán resolver rápidamente los problemas de trabajo.

Comparemos

Por supuesto, Zimbra Collaboration Suite no es la única solución de TI en el mercado que le permite organizar la comunicación corporativa y la colaboración en la empresa. Los competidores más populares de Zimbra hoy son Office 365 de Microsoft, así como MyOffice del desarrollador nacional "New Cloud Technologies". Veamos qué nos ofrecen estas soluciones e intentemos compararlas.

MS Office 365

Microsoft Office 365 es una colección de aplicaciones y servicios web de suscripción para acceder a ellos. Gracias al uso de estos servicios, es posible proporcionar de manera rápida y conveniente a los empleados de la empresa herramientas de correo electrónico, comunicación y colaboración, así como software de oficina para trabajar con documentos.

Para obtener distribuciones avanzadas de MS Office 365 para las pruebas, debe compartir información sobre su empresa con Microsoft. El modelo de suscripción de Office 365 le permite a la compañía planificar los costos asociados con la garantía de la eficiencia operativa de su infraestructura de TI, sin embargo, notamos que las aplicaciones de Office 365 no están disponibles en todos los sistemas operativos, por lo que es probable que su compañía tenga que pagar para otorgar licencias de sistemas operativos para los trabajadores lugares

Una gran ventaja es también una gran comunidad de usuarios, que pueden proporcionar toda la asistencia posible en caso de cualquier problema. Hay muchas salas de chat, grupos y foros dedicados a los productos de Microsoft donde siempre puede obtener ayuda.
Muchas personas consideran que Office 365 es una gran ventaja por la presencia de un paquete de programas de oficina generalizados: Word, Excel, Outlook, PowerPoint. Pero como probamos anteriormente, el paquete gratuito LibreOffice tiene las mismas capacidades y compatibilidad total con MS Office.

La principal desventaja de la solución es que se encuentra en los centros de datos de Microsoft en el extranjero y los datos de la empresa y sus empleados se ubicarán y procesarán en el extranjero. Todo esto conduce automáticamente a información y riesgos económicos para la empresa. En particular, a pesar del hecho de que Microsoft garantiza a sus clientes un SLA del 99.9% para todos los servicios de la compañía, el acceso a ellos todavía se realiza a través de la red de proveedores, cuya conexión puede interrumpirse en cualquier momento y provocar una disminución en la productividad de la empresa, o tiempo de inactividad

Otra desventaja importante de esta solución es su inseguridad. Hoy, debido a su uso generalizado, Office 365 es uno de los principales objetivos de los ciberdelincuentes, y aunque Microsoft está haciendo todo lo posible para proteger a los usuarios de Office 365, esto está lejos de ser siempre posible. Por ejemplo, en agosto de 2017, se filtraron los nombres de usuario y las direcciones de correo electrónico del panel de administración multiusuario de Office 365. Además, los servidores que forman la base de Microsoft Azure no están localizados en Rusia, lo que significa que las empresas que trabajan con datos personales de rusos no podrán usar Office 365.

Sin embargo, los principales riesgos fueron, son y siguen siendo los llamados "runas soberanas" y sanciones comerciales. En cualquier momento, como fue el caso durante la persecución de Telegram, los servidores de Microsoft Azure pueden no estar disponibles, o las compañías rusas pueden tener prohibido usar los servicios de Microsoft bajo sanciones. Si se dan cuenta de estos riesgos, el trabajo en muchas empresas puede quedar literalmente paralizado.

MyOffice

MyOffice es un desarrollo completamente doméstico y, como MS Office 365, es un conjunto de aplicaciones y servicios web basados ​​en suscripción. Esta solución apareció recientemente en el mercado y se centra principalmente en el uso en agencias gubernamentales que buscan reducir su dependencia del software extranjero. En la actualidad, MyOffice puede proporcionar la mayoría de las herramientas solicitadas por la empresa para colaborar, compartir archivos y trabajar con documentos.

Entre las principales ventajas de MyOffice se encuentran la protección contra los riesgos asociados con el "runet soberano" y las sanciones. El producto fue creado especialmente para reemplazar a los usuarios rusos de MS Office 365, que es poco confiable desde el punto de vista de la seguridad de la información y actualmente aparece en varios escándalos relacionados con el procesamiento y almacenamiento de datos personales. Es por eso que MyOffice puede ser una opción adecuada para empresas y organizaciones que se ven obligadas a implementar solo software certificado y tienen muchos requisitos de seguridad de las agencias reguladoras y de aplicación de la ley, así como de las agencias de seguridad estatales.

