El ahorro es una de las principales razones por las que las empresas cambian a la externalización de impresión. Con esto en mente, eligen al contratista que ofrece el precio más bajo por impresión. Y hoy, Igor Chelebaev, un experto en optimización de impresión de oficina con 27 años de experiencia, le diré cómo los subcontratistas logran liquidar el monto de la factura y cómo calcular el costo real de impresión y descubrir la verdad.
Como piensan los "subcontratistas"
Durante los 27 años de Office Machine Bureau, nos dimos cuenta de que no hay límite para el ingenio humano. La empresa del cliente necesita números específicos: imprimieron tantas copias en un mes, cuánto cuesta una impresión, cuánto fue el monto total de los pagos por la impresión de copias. Y el subcontratista le da estos datos. ¿Pero de dónde los saca? Cuál es la diferencia, el gerente responderá, si al final la cantidad de costos salió menos que antes de la subcontratación.
Pero hay una diferencia cuando el gerente descubre de repente que podría ahorrar 2-3 veces más. Y ahorraría si el subcontratista usara las herramientas adecuadas para contar. Pero más sobre eso más tarde.
Entonces, ¿cómo se sienten?
Historia No. 1 "Con un dedo en el cielo"
Uno de los subcontratistas para el trabajo de reemplazar cartuchos, eliminar atascos y calcular el volumen de impresión de un cliente contrató a un estudiante y lo puso en una habitación en el territorio de la empresa. En teoría, el estudiante tenía que recorrer cada dispositivo regularmente y tomar las lecturas de los contadores. Pero no hizo esto y llenó cuidadosamente la tabla todos los meses con números por alguna razón. Pasó el tiempo, otro estudiante reemplazó a nuestro estudiante, luego un tercero. Y si al principio se siguió algún tipo de lógica para calcular el volumen de impresión, entonces el tercer alumno ya prescribió números al azar. Pero tarde o temprano se revela la verdad. Sin embargo, el jefe descubrió que el volumen de impresión indicado en la compañía superó la cifra real en 3 veces. No hace falta decir que el estudiante ya no está sentado en esta pequeña habitación.
Historia No. 2 "Mienteme"
Otro ejemplo. De alguna manera, nos enfrentamos con el hecho de que el proveedor externo instaló papel A4 con el lado angosto hacia adelante para aumentar la factura de la impresión de copia en un dispositivo que puede imprimir en formato A3. La impresora contó una hoja como A3, ya que las copias no se contaron en hojas, sino en el número de revoluciones del eje. Y en consecuencia, se le facturó al cliente 1 copia real por 2 hojas A4.
Historia No. 3 "Que haya color"
Algunas impresoras en color de algunos fabricantes no pueden apagar las fotos en color al imprimir impresiones en blanco y negro. Esta característica fue utilizada por un contratista sin escrúpulos. El usuario envía el documento para imprimir con color, pero incluye el modo de impresión monocromo. La hoja sale de la impresora en blanco y negro, pero en realidad se hizo en los 4 colores y se contó una impresión en color en la impresora. Y cuesta mucho más que una hoja en blanco y negro normal.
Historia №4 "Dividido"
A los subcontratistas les gusta usar otra función de impresoras de uno de los fabricantes: el dispositivo en su informe muestra el kilometraje de cada fuente de fotos por separado. Y cada cifra recibida en el informe se resume como una impresión en color. Como resultado, el pago de una hoja impresa en color es igual a 4 hojas. ¡Tal envoltura no es débil 4 veces!
Historia No. 5 "Cálculo complejo"
Se utilizan esquemas de cálculo de pagos externos y complicados. ¡Qué tipo de fórmulas para confundir a los usuarios, no he visto! Con fracciones, condiciones difíciles y muchos componentes. Y al ofrecer un precio extremadamente bajo por huella digital, "toman" las pérdidas a través de los múltiples componentes de este complejo cálculo: pago base, probabilidades, recargos, etc.
Historia No. 6 "Cálculo simplificado"
Otro truco es el precio promedio de una impresión en color y en blanco y negro. Exteriormente se ve muy bien: no tiene que pensar qué documento se imprime en blanco y negro o en color. Pero, de hecho, el volumen real de impresión en color es solo del 5-10%, y el precio se promedia en función de una proporción de 50 a 50. Por lo tanto, el cliente paga por una impresión en blanco y negro al precio del color.
Historia No. 7 "Software complicado"
El problema causado por el estudiante y la entrada manual de datos, que cité en el primer ejemplo, se puede resolver instalando un sistema automático de recolección de datos. Desde el exterior, parece que profesionalmente, pero un contratista astuto establece su propio programa autoescrito, que en sí mismo automáticamente tuerce los datos no a favor del cliente.
Todas estas seis historias tienen un lugar para estar por una sola razón: el cliente inicialmente quiere obtener el precio más bajo del contratista. Por lo tanto, provocando que el subcontratista encuentre más y más nuevas formas de obtener el monto del pago que le sea beneficioso.
Cómo calcular con precisión el volumen de impresión
La única forma de calcular con precisión el volumen de impresión real es instalar un software desarrollado por un fabricante independiente. El programa de recopilación y cálculo de datos debe tener una reputación y documentos que confirmen que proporciona datos correctos. La compañía puede hacer esto por sí misma seleccionando e instalando el programa en un dispositivo de impresión, o buscando ayuda de especialistas que se especialicen en esto.