10 sistemas de control. ¿Dónde es más conveniente comunicarse sobre tareas y compartir archivos?

Durante los últimos 7 años, ya que de una vez por todas me "mudé" de oficinas reales a virtuales. Me siento mucho más cómodo trabajando en casa de forma remota. Por "oficina virtual" me refiero a los sistemas de gestión de proyectos. A lo largo de los años de trabajo remoto con diferentes empresas y estudios, probé más de 10 de ellos.

Compartiré mi experiencia de usar 10 sistemas de control en términos de conveniencia de comunicación. Para mí, como comercializador de contenido, esta es la clave. Para mí es importante que los mensajes y archivos no se pierdan.



Ahora trabajo con chicos de YouGile que están desarrollando su propio sistema. Pero a pesar del hecho de que mis simpatías están del lado de YouGile, sistemas completamente diferentes han entrado en los tres principales líderes de revisión.

Evalué la conveniencia de las comunicaciones de la manera más objetiva posible, de acuerdo con varios criterios:

• "¿Hay chats y transmisiones en vivo?"
• "¿Qué tan amplia es la funcionalidad de los comentarios?"
• "¿Hay integración con el almacenamiento en la nube?"
• "¿Cuántos GB en la nube a una tasa gratuita?"
• "¿Puedo almacenar archivos en un solo lugar?"

Clasifiqué los sistemas de acuerdo con mi calificación: de los más débiles a los mejores. Al final de la revisión hay una tabla comparativa.

10. Megaplan

Comunicaciones en la tarea Megaplan

Chats y comentarios

No hay chats personales y grupales, pero hay una sección "Comunicación" en forma de transmisión en vivo. Se puede adjuntar un mensaje en una transmisión en vivo a una de las secciones: "Trabajo", "Descanso", "Noticias". Puede agregar una encuesta y adjuntar archivos. Las comunicaciones también se producen en la propia tarjeta de tareas a través de comentarios. Hay un "resaltado": en función de la tarea o subtarea, puede crear automáticamente un mensaje de correo electrónico y enviarlo rápidamente directamente desde el sistema. La dirección del remitente se ve así: i.smirnov@mp42053333.megaplan.ru.

Compartir archivos

El archivo se puede descargar desde una computadora. No hay integración con el almacenamiento en la nube principal y los discos. En las tareas, los archivos se almacenan en una pestaña separada, puede dar un enlace rápido a cualquiera de ellos o agregarlos a sus favoritos.

Notificación de mensaje

Cuando deja un nuevo comentario en la tarea, puede elegir a qué colegas notificar al respecto. Y en una transmisión en vivo, puede elegir qué discusión seguir.

Opinión personal

En general, la funcionalidad necesaria para comunicarse en tareas es. Pero al principio es difícil acostumbrarse al sistema. No existe un sentido de integridad y consistencia, una interfaz colorida con una gran cantidad de funciones en la que es fácil perderse. Aún así, es más CRM que un sistema de comunicaciones.

9. Trello

Comentarios en la tarjeta de tareas de Trello

Chats y comentarios

Los comentarios se intercambian en la tarjeta de tareas. Puede expresar con seguridad su actitud ante el mensaje o confesar su amor a un colega: la gama de emoticones es rica. Puede dirigir la respuesta al comentario a una persona específica.

Compartir archivos

Los archivos adjuntos a las tareas no se perderán definitivamente: todo el contenido de texto, gráficos y video se puede almacenar en la tarjeta de tareas. Descargar archivos adjuntos es fácil tanto desde una computadora como desde Dropbox, Google Drive, One Drive y Box. Es cierto que la tarifa gratuita tiene restricciones sobre el peso del archivo, no más de 10 MB.

Notificación de mensaje

Todas las notificaciones llegan a la "campana" en la esquina superior de la ventana. Si algún tipo de tarjeta de tareas y discusiones en él están realmente cansadas, puede darse de baja.

Opinión personal

En Trello, todo es simple y directo. Es fácil conectar a nuevos empleados, autónomos y clientes a los procesos de trabajo: simplemente comparta información y envíe un enlace. Sé que muchas personas aman este sistema, especialmente los equipos pequeños, pero mi relación con Trello de alguna manera no funcionó. Traté de usarlo para coordinar el trabajo de dos de mis redactores asistentes y un diseñador con el que trabajé conjuntamente. Nos faltaba la funcionalidad para la comunicación, y constantemente "escapábamos" del sistema a los mensajeros. Los comentarios en las tarjetas son "pesados", se siguen estrictamente a su vez, como en el foro modelo 2006 (no hay "microblogging" para usted).