La ventaja de la solución MyOffice es que, a diferencia de MS Office 365, puede implementarse localmente, al tiempo que excluye el acceso a los servicios ubicados en los servidores del fabricante MyOffice, así como la transferencia de datos fuera del perímetro de información de la organización. Al mismo tiempo, las opciones para la implementación de servicios híbridos y en la nube siguen siendo posibles, lo cual es ideal para las pequeñas y medianas empresas.

Otra ventaja de la solución son sus bajos requisitos del sistema. La parte del servidor de la solución MyOffice. Una nube privada puede ejecutarse en un servidor con un procesador x86-64 de 2 GHz, 3 GB de RAM y 5 GB de disco duro. Además, dado que la parte del servidor de MyOffice se ejecuta en Linux, puede ahorrar significativamente en la licencia del sistema operativo para el servidor. Además, las ventajas incluyen la compatibilidad total de MyOffice con los sistemas operativos domésticos.

Por contra, a MyOffice se le puede atribuir una funcionalidad deficiente, un código fuente cerrado y, como resultado, una pequeña cantidad de usuarios. En otras palabras, si surge este o aquel problema, el administrador del sistema apenas podrá resolverlo por sí solo, ya que actualmente no hay foros animados o recursos de Wiki en MyOffice en Internet, y la frase "Contáctame" en las preguntas frecuentes oficiales de la compañía soporte técnico ".Además, pierde la oportunidad de modificar independientemente la solución a sus necesidades.

Una pequeña comunidad de usuarios también significa que hay muy pocas historias sobre la implementación exitosa de MyOffice. Es por eso que es poco probable que tenga éxito en encontrar una empresa similar a su empresa que implemente con éxito MyOffice en la producción y, en consecuencia, concluya eso. cuánto le conviene esta solución no funcionará hasta que la pruebe directamente, lo cual es bastante inconveniente.

Además, no puede simplemente descargar MyOffice para realizar pruebas así. Para poder obtener una versión para la prueba, debe dejar una solicitud a los integradores, revendedores y distribuidores locales, y solo después de la aprobación de su aplicación, tendrá la oportunidad de probar MyOffice.

Zimbra Collaboration Suite + Zextras Suite

Entre todas estas soluciones, Zimbra Collaboration Suite es la única que es de código abierto. A lo largo de sus más de 15 años de historia, Zimbra ha ampliado su funcionalidad, que puede satisfacer las necesidades de comunicaciones corporativas y herramientas de colaboración, no solo para pequeñas y medianas empresas, sino también para grandes corporaciones, así como para instituciones gubernamentales y educativas.

Puede implementar Zimbra en su empresa de forma independiente o con la ayuda de proveedores de SaaS que brindan acceso a Zextras Suite como un servicio. Debido al hecho de que la parte del servidor puede ejecutarse en distribuciones gratuitas de Linux, y el cliente web es multiplataforma, el uso de Zimbra en un servidor privado en la organización puede reducir significativamente los costos de licencia en comparación con MS Office, para la implementación de la cual necesita comprar licencias para Windows Server, así como licencias Ventanas para trabajos.

Hoy en día, hay más de 500 millones de usuarios de Zimbra en el mundo, hay muchas historias de implementación exitosa en todos los sectores de la economía, un foro animado, muchos problemas resueltos, así como una base de conocimiento detallada de Wiki con una descripción de todas las funciones y algoritmos necesarios para resolver varios problemas. Podemos decir que hoy la solución para cualquier problema asociado con la administración de Zimbra se puede encontrar en Internet.

Una gran ventaja de Zimbra es su facilidad de escala. A medida que aumenta la carga en el servidor, puede agregar nuevos servidores virtuales o físicos a la infraestructura de Zimbra que permitirán que el servicio permanezca disponible, a pesar de la gran cantidad de usuarios.

Le presentamos la grabación del seminario web, que tuvo lugar el 10 de diciembre de 2019, que muestra en detalle la velocidad, la facilidad de uso de la interfaz y otras ventajas de las estaciones de trabajo digitales de Zextras.



Para todas las preguntas relacionadas con la Suite Zextras, puede contactar al representante de la empresa "Zextras" Ekaterina Triandafilidi por correo electrónico katerina@zextras.com