8. Pyrus

Archivos y debates en la tarea Pyrus

Chats y comentarios

A primera vista, la interfaz se parece al correo, incluso hay una pestaña Bandeja de entrada. Es cierto que esto solo se aplica a las tareas; no hay una zona separada para los mensajes privados. Todas las comunicaciones tienen lugar en las tarjetas. Una función conveniente es citar mensajes, es decir, puede responder a un comentario específico. Si algo no es agradable, ponemos una sonrisa enojada.

Compartir archivos

En las tareas, es conveniente intercambiar archivos: copiamos y enviamos a nuestros colegas un enlace directo a un documento o imagen específicos. Los archivos en cada tarjeta se almacenan en una lista separada, es decir, no puede buscarlos con una linterna en el bosque oscuro de comentarios. Hay integración de datos de Dropbox, One Drive, Google Drive, Box. En el almacenamiento en la nube se le dan 10 GB de espacio, pero solo a una tarifa paga.

Notificación de mensaje

Notificaciones, como en el viejo correo. Frente a la bandeja de entrada, se muestra el número de nuevas tareas y comentarios. Las notificaciones también llegan por correo electrónico "real".

Opinión personal

Objetivamente, el sistema es bueno, pero no me quedaba bien. Confundido de que el usuario común no puede crear una tarea privada. Encontrar la configuración de permisos es difícil, y no está claro si su tarea es visible para los colegas. Como resultado, resulta que es visible, y solo el administrador puede establecer la privacidad. Y tal "transparencia" a veces es confusa, y parte de la comunicación se transfiere a mensajeros instantáneos.

7. Planfix

Comunicación en la subtarea Planfix

Chats y comentarios

La comunicación se asemeja a un foro. Cada tarea tiene un bloque donde puede dirigir una discusión. La funcionalidad de los comentarios es amplia: puede citar un mensaje, como agregar a favoritos, anclar ... También hay una clasificación de comentarios: en orden cronológico o de nuevo a viejo.

Compartir archivos

En una ventana separada "Documentos" puede acceder a todos los archivos dentro del proyecto seleccionado. Hay integración con Dropbox, Google Drive, One Drive, así como con todos los mensajeros instantáneos populares. El tamaño básico del almacenamiento en la nube en todas las tarifas es de 1 GB, luego debe pagar más. Convenientemente, todos los documentos para una tarea específica se pueden descargar en un archivo.

Notificación de mensaje

Amplias oportunidades para personalizar notificaciones. Pueden venir por correo o por mensajería: Skype, WhatsApp, Telegram y otros similares. También hay ventanas emergentes en el navegador y alertas de sonido.

Opinión personal

En este sistema, es conveniente trabajar en tareas de marketing, que consisten en etapas y en las que participan varios especialistas. Por ejemplo, para llevar a cabo la optimización SEO de un sitio o ejecutar un aterrizaje con contexto. Organice fácilmente listas de tareas y comparta archivos y comentarios en cada etapa.

6. Bitrix24

Compartir archivos en la tarea de Bitrix

Chats y comentarios

Hay más oportunidades de comunicación que los tipos de nieve de los esquimales. Chats privados y grupales, abiertos y cerrados, llamadas y videollamadas, Buzz, mensajes de video, mensajes importantes, encuestas, emoticones, gifs ... Puede dar me gusta o citar un mensaje en un chat, pero, por desgracia, no puede anclar ni crear un enlace rápido a él .

Compartir archivos

A una tarifa gratuita, 5 GB en la nube. Integración con Dropbox, Google Drive, Yandex.Disk, One Drive Es una buena idea crear grupos y proyectos como carpetas separadas, almacenar archivos en ellos y discutir materiales. En el departamento de marketing, donde trabajé, creamos grupos: "Ideas para boletines", "Preguntas y respuestas", "Reseñas", "Diseño", "Redes sociales", "Boletines", "Contenido en el sitio", "Marketing" . Era muy conveniente en teoría, pero en la práctica ... En un mes, comenzamos a ignorar estas carpetas y compartir archivos en chats compartidos. Y allí todo se perdió rápidamente.

Notificación de mensaje

Una ventana emergente, una señal de sonido y un número frente a una ventana con tareas o chats. Puede configurar notificaciones por correo electrónico.

Opinión personal

Bitrix tiene muchas posibilidades, pero ... por alguna razón no las usas. Es como un gran ferry, cómodo y lujoso, pero "viaja" lentamente. A veces es más fácil abordar un avión. La funcionalidad más amplia y la interfaz colorida y "pesada" confunden y asustan a los colegas. Como resultado, todo el trabajo conjunto se transfiere a la sala de chat, donde reina el caos completo. Sin embargo, estos siguen siendo chats dentro del sistema, y ​​no "al margen".

5. Sección de trabajo

Comunicación con un cliente en una tarea de sección de trabajo

Chats y comentarios

Los chats grupales solo están en la versión paga. Es conveniente comunicarse en una sola rama del proyecto. Puede citar mensajes, puede mencionar a una persona específica a través de @. Puede hacer comentarios privados; esto es especialmente bueno cuando hay clientes en el proyecto. Por ejemplo, nos sucedió a nosotros: el cliente escribe "¡Todo es terrible, no me gusta!", Y mi gerente me deja un comentario privado "Mantén la calma :) no contestamos nada, hablaré con él personalmente".

Compartir archivos

Los archivos se descargan desde una computadora, sin integración. Con la prueba gratuita, solo hay disponibles 100 MB en la nube.

Notificación de mensaje

Es más conveniente recibir notificaciones por correo, también hay notificaciones push. Para cada comentario individual en el proyecto, puede poner su propia notificación. Por ejemplo, quiero hacerle una pregunta a un colega, sin molestar al cliente. Lo eliminamos de la notificación y ya está.

Opinión personal

Utilizamos este sistema en una agencia de ventas para la comunicación entre clientes y redactores. Es muy fácil invitar a nuevas personas; los clientes no tienen dificultades. La interfaz es intuitiva, recuerda a los foros clásicos donde los mensajes van "de arriba a abajo". Es fácil conectar nuevas personas al proyecto (por ejemplo, corrector de pruebas y diseñador) en una determinada etapa. En general, el sistema es conveniente para comunicarse en tareas en grupos pequeños, con varios especialistas y clientes. Pero para la organización de un departamento de marketing completo, su funcionalidad es claramente insuficiente.

4. YouGile

Chat de tareas de YouGile y enlace de archivo rápido

Chats y comentarios

La característica principal de las comunicaciones que me enganchó de inmediato es que cada tarea se implementa como un chat. Es decir, además de la descripción, las pegatinas y la hoja de tareas, el chat se "cose" en cada tarjeta. En el chat, la comunicación es más animada que en los comentarios. Siempre puede ir a la lista completa de chats para todas las tareas, tanto las suyas como las de otros. También hay chats grupales separados y mensajes privados.

Compartir archivos

A una tasa gratuita, se otorgan 5 GB para el almacenamiento de archivos. No hay integración con el almacenamiento en la nube y las unidades. El intercambio de archivos se realiza directamente en la tarea de chat. Y para no perder un documento o una imagen importante, puede "anclarlo" en el chat mediante un enlace rápido y agregar cualquier etiqueta de nombre.

Notificación de mensaje

Para cualquier tarea, puede suscribirse o firmar a su amigo, luego recibirá notificaciones al respecto. Las notificaciones provienen de nuevos mensajes en chats privados y en tareas. Las tareas con cambios se resumen en rojo. Y si los colegas están completamente cansados, siempre puede desactivar las notificaciones durante 30 minutos, 1 hora, etc., durante todo el día.

Opinión personal

Ahora trabajo con el equipo de YouGile y, por lo tanto, me hice amigo de su sistema. YouGile no está tan extendido como otros sistemas, pero los chicos hacen chips geniales. Y estos chips en mi opinión merecen atención. Por ejemplo, "publicaciones en espejo", nunca antes las había visto en ningún lado, y esto es conveniente para la comunicación entre departamentos. Todavía falta mucho, por ejemplo, la capacidad de citar mensajes de chat o mencionar a una persona específica a través de @, pero estas funciones están en desarrollo en este momento y estarán disponibles pronto.

3. BaseCamp

Chat de fogata para la comunicación del proyecto en BaseCamp

Chats y comentarios

Hay chats privados de Campfire con la capacidad de compartir archivos. Hay un "Tablero de mensajes" separado (un análogo de "Buzz"), donde también puede comunicarse con colegas y compartir archivos. Puede responder a un comentario específico, puede agregar una sonrisa. El tablero de mensajes muestra todos los nuevos comentarios y archivos adjuntos.

Compartir archivos

Todos los archivos de chat se pueden mostrar por separado y no tienen posibilidad de perderse. Los archivos también se pueden almacenar en un tablero separado de Documentos y Archivos. Capacidad de almacenamiento en la nube: 500 GB (en la tarifa de prueba y base). Integración solo con Dropbox y Google Docs. La estructura es clara y comprensible, es difícil perder algo importante. Solo necesita acordar por adelantado dónde cargar qué archivos: en el Tablero de mensajes, salas de chat o en la sección Documentos y archivos para cada proyecto.

Notificación de mensaje

Las notificaciones de nuevos mensajes de chat llegan a la pestaña Pings, las notificaciones de todo lo demás van a la pestaña con el alegre nombre amigable ¡Hola! Para que un colega no se pierda el mensaje, puede enviarle un Ping personal.

Opinión personal

La interfaz en inglés asustó a algunos de mis colegas y se opusieron a este sistema con todas sus fuerzas. Por desgracia, no todos entienden y recuerdan cuando les dicen: "Carguemos archivos en los documentos y archivos, y escribamos mensajes importantes a todos los colegas en el tablero de mensajes".

2. Wrike

Comunicación en la subtarea Wrike

Chats y comentarios

No hay chats, pero hay integración con Slack, lo que hace posible utilizar la funcionalidad de ambos sistemas simultáneamente: tareas de Wrike + chats de Slack. Y así, comunicación a través de comentarios estándar en tareas y subtareas. También hay un "News Feed", que se actualiza en tiempo real y muestra todos los procesos de trabajo y las comunicaciones que el empleado está siguiendo. Cómoda sincronización con el correo: puede enviar un correo electrónico desde el correo electrónico al sistema e inmediatamente convertirlo en una tarea. Puede mencionar a una persona específica en un comentario escribiendo su nombre a través de @. Hay emoticones y formato de texto.

Compartir archivos

En cada tarea, es conveniente compartir archivos, hay integración con Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box y otros servicios, así como con YouTube. A una tasa gratuita, se proporcionan 2 GB de almacenamiento en la nube. Una gran ventaja: puede ver por separado todos los archivos adjuntos a un proyecto o placa específicos. Otra ventaja es que el acceso a los materiales puede hacerse general para todos los colegas y limitado.

Notificación de mensaje

Las notificaciones de nuevos comentarios en las tareas se muestran en la parte superior, en la pestaña Bandeja de entrada, también puede configurar la integración con el correo. Hay configuraciones flexibles para las notificaciones, puede suscribirse a una tarea específica y monitorearla, solo puede monitorear tareas en los Favoritos.

Opinión personal

Wrike tiene muchas características interesantes, una de ellas es plantillas de proyectos listas para usar para diferentes propósitos, por ejemplo, lanzar un nuevo producto. Con la ayuda de una plantilla, es fácil hacer un proyecto con una estructura clara. Otra característica es el editor incorporado, que le permite editar documentos directamente en el sistema sin descargarlos. En general, me sentía cómodo trabajando en el sistema, todo estaba bien. Es cierto que Wrike es un poco caro para Rusia, se paga en dólares.

1. Asana

Comunicación y uso compartido de archivos en la tarea de Asana

Chats y comentarios

En cada proyecto, puede crear una conversación de conversación separada, firmar colegas seleccionados o todo el equipo a la vez. Puede ajustar la privacidad de las tareas y discutir audazmente todo lo que su corazón desea, desde clientes aburridos hasta ir al bar. Puede establecer una tarea personal y compartirla con una sola persona, sin temor a que otros colegas vean un diálogo. Es conveniente dejar comentarios en las tarjetas: puede anclar un mensaje importante, puede contactar a la persona a través de @, le puede gustar o sonreír.

Compartir archivos

Para acceder rápidamente a los materiales, puede proporcionar un enlace directo a la tarea. Los archivos en la tarea se muestran por separado, sobre todo los comentarios, y siempre están a la vista. También puede subir un nivel y ver todos los archivos del proyecto, en una pestaña separada "Archivos". Hay integración con Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box. Lugares en la nube: tantos como desee, sin restricciones.

Notificación de mensaje

Las notificaciones aparecen en el menú del lado izquierdo en la pestaña Bandeja de entrada. Si alguna tarea está muy cansada, simplemente haga clic en "Abandonar tarea" en todas las discusiones y ya no recibirá notificaciones sobre ella. También hay notificaciones por correo.

Opinión personal

La interfaz es simple, intuitiva, las funciones básicas son fáciles de entender la primera vez. Los unicornios voladores se deleitan inmensamente. Asana es una gran opción para organizar un pequeño departamento de marketing para 10-15 personas. Pero hay una desventaja significativa: la falta de una versión en ruso. Si el equipo es más grande y no todos los empleados saben inglés, tarde o temprano este problema surgirá.

No existe un sistema ideal en todos los aspectos. Aquí hice una comparación de los sistemas de "salsa" de la conveniencia de la comunicación y el intercambio de archivos con colegas. Y si me comprometo a comparar según el criterio (por ejemplo) la conveniencia de establecer objetivos, la calificación será completamente diferente. Por lo tanto, puede encontrar una "oficina virtual de sus sueños" solo por prueba y error.

Aquí, por cierto, hay otra descripción general de los sistemas de gestión de tareas , donde considero los sistemas de acuerdo con otro criterio: la conveniencia de trabajar con tareas.

Tabla comparativa de sistemas de control en términos de facilidad de comunicación:

Asana «Conversations» Google , Dropbox, OneDrive, Box «Files» Wrike Slack Google , Dropbox, OneDrive, Box 2 Basecamp + Dropbox 500 «Docs & Files» YouGile Worksection Bitrix + Dropbox, Google , ., One Drive 5 Dropbox, Google , One Drive 1 «» Pyrus Dropbox, One Drive, Google , Box 10 Trello Dropbox, Google , One Drive Box 10 –